Zaawansowane wskazówki dotyczące organizowania wiadomości e-mail: użyj tych sprawdzonych technik w 2022 r.

Dzisiaj pokażę Ci skuteczne wskazówki dotyczące organizowania wiadomości e-mail w programie Outlook.

• Przeciętny pełnoetatowy pracownik w Ameryce otrzymuje około 120 e-maili dziennie i spędza około 28 procent swojego dnia pracy na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile. To dużo czasu. Nic dziwnego, że jesteśmy zestresowani, przechodząc przez tę niekończącą się falę e-maili i wciąż musimy wykonać naszą rzeczywistą pracę.
• Czas omówić kilka wskazówek i technik, dzięki którym uzyskasz kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Jeśli zbadałeś ten temat, znajdziesz różne strategie radzenia sobie z pocztą e-mail. Na przykład jest Skrzynka odbiorcza zero. Jest to strategia, w której celem jest, aby Twoja skrzynka odbiorcza była zawsze pusta w 100 procentach.
• Na drugim końcu spektrum są ludzie, którzy mają tysiące e-maili w swojej skrzynce odbiorczej i są całkowicie szczęśliwi. Używają narzędzi do oznaczania i wyszukiwania, aby znaleźć to, czego potrzebują.
• Te skrajności nie działają na mnie. Oboje dają mi niepokój. Próbowałem obu wersji. Jeśli spędzam dzień na upewnianiu się, że moja skrzynka odbiorcza jest w 100 procentach czysta, nie wykonuję wiele pracy, ponieważ jestem rozproszony. Jeśli zdarzy mi się przegapić dzień lub dwa, wpadam w drugą skrajność, gdzie pozwalam, by wszystko się nagromadziło i gubię się, ponieważ każdy e-mail jest dla mnie jak test, który trzeba ukończyć.
• Kiedy muszę przewijać zalaną skrzynkę odbiorczą z mnóstwem czekających na mnie tekstów, denerwuję się. Nie chcę już wchodzić do tego pudełka. To, co dla mnie działa i co polecam, jeśli chcesz poprawić swoją produktywność i zmniejszyć swój niepokój, to skorzystanie z systemu, który stosuje pomysły z obu strategii.
• Pokażę Ci również kilka świetnych funkcji programu Microsoft Outlook, które mogą pomóc w znacznym skróceniu czasu spędzonego na wiadomości e-mail.

Opracuj rutynę e-mail

• Pomimo powszechnego przekonania, nasze mózgi nie są dobre w wielozadaniowości. W rzeczywistości badania wykazały, że wielozadaniowość zmniejsza produktywność. Przestań więc stale sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą, ponieważ gdy jesteś w trakcie wykonywania jakiejś czynności, powrót na właściwe tory zajmuje trochę czasu.
• Po sprawdzeniu skrzynki odbiorczej te minuty sumują się z czasem i naprawdę frustrujące staje się ciągłe konieczność kilkukrotnego ponownego uruchamiania zadania.
• Wiem, że może to nie być możliwe dla wszystkich, ale dla większości zawodów. Czy jest to wymagane do natychmiastowej odpowiedzi na e-mail? Polecam poświęcenie na przykład dziesięciu minut co godzinę na swój e-mail. Po prostu skoncentruj się na najważniejszych. Kiedy skończysz, zamknij skrzynkę odbiorczą i skup uwagę na innych zadaniach.
• Upewnij się również, że wyłączyłeś powiadomienia systemu Windows, aby nie otrzymywać ciągle wyskakujących okienek.

Aby wyłączyć powiadomienia:

• Wybierz  przycisk Start   , a następnie wybierz  Ustawienia . Przejdź do  System  >  Powiadomienia i akcje .
• Spowoduje to przejście do powiadomień i działań. Gdy przewiniesz w dół, zobaczysz różne aplikacje, dla których włączone są powiadomienia. Zdecydowanie wyłącz Outlooka, ale sprawdź także inne aplikacje, aby sprawdzić, czy naprawdę potrzebujesz wyskakujących okienek dla którejkolwiek z nich.

• Jeśli nie możesz zamknąć programu Outlook w czasie wolnym od poczty e-mail, ponieważ musiałeś wykonać inne zadania, przełącz się w tryb offline. Aby przejść do trybu offline, przejdź do wysyłania / odbierania na górze i kliknij Pracuj w trybie offline na pasku stanu.

• Możesz też zobaczyć, że jesteś obecnie offline.

• Kiedy nadejdzie czas, aby ponownie sprawdzić pocztę, po prostu ponownie kliknij Pracuj offline, a Twoja skrzynka odbiorcza zaktualizuje numer, aby utworzyć system folderów, który działa dla Ciebie.

