Jak porównać tekst w Excelu: 8 najlepszych i łatwych metod

Jeśli masz do czynienia z ogromną bazą danych w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel i musisz wyczyścić bazę danych pod kątem zduplikowanych wpisów, możesz skorzystać z następujących technik porównywania tekstu w programie Excel.

Arkusz kalkulacyjny Excel służy nie tylko do prowadzenia rachunków finansowych, książek adresowych czy tekstowych baz danych. Może również pomóc w analizie danych w celu usunięcia zduplikowanych wpisów. Ponadto możesz użyć prostych formuł i funkcji logicznych arkusza programu Excel, aby porównać komórki i zakresy komórek, aby znaleźć określone wartości, których szukasz.

Chociaż możesz wizualnie przejrzeć cały arkusz w poszukiwaniu zduplikowanych lub docelowych wartości, może to nie być idealna metoda, gdy arkusz programu Excel zawiera tysiące wpisów. Co więcej, jego różne funkcje formatowania warunkowego umożliwiają automatyczne podświetlanie komórek po wykryciu szukanej wartości.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak porównywać tekst w programie Excel. Dowiesz się również, jak program Excel porównuje tekst w dwóch kolumnach przy użyciu formatowania warunkowego. Zakopmy się!

Dlaczego musisz nauczyć się porównywać tekst w Excelu?

Może istnieć nieskończona liczba powodów, aby wykonać porównanie tekstu w funkcji Excela. Jednak poniższe są najczęstszymi, z którymi możesz się spotkać w życiu osobistym i zawodowym:

• Prowadzisz firmę i stworzyłeś osobne bazy Excel dla klientów ze wszystkich 50 stanów USA. Ktoś pomieszał nazwiska klientów. Tutaj, zamiast ręcznego przeglądania arkusza, możesz użyć porównania tekstu w Excelu, aby znaleźć nazwiska klientów, które zostały pomieszane z 50 stanów.
• Twoja firma ma dwie oddzielne bazy danych dla adresów z czarnej i białej listy do celów dostawy towarów ze sklepu eCommerce. Pracownik pomylił adresy. W tej okropnej sytuacji możesz użyć funkcji porównywania ciągów Excela.
• Stworzyłeś listę zakupów spożywczych na cały miesiąc i pomieszałeś listę z niektórymi artykułami spożywczymi, które kupiłeś w zeszłym miesiącu. Tutaj możesz użyć porównania tekstu w Excelu.
• Jeśli jesteś nauczycielem w szkole średniej i chcesz automatycznie oceniać odpowiedzi uczniów na pytania, możesz użyć ciągu znaków programu Excel do porównania kolumn i wierszy.
• W celach promocyjnych rozdajesz kody rabatowe tysiącom klientów. Teraz chcesz ponownie skierować reklamy do klientów, którzy wykorzystali kody rabatowe, aby zaprezentować produkty premium i subskrypcje. Możesz użyć funkcji porównywania tekstu w dwóch kolumnach programu Excel, aby dopasować nazwy klientów, którzy użyli kodów promocyjnych z głównej bazy danych klientów, do których wysłałeś e-maile promocyjne.

Mogą istnieć tysiące innych powodów, dla których warto porównywać wartości i teksty w Excelu. Niezależnie od powodu, znajdziesz osiem następujących metod porównywania tekstu w dwóch kolumnach programu Excel:

1. Porównaj tekst w Excelu za pomocą operatora Equals

Na przykład wystarczy porównać dwie kolumny danych, aby upewnić się, że masz wszystkie potrzebne materiały eksploatacyjne. Tutaj możesz dopasować żądane materiały eksploatacyjne do dostarczonych za pomocą operatora porównania Equals bez rozróżniania wielkości liter.

W ten sposób możesz skopiować dane referencyjne z jednej aplikacji i wkleić je w kolumnie referencyjnej lub żądanych materiałów eksploatacyjnych. Następnie możesz zaimportować dane celu z innej aplikacji i wkleić je w kolumnie cel lub odebrane materiały eksploatacyjne.

Nie musisz myśleć o dopasowaniu przypadków i wartości tekstów komórek, chociaż importujesz dane z różnych aplikacji. Oto jak działa porównanie bez uwzględniania wielkości liter:

• Skopiuj i wklej następującą formułę w komórce, w której chcesz uzyskać wynik porównania:

=A2=B2

• Naciśnij Enter , a program Excel wyświetli Prawda lub Fałsz w zależności od danych referencyjnych i docelowych.

Przeglądaj porównanie tekstu w programie Excel za pomocą operatora równości

• Jeśli formuła wygląda dobrze, skopiuj ją i wklej w całej kolumnie, aby uzyskać natychmiastowy pogląd na temat towarów otrzymanych i zamówionych.

