Przegląd skrzynki pocztowej archiwum Office 365

Od dłuższego czasu myślałem o napisaniu artykułu o przeglądzie skrzynki pocztowej archiwum Office 365 i to się wydarzy dzisiaj.

Archiwalna skrzynka pocztowa to wyspecjalizowana skrzynka pocztowa, która pojawia się obok głównych folderów skrzynki pocztowej pracownika w programach Outlook i Outlook Web App. Podobnie jak główna skrzynka pocztowa, archiwum można przeszukiwać, a usunięte elementy odzyskiwać.

1 Funkcje archiwum online

2 Jak włączyć archiwum online w Microsoft 365

2.1 Korzystanie z lokalnego programu Exchange

2.2 Centrum administracyjne Exchange w Microsoft 365

2.3 Portal zgodności Microsoft Purview

3 Jak skonfigurować zasady dotyczące archiwalnej skrzynki pocztowej, aby automatycznie przenosić wiadomości e-mail z podstawowej skrzynki pocztowej?

4 Jak przenieść wiadomości do skrzynki pocztowej archiwum w chmurze w programie Outlook?

5 Jak uzyskać dostęp do archiwalnej skrzynki pocztowej?

5.1 Dostęp WWW do Outlooka:

5.2 Outlook 2013 i nowsze wersje:

6 Jak przeszukiwać zarówno program Outlook, jak i Exchange Online?

7 Czy mogę przyznać komuś innemu dostęp do mojej skrzynki pocztowej archiwum w chmurze?

Funkcje archiwum online

• Skrzynka pocztowa archiwum w chmurze ma nieograniczone miejsce na dane i nie ma ograniczeń, takich jak podstawowa skrzynka pocztowa, która jest fajna.
• Archiwum online jest łatwo dostępne w programie Outlook 2013 i nowszych wersjach oraz OWA.
• E-maile można łatwo przeszukiwać w archiwalnej skrzynce pocztowej i masz do nich dostęp z dowolnego miejsca.
• Wiadomości e-mail można przenosić do archiwalnej skrzynki pocztowej z podstawowej skrzynki pocztowej przy użyciu ręcznej i automatycznej pracy.

Jak włączyć archiwum online w Microsoft 365

Istnieje kilka opcji włączenia archiwum online w chmurze i są one wymienione poniżej.

Korzystanie z lokalnego programu Exchange

Jeśli pracujesz w środowisku hybrydowym, możesz użyć lokalnego, aby włączyć archiwum online w skrzynce pocztowej użytkowników. Po zakończeniu synchronizacji możesz zobaczyć zmiany w Microsoft 365.

• Aby to zrobić, przejdź do programu Exchange on-premise powershell
• Wykonaj polecenie. Włącz-RemoteMailbox „Nazwa wyświetlana” -Archiwum

• Poczekaj, aż zmiany zostaną zreplikowane w chmurze.
• Sprawdź stan w za pośrednictwem programu Exchange Online PowerShell.

Centrum administracyjne Exchange w Microsoft 365

Tak, możesz użyć centrum administracyjnego Exchange w centrum administracyjnym Microsoft 365, aby włączyć archiwum online w skrzynkach pocztowych użytkowników. Nie ma potrzeby czekania na synchronizację, jak w poprzedniej metodzie.

• Przejdź do „ Centrum administracyjnego Exchange ”
• Wybierz „ Odbiorcy ” > Skrzynki pocztowe „
• Wyszukaj użytkownika i kliknij Inne
• Kliknij „ Zarządzaj archiwum skrzynek pocztowych ”

• Włącz opcję Włącz i kliknij Zapisz .

Portal zgodności Microsoft Purview

Mamy inną opcję włączenia archiwum w Microsoft 365, którą jest portal zgodności Microsoft Purview. Podobnie jak w Exchange Admin Center, ta opcja nie wymaga synchronizacji.

