Udostępniona skrzynka pocztowa w Office 365: ostateczny przewodnik

Wcześniej w tym poście omówiliśmy archiwum online w Office 365. Dzisiaj pokażę Wam o udostępnionej skrzynce pocztowej w Office 365.

Udostępniona skrzynka pocztowa to skrzynka pocztowa programu Outlook bardzo podobna do skrzynki pocztowej użytkownika, jednak jest współdzielona przez kilka różnych osób. Jest to świetne rozwiązanie dla firmy do zarządzania dużą ilością zapytań klientów i obsługi zapytań projektowych. Gdy wiadomość e-mail wysłana z udostępnionej skrzynki pocztowej, adres nadawcy jest wyświetlany jako adres e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej. Podobnie osobny kalendarz jest dostępny dla członków udostępnionej skrzynki pocztowej do zarządzania spotkaniami.

Użytkownicy nie mogą uzyskać dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej bez pozwolenia i nie mają hasła dostępu, więc użytkownicy powinni szukać pomocy u administratorów, aby zapewnić niezbędne uprawnienia dostępu do skrzynki pocztowej. Po wykonaniu tej czynności możesz uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej za pośrednictwem przeglądarki lub programu Outlook.

Jak stworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową?

Istnieje kilka opcji tworzenia udostępnionej skrzynki pocztowej, a są to Centrum administracyjne Microsoft 365 i Powershell.

• Przejdź do „ Centrum administracyjne Microsoft 365 ”
• W lewym panelu nawigacyjnym wybierz „ Zespoły i grupy ”
• Wybierz „ Udostępnione skrzynki pocztowe ”

• Kliknij „ Dodaj udostępnioną skrzynkę pocztową ”

• Wprowadź nazwę udostępnionej skrzynki pocztowej, którą chcesz i adres e-mail

• Udostępniona skrzynka pocztowa została utworzona, ale nie ma żadnych członków.
• Kliknij „ Dodaj członków do udostępnionej skrzynki pocztowej ”

• Kliknij „ Dodaj członków ”

• Wyszukaj użytkowników i dodaj ich do udostępnionej skrzynki pocztowej.
• Kliknij „ Zapisz ”

• Po zapisaniu odczekaj godzinę na replikację. Po 60 minutach spróbuj uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej za pomocą przeglądarki lub programu Outlook.

Jak utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową za pomocą Powershell?

• Połącz się z Exchange Online Powershell
• Wykonaj poniższe polecenie.
  Nowa skrzynka pocztowa -Nazwa „Test techniczny” -Udostępniona

• Po utworzeniu wykonaj czynności wymienione powyżej, aby dodać członków i poczekaj 60 minut.

Jak uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej w programie Outlook?

Istnieje kilka sposobów uzyskania dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej w programie Outlook. Są one wymienione poniżej.

Opcja 1:

• W Outlooku kliknij „Plik ”
• Wybierz „ Ustawienia konta ” -> Ustawienia konta
• W zakładce E-mail kliknij Zmień , a następnie Więcej ustawień
• przejdź do „ Zaawansowane ”
• Kliknij „ Dodaj ”
• Wpisz „ Nazwa udostępnionej skrzynki pocztowej ”
• Kliknij OK
• Kliknij Zastosuj i OK, aby zakończyć dodawanie udostępnionej skrzynki pocztowej.
• Jeśli masz więcej niż 1, możesz dodać resztę w tym samym czasie. Zastosuj i OK, aby zakończyć dodawanie udostępnionych skrzynek pocztowych.
• Dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej zostanie wznowiony i będziesz mógł teraz „ Wyślij jako ” udostępnioną skrzynkę pocztową bez niepowodzenia niedostarczenia.

Opcja 2:

• W programie Outlook 2013 i nowszych wersjach kliknij Plik -> Kliknij „ Dodaj konto ”
• Na ekranie „ Dodaj konto ” zostaniesz poproszony o podanie adresu e-mail. Wpisz adres e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej.
• Kliknij „ Połącz ” i wybierz „ Microsoft 365 ”
• Zostaniesz poproszony o podanie hasła
• Zastąp adres e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej na stronie logowania i wprowadź swój adres e-mail oraz hasło .
• Kliknij „ Zaloguj się ” i poczekaj 5-10 minut
• Zamknij program i uruchom go ponownie
• Udostępniona skrzynka pocztowa pojawi się w lewym rogu w programie Outlook.

