Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook

Jeśli używasz programu Outlook do komunikowania się ze współpracownikami, prawdopodobnie chciałeś wielokrotnie wysyłać e-maile do określonej grupy, której członkostwo często się zmienia. Na przykład może być konieczne codzienne wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich przedstawicieli obsługi klienta, ale ze względu na dużą rotację lista może się często zmieniać.

Możesz ręcznie wpisać imię i nazwisko lub adres e-mail każdej osoby za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, ale szybko może to stać się uciążliwe, gdy grupa się rozrasta. Nie tylko to, ale także ryzykujesz nieumyślne zapomnienie o kimś, co może doprowadzić do dramatu w biurze. W tym miejscu pojawia się lista dystrybucyjna lub grupa kontaktów!

W większości terminy „grupa kontaktowa” i „lista dystrybucyjna” są wymienne. Microsoft zaczął używać wyrażenia „grupa kontaktów”, prawdopodobnie dlatego, że jest nieco bardziej intuicyjne niż „lista dystrybucyjna”. 

Jednak w organizacjach korzystających z Microsoft 365 istnieje prawdziwa różnica między nimi. Administratorzy Microsoft 365 mogą konwertować istniejące listy dystrybucyjne programu Outlook na „Grupy”, co z kolei zapewnia członkom grupy dostęp do współdzielonych bibliotek i przestrzeni do współpracy, takich jak Microsoft Teams , Yammer i Planner .

Chociaż Twój dział IT prawdopodobnie rządzi listami dystrybucyjnymi programu Outlook w Twojej organizacji — zwłaszcza budzącą postrach i często źle zarządzaną listą wszystkich pracowników — nadal możesz tworzyć własne grupy kontaktów w programie Outlook . 

Poniżej przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia grup kontaktów w Outlooku zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i aplikacji komputerowej. 

Jak utworzyć grupę kontaktów w Outlook Online

Tworzenie grupy kontaktów w przeglądarkowej wersji Outlooka jest łatwe.

1. Zaloguj się na swoje konto w witrynie Outlook.com lub wybierz pozycję Outlook w narzędziu do uruchamiania aplikacji, jeśli jesteś już zalogowany na platformie Microsoft 365. Jeśli nie widzisz programu Outlook na liście aplikacji (będziesz), wybierz opcję Wszystkie aplikacje .

1. W lewym okienku w obszarze Grupy wybierz opcję Nowa grupa .

1. W wyskakującym okienku nadaj swojej nowej grupie nazwę i opis, a następnie wybierz opcję Utwórz . (Jeśli Twoja organizacja włączyła tę funkcję, możesz zostać poproszony o utworzenie adresu e-mail dla grupy. W takim przypadku, aby ułatwić korzystanie, spróbuj ustawić adres e-mail identyczny z nazwą grupy).

1. Teraz dodaj członków do grupy. Szukaj osób według nazwiska lub adresu e-mail. Wybierz wynik wyszukiwania osoby, którą chcesz dodać do grupy, a pojawi się ona w sekcji „Ta osoba zostanie dodana”.

1. Powtarzaj krok 4, aż dodasz wszystkie osoby do grupy. Następnie wybierz przycisk Dodaj .
2. Wybierz Zamknij .
3. Wyślij wiadomość e-mail do utworzonej grupy, wybierając opcję Nowa wiadomość .

1. W polu Do zacznij wpisywać nazwę utworzonej grupy i wybierz ją z wyświetlonej listy.

Bułka z masłem. Ale co, jeśli musisz dodać lub usunąć osoby z grupy? Czytaj.

Jak edytować grupę kontaktów w Outlook Online

Firma Microsoft ułatwiła edytowanie grupy kontaktów bez opuszczania usługi Outlook Online. Niektóre kroki mogą się nieco różnić w zależności od tego, jak Twoja organizacja skonfigurowała platformę Microsoft 365, ale poniższe kroki powinny Ci pomóc.

1. W lewym okienku w obszarze Grupy wybierz grupę, którą chcesz edytować.
2. We wpisie tej grupy wybierz ikonę Więcej (trzy kropki/wielokropek).