2. Użyj funkcji EXACT, aby porównać tekst w Excelu

Załóżmy, że pracujesz nad projektem, w którym rozróżnianie wielkości liter jest ważnym czynnikiem podczas dopasowywania wartości między kolumnami w arkuszu programu Excel. W tym scenariuszu nie można używać operatora Equals do porównywania tekstu w programie Excel.

W tym delikatnym scenariuszu możesz użyć DOKŁADNEGO wzoru, jak pokazano poniżej:

• Utwórz odpowiedni nagłówek kolumny i wprowadź dane referencyjne w wierszach pod kolumną.
• Podobnie utwórz kolumnę danych do oceny obok pierwszej kolumny i wypełnij dane w wierszach poniżej.

Dowiedz się, jak używać funkcji EXACT do porównywania tekstu w programie Excel

• Po zakończeniu umieść znak równości (=) w komórce, w której chcesz uzyskać wynik porównania, PRAWDA lub Fales, i wpisz następującą formułę:

=DOKŁADNIE(B2;C2) (dla tego samego arkusza)

=DOKŁADNIE(Arkusz8!B2;Arkusz9!C2) (dla różnych arkuszy)

• Możesz także wybrać dane referencyjne lub docelowe z innego arkusza tego samego skoroszytu programu Excel.
• Naciśnij Enter , aby uzyskać szybkie porównanie oparte na wielkich i małych literach podanych tekstów.

3. Porównaj tekst w programie Excel za pomocą formuły JEŻELI

Załóżmy, że chcesz użyć formuły DOKŁADNIE lub operatora Equals do porównania tekstu, ale nie chcesz widzieć PRAWDA lub FAŁSZ jako wynik porównania. W rzeczywistości chcesz wyświetlać teksty takie jak Dopasowane i Niedopasowane. W takim przypadku możesz zagnieździć dowolną z powyższych formuł w funkcji JEŻELI, jak opisano poniżej:

• Wprowadź znak równości (=) i rozpocznij formułę od IF .
• Następnie wprowadź dowolną z powyższych formuł jako wyzwanie logiczne funkcji JEŻELI.
• Po zagadnieniu logicznym wprowadź tekst, który ma zostać wyświetlony, np. Dopasowane w cudzysłowie.

Jak porównać tekst w programie Excel przy użyciu formuły JEŻELI

• Wstaw przecinek, a następnie wpisz inny tekst, który ma wyświetlić program Excel w przypadku niepowodzenia logicznego wyzwania. W tym przypadku Niedopasowane jest otoczone cudzysłowami.
• Zatem ostateczna formuła wygląda następująco:

=JEŻELI(DOKŁADNIE(B2;C2);„Dopasowane”,„Niedopasowane”)

4. Użyj funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, aby porównać tekst w programie Excel

Na przykład musisz znaleźć nazwiska kandydatów z krótkiej listy z grupy A. Tutaj musisz dopasować nazwiska z grupy A do nazwisk w kolumnie wszystkich kandydatów z krótkiej listy.

Tutaj możesz łatwo użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, aby umożliwić Excelowi porównanie tekstu w dwóch kolumnach. Oto jak to się robi:

• Pierwsza kolumna arkusza powinna zawierać nazwiska z grupy A.
• W następnej kolumnie możesz skopiować i wkleić nazwiska kandydatów z krótkiej listy.

Porównaj tekst w programie Excel za pomocą funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

• W skrajnej kolumnie możesz uzyskać wyniki porównania, które pokażą nazwiska kandydatów, którzy zakwalifikowali się w pierwszej turze.
• Teraz po prostu skopiuj i wklej następującą formułę w miejscu, w którym chcesz wyświetlić listę porównawczą imion grupy A z krótkiej listy imion .

=WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$C2:2:C$15;1;FAŁSZ)

• Aby zastąpić błędy #N/D tekstem Niepowodzenie, użyj poniższej formuły:

=JEŻELI.(WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$C2:2:C$15;1;FAŁSZ);"Niepowodzenie")

5. Porównaj tekst, aby szybko znaleźć nieobecnych uczestników

Załóżmy, że jesteś koordynatorem wydarzenia na konferencji technicznej. Musisz dopasować uczestników do listy zarejestrowanych osób, aby wysłać certyfikaty tylko do osób, które stawiły się na seminarium. Oto jak możesz to zrobić za pomocą formuły WYSZUKAJ.PIONOWO i IFNA, w której porównujesz tekst między dwiema kolumnami:

• Utwórz nagłówek kolumny dla Zarejestrowanych i umieść nazwy w poniższych wierszach.
• Po prawej stronie tej kolumny utwórz kolejną kolumnę dla osób, które faktycznie uczestniczyły w seminarium.

