Como evitar momentos embaraçosos de reuniões online

A capacidade de ter reuniões on-line remotas em casa pode ser muito conveniente. Mas também apresenta toda uma lista de oportunidades para momentos muito embaraçosos.

Se você tem filhos, animais de estimação, bebês ou até mesmo uma janela atrás de você exibindo o ar livre, você tem todos os ingredientes de uma receita para o desastre.

Neste artigo, abordaremos alguns dos problemas mais comuns que podem levar a reuniões online embaraçosas e como evitá-los.

Reuniões online: o que pode dar errado?

Um dos exemplos mais famosos de um momento tão embaraçoso aconteceu com o professor Robert Kelly quando ele estava sendo entrevistado ao vivo na televisão pela BBC.

Um dos filhos pequenos de Kelly entrou em seu escritório, no meio da entrevista, e também seu bebê em um andador. Finalmente, sua esposa frenética corre para a sala para tirar as crianças da sala.

Este não foi apenas um momento embaraçoso de reunião online, mas também aconteceu ao vivo e foi transmitido ao redor do mundo para milhões de telespectadores.

Evitando momentos embaraçosos de reuniões on-line

Existem maneiras de configurar seu espaço de trabalho, seu computador e a própria reunião para reduzir as chances de eventos infelizes.

Se você seguir todas essas diretrizes, pode ter certeza de que todas as suas reuniões online serão tranquilas e sem momentos “memoráveis”.

Bloqueie sua câmera quando não estiver em uso

Existem vários motivos de segurança para manter sua webcam coberta, a menos que esteja em uso. Mas segurança à parte, você também não quer mostrar seu vídeo no início de uma reunião online antes de estar pronto.

Houve histórias de pessoas pegas indo ao banheiro durante uma reunião porque sua webcam estava apontada para a porta aberta do banheiro. 

Isso pode acontecer por vários motivos.

• A webcam liga automaticamente no horário de início da reunião
• Você esquece que a câmera está ligada durante uma reunião
• Você pensou que a reunião havia terminado, mas a câmera ainda está ligada enquanto as pessoas estão conectadas

A maneira mais fácil de evitar todos esses cenários é usar a tampa deslizante da sua webcam, se houver. Caso contrário, mantenha uma fita à mão para manter a câmera quando não estiver em uso.

Use cortinas em janelas de fundo

O Windows pode ser ótimo para permitir a entrada de luz em seu escritório, mas quando você está em uma reunião online, eles podem causar muitos problemas.

Existem vários cenários que podem levar ao constrangimento com janelas, então vamos explorar os três principais.

Você parece um vilão

Imagine alguém aparecendo em uma reunião e aparecendo apenas como uma sombra em uma sala escura. Qual seria sua primeira impressão sobre essa pessoa?

A maioria das pessoas se lembraria de vários filmes em que um vilão está sentado em uma masmorra, planejando seu próximo plano maligno.

A luz que entra por uma janela engana a maioria das webcams e as força a filtrar automaticamente a luz, fazendo com que a sala inteira pareça muito mais escura do que realmente é.

A maneira mais fácil de corrigir esse problema é cobrir todas as janelas atrás de você com cortinas e sempre manter as cortinas ou persianas fechadas durante as reuniões.

Animais de estimação adoram janelas

Animais de estimação também adoram janelas, e animais de estimação e reuniões online raramente combinam muito bem.

Se você notar pessoas na reunião rindo ou rindo enquanto você fala, você pode querer dar uma olhada atrás de você.

As chances são muito boas de que seu gato está tramando algo ruim.

Se você estiver pronto para iniciar uma reunião online, tire todos os seus animais de estimação da sala para que eles não fiquem escondidos no parapeito da janela, prontos para envergonhá-lo durante a videoconferência.

Observação: Fechar a porta do escritório (e trancá-la) pode impedir a entrada de animais de estimação indesejados e outros visitantes indesejados.

O ar livre nem sempre é adorável

O outro problema com as janelas são as coisas que acontecem do outro lado dessas janelas.

Você realmente quer que seus colegas de trabalho ou outros participantes da reunião vejam seu vizinho cortando a grama do lado de fora de pijama? 

Você nunca sabe quem ou o que vai passar pela janela, então esse é mais um motivo para garantir que a janela atrás de você tenha cortinas e que você as use.

