Jak skutecznie szyfrować wiadomości e-mail Office 365?

Oto, co warto wiedzieć o szyfrowaniu wiadomości e-mail pakietu Office 365 za pomocą usługi Azure Information Protection.

1 Co to jest usługa Azure Information Protection?

2 Klient usługi Azure Information Protection

3 Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: Konfiguracja

3.1 Zasubskrybuj usługę Azure Information Protection

3.2 Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: Aktywuj

4 Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: Ochrona

4.1 Korzystanie z etykiety „Szyfruj”

4.2 Korzystanie z etykiety „Nie przekazuj”

4.3 Korzystanie z etykiety „Szyfruj – Chroń”

5 załączników ochronnych

6 Ochrona dokumentu innego niż Microsoft 365 Pro Plus

7 Ochrona dokumentu Microsoft 365 Pro Plus

8 Zarządzanie chronionymi dokumentami

Co to jest usługa Azure Information Protection?

Azure Information Protection (czasami określane jako AIP) to rozwiązanie oparte na chmurze, które pomaga organizacji klasyfikować i opcjonalnie chronić swoje dokumenty i wiadomości e-mail przez stosowanie etykiet. Etykiety mogą być stosowane automatycznie przez administratorów, którzy definiują reguły i warunki, ręcznie przez użytkowników lub kombinację, w której użytkownicy otrzymują rekomendacje.

Klient usługi Azure Information Protection

• Aby świadczyć usługę szyfrowania poczty e-mail, wykorzystujemy usługę chmury Microsoft Azure Information Protection i jej istniejącą integrację z usługą zarządzania tożsamością Microsoft 365 i pakietem oprogramowania klienckiego Microsoft 365 Pro Plus.
• Zasady usługi AIP i etykiety definiujące zbiór ograniczeń, które mają być przypisane do dokumentów klienta i wiadomości e-mail, są zarządzane w usłudze Azure Cloud.
• Aby skorzystać z tych zasad i etykiet AIP, oprogramowanie klienckie AIP musi być zainstalowane na stacji roboczej z systemem operacyjnym Windows. Obecnie tylko komputery z systemem Windows 10, a także stacje robocze macOS mogą nakładać te ograniczenia na dokumenty lub wiadomości e-mail.

Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: Konfiguracja

Aby włączyć i skonfigurować usługę Microsoft 365 Message Encryption do bezpiecznego dostarczania wiadomości, konieczne są następujące kroki:

• Zasubskrybuj usługę Azure Information Protection
• Aktywuj OME

Zasubskrybuj usługę Azure Information Protection

• Pakiet Azure Information Protection to dodatkowa subskrypcja dla platformy Microsoft 365, która umożliwia użytkownikom wykonywanie bardzo przydatnych funkcji za pomocą poczty e-mail. Integruje się również z SharePoint i OneDrive, aby działać jako narzędzie do zapobiegania utracie danych.
• Dzięki AIP użytkownicy mogą oznaczać wiadomości lub pliki, aby nie można ich było kopiować, przesyłać dalej, usuwać ani wykonywać innych typowych działań. W przypadku poczty e-mail wszystkie wiadomości, które mają określone flagi klasyfikacji lub spełniają określone wymagania, są szyfrowane i pakowane w zablokowany plik HTML, który jest wysyłany do adresata jako załącznik.
• Gdy odbiorca otrzyma wiadomość, musi zarejestrować się na platformie Azure, aby otrzymać klucz do otwarcia wiadomości e-mail.
• Klucz jest powiązany z ich adresem e-mail i po zarejestrowaniu użytkownik może otworzyć załącznik HTML i wszelkie przyszłe załączniki bez konieczności logowania się do czegokolwiek.

Ponownie, jeśli masz przypisane subskrypcje E3 lub wyższe do swoich użytkowników, nie muszą oni mieć AIP. Jednak każdy użytkownik, który będzie wysyłał wiadomości zawierające poufne informacje, będzie potrzebował do tego licencji AIP lub licencji E3/E5.