Jak porównać tekst, aby szybko znaleźć nieobecnych uczestników

• W trzeciej kolumnie wprowadź następującą formułę:

=JEŻELI.(WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$C2:2:C$15;1;FAŁSZ);"Nieobecny")

• Skopiuj i wklej formułę w dół, aby uzyskać obecny lub nieobecny status zarejestrowanych osób.

Program Excel dopasuje zarejestrowane nazwy z kolumny referencyjnej, aby wyświetlić wyniki w trzeciej kolumnie, w której chcesz umieścić nazwy. Ponadto formuła IFNA zapewni, że jeśli pojawi się błąd #N/D, program Excel zastąpi kod błędu tekstem Nieobecny.

6. Porównaj tekst w programie Excel pod kątem wartości częściowych

Załóżmy, że chcesz porównać teksty między kolumnami A i B, ale nie szukasz bezwzględnego dopasowania. W tej sytuacji musisz użyć formuły ZNAJDŹ, jak opisano poniżej:

• Umieść referencyjne dane tekstowe w kolumnie A , a dane docelowe w kolumnie B .

Jak używać ZNAJDŹ do porównywania tekstu w programie Excel

• W kolumnie C wprowadź następującą formułę, aby znaleźć i wyświetlić wartość do częściowego porównania tekstu w programie Excel:

=ZNAJDŹ(C2;A2)

Użyj funkcji ZNAJDŹ i ISNUMBER razem

• Funkcja ZNAJDŹ zwraca błąd, gdy nie może znaleźć częściowego dopasowania. Zagnieździłem funkcję ZNAJDŹ w funkcji CZY.LICZBA . Teraz formuła pokaże PRAWDA , gdy występuje częściowe dopasowanie, i FAŁSZ , gdy w ogóle nie ma dopasowania.

=CZY.LICZBA(ZNAJDŹ(C2;A2))

7. Porównaj teksty lub ciągi znaków przy użyciu formatowania warunkowego

Wyobraź sobie, że jesteś w biurze, w którym odpowiadasz za przeglądanie wszystkich zakupów. Otrzymujesz różne wymagania zakupowe z różnych działów firmy. Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że Twoja organizacja nie przesyła zamówień na zduplikowane pozycje.

W tym scenariuszu formatowanie warunkowe programu Excel umożliwia porównanie dwóch lub większej liczby kolumn danych i wyróżnienie komórek zawierających zduplikowane wartości. Wykonaj następujące kroki, aby przećwiczyć tę sztuczkę porównywania tekstu w programie Excel:

• Stwórz bazę tekstów, które chcesz porównać.
• Zaznacz cały zakres i kliknij Formatowanie warunkowe w menu głównym wstążki programu Excel.

Wybierz zduplikowane wartości w opcji Reguły wyróżniania komórek

• Na liście rozwijanej umieść kursor myszy nad opcją Reguły wyróżniania komórek .

Jak porównywać teksty lub ciągi przy użyciu formatowania warunkowego

• Pojawi się wiele reguł dotyczących komórek. Wybierz zduplikowane wartości .
• W wyskakującym okienku Duplikaty wartości możesz wybrać format podświetlania, klikając listę rozwijaną Wartości z .

8. Porównaj kolumny programu Excel, jeśli tekst 1 znajduje się w tekście 2

Jeśli chcesz znaleźć zestaw tekstów w grupie tekstów, możesz użyć funkcji SZUKAJ, jak pokazano tutaj:

• Utwórz kolumnę tekstów w celach informacyjnych i drugą kolumnę na teksty testowe.
• Teraz wprowadź następującą formułę w trzeciej kolumnie:

=SZUKAJ(C2;A2)

• Naciśnij Enter . Teraz skopiuj i wklej formułę w komórkach trzeciej kolumny.

Jak porównać kolumny programu Excel, jeśli tekst 1 znajduje się w tekście 2

• Naciśnij Enter, aby uzyskać więcej wyników.

Program Excel wyświetli numer znaku, z którego znajdzie dopasowanie do tekstu testowego w kolumnie referencyjnej.

Wniosek

Może istnieć wiele innych formuł i zagnieżdżonych formuł dopasowujących teksty między co najmniej dwiema komórkami lub kolumnami w programie Excel. Ale najłatwiejsze i najczęściej stosowane metody to te wymienione powyżej w tym artykule.

Jeśli znasz inny intuicyjny sposób porównywania tekstu w Excelu, nie zapomnij wspomnieć o tej metodzie w polu komentarza poniżej. W międzyczasie możesz dowiedzieć się,  jak korzystać z formuły programu Excel JEŻELI-TO .