Jak korzystać z wyszukiwania w programie Outlook, aby szybko znaleźć wiadomości e-mail (2022)

W tym poście pokażę Ci, jak korzystać z wyszukiwania w programie Outlook, aby prawidłowo znajdować wiadomości e-mail. Dowiemy się, jak zawęzić kryteria wyszukiwania w celu lepszego wyszukiwania w Outlooku. Możesz użyć Outlooka do wyszukiwania słów w załącznikach, wyszukiwania według rozmiaru wiadomości e-mail, daty i nie tylko.

Jednym z problemów, jakie mam z Outlookiem, jest czas, który spędziłem na szukaniu rzeczy w przeszłości, używam wielopoziomowej struktury folderów do archiwizowania wiadomości e-mail , które chciałem zachować, ale zdałem sobie sprawę, że organizuję to, jak za dawnych czasów, jak szafka na dokumenty z wieloma różnymi szufladami nie wygląda to tak, jak powinno być używane, zacząłem używać pewnych perspektyw, ale nie działało tak, jak chciałem. Otrzymałem setki wyników, które staram się filtrować wizualnie. Możesz sobie wyobrazić frustrację. W pewnym momencie. Zdaję sobie sprawę, że jest o wiele więcej do wyszukania niż tylko upuszczenie słowa w polu wyszukiwania i naciśnięcie klawisza Enter. Właściwie może znaleźć dokładnie to, czego chcesz. Musisz tylko wiedzieć, jak zadać to pytanie we właściwy sposób.

Jak korzystać z wyszukiwania w Outlooku?

• Microsoft zaktualizował funkcję wyszukiwania w 2019 roku dla Office 365. Wyszukiwanie jest teraz szybsze, a samo wyszukiwanie zostało przeniesione na sam szczyt programu Outlook, na pasek tytułowy. Tak samo jest teraz w przypadku aplikacji komputerowej i programu Outlook dla sieci Web do korzystania z wyszukiwania.

• Po prostu kliknij wewnątrz wyszukiwania myszą lub użyj klawisza skrótu Alt + Q lub Control + E . Spowoduje to otwarcie listy rozwijanej, w której program Outlook przedstawi spersonalizowane sugestie na podstawie Twojej ostatniej aktywności.
• Nie wydaje mi się to szczególnie pomocne, ale jeśli chcesz powtórzyć wyszukiwanie, może to być przydatne.
• W przeszłości wpisywałem wyszukiwane słowa i uzyskiwałem setki wyników, ale to tak, jakbym jeździł samochodem tylko na pierwszym biegu. Dotarcie gdziekolwiek zajmie wieczność.
• Istnieją dwa sposoby korzystania z wyszukiwania, wyszukiwania błyskawicznego i wyszukiwania zaawansowanego. Pokażę wam oboje.

Natychmiastowe wyszukiwanie w programie Microsoft Outlook

Zacznijmy od wyszukiwania błyskawicznego. Powiedzmy, że szukam czegoś z testem słów kluczowych, po prostu wpisuję to w polu wyszukiwania, wciskam, enter i uzyskuję wszystkie wyniki. Aby zawęzić wyniki, mogę przejść do zakładki wyszukiwania z dodatkowymi przyciskami.

Potrafię zawęzić wyszukiwanie krok po kroku. Możesz zawęzić lub rozszerzyć zakres wyszukiwania. Poniżej znajdziesz pola.

