Jak korzystać z funkcji filtrowania i sortowania danych w programie Microsoft Excel

Microsoft Excel to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wizualizacji i analizy danych. Przykłady funkcji analitycznych obejmują narzędzia Filtruj i Sortuj na karcie Dane na wstążce programu Excel. Proste kliknięcie opcji Filtruj lub Sortuj szybko wyodrębni i posortuje konkretny zestaw danych, którego potrzebujesz. Jednak jedną z wad używania przycisku Filtruj jest to, że ukrywa on inne zestawy danych w arkuszu, aby wyróżnić wybrane opcje.

Jednym ze sposobów zapewnienia widoczności wszystkich zbiorów danych w arkuszu kalkulacyjnym podczas wyodrębniania zakresu danych na podstawie zdefiniowanych przez Ciebie kryteriów jest użycie funkcji Filtruj. Funkcję Filtr można także połączyć z funkcją Sortowania. Oto jak korzystać z funkcji filtrowania i sortowania danych w programie Microsoft Excel.

Rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas korzystania z funkcji filtrowania i sortowania

Jak wspomniano wcześniej, funkcja Filtruj umożliwia wyodrębnienie danych ze zbioru danych spełniającego Twoje kryteria. Funkcji Filtruj można używać z jednym lub wieloma kryteriami. Funkcja Filtr wygląda następująco:

=FILTR(tablica,uwzględnij,[jeśli_puste])

• Tablica (wymagana) : odnosi się do zakresu lub zestawu danych, które mają być filtrowane. W większości przypadków jest to zazwyczaj tabela w arkuszu programu Excel, ale może to być również wiersz lub kolumna z wartościami.
• Uwzględnij (wymagane) : określa dane, które mają zostać wyodrębnione
• Jeśli puste (opcjonalnie) : jest to opcjonalne i stanowi wynik, który zostanie wyświetlony, jeśli nie istnieją żadne elementy spełniające określone kryteria.

Funkcji Sortuj można także użyć do sortowania zawartości zakresu lub tablicy w określonej kolejności. Funkcja sortowania wygląda następująco:

=SORT(tablica,[indeks_sortowania],[kolejność_sortowania],[według_kolumny])

• Tablica (wymagana) : odnosi się do zakresu lub zestawu danych, które mają być filtrowane. W większości przypadków jest to zazwyczaj tabela w arkuszu programu Excel, ale może to być również wiersz lub kolumna z wartościami.
• sort_index (opcjonalny) : określa numer wiersza lub kolumny, według których ma zostać wykonane sortowanie
• sort_order (opcjonalnie) : określa liczbę żądanego porządku sortowania. Aby sortować rosnąco, użyj 1, a w porządku malejącym użyj -1.
• by_col (opcjonalnie) : określa żądany kierunek sortowania według wiersza lub kolumny.

Jak korzystać z funkcji filtrowania dla pojedynczych kryteriów

W sytuacji, gdy musisz filtrować dane na podstawie tylko jednego kryterium, możesz to zrobić za pomocą funkcji Filtruj w następujący sposób:

Krok 1: W menu Start lub na pasku zadań komputera kliknij aplikację Microsoft Excel lub skoroszyt, aby ją otworzyć.

Krok 2: W pustej komórce wpisz =FILTER i naciśnij przycisk Tab.

Krok 3: Wybierz tablicę ze zbiorem danych, który chcesz przefiltrować. W naszym przykładzie wybieramy komórki od B3 do I20, które zawierają informacje, które chcemy filtrować. Więc mamy:

=FILTR(B3:I20,

Krok 4: W sekcji „uwzględnij” wprowadź kryteria, których chcesz użyć do filtrowania. W naszym przykładzie filtrujemy wartość HJ w kolumnie G. Mamy zatem:

=FILTR(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

Uwaga: możesz bezpośrednio uwzględnić kryteria, według których filtrujesz, w formule, tak jak zrobiliśmy to powyżej, lub wpisać je w komórce i odwoływać się do nich w formule. Wpisanie go w osobnej komórce gwarantuje, że w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w kryteriach wystarczy edytować tylko tę jedną komórkę. Jeśli jednak wpiszesz go bezpośrednio w formule, musisz go edytować, aby zaktualizować kryteria.

