Znajdź czas na spotkanie w Outlooku: najlepszy przewodnik (2022)

W tym poście zagłębię się w to, co oferuje ten Znajdź czas na spotkanie w programie Outlook.

Więc bez zbędnych ceregieli zacznijmy.

1 Co to jest perspektywa FindTime?

2 Jak działa FindTime?

3 Kto może korzystać z perspektywy FindTime?

4 Jak korzystać z perspektywy FindTime?

5 Korzystanie z perspektywy FindTime

6 Dlaczego Twoja firma potrzebuje FindTime?

7 FindTime kontra Doodle

7.1 Co oferuje Doodle?

7.2 Bazgroły 1: 1

7.3 Aplikacja Doodle

Co to jest perspektywa FindTime?

• FindTime Outlook to bezpłatny dodatek, który pomaga pracownikom ustalić najlepszy czas na zorganizowanie spotkania.
• Narzędzie sonduje potencjalnych uczestników spotkania w celu określenia ich preferencji i klasyfikuje najkorzystniejszą dostępną możliwość spotkania.
• Po utworzeniu konsensusu FindTime może utworzyć spotkanie w Twoim imieniu i automatycznie wyśle ​​​​zaproszenia, oszczędzając czas i kłopoty.
• Ta funkcja jest szczególnie przydatna podczas planowania spotkań z osobami spoza organizacji.

Jak działa FindTime?

• Zaproszenia do głosowania na terminy spotkań można wysyłać na różne adresy e-mail. Należą do nich Yahoo, Gmail i inni dostawcy.
• Dzięki danym dostarczonym przez użytkowników FindTime może szybko określić, które dni i godziny będą najlepsze.
• Program może znaleźć w harmonogramie każdej osoby otwarcia, które będą działać na spotkania.
• Osoba wysyłająca zaproszenia może następnie zaproponować kilka wybranych terminów spotkania. Wszyscy uczestnicy, którzy otrzymali zaproszenia, będą głosować w wybranym przez siebie czasie.
• Po wybraniu czasu spotkania FindTime wysyła powiadomienie do każdego uczestnika.

Kto może korzystać z perspektywy FindTime?

• Aby korzystać z FindTime, osoba lub firma organizująca spotkanie musi mieć usługę Microsoft 365 Apps for Business.
• Może być również używany z kontem Enterprise z usługą Exchange Online .
• Ważne jest, aby wiedzieć, że adresaci spotkań zaplanowanych przy użyciu FindTime nie muszą mieć zainstalowanego dodatku.
• Jeśli dana osoba otrzyma żądanie od kogoś, kto ma FindTime, ta osoba może nadal głosować na terminy spotkań bez faktycznej posiadania aplikacji. W rzeczywistości nie potrzebują nawet Microsoft 365. Wystarczy mieć adres e-mail, aby być odbiorcą.

Jak korzystać z perspektywy FindTime?

Instalacja jest niezwykle łatwa. Wszystko, czego potrzebuje osoba, to Microsoft 365 Apps for Business. Można go również zainstalować w usłudze Exchange Online za pośrednictwem konta Enterprise. Według  pomocy technicznej firmy Microsoft konieczne jest wykonanie następujących kroków, aby zainstalować FindTime Outlook Web.

Otwórz Outlooka i wybierz „ Pobierz dodatki ” ze wstążki Strona główna.

Wyszukaj lub zlokalizuj „ FindTime ” i kliknij Dodaj . Po zakończeniu zamknij okno dodatków.

Dodatek FindTime jest teraz zainstalowany. W widoku skrzynki odbiorczej lub kalendarza kliknij więcej opcji (...), a zobaczysz przycisk FindTime. Kliknij ten przycisk, aby rozpocząć.

Aby użyć odpowiedzi z ankietą ze spotkania, wybierz wiadomość e-mail i kliknij więcej opcji, a następnie kliknij „ Odpowiedz za pomocą ankiety ze spotkania ” .

Korzystanie z perspektywy FindTime

Możesz wybrać opcję FindTime podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail LUB podczas odpowiadania na istniejącą opcję wiadomości e-mail.

• W nowej wiadomości e-mail kliknij więcej opcji (...) i wybierz  Nowa ankieta na spotkanie  z sekcji FindTime na wstążce w prawym górnym rogu.