Jak dodać użytkownika zewnętrznego do udostępnionej skrzynki pocztowej?

Udostępnione skrzynki pocztowe są dostępne tylko dla użytkowników wewnętrznych, a użytkowników zewnętrznych nie można dodawać jako członków. Dzieje się tak głównie dlatego, że członkowie udostępnionej skrzynki pocztowej wymagają konta Active Directory, co jest niemożliwe dla użytkowników zewnętrznych.

Jak przekonwertować skrzynkę użytkownika na udostępnioną skrzynkę pocztową?

Administratorzy otrzymywali prośbę o przekonwertowanie skrzynki pocztowej użytkownika na wspólną skrzynkę pocztową lub odwrotnie. Można to osiągnąć za pomocą Centrum administracyjnego Microsoft 365 lub PowerShell.

• Przejdź do „ Centrum administracyjnego Exchange ”
• W lewym panelu nawigacyjnym wybierz „ Odbiorcy ” i wybierz „ Skrzynki pocztowe ”
• Przeszukaj skrzynkę pocztową i otwórz ją.
• Teraz kliknij „Inne ” i kliknij „ Konwertuj na udostępnioną skrzynkę pocztową ”

Możemy również użyć PowerShell do konwersji skrzynki pocztowej.

Połącz się z Exchange Online PowerShell i wykonaj poniższe polecenie. Powinieneś być gotowy do drogi.
Ustaw skrzynkę pocztową „Wprowadź nazwę lub adres e-mail wspólnej skrzynki pocztowej” -Wpisz Udostępniona

Jeśli wolisz przekonwertować udostępnioną skrzynkę pocztową na skrzynkę pocztową użytkownika, wykonaj następujące kroki.

• Przejdź do „ Centrum administracyjnego Exchange ”
• W lewym panelu nawigacyjnym wybierz „ Odbiorcy ” i wybierz „ Skrzynki pocztowe ”
• Przeszukaj skrzynkę pocztową i otwórz ją.
• Teraz kliknij „Inne ” i kliknij „ Konwertuj na zwykłą skrzynkę pocztową ”.

Aby przekonwertować z udostępnionej skrzynki pocztowej na skrzynkę pocztową użytkownika, typ skrzynki pocztowej powinien być zwykły. Polecenie PowerShell znajduje się poniżej.
Ustaw skrzynkę pocztową „Wprowadź nazwę wspólnej skrzynki pocztowej lub adres e-mail” -Wpisz Zwykły

Ograniczenia udostępnionej skrzynki pocztowej Microsoft 365

Istnieją pewne ograniczenia w udostępnionej skrzynce pocztowej Microsoft 365 i są one wymienione poniżej.

• Nie wymaga żadnej licencji i na pewno jest darmowy. Domyślnie ma 50 GB przydziału.
• Jeśli przekroczy, wymagana jest wymiana licencji online.
• Nie można uzyskać dostępu do użytkowników licencjonowanych kiosku Exchange Online Kiosk .
• Nie można archiwizować wiadomości e-mail .
• Nie można obsługiwać kronikowania .
• Udostępniona skrzynka pocztowa nie może mieć nazwy użytkownika i hasła , więc użytkownicy nie mogą logować się do niej bezpośrednio. Można uzyskać do niego dostęp tylko wtedy, gdy użytkownik uzyskał dostęp do swojej skrzynki pocztowej za pomocą uprawnień.
• Nie można uzyskać dostępu do klientów ActiveSync .

Przeczytaj także:

• Jak rozwiązać udostępnioną skrzynkę pocztową wyświetlaną jako użytkownik poczty?
• Jak zaplanować spotkanie zespołów z udostępnionej skrzynki pocztowej?

Aby uzyskać więcej informacji o udostępnionych skrzynkach pocztowych, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

Chcesz ulepszyć środowisko Exchange Online, aby uzyskać lepszą produktywność? Sprawdź porady i wskazówki wymienione tutaj .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.