Krok 5: Wpisz wartość, którą program Excel ma zwrócić, jeśli Twoje kryteria nie zostaną spełnione przez żadną wartość w tablicy. W naszym przykładzie chcemy, aby program Excel zwrócił wartość N/A, jeśli nasze kryteria nie zostaną spełnione. Możesz także poprosić program Excel o zwrócenie pustego ciągu znaków, używając („”). Więc mamy:

=FILTR(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”nie dotyczy”) lub =FILTR(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

Krok 6: Naciśnij Enter, aby wyświetlić wyniki w programie Excel na podstawie ustawionych kryteriów.

Jak korzystać z funkcji filtrowania dla wielu kryteriów

Możesz połączyć wiele kryteriów, aby filtrować zbiór danych za pomocą funkcji Filtruj. Aby połączyć wiele kryteriów, możesz użyć różnych operatorów programu Excel, takich jak (*) dla ORAZ w formule funkcji. Oto jak to zrobić.

Krok 1: W pustej komórce wpisz =FILTER i naciśnij przycisk Tab.

Krok 2: Wybierz tablicę ze zbiorem danych, który chcesz przefiltrować. W naszym przykładzie wybieramy komórki od B3 do I20, które zawierają informacje, które chcemy przefiltrować. Więc mamy:

=FILTR(B3:I20,

Krok 3: W sekcji „uwzględnij” wprowadź kryteria, których chcesz użyć do filtrowania. W naszym przykładzie w kolumnie G filtrujemy według wartości HJ, ORAZ w kolumnie C filtrujemy pod kątem HBN. Więc mamy:

=FILTR(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

Krok 4: Wprowadź wartość, którą program Excel ma zwrócić, jeśli Twoje kryteria nie zostaną spełnione przez żadną wartość w tablicy. W naszym przykładzie chcemy, aby Excel zwrócił „nie dotyczy”, jeśli nasze kryteria nie zostaną spełnione.

=FILTR(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”nie dotyczy”)

Krok 5: Naciśnij Enter, aby wyświetlić wyniki w programie Excel na podstawie ustawionych kryteriów.

Jak korzystać z funkcji sortowania

Podobnie jak funkcja Filtruj, możesz użyć funkcji sortowania do sortowania danych w zbiorze danych. Oto jak to zrobić:

Krok 1: W pustej komórce wpisz =SORT i naciśnij przycisk Tab.

Krok 2: Wybierz tablicę ze zbiorem danych, który chcesz posortować. W naszym przykładzie wybieramy komórki od C3 do C20, które zawierają informacje, które chcemy posortować. Więc mamy:

=SORTOWANIE(B3:B20,

Krok 3: Wprowadź numer wiersza lub kolumny, według którego chcesz sortować. W naszym przykładzie mamy tylko jedną kolumnę. Więc mamy:

=SORTOWANIE(B3:B20,1

Krok 4: Wprowadź kolejność, według której chcesz sortować dane. W naszym przykładzie sortujemy w kolejności rosnącej. Więc mamy:

=SORTOWANIE(B3:B20;1,1)

Krok 5: Naciśnij Enter, aby wyświetlić wyniki w programie Excel na podstawie kryteriów sortowania.

Sortowanie danych w programie Excel za pomocą listy niestandardowej

W programie Microsoft Excel możesz sortować dane w innych formach, a nie tylko w kolejności rosnącej lub malejącej. Można na przykład sortować dane według rodzaju koloru lub listy działów. Aby to jednak zrobić, musisz użyć narzędzia sortowania w programie Excel i utworzyć niestandardową listę . Niezależnie od tego mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci lepiej zrozumieć funkcje Filtrowania i Sortowania.