• Bieżąca skrzynka pocztowa — domyślna jest skrzynka pocztowa. W razie potrzeby pokażę Ci później, jak zmienić ustawienie domyślne.
• Wszystkie skrzynki pocztowe — jeśli masz więcej kont, możesz rozszerzyć wyszukiwanie na wszystkie skrzynki pocztowe.
• Bieżący folder – Inną opcją ograniczenia wyszukiwania jest zawężenie go tylko do bieżącego folderu. Oznacza to skrzynkę odbiorczą z wyłączeniem podfolderów.
• Podfoldery — jeśli wybierzesz podfoldery, dołączysz skrzynkę odbiorczą i każdy folder pod nią.
• Wszystkie elementy programu Outlook — wszystkie elementy programu Outlook są tak szerokie, jak to tylko możliwe. Będzie przeszukiwać wszystkie skrzynki pocztowe i nie tylko w poczcie, ale także w Twoim kalendarzu i kontaktach.
• Uwzględnij usunięte elementy — pod wynikami otrzymasz opcję uwzględnienia usuniętych elementów w wyszukiwaniu. W zależności od twojej sytuacji, może to naprawdę zawyżyć twoje wyniki, więc nie polecam tego. Zamiast tego zawsze możesz osobno przeszukiwać folder usuniętych elementów.
• Uwzględnij starsze wyniki — jeśli wyszukiwanie zwróci to, czego szukałeś, możesz wybrać uwzględnienie starszych wyników.
• Od – Twoje wyszukiwanie może potrwać dłużej, w ten sposób możesz naprawdę zawęzić wyniki wyszukiwania. Wiadomość, której szukam, była dla mnie. Mogę kliknąć i wpisać nazwę nadawcy i nacisnąć Enter w ten sposób. Wyszukuje wszystko za pomocą słowa kluczowego Excel plus, gdzie użytkownik jest nadawcą.
• Temat – mogę kliknąć na temat i dodać go do wyszukiwania.
• Ma załączniki – wiem, że wiadomość zawierała załącznik, więc zaznaczam, że zawiera załączniki, a może też wiem, że w temacie znalazł się kurs słów.
• Sklasyfikowane — jeśli kategoryzujesz swoje e-maile, możesz ograniczyć wyniki do określonej kategorii za pomocą tego menu rozwijanego lub wysłać do Ciebie, aby wyszukać według odbiorców.
• Oflagowane — możesz wyszukać oflagowaną pocztę
• Ważne — możesz wyszukiwać wiadomości, które oznaczyłeś jako ważne. Te opcje naprawdę pomogły Ci znaleźć to, czego szukasz.

Wyszukiwanie zaawansowane w programie Microsoft Outlook

• Drugą metodą jest użycie wyszukiwania zaawansowanego. Teraz jest to wydajniejszy sposób i zapewni jeszcze więcej opcji zamiast sekwencyjnego zawężania wyszukiwania, tak jak w przypadku wyszukiwania błyskawicznego. Możesz to wszystko zrobić w jednym.
• Aby go uzyskać, kliknij wewnątrz pola wyszukiwania, a następnie kliknij menu rozwijane, które otworzy menu rozwijane ze wstępnie zdefiniowanymi polami wyszukiwania.

• Możesz określić, gdzie szukać, jeśli to, czego szukasz, ma załącznik, czy nie.
• Zasadniczo wszystkie opcje wyszukiwania, które widzieliśmy na karcie wyszukiwania, można również znaleźć tutaj, a nawet masz więcej możliwości. Na przykład dzięki zawartości załącznika możesz bezpośrednio wyszukać słowa kluczowe, o których wiesz, że znajdują się w załączniku do wiadomości.
• Załóżmy, że wiem, że wiadomość, której szukam, zawierała załącznik zawierający słowo Zestaw 1 . Umieszczam to w cudzysłowie, ponieważ chcę dokładne dopasowanie do wyrażenia. Omówimy składnię wyszukiwania pod koniec artykułu, więc zostań ze mną.

• To fajnie. Ponadto nie jesteś ograniczony do wstępnie zdefiniowanych pól wyszukiwania, które widzieliśmy w menu rozwijanym. Wróćmy do wyszukiwania zaawansowanego i zwróćmy uwagę na przycisk, który miał więcej opcji w rogu.

• Przechodzimy do zaawansowanych opcji wyszukiwania, w których możemy włączyć dodatkowe pola wyszukiwania. Powiedzmy, że chcę mieć opcję wyszukiwania konkretnych odbiorców w BCC, zaznacz pole BCC i kliknij Zastosuj. Teraz staliśmy się dostępni do wyszukiwania. Zapamiętaj te dodatkowe opcje. Jeśli nie możesz znaleźć pól, musisz ograniczyć wyniki do teraz.