Aby zasubskrybować AIP, wykonaj następujące kroki:

• Uruchom „ Centrum administracyjne Microsoft 365 ”
• Przejdź do listy „ Subskrypcje ”
• Kliknij „ Dodaj subskrypcję ” w prawym górnym rogu
• Przewiń w dół, aby znaleźć usługę Azure Information Protection
• Kliknij opcję Kup teraz i postępuj zgodnie z instrukcjami lub wybierz opcję „ Rozpocznij bezpłatny okres próbny ”, aby uzyskać 25 licencji na 30 dni i wypróbować ją przed zakupem
• Poczekaj około godziny, aż usługa zostanie udostępniona w dzierżawie firmy Microsoft
• Po udostępnieniu możesz przejść do następnego kroku w procesie.

Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: Aktywuj

Ta część zmieniła się bardzo niedawno. W przeszłości aktywacja usługi Office 365 Message Encryption wymagała dużo pracy w Powershell i czekania, aż zacznie działać poprawnie. MS zmienił metodę aktywacji OME, aby usprawnić proces i ułatwić pracę.

Oto, co musisz zrobić:

• Otwórz opcję Ustawienia w portalu administracyjnym
• Wybierz usługi i dodatki
• Znajdź usługę Azure Information Protection na liście usług i kliknij ją
• Kliknij link „Zarządzaj ustawieniami Microsoft Azure Information Protection”, aby otworzyć nowe okno
• Wybierz przycisk Aktywuj w sekcji „Zarządzanie prawami nie jest aktywowane”
• Wybierz Aktywuj w wyskakującym oknie

Gdy to zrobisz, będziesz mógł używać  aplikacji klienckiej AIP  do oznaczania wiadomości w celu zarządzania prawami w Outlooku. Pojawią się również nowe przyciski i opcje w Outlook Web App, które pozwolą Ci szyfrować wiadomości.

Szyfrowanie wiadomości e-mail Office 365: ochrona

Podstawową funkcją usługi szyfrowania wiadomości e-mail jest zapewnienie ochrony przed niepożądanymi osobami przed odczytaniem treści wiadomości e-mail podczas przesyłania i podczas spoczynku w skrzynce pocztowej. Aby uzyskać dostęp do treści wiadomości e-mail, odbiorca musi zostać zweryfikowany. Podczas korzystania z aplikacji Microsoft 365 Pro Plus, takich jak Microsoft Outlook, ten proces sprawdzania poprawności jest wykonywany w tle, a odbiorca nie jest proszony o podanie swoich poświadczeń. We wszystkich innych przypadkach odbiorca zostanie poproszony o zweryfikowanie swojej tożsamości.

Korzystanie z etykiety „Szyfruj”

• Aby zastosować szyfrowanie wiadomości e-mail przy użyciu aplikacji Microsoft Outlook zainstalowanej na stacji roboczej z systemem Windows, wystarczy wybrać etykietę „ Zaszyfruj ” na „ pasku czułości ”, jak pokazano poniżej:

• Ta etykieta „ Zaszyfruj ” jest również dostępna z Menu — wstążka przycisku wiadomości „ Chroń ”, jak pokazano poniżej:

• Po wybraniu pasek czułości będzie odzwierciedlał dokonany wybór i ukryje inne wybory. Szczegóły przydzielonych uprawnień zostaną wyświetlone jako „ podpowiedź ” tuż pod „ paskiem czułości ” w lewym górnym rogu okna wiadomości e-mail, jak pokazano poniżej:

• Możesz zmienić wybór ochrony, klikając ikonę „ ołówka ” obok wybranej etykiety, aby wyświetlić inne opcje, jak pokazano poniżej. Tej ikony ołówka można również użyć do ponownego ukrycia innych opcji.

• Po ustawieniu etykiety obok innych etykiet będzie dostępna ikona „ kosza ”, umożliwiająca usunięcie wybranej etykiety i przywrócenie „ czułości ” wiadomości e-mail na „ nie ustawiono ”. Zostaniesz poproszony o zapisanie powodu usunięcia etykiety. (Do użytku w przyszłości)

• Po ustawieniu Twój e-mail będzie chroniony bez względu na to, czy znajduje się w folderze Robocze przed wysłaniem, folderze Elementy wysłane po wysłaniu lub w skrzynce pocztowej odbiorcy. Program Microsoft Outlook pomaga zidentyfikować tę ochronę za pomocą następujących ikon:

• Niezależnie od zabezpieczeń, które zdecydujesz się zastosować, zachowujesz prawa „ Pełna kontrola ” nad wiadomością e-mail. Tylko nazwane tożsamości w polach Od, Do, DW i UDW będą miały dostęp.
• Użycie opcji „ Zaszyfruj ” umożliwia odbiorcy przekazywanie wiadomości e-mail do innych osób, które będą miały wtedy pełny dostęp do treści wiadomości e-mail, z których każda będzie musiała się uwierzytelnić, aby uzyskać dostęp. Odbiorcy nie będą mogli usunąć wymogu szyfrowania.