• Odpowiadając na istniejącą wiadomość e-mail, kliknij więcej opcji i kliknij „ Odpowiedz za pomocą  ankiety spotkania ” w sekcji FindTime na wstążce w prawym górnym rogu.
• Po kliknięciu przycisku FindTime („ Nowa ankieta na spotkanie ” lub „ Odpowiedz za pomocą ankiety ze spotkania ”) FindTime przeszuka Twój kalendarz oraz kalendarz innych pracowników i zaproponuje najlepsze dostępne daty i godziny spotkań.

• Ikony osób pokazują, czy osoby zaproszone są wymagane i ich dostępność

Dodatkowe informacje:

• Spotkania online są domyślnie włączone, zaznacz pole wyboru Spotkanie online, aby je wyłączyć.
• Po wybraniu spotkania online FindTime zaplanuje spotkanie Microsoft Teams .
• FindTime użyje tego, co zostało ustawione przez Twoją organizację jako domyślny kanał spotkań online.
• Wybierz Ustawienia spotkania i przełącz opcje WŁ./WYŁ.

Wybierz  Ustawienia ankiety  i przełącz   opcje WŁ./WYŁ .

Uwaga:  w tym momencie nadal możesz usunąć wybrane godziny spotkania, wybierając  X  na liście  Wybrane godziny  .

• Powiadamiaj mnie o aktualizacjach ankiety: za każdym razem, gdy uczestnik zagłosuje, otrzymasz wiadomość e-mail. Wiadomość zawiera aktualny status ankiety oraz opcję planowania.
• Zaplanuj, gdy uczestnicy osiągną konsensus : wydarzenie w kalendarzu jest automatycznie planowane, jeśli wszyscy wymagani uczestnicy zagłosowali za określoną opcją czasu. Jeśli dostępnych jest wiele opcji, zostanie zaplanowana najwcześniejsza opcja.
• Zatrzymaj wybrane godziny w moim kalendarzu : dla każdej proponowanej opcji czasu w Twoim kalendarzu jest umieszczane wstępne wydarzenie. Wszystkie blokady są usuwane po zaplanowaniu spotkania lub anulowaniu ankiety.
• Zablokuj ankietę dla uczestników : uczestnicy nie będą mogli sugerować nowych terminów ani edytować innych uczestników.
• Wymagaj od uczestników weryfikacji ich tożsamości : aby zapobiec anonimowemu głosowaniu, uczestnicy będą musieli uwierzytelnić się przed głosowaniem.
• Powiadomienia e-mail w języku FindTime : język, w którym używasz FindTime, będzie używany do wysyłania powiązanych powiadomień e-mail. W przeciwnym razie powiadomienia te będą wysyłane w języku angielskim.

Po przejrzeniu opcji i daty/godziny kliknij „ Dodaj do e-maila ”.

Sugerowane godziny zostaną dodane do treści Twojej wiadomości. Możesz teraz wysłać wiadomość.

Dla każdej zgłoszonej sugestii w Twoim kalendarzu zostaną utworzone wstępne miejsca spotkań. Po otrzymaniu wszystkich odpowiedzi i wybraniu ostatecznej daty/godziny tego spotkania, wszyscy pozostali posiadacze miejsc zostaną automatycznie usunięci z Twojego kalendarza.

FindTime utworzy tymczasowe wydarzenia w kalendarzu zatytułowane „ WSTRZYMAJ ”, a następnie nazwa spotkania. Pozostaną one na miejscu, dopóki wszyscy uczestnicy nie uzgodnią terminu. Gdy wszyscy zaproszeni uzgodnią termin, FindTime wyśle ​​ostatnie wydarzenie z kalendarza i usunie
wszystkie wydarzenia z tytułem „ WSTRZYMAJ ”.

Będziesz otrzymywać potwierdzenia i aktualizacje e-mailem, gdy odbiorcy prześlą swoje głosy. Odbiorcy otrzymają wiadomość e-mail FindTime, w której będą mogli oddać swój głos:

Zawsze możesz sprawdzić status swojego żądania FindTime, klikając „Zobacz status / zaktualizowane czasy” na spotkaniu.

FindTime odeśle Ci wiadomość e-mail z potwierdzeniem z przyciskami sterującymi, aby sprawdzić odpowiedzi. Po uzyskaniu wszystkich potrzebnych odpowiedzi możesz kliknąć przycisk „ Zaplanuj ” w wiadomości e-mail, aby sfinalizować spotkanie i wysłać zaproszenia.

Wybierz opcję Edytuj opcje, aby w razie potrzeby zmienić ustawienia spotkania.