Aumente a Iluminação

Falando em iluminação, um escritório bem iluminado é o melhor vídeo durante uma webconferência. A melhor maneira de obter uma iluminação perfeita é posicionar sua mesa de modo que haja uma janela (com as cortinas abertas) atrás do monitor que você está enfrentando ou ao lado. 

A luz natural das janelas laterais faz o oposto de uma janela atrás de você. Em vez de forçar a webcam a filtrar a luz, ela emite luz natural sobre você para que a câmera capte.

Se você não tem uma janela localizada da maneira certa em seu escritório, a próxima melhor solução é acender o máximo de luzes do teto que você tiver.

Melhor ainda, use as luzes Philips Hue e defina-as para a configuração mais brilhante.

Arrumar antes das reuniões

De acordo com um estudo de 2018 da Universidade de Michigan , os psicólogos descobriram que as pessoas desenvolviam opiniões negativas sobre as pessoas apenas pelo estado de seu escritório.

Esta descoberta não é surpreendente. No entanto, é lamentável se você trabalhou duro durante toda a semana e simplesmente não teve tempo de limpar o espaço ao seu redor antes da videoconferência online.

A solução fácil é agendar pelo menos 15 minutos em sua agenda antes do início da videoconferência. Passe esse tempo recolhendo toda a bagunça atrás de você. Pelo menos limpe tudo o que a câmera pode ver.

Isso pode não significar que toda a sala está limpa ou que sua área de trabalho ainda não está bagunçada, mas se as pessoas presentes na reunião não puderem ver a bagunça, elas não saberão de nada.

Oh, os sons que fazemos

O som pode ser seu pior inimigo durante uma videoconferência. Existem todos os tipos de maneiras pelas quais seu microfone pode envergonhá-lo. 

Apenas considere esquecer que seu microfone está ligado e faça o seguinte:

• Comer batatas fritas ou qualquer outra coisa crocante e barulhenta
• Murmurar algo negativo sobre um colega de trabalho baixinho para que todos possam ouvir
• Ter uma conversa pessoal com seu cônjuge ou outro membro da família
• Fazendo sons corporais embaraçosos

Todos esses cenários podem variar de levemente engraçados a dolorosamente embaraçosos. 

Qual é a solução? Sempre verifique se você está sem som no início da reunião, a menos que precise falar, e fique de olho no status do microfone durante a reunião. 

Melhor ainda, defina as configurações do software de videoconferência para que o microfone fique automaticamente sem som quando a reunião começar.

No Skype, você pode encontrar essa configuração no menu Configurações , em Áudio e Vídeo . Apenas certifique-se de que Ativar o som para chamadas recebidas esteja desativado.

A maioria dos principais aplicativos de videoconferência possui uma configuração semelhante para o microfone.

Outras dicas úteis

Manter todos os conselhos acima em mente garantirá que suas videoconferências ocorram sem problemas e sem interrupções. 

Existem algumas outras dicas que podem ajudar com suas videochamadas:

• Compartilhamento de telas : ao compartilhar sua tela, não selecione o botão de compartilhamento antes de ver a tela correta destacada. Todos os principais aplicativos de conferência online destacam a tela que você selecionou para que você sempre saiba qual tela vai compartilhar. Compartilhar a tela errada pode fazer com que as pessoas vejam coisas que você não deseja.
• Notificações embaraçosas : não há nada pior do que um colega de trabalho lhe enviar uma mensagem pessoal enquanto você compartilha sua tela durante uma reunião. Desative as notificações do Windows antes de cada videoconferência.
• Posicionamento da janela : Um erro comum que as pessoas cometem é colocar a janela de bate-papo com os rostos de todos em uma tela longe da webcam. Em vez disso, coloque-o na mesma tela para parecer que você está olhando diretamente para as pessoas.
• Planos de fundo virtuais – A maioria dos aplicativos como Zoom e Skype agora permitem que você escolha um plano de fundo virtual. Você pode escolher algo nas predefinições ou pode baixar sua própria imagem e usá-la como plano de fundo. Alguns aplicativos permitem que você desfoque o fundo também; portanto, se você estiver preso a um cenário ruim para sua chamada, adquira um virtual.

Você já passou por momentos constrangedores durante suas videoconferências? Adoraríamos ouvir sua história na seção de comentários abaixo.