Korzystanie z etykiety „Nie przekazuj”

Ochrona „ Nie przesyłaj dalej ” to podstawowa ochrona poczty e-mail zapewniana przez firmę Microsoft. Wybranie tej ochrony uniemożliwi odbiorcom wykonywanie następujących czynności:

•  Prześlij swoją wiadomość e-mail do innej osoby (a także aby zapobiec dodawaniu nowych odbiorców w polach „do”, „cc” lub „bcc” podczas odpowiadania)
•   Wydrukuj wiadomość e-mail lub skopiuj zawartość treści wiadomości e-mail do schowka.

Te zabezpieczenia można ustawić, wybierając etykietę czułości: „ Nie przesyłaj dalej ” lub wybierając przycisk „ Nie przesyłaj” na wstążce Menu – Wiadomość, jak pokazano poniżej:

Zwróć uwagę na „ Podpowiedź ” opisującą zestaw zabezpieczeń, która pojawia się tuż pod paskiem czułości.

UWAGA: Istnieje możliwość przypadkowego usunięcia zamierzonych zabezpieczeń poprzez odznaczenie przycisku „ Nie przesyłaj dalej ” na wstążce Menu — Wiadomość, jak pokazano poniżej. Zauważ również, że „Podpowiedź” została usunięta , ALE „ Nie przesyłaj dalej ”. Etykieta jest nadal ustawiona. Ten e-mail NIE będzie chroniony.

Obecnie nie mamy sposobu, aby uniemożliwić usunięcie zaznaczenia przycisku „ Nie przesyłaj dalej ”, więc zachowaj ostrożność.

UWAGA: Microsoft Outlook umożliwia pobieranie załączników bez względu na zastosowane ograniczenia. Zobacz „ Ochrona załączników ” w dalszej części tego dokumentu.

Korzystanie z etykiety „Szyfruj – Chroń”

• Etykieta „ Szyfruj – chroń ” to spersonalizowana ochrona poczty e-mail, która dodaje dodatkowe ograniczenie, aby uniemożliwić odbiorcom edytowanie lub modyfikowanie oryginalnej wiadomości e-mail.
• Ta etykieta powinna być używana TYLKO wtedy, gdy chcesz, aby odbiorca miał uprawnienia „ Tylko wyświetlanie” do Twojego e-maila. Podczas odpowiadania odbiorca będzie zmuszony dołączyć oryginalny e-mail jako załącznik do nowej wiadomości, ponieważ nie będzie mógł dodać go do wątku oryginalnego e-maila.
• Ta etykieta dotyczy również ograniczeń dotyczących drukowania i kopiowania, jak opisano w sekcji Korzystanie z etykiety „Nie przesyłaj dalej” powyżej.

UWAGA: Microsoft Outlook umożliwia pobieranie załączników bez względu na zastosowane ograniczenia. Zobacz „ Ochrona załączników ” w dalszej części tego dokumentu.

Ochrona załączników

Klient Azure Information Protection jest WYMAGANY do odszyfrowania i otwarcia chronionego dokumentu. „ Czytnik ” jest już zawarty w oprogramowaniu Microsoft 365 Pro Plus dla systemów operacyjnych Windows, macOS, iOS i Android. Jednak do odczytywania zaszyfrowanych dokumentów innych niż Microsoft Office Pro Plus potrzebna jest osobna aplikacja ( dostępna tutaj ). AIP Reader jest dostępny na PC, iPhone'a, iPada i Androida.

