Kompletny przewodnik po zaawansowanym eDiscovery O365

Usługa Advanced eDiscovery O365 zapewnia kompleksowy przepływ pracy umożliwiający zachowywanie, gromadzenie, przeglądanie, analizowanie i eksportowanie zawartości, który reaguje na wewnętrzne i zewnętrzne dochodzenia organizacji. Pozwala także zespołom prawnym zarządzać całym przepływem powiadomień o wstrzymaniu czynności prawnych, aby komunikować się z opiekunami zaangażowanymi w sprawę.

W tym artykule omówiono kroki niezbędne do skonfigurowania zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Obejmuje to zapewnienie odpowiedniej licencji wymaganej do uzyskania dostępu do zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i dodawanie opiekunów do spraw, a także przypisanie uprawnień zespołowi prawnemu i dochodzeniowemu, aby mogli oni uzyskiwać dostęp do spraw i zarządzać nimi. Ten artykuł zawiera również ogólne omówienie używania spraw do zarządzania przepływem pracy zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych na potrzeby dochodzenia prawnego.

1 licencja Microsoft 365 Advanced Ediscovery

2 Przypisz uprawnienia do zbierania elektronicznych materiałów dowodowych

3 Skonfiguruj Advanced eDiscovery Case

4 Dodaj powierników do sprawy Advanced eDiscovery

5 Ustaw wyszukiwania

6 Utwórz zestaw recenzji

6.1 Opracuj strategię przeglądu

6.2 Konfiguruj panel tagów

7 Skonfiguruj rejestrowanie aktywności audytu

8 Ustawienia – ustawienia Analytics i/lub podstawowe informacje

9 Utwórz i wyślij powiadomienie o wstrzymaniu

10 Przegląd ofert pracy

11 Eksportuj

Licencja na zaawansowane wykrywanie danych na platformę Microsoft 365

Licencjonowanie zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych wymaga odpowiedniej subskrypcji organizacji i licencji na użytkownika.

• Subskrypcja organizacji:  Aby uzyskać dostęp do zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych w centrum zgodności usługi Microsoft 365 lub Centrum zgodności i zabezpieczeń, Twoja organizacja musi mieć jedną z następujących pozycji:
  • Subskrypcja Microsoft 365 E5 lub Microsoft 365 E5
  • Subskrypcja Microsoft 365 E3 z dodatkiem E5 Compliance
  • Subskrypcja Microsoft 365 E3 z dodatkiem E5 eDiscovery and Audit Jeśli nie masz istniejącego planu Microsoft 365 E5 i chcesz wypróbować Advanced eDiscovery, możesz  dodać Microsoft 365  do istniejącej subskrypcji lub  zarejestrować się w celu uzyskania wersji próbnej  Microsoft 365 E5 .
• Licencjonowanie na użytkownika:  aby dodać użytkownika jako nadzorcę w sprawie Advance eDiscovery, użytkownik musi mieć przypisaną jedną z poniższych licencji, w zależności od subskrypcji organizacji:
  • Microsoft 365: Użytkownicy muszą mieć przypisaną licencję Microsoft 365 E5, dodatkową licencję E5 Compliance lub dodatkową licencję E5 eDiscovery and Audit.
  • Microsoft 365: Użytkownicy muszą mieć przypisaną licencję Microsoft 365 E5. Aby dowiedzieć się, jak przypisywać licencje, zobacz  Przypisywanie licencji użytkownikom .

Przypisz uprawnienia eDiscovery

Aby uzyskać dostęp do zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych lub dodać go jako członka sprawy zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, użytkownik musi mieć przypisane odpowiednie uprawnienia. W szczególności użytkownik musi zostać dodany jako członek grupy ról eDiscovery Manager w Centrum zabezpieczeń i zgodności. Członkowie tej grupy ról mogą tworzyć zaawansowane sprawy zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i zarządzać nimi. Mogą dodawać i usuwać członków, wstrzymywać opiekunów i lokalizacje treści, zarządzać powiadomieniami o blokadach prawnych, tworzyć i edytować wyszukiwania powiązane ze sprawą, dodawać wyniki wyszukiwania do zbioru recenzji, analizować dane w zbiorze recenzji oraz eksportować i pobierać z Zaawansowana sprawa eDiscovery.