Użyj systemu folderów opartego na działaniu

• Porozmawiajmy o segregowaniu i archiwizowaniu e-maili. W przeszłości stworzyłem rozbudowaną, wielopoziomową strukturę folderów dla różnych tematów, aby archiwizować wiadomości e-mail, które chciałem zachować. Na początku działa dobrze, ale ciągle dodawałem tematy i lista stawała się coraz dłuższa.
• Spędziłem czas na podejmowaniu decyzji, który folder powinienem przenieść i e-mailem do lidera. Kiedy szukałem czegoś często, nie byłem już pewien, gdzie to umieściłem, i skończyło się na marnowaniu czasu na szukanie tego, co trochę mija się z celem.
• Teraz używam struktury folderów bardziej opartej na akcji i staram się zachować prosty system z tylko kilkoma folderami. Pokażę ci, jak możesz to ustawić za chwilę.
• Drugą ważną zasadą jest unikanie ponownego czytania e-maili. To kolejny powód, dla którego nie lubię przepełnionej skrzynki odbiorczej, ponieważ jeśli trzymasz wszystko w skrzynce odbiorczej, skończysz z wielokrotnym czytaniem e-maili.
• Oto, co robię, aby tego uniknąć. Kiedy pierwszy raz czytam maila, decyduję, co z nim zrobić. Jeśli jest to coś, co mogę zrobić od razu, robię to. Na przykład, jeśli księgowość wymaga paragonu, zapomniałem przesłać. Wysyłam to od razu.
• Zasadniczo wszystko, co mogę zrobić w ciągu kilku minut, zrobię, aby to zrobić. Kiedy skończę i odpowiem na e-mail, decyduję, czy jest to coś, do czego będę musiał wrócić w pewnym momencie w przyszłości. A może to coś, co muszę zachować ze względów prawnych lub podatkowych. Jeśli tak, zarchiwizuję e-mail, klikając archiwum na górze.

• Spowoduje to przeniesienie e-maila z mojej skrzynki odbiorczej do folderu archiwum. Później, jeśli będę musiał wrócić, mogę użyć wyszukiwania, aby go znaleźć.
• Jeśli jest to coś, czego już zdecydowanie nie potrzebuję, po prostu to usuwam. Zamiast archiwum klikam Usuń. Spowoduje to przeniesienie wiadomości e-mail z mojej skrzynki odbiorczej do usuniętych elementów.
• Regularnie opróżniam folder usuniętych elementów, aby nie zajmował niepotrzebnego miejsca. To właśnie robię z wiadomościami e-mail, o których wiem, że szybko wypełniam i przechowuję, a następnie archiwizuję lub usuwam.
• Oczywiście to samo dotyczy e-maili, w których nie jest wymagane żadne działanie. Decyduję, czy chcę zarchiwizować wiadomość, czy od razu przenieść do kosza.
• Co możesz zrobić, gdy natkniesz się na wiadomość, na którą nie możesz od razu odpowiedzieć? Może wymaga to stworzenia raportu lub sprawdzenia z kimś innym lub czegokolwiek, co zajmie więcej niż kilka minut. Tutaj wkracza mój folder akcji. Jeśli po przeczytaniu e-maila zdałem sobie sprawę, że muszę poświęcić na to więcej czasu, przenoszę go do utworzonego folderu.

• Aby utworzyć folder, kliknij prawym przyciskiem myszy skrzynkę pocztową i wybierz nowy folder, nadaj mu nazwę i naciśnij Enter.
• Działa to również na istniejących folderach, jeśli chcesz utworzyć podfolder. W moim przypadku mam folder o nazwie Wymagane działanie.
• Możesz także przeciągać i upuszczać, aby ustawić foldery w żądanej kolejności, więc gdy natrafię na wiadomość e-mail, nie mogę ani usunąć, ani od razu odpowiedzieć.
• Używam szybkich kroków, aby przenieść wiadomość do folderu akcji, aby skonfigurować szybki krok. Wystarczy kliknąć wiadomość prawym przyciskiem myszy, wybrać szybkie kroki, następnie nowy szybki krok, a następnie przejść do folderu.

• Nadaj mu nazwę i ich działania. Z listy rozwijanej wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomość. Kliknij Zakończ, że utworzyłeś szybki krok z podświetlonym e-mailem.

• Wystarczy kliknąć szybki krok na karcie głównej. Spowoduje to usunięcie go ze skrzynki odbiorczej.

• Możesz także dodać skrót do swojego szybkiego kroku. Przejdź do quickstep, zarządzaj quickstep, a następnie edytuj. Wybierz skrót, kombinację klawiszy i zapisz, a następnie użyj skrótu, aby przydzielić wiadomość, ale na tym się nie kończy, ponieważ w przeciwnym razie właśnie utworzyłeś inny folder, który musisz śledzić.