Uwaga : jeśli wprowadzisz zmiany i ponownie wstawisz godziny spotkania, musisz ręcznie usunąć oryginalne zaproszenie.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje FindTime?

FindTime jest łatwy do wdrożenia i może być używany przez każdego pracownika. Oszczędność czasu i zwiększenie produktywności w ciągu tych samych 24 godzin to coś, do czego dąży każda organizacja. TechRepublic  podaje kilka dobrych powodów, dla których firma chciałaby korzystać z FindTime.

• FindTime jest łatwy w użyciu.
• FindTime jest niezbędny tylko dla osoby planującej spotkanie.
• FindTime kończy kłopoty z tymi, którzy próbują zaplanować spotkanie.
• FindTime konfiguruje spotkanie i informuje każdą zaproszoną osobę.
• FindTime jest częścią platformy Microsoft 365, którą wiele osób już posiada.

FindTime Outlook to dodatek, który przyda się niemal każdemu rodzajowi firmy, dużej lub małej. Poświęcanie większej ilości czasu na planowanie spotkania zamiast faktycznego uczestnictwa w spotkaniu będzie już przeszłością dzięki FindTime.

FindTime vs Doodle

• Jak często szukasz spotkań, na które kilka osób ma czas? Czuje się tak każdego dnia, niezależnie od tego, czy jest to spotkanie, impreza firmowa, kolacja czy prywatna wizyta w kinie ze znajomymi.
• Zebranie wielu osób może być naprawdę denerwujące, ale wiemy, jak pomagać sobie nawzajem i pozwalać, aby narzędzia nas wspierały.
• Większość z Was prawdopodobnie słyszała o  Doodle  , a nawet sama tworzyła ankiety.

Co oferuje Doodle?

• Doodle to  bezpłatna usługa ankiet  , z której prawdopodobnie korzystało wielu z was, w tym ja. Bez względu na to, czy umówić się na spotkanie, czy na ankietę kto chciałby co zjeść na grillu.
• Sondaże są szybkie i łatwe do utworzenia. Oprócz spotkań, jak wspomniano, można również odpytywać inne treści.
• Można jeszcze wprowadzić różne ustawienia, takie jak „W razie potrzeby”, czyli opcja działa dla mnie, ale nie jest optymalna lub można wybrać tylko jedną opcję na uczestnika.
• Ukryta ankieta jest również praktyczna, dzięki czemu imię i nazwisko oraz głos są poufne i tylko twórca może zobaczyć wyniki.
• Po zakończeniu ankiety możesz przekazać link dalej i każdy, kto ma link, może wziąć udział w ankiecie. A wszystko jako bezpłatna usługa. Nie potrzebujesz nawet konta Doodle – nieźle, prawda?.

Na pierwszy rzut oka darmowa wersja nie może:

• Ustaw termin – określa termin oddania głosu
• Uzyskaj dane kontaktowe — poproś ludzi o podanie swojego adresu e-mail, adresu lub numeru telefonu
• Aktywności wszystkich zaproszonych – Zobacz, kogo jeszcze brakuje lub kto już otrzymał i otworzył zaproszenie
• Możesz wtedy również wysyłać przypomnienia
• Bez reklam
• Bazgroły 1: 1

Bazgroły 1: 1

Funkcja  Doodle 1:1  jest zawarta w dwóch płatnych wersjach i daje Ci możliwość poinformowania osoby o Twoich bezpłatnych terminach, aby następnie wybrała tylko tę, która najbardziej jej odpowiada. Czy to z kolegami, partnerami zewnętrznymi czy klientami, spotkanie można zorganizować za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Aplikacja Doodle

Przetestowaliśmy również  aplikację Doodle za pomocą bezpłatnego konta  i bardzo łatwo jest tam tworzyć ankiety. I fajna funkcja szczególnie do użytku prywatnego: Po utworzeniu ankiety możesz nie tylko wysłać link, ale także użyć WhatsApp lub Facebook Messenger do dystrybucji ankiety.

Aby uzyskać więcej informacji na temat Znajdź czas na spotkanie w programie Outlook, odwiedź witrynę firmy Microsoft .

Teraz chciałbym usłyszeć od Ciebie:

Które stwierdzenie z dzisiejszego raportu uważasz za najbardziej interesujące? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co omówiłem.

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć od ciebie. Więc śmiało zostaw komentarz poniżej.