Wykonaj następujące kroki, aby dodać użytkowników do grupy ról eDiscovery Manager:

• Przejdź do uprawnień .
• zaloguj się przy użyciu poświadczeń konta administratora w Twojej organizacji Microsoft 365.
• Na stronie Uprawnienia kliknij Menedżer zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
• Kliknij Edytuj grupę ról

• Kliknij wybierz Administratora zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i kliknij Edytuj

• Teraz kliknij Dodaj , aby dodać administratora i wybierz użytkownika. Możesz kliknąć Usuń , aby usunąć użytkownika z menedżera zbierania elektronicznych materiałów dowodowych

• Po zakończeniu kliknij Zapisz
• Odzwierciedlenie tych zmian zajmie kilka godzin.
• Aby uzyskać więcej informacji o zaawansowanych uprawnieniach zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

Skonfiguruj zaawansowane eDiscovery Case

• Przejdź do portalu zgodności Microsoft Purview
• W lewym panelu nawigacyjnym kliknij Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych, a następnie kliknij Zaawansowane zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych .

• Wybierz Sprawy z górnego menu.
• W Sprawach kliknij Utwórz sprawę, aby utworzyć nową sprawę.

• Na stronie Nowa sprawa zbierania elektronicznych materiałów dowodowych podaj nazwę i numer sprawy .
• Czy chcesz skonfigurować dodatkowe ustawienia po utworzeniu tej sprawy?: Nie, po prostu przejdź do strony głównej. Na razie użyję domyślnych ustawień sprawy.
• W formacie sprawy wybierz „Nowe (zalecane)”

• Kliknij Zapisz.

Dodaj powierników do sprawy Advanced eDiscovery

• Na stronie Test12 kliknij kartę Kolekcje
• Kliknij + Nowa kolekcja

• Na stronie Nowa kolekcja podaj nazwę i numer .

• W oknie Wybierz powiernicze źródła danych sprawdź, czy jako źródła danych wybrano Exchange i OneDrive , a następnie kliknij Dalej

• Wybierz sekcję Opiekunowie, aby dodać użytkowników do sprawy

• Na stronie Wybierz lokalizacje powiernicze sprawdź, czy jako źródła danych wybrano programy Exchange i OneDrive , a następnie kliknij przycisk Dalej.

• Jeśli jesteś zainteresowany nałożeniem blokady na kanał zespołu opiekuna, kliknij Dodaj

• Wybierz drużyny

• Zobaczysz wszystkie zespoły, do których ma dostęp opiekun. Wybierz drużynę, którą chcesz wstrzymać

• Na stronie Wybierz dodatkowe lokalizacje kliknij Dalej

• Na stronie Nałóż blokadę na wybranych powiernikach sprawdź, czy dla powierników wybrano Wstrzymanie

• Kliknij gotowe

Uwaga : na stronie Dochodzenie kliknij kartę Zadania i przed kontynuowaniem upewnij się, że stan zadania indeksowania dla opiekuna to Udany.

Skonfiguruj wyszukiwania

• Na stronie Test12 kliknij kartę Wyszukiwania , a następnie kliknij Nowe wyszukiwanie

• Wprowadź nazwę i opis strony i kliknij Dalej

• Na stronie Powiernicy wprowadź nazwiska sugerowanych powierników, a następnie kliknij Dalej

• Na stronie nienadzorowanej kliknij +Dodaj źródła nienadzorowane. Jeśli nie, przejdź do następnego kroku

Uwaga : w skrzynkach pocztowych i witrynach mogą znajdować się treści, które nie są powiązane z opiekunem, ale jest to istotne dla sprawy. Lokalizacje treści, w których opiekunowie spraw nie mają kontroli administracyjnej, ale mogą być właścicielami odpowiednich danych, są znane jako źródła danych nieposiadających ochrony.

• Na stronie Dodatkowe lokalizacje kliknij Dalej

• Na stronie Kryteria wyszukiwania kliknij +Dodaj warunki

• Wybierz datę

• Skonfiguruj datę i kliknij Dalej
• Na stronie Przejrzyj swoje wyszukiwanie przejrzyj wybrane opcje, kliknij Prześlij

Utwórz zestaw recenzji

• Na stronie Test12 kliknij kartę Zestawy recenzji i kliknij + Dodaj zestaw recenzji

• Na stronie Dodaj zestaw recenzji wprowadź Nazwę i kliknij Dodaj

Opracuj strategię recenzji

Jeśli masz bardzo dużą ilość danych, pulpit nawigacyjny zaawansowanego zbierania elektronicznych materiałów dowodowych umożliwia wizualne przeglądanie danych raportowania i zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.