1. Wybierz Ustawienia . (W zależności od tego, jak program Outlook jest skonfigurowany dla Twojej organizacji, możesz zobaczyć opcję Dodaj członków bezpośrednio z poziomu ikony Więcej).

1. W panelu Ustawienia grupy, który pojawi się po prawej stronie, wybierz opcję Edytuj grupę .

1. Wybierz kartę Członkowie . 
2. Stamtąd możesz dodawać członków lub usuwać ich z grupy, wybierając ikonę X obok wpisu osoby, którą chcesz usunąć.

1. Jeśli dodałeś członków do grupy, wybierz przycisk Dodaj . W przeciwnym razie wybierz Zamknij .

Inny sposób edytowania grup kontaktów w Outlook Online

W zależności od konfiguracji programu Outlook możesz także edytować grupy kontaktów, wykonując następujące czynności:

1. Przejdź do sekcji Osoby w programie Outlook (po prawej stronie ikony kalendarza). 

1. W lewym okienku w sekcji Grupy wybierz opcję Właściciel , aby wyświetlić utworzone przez siebie grupy.

1. Wybierz z listy grupę, którą chcesz edytować.
2. Wybierz Zarządzaj członkami grupy .

1. Stamtąd możesz dodawać członków lub usuwać istniejących członków, wybierając X obok wpisu.

Jak utworzyć grupę kontaktów w aplikacji komputerowej Outlooka

Tworzenie grupy kontaktów w komputerowej wersji Outlooka jest jeszcze prostsze niż w wersji online.

1. Uruchom program Outlook i wybierz ikonę Osoby w lewym dolnym rogu (gdzie można przełączać się między pocztą e-mail, zadaniami, osobami i kalendarzem).

1. Następnie z paska narzędzi wybierz Nowa grupa kontaktów . (Jeśli Twoja organizacja korzysta z usługi Microsoft 365, możesz również zobaczyć przycisk Nowa grupa. Dla naszych celów użyjemy nowej grupy kontaktów, aby ułatwić grupowe wiadomości e-mail).

1. W wyświetlonym oknie Grupa kontaktów nadaj nazwę swojej grupie kontaktów, a następnie wybierz Dodaj członków i wybierz, skąd chcesz pozyskać nowych członków. Opcje mogą obejmować Z kontaktów programu Outlook , Z książki adresowej lub Nowy kontakt e-mail . 

1. Pojedynczo wyszukaj osoby, które chcesz dodać do grupy kontaktów. Upewnij się, że ich wpis jest podświetlony i wybierz przycisk Członkowie (lub kliknij dwukrotnie ich wpis), aby ich dodać. Po zakończeniu wybierz OK .
2. Zamknij okno, upewniając się, że odpowiesz Tak , jeśli pojawi się monit o zapisanie zmian.
3. Teraz, adresując nową wiadomość e-mail, możesz wpisać nazwę grupy kontaktów w polu Do. Twoja grupa kontaktów zostanie dodana. Jeśli chcesz, możesz rozwinąć listę grup, a program Outlook zastąpi listę jej członkami. Ostrzegamy jednak, że nie będzie można ponownie zwinąć listy.

Grupy kontaktów są wyświetlane jako wpisy w książce adresowej programu Outlook, więc będzie można je znaleźć na tej alfabetycznej liście.

Jak edytować grupę kontaktów w aplikacji komputerowej Outlooka

Teraz edytujmy istniejącą grupę kontaktów w komputerowej wersji programu Outlook.

1. Uruchom program Outlook i wybierz ikonę Osoby w lewym dolnym rogu.
2. Znajdź i wybierz grupę, którą chcesz edytować na liście kontaktów.
3. W okienku po prawej stronie wybierz opcję Edytuj . Spowoduje to powrót do miejsca, w którym możesz zarządzać grupą, dodając i/lub usuwając członków.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z wersji online programu Outlook, czy z aplikacji komputerowej, zdecydowanie warto poświęcić kilka minut na utworzenie list dystrybucyjnych programu Outlook, z których będziesz często korzystać. Będziesz zadowolony, że to zrobiłeś.