• Możesz komuś delegować zadania. Możesz po prostu przekazać wiadomość e-mail do tej osoby, aby upewnić się, że zostanie to zrobione.
• Możesz go oznaczyć, korzystając z funkcji śledzenia w Outlooku.
• Jeśli nie możesz delegować zadania, ponieważ tylko Ty możesz to zrobić, powinieneś utworzyć z niego zadanie do wykonania. To, co robię, to ustalam czas w moim kalendarzu, aby to zrobić, ponieważ jeśli nie zaplanuję, to się nie wydarzy.
• Aby zaplanować czas, utwórz spotkanie bezpośrednio z wiadomości, przeciągając wiadomość na ikonę kalendarza. Otworzy się okno spotkania. Możesz użyć asystenta planowania, aby zaplanować przedział do pracy nad e-mailem. W ten sposób moje zadanie ma duże szanse na wykonanie.
• Dodam do tego ostatnią poprawkę. Zmieńmy domyślny folder startowy w Outlooku na folder akcji. Za każdym razem, gdy otwiera się Outlook, pierwszą rzeczą, którą zobaczysz, są rzeczy, które musisz zrobić. To jest dla mnie świetne, ponieważ łatwo rozpraszają mnie inne e-maile i mogę zapomnieć sprawdzić mój aktualny folder.

• Aby zrobić domyślny folder, przejdź do opcji plików z wyprzedzeniem, zobaczysz uruchamianie i zamykanie programu Outlook. Tutaj możesz wybrać folder, którego Outlook używa jako folder startowy. Wystarczy kliknąć folder Przeglądaj i wybierz akcję.

Usuń bałagan w skrzynce odbiorczej

• Oczywiście najłatwiejszym sposobem na uzyskanie czystej skrzynki odbiorczej jest posiadanie mniejszej liczby wiadomości do przetworzenia, więc zrezygnuj z subskrypcji wszystkiego, czego nie chcesz otrzymywać. Jeśli nie możesz skłonić kogoś do zaprzestania bombardowania Cię wiadomościami e-mail, zablokuj nadawcę i wyślij go do folderu śmieci.
• Wyłącz powiadomienia e-mail z zewnętrznych aplikacji i mediów społecznościowych zasadniczo rób wszystko, co możesz, aby zmniejszyć falę przychodzących wiadomości e-mail.
• Gorąco polecam również używanie reguł w Outlooku. Na przykład subskrybuję kilka interesujących mnie biuletynów, ale nie chcę, aby te wiadomości gromadziły się w mojej skrzynce odbiorczej. W takim przypadku możesz utworzyć osobny folder dla tych wiadomości i użyć reguły, aby automatycznie przenieść je do tego folderu, gdy tylko dotrą. To bardzo proste. Kliknij jeden z otrzymanych e-maili z newsletterem, a następnie wybierz reguły z zakładki głównej i utwórz regułę.
• Teraz musimy zidentyfikować jakiś wyzwalacz reguły. Może to być konkretny nadawca lub określone słowa kluczowe w wierszu tematu.
• W moim przypadku idę z nadawcą, a następnie wybierz folder, do którego chcę go przenieść i to wszystko.
• Możesz uzyskać naprawdę kreatywne i złożone wypłaty. Po prostu kliknij Opcje zaawansowane, aby zobaczyć, co mam na myśli. W moim przypadku potrzebuję tylko prostej reguły, więc kliknę OK.

• Ostatnia wskazówka, działa to szczególnie dobrze w środowisku korporacyjnym, w którym ludzie wysyłają wiele e-maili z odbiorcami i CC, aby informować ich na bieżąco. Teraz zwykle takie e-maile nie wymagają akcji, więc możesz użyć reguły, aby przenieść je do osobnego folderu, aby móc je później przeczytać lub nie.
• Innym sposobem jest zakodowanie ich kolorami, dzięki czemu już wiesz, że te wiadomości nie są adresowane bezpośrednio do Ciebie.
• Aby skonfigurować takie formatowanie warunkowe w programie Outlook, przejdź do zakładki Widok, wybierz ustawienia widoku, a następnie formatowanie warunkowe. Kliknij Dodaj, aby skonfigurować nową regułę. Przypisz nazwę, kliknij przycisk czcionki. Możesz zmienić czcionkę, styl, rozmiar i kolor.
• Musimy dodać warunek. Możesz też być naprawdę złożony, ale wszystko, czego chcę, to zastosować do wiadomości, na których jestem kopiowany, więc zaznaczę pole, gdzie jestem, iz listy rozwijanej wybierzę w linii z innymi osobami. Otóż ​​to. Kliknij OK.

• Wyślę e-mail do siebie w CC i teraz, gdy nadejdzie wiadomość, od razu widzę, że zostałem skopiowany tylko w tym e-mailu, więc masz to.

• Podsumowując, opracuj rutynę e-mailową i przestań stale sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą. Utwórz system folderów, który działa dla Ciebie i zastosuj regułę pojedynczego dotknięcia, aby uniknąć ponownego czytania e-maili i zaśmiecania skrzynki odbiorczej, stosując reguły i wyłączając powiadomienia e-mail. Mam nadzieję, że te wskazówki dotyczące organizowania wiadomości e-mail w programie Outlook będą pomocne w uzyskaniu kontroli nad skrzynką odbiorczą i zwiększeniu produktywności.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Którą strategię z dzisiejszego postu zamierzasz wypróbować jako pierwszą? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie, więc śmiało zostaw komentarz poniżej.