Nawet przed rozpoczęciem procesu recenzji pulpit nawigacyjny może pomóc w szybkiej analizie treści w zestawie recenzji, aby zidentyfikować trendy lub kluczowe statystyki i opracować strategię recenzji. Dynamiczny pulpit nawigacyjny można dostosowywać, dzięki czemu można dodawać, usuwać i konfigurować widżety odpowiednie dla danego przypadku oraz zagłębiać się w treść za pomocą elementów wizualnych.

Tutaj na przykład chcę tylko przejrzeć wszystkie sprawy z określonej domeny nadawcy. W tym celu stworzę widżet, który pozwoli mi zobaczyć te dane na wykresie słupkowym. Po utworzeniu widżetu mogę go użyć do stworzenia wyszukiwania. Stosując warunek do widżetu, mogę dalej filtrować moje wyszukiwanie, które w tym przykładzie chcę widzieć tylko w domenie nadawcy. Po określeniu domeny mogę użyć tego do utworzenia wyszukiwania i zapisania go jako zapytania.

• Kliknij Zestawy przeglądów u góry i otwórz zestaw do przeglądu danych powierniczych

• W poszczególnych wynikach kliknij Szukaj w widoku profilu

• Kliknij +Nowy widżet, a następnie kliknij Utwórz niestandardowy widżet

• Dodaj tytuł i wybierz oś (domenę nadawcy) i wybierz typ wykresu (słupek), a następnie kliknij Dalej

• Kliknij widżet, a następnie w prawym górnym rogu widżetu kliknij Zastosuj warunek

• Na stronie wysuwanej kliknij element w kluczu widżetu lub wykresie widżetu, aby utworzyć filtr

• Gdy skończysz, kliknij  Zapisz jako zapytanie  , aby zapisać warunki jako nowe zapytanie dla zbioru recenzji

• Zamknij  widok profilu wyszukiwania,  aby powrócić do widoku wyników wyszukiwania.

Skonfiguruj panel tagów

W ramach zestawu do recenzji możesz skonfigurować konfigurowalny panel tagowania, aby uporządkować swoje treści. Na przykład możesz utworzyć tagi, które identyfikują zawartość jako responsywną lub niereagującą, uprzywilejowaną itp. Później możesz użyć tych tagów do dalszych przepływów pracy, takich jak redagowanie poufnych treści tylko na danych oznaczonych jako „responsywne” lub eksportowanie całej oznaczonej treści „gotowy do eksportu”.

Pomaga to recenzentom we wczesnej klasyfikacji i usuwaniu danych, aby ograniczyć eksport do najbardziej responsywnego i odpowiedniego zestawu danych. Możesz również wykorzystać wstępnie wytrenowane modele uczenia maszynowego, które pomogą Ci zidentyfikować potencjalnie poufną zawartość. Aby korzystać z modeli, wystarczy dodać sekcje tagów inteligentnych do panelu tagów.

• Na karcie Zestawy do weryfikacji kliknij zestaw do weryfikacji danych powierniczych
• Na stronie Dane powiernicze kliknij Zarządzaj zbiorem recenzji

• Przewiń w dół i w sekcji Tagi kliknij Zarządzaj tagami

• Na stronie Dane powiernicze, Tagi kliknij +Dodaj sekcję

• Podaj tytuł i opis sekcji (opcjonalnie)

• Kliknij Zapisz
• W sekcji Zestaw tagów kliknij pionową elipsę i kliknij przycisk opcji + Dodaj

• Poniżej sekcji Zestaw znaczników, w nowym elemencie Wybór, kliknij pole Wprowadź etykietę wyboru i wpisz Wybór znacznika

• Kliknij Zapisz.

Skonfiguruj rejestrowanie aktywności audytu

• Na stronie Test12 kliknij kartę Źródła danych, a następnie wybierz opiekunów

• Na stronie szczegółów opiekuna kliknij Wyświetl aktywność opiekuna

• W razie potrzeby kliknij Rozpocznij rejestrowanie działań użytkowników i administratorów , a następnie kliknij Włącz

• Określ zakres dat i wybierz Wyszukaj, aby wyświetlić dane dotyczące ostatniej aktywności nadzorcy

Uwaga : Jeśli żadne dane nie są dostępne, zaloguj się jako opiekun i otwórz kilka plików.

