Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

Microsoft Excel pozostaje najpopularniejszą aplikacją do obsługi arkuszy kalkulacyjnych na świecie. Dane arkusza kalkulacyjnego Excel są często wrażliwe i zawierają dane osobowe lub finansowe. Zrozumiałe jest, że możesz rozważyć dodatkową ochronę plików programu Excel, na przykład hasło.

Możesz zabezpieczyć hasłem dowolny plik Excel za pomocą kilku opcji, w tym zintegrowanego narzędzia do tworzenia haseł Excel lub opcji haseł Excel innych firm.

1. Chroń hasłem arkusz Excela za pomocą zintegrowanego narzędzia

Pierwszą opcją ochrony hasłem programu Excel jest zintegrowane narzędzie. Cały pakiet Microsoft Office zawiera narzędzie do ochrony hasłem, którego można użyć do zabezpieczenia arkuszy kalkulacyjnych Excel, dokumentów Word, prezentacji PowerPoint i tak dalej.

W Excelu przejdź do Plik > Informacje. Wybierz Chroń skoroszyt , a następnie Zaszyfruj hasłem z menu rozwijanego.

Teraz wprowadź bezpieczne hasło do arkusza kalkulacyjnego Excel. Upewnij się, że hasło jest silne i unikalne, naciśnij OK , a następnie wprowadź hasło ponownie, aby potwierdzić.

Następnym razem, gdy spróbujesz otworzyć arkusz kalkulacyjny programu Excel, napotkasz formularz wprowadzania hasła.

Nie znasz Excela? Zapoznaj się z naszym samouczkiem dotyczącym podstaw programu Microsoft Excel, aby szybko nauczyć się podstaw!

Jak bezpieczna jest ochrona hasłem pakietu Microsoft Office?

Microsoft Office 97-2003 używał bardzo słabego standardu szyfrowania, znanego jako RC4. Starszy algorytm szyfrowania ma wiele luk, co sprawia, że ​​złamanie hasła w starszym dokumencie programu Excel jest niezwykle łatwe.

Microsoft Office 2007-2013 widział ulepszony algorytm szyfrowania, przechodząc na znacznie silniejszy algorytm AES-128. Pakiet Office 2016-2019 wykorzystuje algorytm szyfrowania AES-256, który jest niezniszczalny w rozsądnych ramach czasowych przy użyciu istniejącej technologii.

Dodatkowe zabezpieczenia programu Excel

Microsoft Excel ma również kilka dodatkowych funkcji bezpieczeństwa:

• Oznacz jako ostateczną: Oznacza plik jako kompletny, co informuje innych użytkowników arkusza kalkulacyjnego, że nie powinni wprowadzać żadnych zmian. Jednak oznaczenie arkusza kalkulacyjnego jako ostatecznego nie zapewnia żadnej dodatkowej ochrony hasłem.
• Chroń bieżący arkusz: Możesz dodać niewielką dodatkową warstwę ochrony do określonego arkusza kalkulacyjnego w skoroszycie, zabezpieczając hasłem arkusz programu Excel. Osoby mające dostęp do pliku programu Excel nadal mogą wyświetlać arkusz kalkulacyjny, ale nie mogą wprowadzać żadnych zmian bez podania prawidłowego hasła. Możesz również użyć innego hasła dla tej opcji.

• Ogranicz dostęp: opcja, której duże organizacje mogą używać do ograniczania dostępu do określonych osób za pomocą szablonów zabezpieczeń lub innych identyfikatorów.
• Dodaj podpis cyfrowy: Opcja podpisu cyfrowego sprawdza, czy plik pozostaje nienaruszony między nadawcą a odbiorcą, zapewniając, że zawartość jest taka sama.

Możesz użyć kombinacji dodatkowych funkcji bezpieczeństwa wraz z opcją ochrony arkusza kalkulacyjnego Excel hasłem, zwłaszcza jeśli udostępniasz arkusz kalkulacyjny Excel .

2. 7-zip

Doskonałą metodą szyfrowania wielu plików Excel w tym samym czasie jest użycie bezpłatnego narzędzia do archiwizacji, 7-Zip, aby zabezpieczyć hasłem wiele plików Excel. Możesz użyć 7-Zip do zaszyfrowania całego folderu pojedynczych plików Excel, chroniąc hasłem cały wybór arkuszy kalkulacyjnych Excel, a nie jeden na raz.

Najpierw pobierz i zainstaluj najnowszą wersję 7-Zip. Po zainstalowaniu przejdź do folderu zawierającego arkusze kalkulacyjne programu Excel. Teraz przeciągnij kursor myszy nad plikami, które chcesz zabezpieczyć hasłem, aby wybrać je wszystkie. Alternatywnie, przytrzymaj klawisz CTRL i kliknij lewym przyciskiem myszy, aby wybrać poszczególne pliki za pomocą myszy.

Po sfinalizowaniu wyboru kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz 7-Zip > Dodaj do archiwum , aby otworzyć opcje archiwum 7-Zip. Opcje szyfrowania znajdują się po prawej stronie. Wprowadź silne i niepowtarzalne hasło, a następnie naciśnij przycisk OK .

Teraz musisz wprowadzić hasło przed otwarciem dowolnego arkusza kalkulacyjnego Excel w archiwum. Ale arkusze kalkulacyjne poza archiwum nie są chronione hasłem. Wybierz niezabezpieczone hasłem arkusze kalkulacyjne Excel (poza archiwum) i usuń je.

