Comunicação e interações significativas são o que torna uma organização mais eficiente. Sem a interação dos membros, o local de trabalho em questão dificilmente pode oferecer uma saída comercial favorável. No entanto, a comunicação e o compartilhamento de informações entre os funcionários exigem um meio que possa cumprir o propósito de uma comunicação organizacional eficaz, bem como o compartilhamento de dados cruciais e atualizações úteis. Várias organizações usam clientes de IM, como WhatsApp e Skype Chat, para ajudar seus membros a se comunicarem individualmente em grupos. No entanto, muitos deles não percebem os perigos que os clientes de IM hospedados na Internet representam para uma organização e as informações associadas compartilhadas nesses aplicativos de cliente de IM de terceiros que estão hospedados em servidores externos.
Para resolver esses problemas, é importante que as organizações descubram uma maneira de proteger seus dados organizacionais e informações de funcionários e outros arquivos e informações confidenciais que compartilham em seu cliente de IM preferencial. Vamos ver como um cliente de IM interno pode ser uma solução melhor e mais segura para facilitar a comunicação instantânea entre os membros em um espaço de escritório.
Como os mensageiros instantâneos internos são diferentes dos aplicativos de mensagens instantâneas de terceiros?
Fonte da imagem: Canadian Business
Clientes de mensagens instantâneas de terceiros, como Hangouts, WhatsApp e Skype, permitem que você se comunique e compartilhe informações, oferecendo um meio de transferência entre o remetente e o destinatário. Esse meio são os centros de dados do cliente de IM em questão, onde todos os dados e bate-papos que você compartilha no aplicativo são armazenados. Basicamente, todos os arquivos que você compartilha, as estratégias organizacionais que você discute e todas as informações que você passa usando esse cliente de IM são transferidas para os servidores do cliente de IM e são armazenados lá na forma de um banco de dados.
Isso coloca essas informações em risco de roubo e sequestro. Outra preocupação levantada por muitos revisores é que os dados terão que passar por redes públicas e, na Internet, ninguém pode dizer com segurança que esses dados não serão interceptados por hackers e governos curiosos, que podem fazer mau uso deles.
Por outro lado, os aplicativos clientes de IM internos funcionam apenas para o seu escritório. Ao contrário dos servidores de aplicativos de clientes de IM de terceiros, os mensageiros instantâneos internos são conectados apenas à rede do escritório. Isso significa que os dados compartilhados entre o remetente e o destinatário em tais aplicativos cliente de IM são transmitidos por meio do servidor, que é instalado dentro de seu local de trabalho. Isso permite que você mantenha seus dados compartilhados dentro de sua organização em um servidor confiável, que não está conectado a uma rede pública.
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Como funcionam os clientes internos de mensagens instantâneas?
O processo é quase igual ao dos servidores de clientes de IM de terceiros, embora com pequenas diferenças. Em primeiro lugar, o servidor de IM aqui está no seu próprio escritório, e não na empresa proprietária de algum outro aplicativo de IM de terceiros. Isso torna você, ou qualquer pessoa designada na administração de TI de sua organização, o administrador-controlador de seu cliente de IM interno. Agora, para usar o aplicativo cliente de IM, o usuário em questão receberá um nome de usuário e uma senha especificamente gerados (que podem ser alterados posteriormente).
Assim que a senha for inserida, o servidor interno carregará diretamente a conta do usuário com a lista de membros que trabalham na organização, o que formará sua lista de amigos interna personalizada. O resto do processo é exatamente o mesmo. O remetente digita uma mensagem, que é transmitida para o servidor interno e, em seguida, transferida para o destinatário. E tudo isso é feito em segundos, para que você nunca tenha controle de toda a transmissão, permitindo-lhe dar e receber respostas imediatas.
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O aplicativo cliente de IM interno funcionando em um servidor interno conectado a uma rede privada permite que você mantenha seus dados dentro do seu local de trabalho. Mas isso não é tudo que um mensageiro instantâneo interno oferece a você.
Quais são os benefícios que os clientes de mensagens instantâneas internos e hospedados oferecem em relação aos aplicativos de clientes de mensagens instantâneas de terceiros
Por que uma organização deve usar um cliente de IM interno em comparação com um mensageiro instantâneo de terceiros, disponível de forma fácil e gratuita? Aqui está uma lista de todos os pontos positivos que o ajudariam a entender por que os mensageiros de terceiros, apesar dos recursos que eles oferecem, não são adequados para organizações:
1. O compartilhamento de informações torna-se mais seguro
As informações dos pacotes que você compartilha em um aplicativo cliente de IM interno na forma de uma imagem ou documento são transmitidas apenas pela rede do escritório e são armazenadas em um servidor antes de serem transmitidas ao receptor. Uma vez que os dados compartilhados permanecem dentro de sua rede e servidores próprios, e não são com uma empresa terceirizada, você não precisa se preocupar com a possibilidade de qualquer acesso não autorizado ou abuso de informações.
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2. Você, como proprietário, tem controle e monitoramento das informações compartilhadas
Como proprietário de uma empresa, você certamente não gostaria que ninguém manuseie indevidamente os dados organizacionais ou compartilhe arquivos não autorizados no bate-papo. Você não pode presumir nada a esse respeito em um cliente de IM de terceiros; no entanto, o uso de um mensageiro instantâneo interno executado em um servidor de escritório permitiria que você fizesse uma verificação regular das informações e dados que estão sendo constantemente compartilhados pelo aplicativo. Isso o ajudaria a evitar que o discurso de ódio e a comunicação antiética se espalhem dentro da organização.
