Jak tworzyć szablony wiadomości e-mail w programie Outlook (2022)

Ten post wyjaśnia, jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook. Jeśli często odpowiadasz na podobne e-maile w Outlooku, mam dla Ciebie świetną wskazówkę. Możesz zapisywać swoje odpowiedzi jako szablony, aby mieć do nich dostęp w dowolnym momencie. W ten sposób, zamiast pisać tekst od zera za każdym razem, możesz zaoszczędzić czas i korzystać z predefiniowanych bloków tekstu jednym kliknięciem.

Pokażę ci. Istnieją dwie świetne metody odpowiadania na wiadomości e-mail za pomocą zapisanego szablonu odpowiedzi. Pierwszy z nich to korzystanie z darmowego dodatku szablonów, a drugi to funkcja Szybkie części.

Szablony wiadomości e-mail z dodatkiem Moje szablony

• Zacznijmy teraz od moich szablonów. Wspaniałą rzeczą w moich szablonach jest to, że są one przechowywane w Twojej skrzynce pocztowej, dzięki czemu są dostępne również podczas korzystania z innego komputera lub przeglądania Internetu.
• Domyślnie dodatek Moje szablony powinien być włączony w programie Outlook, o ile masz konto wymiany i nie jest dostępny dla kont POP lub IMAP, możesz sprawdzić, czy masz dodatek, klikając Pobierz dodatki na szczycie.

• Pod moimi dodatkami zobaczysz go w sekcji dodatków dostarczanych przez firmę Microsoft i jest dostępny od 2013 roku.

• Jeśli z jakiegoś powodu nie jest włączony, możesz go włączyć.
• Jak używać tych szablonów do odpowiadania na e-maile? Gdy będziesz w odpowiedzi, zobaczysz kilka szablonów i kartę wiadomości na wstążce do końca, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i otworzy się okienko szablonów.
• Będzie zawierał kilka przykładowych odpowiedzi. Po najechaniu kursorem na szablony otrzymasz opcję usuwania i edycji szablonów, klikając plus w dół, aby stworzyć własne szablony.
• Aby stworzyć własny szablon, kliknij plus, nadaj mu nazwę.

• Możesz dodać tekst do swojej odpowiedzi. Nie ma opcji formatowania szablonów, więc nie możesz zmienić rozmiaru czcionki, koloru ani dodawać linków do tekstu, co, szczerze mówiąc, jest dość ograniczające.

• Możesz napisać tekst w innej aplikacji. Na przykład Microsoft Word, a następnie dodaj całe potrzebne formatowanie, a następnie skopiuj i wklej tekst w szablonie.

• W ten sposób możesz nawet dodać linki do odpowiedzi, gdy skończysz z odpowiedzią, kliknij Zapisz, co doda ją do dostępnych szablonów.
• Teraz tylko heads-up dodatek Moje szablony ma łączny rozmiar 32 kilobajtów dla wszystkich szablonów, więc w przypadku pojawienia się komunikatu o błędzie „Ten szablon jest za duży, aby go zapisać. Zmniejsz go, a następnie spróbuj go ponownie zapisać”. kiedy próbujesz to zapisać, musisz zmniejszyć ilość treści, aby łączny rozmiar wszystkich szablonów był mniejszy niż 32 kilobajty. Nie przesadzaj i powinno być dobrze.
• Następnym razem, gdy będziesz musiał odpowiedzieć na wiadomość, po prostu kliknij wyświetl szablony i wybierz ten, który chcesz. Skopiuje tekst do Twojej odpowiedzi.
• Tylko dwa kliknięcia i gotowe. Oczywiście nie ograniczasz się tylko do używania tych szablonów do odpowiedzi. Możesz ich także użyć podczas tworzenia nowej wiadomości.

Szablony e-maili z szybkimi częściami

Inną opcją jest użycie szybkich części, funkcji wprowadzonej przez firmę Microsoft w programie Outlook 2007. Teraz dzięki szybkim częściom można w zasadzie przechowywać elementy treści i galerie wielokrotnego użytku. Mogą zawierać obrazy tekstowe, tabele, a nawet formatowanie. Oto rzecz. Są one dostępne tylko lokalnie na Twoim komputerze. Nie są synchronizowane automatycznie.

• Aby utworzyć szablon z szybkimi częściami, wpisz żądany tekst lub użyj tekstu z istniejącej odpowiedzi. Zaznacz część tekstu, której chcesz użyć jako standardowej odpowiedzi, a następnie przejdź do karty wstawiania po prawej stronie w grupie tekstu, zobaczysz Szybkie części. Kliknij go, a otrzymasz opcję zapisania wyboru jako tak zwanego bloku konstrukcyjnego do galerii szybkich części.

• Możesz nadać tym szybkim częściom nazwę za pomocą menu rozwijanego kategorii. Możesz organizować swoje szybkie części w osobnych grupach, tworząc nowe kategorie. Teraz tego nie potrzebuję, więc pójdę z generałem. Kliknij OK.

• Następnym razem, gdy będziesz chciał użyć tego tekstu, odpowiadając na wiadomość, po prostu kliknij wstaw Szybkie części i wybierz żądany szablon.

• Szybszym sposobem jest dodanie galerii do paska narzędzi szybkiego dostępu. Po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy Szybkie części na wstążce i wybierz Dodaj do paska narzędzi szybkiego dostępu, a następnie możesz dokonać wyboru, aby użyć autouzupełniania w jeszcze szybszy sposób.

• Wystarczy wpisać nazwę szybkiej części. W moim przypadku to test i wciskamy F3 i jest.

• Nie trzeba nawet wpisywać całej nazwy, o ile jest unikalna. W moim przypadku wystarczy wpisać test, a potem F3, wielką zaletą Szybkich części jest to, że klocki nie ograniczają się tylko do tekstu.
• W takim przypadku załóżmy, że nie mamy na stanie określonego produktu i chcemy odpowiedzieć na prośby klientów o inny produkt.

• W otrzymanej odpowiedzi zamieściłem tekst, aby odpowiedzieć na prośbę klienta. Dodałem również zdjęcie tego alternatywnego produktu i jego specyfikacje, wszystkie wygodnie zapisane i dostępne za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

• Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy dowolną otrzymaną odpowiedź, otrzymasz opcję uporządkowania i usunięcia.

• Zobaczysz wszystkie posiadane klocki. Możesz edytować ich właściwości, usuwać je lub wstawiać nowe. Wspomniałem już, że części Quick są odbierane lokalnie na twoim komputerze.

Eksportuj szybkie części do innego komputera

Ostatnią rzeczą, którą chcę ci pokazać, jest to, jak możesz je wyeksportować. Zapisany plik nazywa się NormalEmail.dotm

Aby znaleźć lokalizację:

• Otwórz Eksplorator plików/Eksplorator Windows.
• Wpisz „ % APPDATA% Microsoft Szablony ” w pasku adresu i naciśnij Enter.
• Znajdziesz plik NormalEmail.dotm.
• Ten plik zawiera ustawienia wszystkich stylów, które mogłeś dodać lub zmodyfikować.

• Możesz skopiować ten plik do lokalizacji kopii zapasowej lub do folderu szablonów innego komputera lub użytkownika, gdy Outlook jest zamknięty.

W ten sposób możesz używać szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook, aby zaoszczędzić czas na pisanie wiadomości e-mail lub odpowiadanie na powtarzające się prośby.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.