3. System szyfrowania plików Windows

Windows Encrypting File System (EFS) to zintegrowany z systemem Windows system szyfrowania pojedynczych plików. EFS różni się od Bitlockera, którego używasz do pełnego szyfrowania dysku. Zamiast tego EFS działa na zasadzie plik po pliku, co jest idealne do ochrony hasłem arkusza kalkulacyjnego Excel.

Aby użyć EFS do zaszyfrowania pliku, kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz kalkulacyjny Excel i wybierz Właściwości . Teraz wybierz opcję Zaawansowane, a następnie zaznacz pole wyboru Szyfruj zawartość w celu zabezpieczenia danych . Naciśnij OK , a następnie Zastosuj.

Pojawi się ostrzeżenie o szyfrowaniu. Wyjaśnia, że ​​zaszyfrowanie pojedynczego pliku może w pewnych okolicznościach spowodować problem, a zaszyfrowanie całego folderu zapewnia lepszą ochronę. Jeśli plik znajduje się w często używanym folderze, musisz odblokować ten folder za każdym razem, gdy chcesz uzyskać dostęp do innego pliku. Jednym ze sposobów obejścia tego problemu jest umieszczenie pliku tekstowego w osobnym folderze i użycie go jako bezpiecznego folderu.

Po potwierdzeniu wyboru system szyfrowania plików zapyta, czy chcesz wykonać kopię zapasową klucza szyfrowania. Możesz użyć kopii zapasowej klucza szyfrowania, jeśli zapomnisz hasła do odszyfrowania.

Eksportowanie kopii zapasowej klucza szyfrowania

Jeśli zdecydujesz się wyeksportować kopię zapasową klucza szyfrowania w celu zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa, zostanie uruchomiony Kreator eksportu certyfikatów firmy Microsoft. Kreator przeprowadzi Cię przez proces tworzenia i eksportowania klucza szyfrowania do zewnętrznego źródła, takiego jak dysk flash USB.

Wybierz opcję Wymiana danych osobowych na pierwszej stronie i zaznacz opcję Eksportuj wszystkie rozszerzone właściwości . Na następnej stronie musisz wprowadzić bezpieczne i unikalne hasło, aby zabezpieczyć swoje pliki hasłem. Zmień typ szyfrowania na AES256-SHA256 ( ekstremalnie silne szyfrowanie! ), a następnie nadaj kopii zapasowej klucza szyfrowania nazwę pliku. Naciśnij Zakończ , aby zakończyć proces.

Po zakończeniu procesu zobaczysz małą ikonę kłódki na ikonie pliku tekstowego Notatnika, wskazując stan szyfrowania.

4. AxCrypt

Kolejnym przydatnym narzędziem do ochrony hasłem arkuszy Excela jest AxCrypt , poręczne, ale potężne narzędzie do szyfrowania.

Pobierz i zainstaluj AxCrypt. Przy pierwszym uruchomieniu AxCrypt będziesz musiał przeprowadzić konfigurację. Co ważne, podczas procesu rejestracji musisz podać prawdziwy adres e-mail, w przeciwnym razie nie otrzymasz bezpłatnej licencji AxCrypt. Po otrzymaniu kodu skopiuj go i wklej do AxCrypt przed kontynuowaniem.

Musisz także utworzyć silne i unikalne hasło AxCrypt. Hasło AxCrypt działa jako klucz szyfrowania i deszyfrowania arkuszy kalkulacyjnych Excel. Uważaj na ostrzeżenie AxCrypt. Przywrócenie hasła umożliwi dostęp tylko do konta powiązanego z plikami. Nie pozwoli na odszyfrowanie plików zabezpieczonych starym hasłem.

Kiedy będziesz gotowy, przeciągnij i upuść plik arkusza kalkulacyjnego Excel do okna AxCrypt. Jeśli jesteś zalogowany do AxCrypt, automatycznie zaszyfruje twoje pliki. Podobnie, jeśli jesteś zalogowany do AxCrypt i spróbujesz otworzyć plik, nie pojawi się monit o podanie hasła. Jeśli zamkniesz AxCrypt (co również Cię wyloguje), przy próbie otwarcia arkusza kalkulacyjnego pojawi się monit o podanie hasła.

AxCrypt to darmowe narzędzie do szyfrowania, dlatego znajduje się na naszej liście najlepszych darmowych programów dla systemu Windows .

Jaki jest najlepszy sposób ochrony hasłem arkusza kalkulacyjnego Excel?

W dawnych czasach używanie zintegrowanej ochrony hasłem pakietu Microsoft Office do ochrony hasłem pliku lub arkusza programu Excel było ryzykowne. Algorytm szyfrowania nie był wystarczająco silny i miał wiele luk, przez co nie nadawał się do użytku. Ponieważ Microsoft Office używa teraz AES-256, możesz mieć pewność, że ochrona hasłem w arkuszu kalkulacyjnym Excel jest godna zaufania i niemożliwa do złamania przy użyciu obecnej technologii.

Ponieważ zintegrowana ochrona hasłem obsługuje tylko jeden plik naraz, możesz również rozważyć opcję szyfrowania 7-Zip. Jeśli masz do czynienia z dużą ilością arkuszy kalkulacyjnych Excel, które chcesz chronić, hasło chroniące je wszystkie w jednym archiwum (z silnym i unikalnym hasłem!) jest przydatną opcją, która również wykorzystuje AES-256.

Zastanawiasz się nad silnym i unikalnym hasłem? Sprawdź te proste sposoby na utworzenie hasła, które zawsze będziesz pamiętać .