• Przejdź do „ portalu zgodności Microsoft Purview ”
• W lewym okienku portalu zgodności Microsoft Purview kliknij  Zarządzanie cyklem życia danych , a następnie kliknij   kartę Archiwum
• Z listy skrzynek pocztowych wybierz użytkownika, dla którego chcesz włączyć skrzynkę pocztową archiwum i wybierz  Włącz archiwum .
• Wyszukaj użytkownika i kliknij Włącz po prawej stronie.

Jak skonfigurować zasady dotyczące archiwalnej skrzynki pocztowej, aby automatycznie przenosić wiadomości e-mail z podstawowej skrzynki pocztowej?

Użytkownicy końcowi mogą wybrać zasady dla każdego folderu w podstawowej skrzynce pocztowej, aby przenosić wiadomości e-mail do archiwalnej skrzynki pocztowej. Aby to zrobić,

• Dostęp do programu Outlook Web Access (OWA )
• Kliknij folder prawym przyciskiem myszy (na przykład skrzynka odbiorcza)
• Wybierz „ Przypisz zasady ”
• Wybierz politykę, którą chcesz zastosować.

• Jeśli chcesz usunąć wiadomości e-mail z określonego folderu, wykonaj powyższe kroki, ale użyj zasad przechowywania, które automatycznie usuwają wiadomości e-mail.

Jak przenieść wiadomości do skrzynki pocztowej archiwum w chmurze w programie Outlook?

• Możesz przenosić elementy z głównej skrzynki pocztowej do skrzynki pocztowej archiwum w chmurze za pomocą prostego przeciągania i upuszczania. Jest to idealne rozwiązanie do przenoszenia niewielkich ilości wiadomości e-mail do skrzynki pocztowej archiwum. Korzystanie z funkcji Kopiuj/Wklej/Usuń, aby przenieść większe ilości wiadomości e-mail.
• Wybierz wiele wiadomości z podstawowej skrzynki pocztowej, naciśnij CTRL+C, aby je skopiować.
• Otwórz folder docelowy w skrzynce pocztowej archiwum.
• Kliknij CTRL-V, aby wkleić je do folderu docelowego.
• Wróć do głównej skrzynki pocztowej i usuń wiadomości skopiowane właśnie do skrzynki pocztowej archiwum.

Jak uzyskać dostęp do archiwalnej skrzynki pocztowej?

To jest pytanie, które wielu z was może zadać. Oto odpowiedź.

• Outlook, zobaczysz dodatkową skrzynkę pocztową o nazwie „ Archiwum online – Twój adres e-mail ”.
• W programie Outlook Web Access (OWA) archiwum online nosi nazwę „ Archiwum na miejscu – Twoje imię ”. Zobacz zdjęcia poniżej.

Dostęp do programu Outlook w sieci Web:

Outlook 2013 i nowsze wersje:

Jak przeszukiwać zarówno program Outlook, jak i Exchange Online?

Możesz wybrać wszystkie skrzynki pocztowe w polu wyszukiwania, aby przeszukać zarówno główną skrzynkę pocztową, jak i archiwalną skrzynkę pocztową. To pokaże wyniki nie tylko podstawowej skrzynki pocztowej, ale także online.

Czy mogę przyznać komuś innemu dostęp do mojej skrzynki pocztowej archiwum w chmurze?

Jeśli użytkownik potrzebuje dostępu do skrzynki pocztowej archiwum w chmurze innego użytkownika, należy przyznać pełne prawa dostępu do skrzynki pocztowej tego użytkownika. Te same uprawnienia zostaną automatycznie przyznane skrzynce pocztowej użytkownika.

Gratulacje! Zapoznałeś się z przeglądem skrzynki pocztowej archiwum Office 365.

Przeczytaj także : Jak skutecznie szyfrować wiadomości e-mail Office 365?

Chcesz ulepszyć środowisko Exchange Online, aby uzyskać lepszą produktywność? Sprawdź porady i wskazówki wymienione tutaj .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.