Ustawienia i indeksowanie wyszukiwania w Outlooku

• Porozmawiajmy o opcjach i indeksowaniu. Jak zawsze w przypadku produktów biurowych, istnieje kilka standardowych opcji zastosowań, które powinniśmy zbadać.
• Przejdź do pliku i wybierz opcje, a następnie wybierz Szukaj. W wynikach możesz zdefiniować domyślny folder wyszukiwania błyskawicznego. Druga opcja pozwala uwzględnić usunięte elementy podczas wyszukiwania we wszystkich elementach. Zazwyczaj tego nie włączam. Możesz także zmienić kolor podświetlenia. To kolor używany do wyróżnienia wyszukiwanych haseł w wynikach na górze.

• Mamy również opcje indeksowania. To ważny temat, jeśli chodzi o wyszukiwanie. Indeksowanie pomaga uzyskać szybsze wyniki wyszukiwania.
• Nie dotyczy to tylko wyszukiwania w programie Outlook, ale każdego wyszukiwania, które wykonujesz w systemie Windows, zasadniczo indeksowanie polega na przeglądaniu plików, wiadomości i dowolnej innej zawartości na komputerze. To katalogowanie informacji.
• Gdy wyszukiwanie w programie Outlook nie znajduje tego, czego szukasz, lub po prostu daje niekompletne wyniki, indeksowanie nie działa prawidłowo.

• Jest o wiele więcej na temat indeksowania, ale należy pamiętać o dwóch ważnych rzeczach. Po kliknięciu opcji indeksowania otrzymasz aktualny status, upewnij się, że indeksowanie jest zakończone. Po drugie, upewnij się, że perspektywa jest uwzględniona w indeksowaniu. Pod indeksem tych lokalizacji powinieneś zobaczyć Microsoft Outlook. Jeśli nie, wybierz zmodyfikuj i kliknij, aby włączyć ją w ostateczności.

• Jeśli nadal masz problemy z dokładnymi wynikami wyszukiwania lub indeksowanie się nie kończy, może być konieczne odbudowanie katalogu wyszukiwania. Spowoduje to ponowne uruchomienie indeksowania plików danych.

Składnia i operatory wyszukiwania programu Outlook

• Na koniec porozmawiajmy o składni wyszukiwania. Teraz, gdy rozumiemy szczegóły techniczne wyszukiwania w programie Outlook. Omówmy kilka podstaw składni wyszukiwania.
• Wyszukiwanie w programie Outlook używa dopasowywania prefiksów. Jeśli wpiszesz plus w polu wyszukiwania, znajdzie wiadomości zawierające plus plusy i plushie, ale nie Excel plus lub nadwyżkę. Ponadto nie jest rozróżniana wielkość liter, więc znajdzie plus we właściwej wielkości i plus w innych przypadkach.

• Cóż, widzieliśmy już, że jeśli chcesz szukać dokładnej frazy, takiej jak zestaw 1, musisz umieścić ją w cudzysłowie. Jeśli tego nie zrobisz, zwróci wszystkie odmiany.
• W wyszukiwaniu możesz również używać operatorów logicznych, takich jak i, lub i, ale musisz używać wielkich liter. Na przykład, jeśli wyszukasz Leelah i Garani, zwróci elementy zawierające zarówno Lillah, jak i Karijini, ale niekoniecznie. W tej kolejności Lillah lub Garani znajdą przedmioty zawierające Lailah, Leyla's Garani lub dowolną inną kombinację wielkich i małych liter. Lillah not Kirani znajdzie wszystkie przedmioty z Lillah, które nie zawierają słowa Garani.

• Możesz nawet użyć operatorów porównania, takich jak większy lub mniejszy niż rozmiar. Na przykład, jeśli wpiszesz rozmiar wiadomości, w polu wyszukiwania wpisz dwukropek, a następnie znak „większy niż 5 MB”. Zwróci elementy, które są większe niż pięć megabajtów.

• Całkiem fajnie, prawda? Jeśli użyję składni otrzymanej z większą liczbą niż 6 lutego 2021, zwróci wszystkie e-maile otrzymane po 6 lutego 2021.

Aby uzyskać więcej informacji na temat składni wyszukiwania i operatorów, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

W ten sposób możesz używać wyszukiwania w programie Outlook, aby naprawdę szybko znajdować wiadomości e-mail.

Przeczytaj także : Omówienie skrzynki pocztowej archiwum Office 365

Teraz twoja kolej:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.