Jak całkowicie usunąć osobiste metadane z dokumentów Microsoft Office

Wszystko, co robisz, gdzieś generuje dane. Zebrane i przeanalizowane dane stają się informacjami. Te informacje mogą powiedzieć komuś o tobie więcej, niż prawdopodobnie chciałbyś, żeby wiedział.

Informacje gromadzone w miarę upływu czasu mogą powiedzieć komuś o Tobie wszystko i mogą zostać wykorzystane, aby Ci pomóc lub zaszkodzić. Te dane są znane jako metadane.

Co to są metadane?

Metadane to dane o danych. Czy nie nienawidzisz tego, kiedy ludzie używają słowa do zdefiniowania tego słowa? Dane to fakty, które są całkowicie obiektywne. Nie da się tego rozsądnie zakwestionować. Jeden to jeden, a zero to zero. Temperatura jest jaka jest. Dzisiejsza data to dzisiejsza data. Dostajesz punkt.

Metadane to fakty dotyczące pojedynczego elementu danych. Zilustrujmy to na przykładzie pisania listu w programie Microsoft Word.

Piszesz list, który chcesz wysłać do władz, w sprawie czegoś, co dzieje się w pracy, co jest nieetyczne, a być może nawet nielegalne. Tak, od razu zaczęliśmy dramatyzować.

Litera to informacja utworzona ze znaków wpisanych w określonej kolejności. Wpisane znaki są generowane przez kilka zer i jedynek. Jednostki i zera to dane, które składają się na informacje zawarte w liście.

Kiedy jedynki i zera są zamieniane na literę, powstają inne dane o literze. Niektóre z tych metadanych obejmują, kiedy wpisałeś list, kto wpisał list, kiedy był ostatnio zapisany, w jakiej wersji programu Word został utworzony, wszystko to są dane dotyczące danych lub metadanych.

Co robią metadane?

W pakiecie Microsoft Office większość metadanych jest dostępna tylko dla Twojej korzyści. Może pomóc Ci znaleźć najnowszą wersję dokumentu lub zobaczyć, kto stworzył dokument, aby móc zadać im pytania na ten temat. Pomaga śledzić zmiany lub komentarze w dokumentach.

Jest również używany przez program pakietu Office i inne programy do pracy z dokumentem. Eksplorator Windows używa tych informacji na przykład do kategoryzowania i sortowania dokumentów.

Dlaczego miałbym chcieć usunąć metadane?

Wróćmy do listu, który wysyłasz do władz o niejasnych wydarzeniach w pracy. Robisz to anonimowo, ponieważ boisz się zemsty lub po prostu nie chcesz być w to zamieszany poza zwróceniem na to uwagi władz. To jest informowanie o nieprawidłowościach.

Idziesz na całość, zdobywasz tymczasowy adres e-mail i wysyłasz go z publicznego komputera w bibliotece, aby zatrzeć ślady. Ze względu na metadane dokument może zawierać informacje, których można użyć do powiązania go z Tobą. Może nawet nadal mieć przypisane twoje imię.

Co gorsza, zmiany wprowadzone w dokumencie, mimo że nie są już dla Ciebie widoczne, mogą nadal znajdować się w dokumencie. Jeśli napisałeś akapit o czymś konkretnym dla siebie, ale potem go usunąłeś, ponieważ mógł zostać użyty do identyfikacji Ciebie, nadal może być częścią pliku w formie metadanych.

Jak wyświetlić metadane pakietu Office?

Poniżej znajduje się lista metod sprawdzania, jakie metadane są dołączone do plików programów Word, Excel lub PowerPoint. Metadane dotyczące wiadomości e-mail wysyłanych z programu Outlook są znacznie bardziej złożone i wykraczają poza zakres tego artykułu.

Wyświetlanie metadanych w programach Word, Excel lub PowerPoint

Przy otwartym dokumencie, skoroszycie lub prezentacji, którą chcesz sprawdzić:

Kliknij Plik w lewym górnym rogu.

Na ekranie Informacje zobaczysz wiele informacji, takich jak Rozmiar, Strony, Słowa, Całkowity czas edycji, Ostatnia modyfikacja, Utworzono i Powiązane osoby, a także inne dane.

Pod tymi danymi kliknij Pokaż wszystkie właściwości , aby zobaczyć więcej danych.
UWAGA: Zwróć uwagę na dane szablonu. Jeśli użyłeś szablonu, który zawiera Twoje imię i nazwisko lub nazwę firmy w nazwie pliku, można go wyśledzić.

Wyświetl metadane w Eksploratorze Windows

Otwórz Eksploratora Windows i przejdź do miejsca, w którym zapisałeś plik.

Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i kliknij Właściwości .

W oknie Właściwości kliknij kartę Szczegóły . Zobaczysz wszystkie metadane na zwięzłej i zwięzłej liście.

Wyświetl wszystkie metadane dla plików Word, Excel lub PowerPoint

Extensible Markup Language (XML) jest dokumentem defacto do przechowywania metadanych w informatyce. Towarzyszy wszystkim rodzajom plików, a pliki Microsoft Office nie są wyjątkiem.

Przeglądanie tych dokumentów XML jest zaskakująco łatwe. Zróbmy to z plikiem Word.