• Kliknij Zamknij, aby zamknąć stronę działań opiekuna.

Ustawienia – ustawienia Analytics i/lub podstawowe informacje

Po utworzeniu sprawy możesz skonfigurować ustawienia sprawy w zależności od typu sprawy i oczekiwanej złożoności. Karta Ustawienia służy do konfigurowania analizy wyszukiwania na poziomie sprawy.

• Na stronie Test12 kliknij kartę Ustawienia

• W sekcji Wyszukiwanie i analiza kliknij Wybierz

• Sprawdź ustawienia Analytics
• Zaznacz pola wyboru i zmień następujące ustawienia:

Próg podobieństwa dokumentów i wiadomości e-mail : 70%
Maksymalna liczba motywów : 10

• Przewiń w dół i kliknij Zapisz

• Kliknij Wyjdź .

Utwórz i wyślij powiadomienie o wstrzymaniu

Organizacje są często zobowiązane do informowania powierników, że są zawieszeni z prawnego punktu widzenia i muszą być w stanie śledzić, kiedy powiernicy zostali powiadomieni, a kiedy potwierdzili legalną blokadę. Organizacje mogą teraz zarządzać swoim prawnym przepływem pracy wokół komunikacji z powiernikami z poziomu Advanced eDiscovery w Centrum zgodności.

Administratorzy mogą wysyłać, zbierać i śledzić powiadomienia o blokadach prawnych. Możesz dostosować przepływy pracy i zawartość powiadomień o wstrzymaniu do potrzeb Twojej organizacji.

Możesz wstępnie wypełnić powiadomienia, takie jak przypomnienia i eskalacje. Podczas tworzenia tych powiadomień możesz dodać linki, aby upewnić się, że opiekunowie potwierdzają otrzymanie tych informacji. Dostępny jest edytor tekstu sformatowanego do tworzenia powiadomienia o wstrzymaniu i dostępne są zmienne, których można użyć do utworzenia powiadomienia.

Administrator może określić, czy jest to nowe wydanie, ponowne wydanie lub zwolnienie blokady dla komunikacji i zdefiniować zawartość w ramach blokady, a także wykorzystać wspólne zmienne, takie jak wyświetlana nazwa, link potwierdzający i inne.

• Kliknij kartę Komunikacja i wybierz + Nowa komunikacja

• Wpisz nazwisko i wybierz oficera wydającego

• Kliknij Następny

Uwaga : wszystkie powiadomienia dotyczące przechowywania będą wysyłane w imieniu urzędnika wydającego.

• Utwórz powiadomienie o wstrzymaniu, korzystając z edytora tekstu sformatowanego i pól scalania. Możesz skopiować list w następujący sposób i zaktualizować pola powiadomienia o wstrzymaniu. W edytorze tekstu zaznacz opcję Zamień na LINK POTWIERDZENIA , a następnie kliknij przycisk Łącze z potwierdzeniem znajdujący się w górnej części edytora, aby wstawić pole scalania.

Trzymaj zamówienie

Poufny

Do: {{DisplayName}}
Od: Biuro Radcy Prawnego
Data: {{IssuingDate}}

Firma otrzymała wezwanie od SEC, które będzie wymagać zebrania i przedstawienia niektórych dokumentów firmowych w związku z dochodzeniem w sprawie wykorzystywania informacji poufnych. Zamierzamy w pełni zastosować się do wezwania i współpracować w dochodzeniu SEC.

Aby w pełni zastosować się do wezwania SEC, ważne jest, aby wszystkie dokumenty opisane w załączniku (w tym dokumenty w formie papierowej oraz dane i dokumenty elektroniczne) zostały zachowane, a także wszelkie rutynowe niszczenie lub wyrzucanie takich dokumentów lub danych, niezależnie od tego, czy zgodnie z formalnymi zasadami firmy lub w inny sposób, zostać zawieszone do odwołania. Obejmuje to wyłączenie wszelkich funkcji „automatycznego usuwania” i zapewnienie, że kopie zapasowe są zachowywane i nie są zastępowane ani usuwane. Jeśli masz pytanie, czy coś należy zachować, czy nie, poproś o zachowanie tego, dopóki radca prawny nie zaleci inaczej.