Ochrona dokumentu innego niż Microsoft 365 Pro Plus

• Dokumenty inne niż Microsoft Office mogą być chronione za pomocą dodatkowej opcji „ Hot Menu ” o nazwie: „ Sklasyfikuj i chroń ”, którą można znaleźć, klikając prawym przyciskiem myszy dokument w Eksploratorze Windows, jak pokazano poniżej:

• Ta aplikacja (pokazana poniżej) utworzy „ opakowanie ”, aby otoczyć plik i dodać szyfrowanie, a także wybrane zabezpieczenia

• Dla każdego pożądanego zastosowania najpierw wybierz etykietę wrażliwości żądaną dla wiadomości e-mail. Ta etykieta zostanie odziedziczona przez Twój adres e-mail po załączeniu chronionego pliku. Do zainstalowania żądanych zabezpieczeń wymagane są dwie części : „ Uprawnienia ” i „ Identyczność ”

Dostępne „uprawnienia” do przyznania to:

• Przeglądający — tylko
  do wyświetlania To uprawnienie jest równoważne z ochroną poczty e-mail: „ Szyfruj — Chroń ”
• Recenzent — Wyświetl, Edytuj
  To uprawnienie jest równoważne z ochroną poczty e-mail: „ Nie przesyłaj dalej ”.
• Współautor — przeglądaj, edytuj, kopiuj, drukuj
  To uprawnienie jest równoznaczne z ochroną poczty e-mail: „ Szyfruj ”
• Współwłaściciel – pełne uprawnienia
• To uprawnienie jest również równoważne etykiecie „ Szyfruj ”, jednak to uprawnienie daje użytkownikowi możliwość usunięcia ustawionych uprawnień ORAZ szyfrowania.
• Tylko dla mnie — to ustawienie nie ma znaczenia w przypadku wysyłania dokumentów do innych osób, ale może służyć do ochrony Twoich indywidualnych dokumentów.

Chociaż nie jest to zalecane, aby uniknąć nieporozumień, możliwe jest wybranie uprawnień, które są bardziej rygorystyczne niż żądana etykieta szyfrowania wiadomości e-mail (np . uprawnienia dokumentu „ Przeglądający — tylko wyświetlanie” z etykietą „ Szyfrowanie ” Ochrona poczty e-mail). Ta kombinacja ograniczyłaby dokument, aby uniemożliwić przeglądanie przez niechciane tożsamości, a także uniemożliwiłaby odbiorcom kopiowanie, drukowanie lub edycję, jednocześnie przyznając odbiorcy wszystkie funkcje w treści wiadomości e-mail. Ponownie, jak wspomniano powyżej, może to być mylące i nie jest zalecane.

„Tożsamość” można ustawić na następujące typy:

Użytkownicy — to adresy e-mail poszczególnych użytkowników otrzymujących dokument. Jest to podstawowa metoda, której użyjesz do określenia, kto może uzyskać dostęp do Twojego dokumentu.

Grupy — to adresy e-mail list dystrybucyjnych, do których należą zamierzeni odbiorcy.  UWAGA : będzie to działać TYLKO dla odbiorców.

Organizacje – możesz również przyznać dostęp WSZYSTKIM w obrębie domeny Active Directory

Tożsamości można wpisać bezpośrednio w odpowiednim polu lub możesz wybrać odbiorców z książki adresowej programu Outlook (pod warunkiem, że aplikacja Outlook jest już uruchomiona i uruchomiona), klikając ikonę „ książka ”.

Istnieje trzecia kontrola dostępna dla ochrony załączników. Możesz ustawić datę wygaśnięcia przyznanych uprawnień, wpisując datę bezpośrednio lub wybierając datę, klikając ikonę „ kalendarz ”. Po upływie daty wygaśnięcia WSZYSTKIE ZEZWOLENIA są cofane dla wybranych użytkowników.

Niezależnie od powyższych ustawień zachowujesz pełną kontrolę nad swoim dokumentem. Po „ zastosowaniu ” zabezpieczeń do dokumentu, dokument jest ZASTĄPIONY na plik „ opakowany ”, a rozszerzenie pliku zostaje zmienione (nazwa pliku jest modyfikowana ręcznie TYLKO w celach przykładowych)

Klient Azure Information Protection jest WYMAGANY do odszyfrowania i otwarcia tego pliku.