1. Otwórz Eksploratora Windows i przejdź do miejsca, w którym zapisałeś plik.
2. Zrób kopię pliku, aby przypadkowo nie uszkodzić oryginalnego pliku.
3. Wybierz plik do skopiowania i albo naciśnij przycisk F2 na klawiaturze, albo kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Zmień nazwę .

Zmień rozszerzenie pliku z .docx na .zip . Tak, każdy typ pliku pakietu Office kończący się na x jest skompresowanym plikiem zawierającym dokumenty XML. Otrzymasz ostrzeżenie przed zrobieniem tego. Kliknij Tak .

Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Wyodrębnij wszystko…

W oknie, które zostanie otwarte, pojawi się pytanie, gdzie chcesz zapisać wyodrębnione pliki i czy chcesz pokazać wyodrębnione pliki po zakończeniu. Wartości domyślne są dobre. Kliknij opcję Wyodrębnij .

Po zakończeniu wyodrębniania zobaczysz trzy foldery i plik XML. Przeglądaj w tych plikach, aby zobaczyć, jakie informacje są tam przechowywane. Jeśli klikniesz dwukrotnie plik XML, prawdopodobnie otworzy się on w przeglądarce Internet Explorer.

Będzie to wyglądać dziwnie, ale powinieneś być w stanie zrozumieć, co oznacza większość informacji. Istnieją dwa pliki XML, które mogą zawierać Twoje imię i nazwisko: core.xml w folderze docProps oraz document.xml i people.xml , oba w folderze Word .

Jak usunąć metadane z programu Microsoft Word, Excel lub PowerPoint

Dotarcie tutaj zajęło dużo czasu, ale jeśli zamierzasz zrobić coś takiego, powinieneś dokładnie wiedzieć, dlaczego. Kontynuujmy to.

Usuń metadane w programach Word, Excel lub PowerPoint

Kliknij Plik w lewym górnym rogu.

Na stronie Informacje kliknij Sprawdź problemy po lewej stronie, blisko środka strony.

Kliknij Sprawdź dokument . Otworzy się okno Inspektora dokumentów .

 Upewnij się, że wszystkie pola wyboru w Inspektorze dokumentów są zaznaczone, a następnie kliknij przycisk Sprawdź .

Po zakończeniu działania Inspektora dokumentów zobaczysz informacje o znalezionych danych. Zielony znacznik wyboru w kółku oznacza, że ​​nie znaleziono danych tego typu. Czerwony wykrzyknik oznacza, że ​​znaleziono dane tego typu. Obok opisu tego typu danych zobaczysz przycisk Usuń wszystko .

Kliknij to, aby usunąć wszystkie dane tego typu. Tych przycisków może być kilka, więc przewiń w dół, aby upewnić się, że masz je wszystkie.

Po usunięciu metadanych możesz kliknąć przycisk Sprawdź ponownie , aby upewnić się, że niczego nie pominięto.

Zapisz dokument teraz, aby upewnić się, że dane nie zostaną ponownie wprowadzone.

Jak mieć pewność, że metadane zostały usunięte

Wykonaj powyższe czynności, aby wyświetlić wszystkie metadane w programach Word, Excel lub PowerPoint . Po sprawdzeniu plików core.xml, document.xml i people.xml powinieneś zobaczyć, że w dokumencie nie ma już żadnych danych osobowych.

Jeśli zmienisz rozszerzenie z powrotem z .zip na .docx, będziesz mógł ponownie normalnie otworzyć plik w programie Word.

Jak usunąć metadane w Eksploratorze Windows

Jest to dobra metoda, jeśli chcesz szybko usunąć metadane z kilku plików. Wykonanie tego dla 2 lub więcej plików można wykonać w ciągu kilku sekund.

Otwórz Eksploratora Windows i przejdź do pliku, z którego chcesz usunąć metadane. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i kliknij Właściwości .

W oknie Właściwości kliknij kartę Szczegóły , a następnie kliknij Usuń właściwości i dane osobowe .

Możesz usunąć informacje na dwa sposoby. Możesz usunąć metadane z oryginalnego pliku lub wykonać kopię pliku bez żadnych metadanych.

Usuń metadane z oryginalnego pliku

Wybierz opcję Usuń następujące właściwości z tego pliku: następnie zaznacz tylko żądane pola lub kliknij przycisk Zaznacz wszystko . Następnie kliknij OK .

Zrób kopię bez metadanych

Spowoduje to utworzenie kopii pliku i dodanie słowa Kopiuj na końcu nazwy pliku. Z tą kopią nie będą powiązane żadne metadane.

W oknie Usuń właściwości wybierz opcję Utwórz kopię z usuniętymi wszystkimi możliwymi właściwościami, a następnie kliknij przycisk OK .

Porównaj właściwości oryginału i kopii, aby zobaczyć różnicę.

W Jasnym?

Czy to oznacza, że ​​jesteś czysty? Nie można Cię teraz zidentyfikować na podstawie dokumentu? Trudno powiedzieć. Decyduje o tym to, co dalej zrobisz z dokumentem.

Wszelkie dalsze cyfrowe przetwarzanie dokumentu, takie jak wysłanie go e-mailem, może dodać metadane z powrotem do łańcucha. Realną opcją jest wydrukowanie dokumentu i wysłanie go pocztą. Trudno jest uzyskać metadane z papieru.