Niniejsza polityka dotyczy wszystkich takich dokumentów, niezależnie od tego, czy są przechowywane w biurze, w magazynach poza siedzibą firmy, czy w domu. Obejmuje nie tylko formalne dokumenty firmowe, ale także materiały takie jak odręczne notatki, szkice, kalendarze i tym podobne. Ponadto, jeśli ktoś pod Twoim nadzorem sprawuje pieczę lub kontrolę nad takimi dokumentami lub danymi i nie jest wymieniony jako odbiorca niniejszego memorandum, prześlij mu je niezwłocznie. Jeśli znasz inne osoby, które powinny otrzymać to memorandum, lub jeśli wiesz o dokumentach pozostających poza naszą kontrolą, które należy zachować, natychmiast powiadom {{IssuingOfficerEmail}}.

Wkrótce pojawią się szczegółowe instrukcje dotyczące procedur zbierania dokumentów, które mają na celu zminimalizowanie zakłóceń w codziennej działalności biznesowej. Do czasu dostarczenia takich instrukcji wszystkie dokumenty i akta powinny być przechowywane tak, jak są przechowywane w zwykłym toku działalności.

Wezwanie do sądu nie powinno być omawiane poza dyskusją niezbędną do zachowania i zgodności dokumentów lub w komunikacji z radcą prawnym firmy. Nie powinno być dyskusji z osobami trzecimi.

Wymagamy potwierdzenia tego powiadomienia, klikając poniższy link

Zastąp LINK POTWIERDZENIA

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego powiadomienia, skontaktuj się z {{IssuingOfficerEmail}}

• Po utworzeniu treści portalu kliknij Dalej
• Na stronie Ustaw powiadomienia — wymagane kliknij Edytuj i utwórz nowe powiadomienia o wydaniu, ponownym wydaniu i wydaniu

Wydanie :
Odbiorca: Wszyscy powiernicy
Temat: Wydanie powiadomienia o wstrzymaniu Treść
: To jest wydanie powiadomienia o wstrzymaniu.
{{E-mail urzędnika wystawiającego}}

Ponowne wydanie :
Odbiorca: Wszyscy powiernicy
Temat: Ponowne wydanie treści powiadomienia o wstrzymaniu
: To jest ponowne wydanie powiadomienia o wstrzymaniu.
{{E-mail urzędnika wystawiającego}}

Zwolnienie :
Odbiorca: Wszyscy powiernicy
Temat: Zwolnienie treści powiadomienia o wstrzymaniu
: To jest zwolnienie powiadomienia o wstrzymaniu.
{{E-mail urzędnika wystawiającego}}

Uwaga : W razie potrzeby możesz dodać CC\BCC.

• After the required set notifications are created, click Next
• On the Set Notifications – Optional page, click Next. The optional notifications include a Reminder and Escalation workflow to send recurring messages to the specified custodians and/or their manager
• On the Choose the custodians you want to notify page, verify all custodians are selected and click Next

• On the Review your settings page, verify the settings and click Send.

Overview of jobs

Any process in Advanced eDiscovery that takes more than a few seconds is created as a job. The Jobs tab tracks the status of jobs that are running or have been completed.

• On the Test 12 page, click the Jobs tab. Click the Filter button

• Next to Type, select items to show and hide to expose its details

• Optional: Scroll to the bottom of filters and repeat showing and hiding the applied filters for the Status and Scope sections.

• Click Apply.

Export

In some cases, a lawyer or another third party may just need to download five documents from a case for a specific deposition, and in that case, we provide the download option.

• On the Test12 page, click the Review sets tab, and then click on the Custodial Data review set
• Click the Action drop-down menu, then click Export

• Enter the Export name and click Export

• In the A job has been created! dialog, click OK

• To track its status, go to the Test12 page, click the Jobs tab

• After successful, select the job and click Export to download the data.

Also read: Microsoft Cloud App Security: The Definitive Guide

That’s how advanced ediscovery O365 focuses on key documents to make quicker and more informed decisions.

Now It’s Your Turn:

Which strategy from today’s guide are you going to try first? Or maybe you have a question about something that I covered.

Let me know by leaving a quick comment below right now.