3. Gerenciamento de banco de dados preferencial
Fonte da imagem: MitchJ
Em vez de deixar o banco de dados do servidor coletado de todas as atividades no cliente de IM para uma empresa terceirizada, um mensageiro interno permitiria que você mantenha esse banco de dados dentro das instalações do escritório. Você pode então fazer com que seu pessoal de TI organize o banco de dados de acordo com sua escolha, o que também tornaria a recuperação e o armazenamento de dados mais gerenciáveis. Esses dados organizados podem ser usados posteriormente em retrospecto para servir aos interesses organizacionais para fins de pesquisa.
4. Você pode manter seus dados protegidos com qualquer um dos métodos de firewall de sua preferência
Fonte da imagem: The Washington Post
Com aplicativos de IM de terceiros, você precisa depender dos desenvolvedores do cliente e proprietários corporativos para a segurança dos servidores. Uma única falha da parte deles pode levar a uma violação e pode deixar seus dados desprotegidos e vulneráveis fora de seu controle. No entanto, um servidor interno pode ser protegido por qualquer firewall que você escolher como proprietário e pode ser mantido em segurança de acordo com seus próprios termos e condições. Assim, você pode decidir o quão seguro deseja manter seus servidores contra ataques de malware e spyware.
5. Você pode usar seus dados
Fonte da imagem: Puter Pros
Os clientes de MI terceirizados podem usar seus dados e vender informações obtidas a partir deles para anunciantes e profissionais de marketing digital para ajudá-los a adquirir consumidores em troca de comissões ou pagamentos diretos. Embora muitas dessas atividades sejam proibidas por lei, os clientes de MI se entregam a essas atividades até certo ponto e também com a sua permissão (que você concede ao aceitar os termos e condições mencionados).
No entanto, por ter um aplicativo de mensagens instantâneas interno, com controle total do administrador, você pode escolher seus próprios termos e condições e remover todas as possibilidades de uso não autorizado e irrelevante de seus dados.
6. Sem problemas de espaço, até que você fique sem espaço em sua base
Fonte da imagem: IBI Times
Cada aplicativo cliente de IM tem um espaço limitado na nuvem dedicado a uma conta específica. Acima disso, você deve optar por serviços de nuvem e web de terceiros separados ou pagar por espaço extra. Mas, quando se trata de clientes de MI internos, o espaço é limitado apenas se você decidir não expandi-lo. Os servidores possuem discos rígidos dedicados instalados dentro deles. Para permitir que mais dados sejam armazenados no servidor, você sempre pode ter mais unidades dedicadas ou unidades com maior espaço em disco instalado no servidor. Dessa forma, você sempre pode ter mais e mais logs de bate-papo armazenados em seu servidor de IM sem problemas de pagar por espaço extra.
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7. Controle sobre as alterações no aplicativo de mensagens instantâneas
As empresas terceirizadas podem levar em consideração o interesse geral dos consumidores ao fazer alterações e atualizações em seus clientes de mensagens instantâneas. No entanto, ter um aplicativo cliente de IM interno permite que você tenha autoridade total sobre suas políticas de usuário, atualizações e suas limitações. Você pode definir tudo isso de acordo com os requisitos de seus negócios e objetivos organizacionais e, portanto, codificar o mensageiro em questão de acordo com as realizações de seus interesses comerciais. Isso significa que não há atualizações desnecessárias, recursos indesejados (de acordo com seus usos comerciais) e liberdade de termos e políticas restritas de contrato de usuário.
8. Dedicado apenas ao uso organizacional
Um cliente de IM interno seria algo que funcionaria apenas em sistemas de escritório. Uma vez que será conectado a servidores e redes de escritório, não se pode usá-lo remotamente para qualquer comunicação pessoal. Isso permitiria que você tivesse um aplicativo cliente de IM dedicado separado para sua comunicação empresarial e organizacional, que também seria instalado obrigatoriamente em todos os computadores em uso. Estando limitado a sistemas de escritório e a lista de amigos composta apenas por membros da organização, o aplicativo cliente de IM em questão seria totalmente dedicado às suas comunicações empresariais e compartilhamento de informações apenas, e não haveria interferência de contatos pessoais e comunicação pessoal em um IM empresarial aplicativo.
9. Participação completa
Um aplicativo cliente de IM interno estabeleceria um meio de comunicação comum entre os membros, que seria acessível a partir dos sistemas alocados. Além disso, seria separado dos aplicativos de IM de terceiros acessados remotamente e, portanto, seria aberto apenas para comunicações de escritório. Assim, seria utilizado por todos os membros obrigatoriamente, pois seria o único local para reunir todas as atualizações organizacionais e se relacionar com os colegas.
Com o rápido aumento da velocidade de comunicação, as mensagens instantâneas são uma forma importante de conectar o escritório. Ele permite que a força-tarefa se comunique instantaneamente, compartilhe dados e arquivos, obtenha respostas e respostas quase que imediatamente. Dito isso, é importante lembrar que a corrida pela velocidade não significa que comprometemos a segurança e a inviolabilidade dos dados organizacionais. Existem várias consequências ao usar um serviço de terceiros, sendo o mais importante deles o fato de serem de propriedade e controlados por terceiros!
As organizações terão que se conectar a redes públicas, para acessar servidores de terceiros, para suas comunicações internas. Com o aumento das preocupações com privacidade e segurança e a atitude relaxada desses provedores de serviços de comunicação terceirizados, é imperativo que escolhamos o meio certo para comunicação interna. Experimente um cliente de mensagens instantâneas auto-hospedado hoje!
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