Ochrona dokumentu Microsoft 365 Pro Plus

Dokumenty Microsoft Office mogą być chronione z poziomu aplikacji Office. Podobnie jak w przypadku programu Microsoft Outlook, na wstążce przycisku Home znajduje się menu rozwijane przycisku „ Chroń ”. Pozwala to na zastosowanie „ Uprawnień niestandardowych ” do dokumentów pakietu Office. Zastosowanie etykiety wrażliwości spowoduje, że program Outlook zastosuje te same ograniczenia uprawnień do każdego e-maila, do którego załączony jest dokument.

PRZESTROGA: Przed przypisaniem uprawnień niestandardowychnależy wybrać etykietę czułościW przeciwnym razie wybranie etykiety po fakcie spowoduje ZASTĄPIENIE i zastosowanie TYLKO domyślnych „ uprawnień ” etykiety, umożliwiając KAŻDEMU odszyfrowanie dokumentu.

Podobnie jak w przypadku „ Ochrona dokumentu innego niż Microsoft 365 Pro Plus ” powyżej, chcesz chronić swój dokument, identyfikując „ tożsamość ” osoby upoważnionej do interakcji z Twoim dokumentem oraz „ uprawnienia ”, które chcesz udzielić. Wybory uprawnień i proces przypisywania tożsamości wykorzystują praktycznie ten sam graficzny interfejs użytkownika, co w przypadku „ Ochrona dokumentu innego niż Microsoft 365 Pro Plus ”.

UWAGA : Po zabezpieczeniu i zapisaniu należy pamiętać, że typ pliku NIE JEST ZMIENIONY :

Będziesz musiał zapisać swoje dokumenty pakietu Office w ich natywnym formacie. Jeśli spróbujesz zapisać plik w „ kompatybilnym ” formacie, skonfigurowane ograniczenia zostaną usunięte.

Po zapisaniu zobaczysz teraz nowy pasek informacyjny informujący o tym, że dokument ma teraz ograniczony dostęp.

Zarządzanie chronionymi dokumentami

Po ustawieniu zabezpieczeń w dokumencie możesz „ Śledź ” widoki tego dokumentu, a także możliwość „ Odwołania ” dostępu do dokumentu. W przypadku dokumentu Microsoft Office dostęp do tej funkcji można uzyskać z aplikacji pakietu Office.

W przypadku dokumentów innych niż Microsoft Office dostęp do tej funkcji można uzyskać, klikając dwukrotnie lub klikając prawym przyciskiem myszy dokument w Eksploratorze Windows.

Oba uruchomią przeglądarkę internetową i przeniosą Cię do centrum śledzenia dokumentów AIP .

Stąd możesz:

• Przejrzyj podsumowanie interakcji z Twoim dokumentem przez odbiorców
• Lista osób, które oglądały Twój dokument i daty wyświetlenia
• Przejrzyj oś czasu interakcji z dokumentem
• Ustaw ustawienia powiadomień, aby ostrzegały Cię, gdy ktoś próbuje wejść w interakcję z Twoim dokumentem
• Odwołaj dostęp do dokumentu, aby nie był już dostępny dla odbiorcy

Możesz również wyeksportować te statystyki do pliku CSV.

Użytkownicy komputerów Mac mają dodane zadanie „ Weryfikowanie poświadczeń ”, zanim ich opcje ochrony zostaną pobrane z usług Microsoft Office 365 Cloud .

Po ustawieniu; aby usunąć lub zmienić ochronę, musisz ustawić opcję „ Bez ograniczeń ” pod przyciskiem Ochrona.

Aby ustawić zabezpieczenia w dokumencie Microsoft 365, użyj przycisku „ Ogranicz uprawnienia ” w menu „ Przejrzyj ”.

Wybierz opcję menu „ Ograniczony dostęp… ”, aby przyznać żądany indywidualny dostęp.

Użyj przycisku „Więcej opcji…”, aby ustawić uprawnienia do drukowania i kopiowania.

Gratulacje! Teraz wiesz, jak szyfrować wiadomości e-mail Office 365 za pomocą usługi Azure Information Protection. Jeśli masz dodatkowe pytania, daj mi znać.

Chcesz ulepszyć środowisko Exchange Online, aby uzyskać lepszą produktywność? Sprawdź porady i wskazówki wymienione tutaj .

Chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.