Clientes de mensagens instantâneas (IM): por que não são adequados para organizações?

As lojas de aplicativos em computadores e telefones celulares estão inundadas com centenas de clientes ou aplicativos de mensagens instantâneas (IM), alguns dos quais mudaram a forma como nos comunicamos. Mensagens diretas, bate-papos em grupo, videochamada , compartilhamento de documentos e arquivos. O uso de emojis e adesivos torna sua comunicação mais interativa. Mas, quão confiáveis ​​são esses aplicativos?

Aprendendo o que é mensagem instantânea?

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Mensagem instantânea ou IM refere-se ao envolvimento em comunicação por meio do envio e recebimento de mensagens em tempo real na forma de textos. Isso é realizado por meio de um aplicativo autônomo, que pode pertencer, ser administrado e gerenciado por uma empresa terceirizada, denominada clientes de IM. Os aplicativos de mensagens instantâneas têm certos recursos básicos exclusivos que os mantêm separados de outros meios de comunicação, como salas de bate-papo e e-mails. Isso inclui a “presença”, que permite aos usuários saber se o usuário na extremidade receptora está online ou não. Além disso, os aplicativos de IM oferecem suporte ao compartilhamento direto de arquivos em uma sessão de texto ao vivo, permitindo que os usuários revisem documentos, imagens e outros arquivos em tempo real e discutam sobre eles.

Como esses aplicativos são diferentes dos e-mails?

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Os e-mails não garantem comunicação instantânea em tempo real entre as duas partes. Apesar de ter conectividade com a Internet, não oferece resposta imediata do usuário receptor. Além disso, os e-mails são destinados a conversas descritivas em formato de texto longo, enquanto as mensagens instantâneas são geralmente mais curtas. Além disso, as mensagens instantâneas destinam-se a exibir comunicação pessoal e não tendem a formar uma série de comunicação baseada em cadeia sobreposta entre vários usuários. No entanto, os aplicativos modernos de IM oferecem suporte a conversas em grupo por meio de bate-papos em grupo.

Como funciona o IM?

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Um aplicativo de IM autônomo de terceiros possui seu próprio servidor de rede separado. O funcionamento de todos os clientes de IM é o mesmo, independentemente de suas plataformas. Os aplicativos de mensagens instantâneas estabelecem uma conexão entre seus servidores e o dispositivo dos usuários por meio da conexão com a Internet. O usuário inicia o cliente de IM registrando uma ID de usuário e uma senha que são salvas no servidor do cliente. Agora, como usuário, você permite que o cliente de IM acesse sua lista de contatos, que ele verifica em sua lista de usuários, chamada lista de amigos. O cliente então enviará a você as informações sobre quais de seus contatos fazem parte de sua lista de amigos e estão disponíveis para conexão.

Assim que sua lista de amigos personalizada estiver pronta, você pode selecionar o usuário com o qual deseja se comunicar e o resto do processo é moleza. Enquanto você conversa, o cliente-servidor atuaria como um meio de transmissão entre o seu e o dispositivo do receptor.

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Por que as organizações podem estar perdidas devido a esses clientes de mensagens instantâneas?

Os aplicativos de IM são fáceis de usar, têm um processo de registro simples e muitos recursos para proporcionar uma experiência de comunicação pessoal. Além disso, ele permite que você compartilhe arquivos e imagens, e alguns deles também permitem o compartilhamento de localização. Então, por que as organizações não podem usar esses recursos para realizar suas comunicações profissionais diárias e compartilhamento de arquivos? Bem, existem desvantagens que podem representar riscos para essas empresas:

• O compartilhamento de arquivos em um servidor de terceiros pode custar a privacidade de seus dados

Quaisquer informações ou arquivos compartilhados no cliente de IM em questão são transmitidos do remetente ao receptor, usando pacotes de dados, por meio do servidor do cliente. Esses pacotes contêm suas informações transmitidas, que são armazenadas para sempre com o cliente. Como esses clientes de IM não são internos, você não tem controle sobre a proteção da privacidade dos arquivos e nem sobre sua acessibilidade. Você ficará totalmente dependente dos operadores de IM para garantir que os dados sejam protegidos contra acesso não autorizado. Embora muitos clientes de IM digam que as informações são sempre criptografadas; no entanto, quem pode dizer isso de verdade?

Como proprietário ou gerente de qualquer organização, você certamente não deseja que nenhuma das informações associadas à sua empresa seja compartilhada em servidores de terceiros. Embora as empresas de mensagens instantâneas afirmem que os dados estão sempre protegidos, os recentes incidentes de violação de dados e vigilância de inteligência não autorizada em usuários de clientes de mensagens instantâneas dizem o contrário.

• Falta de segurança de dados

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Embora você possa proteger seu dispositivo contra spyware e malware usando serviços de firewall, você não pode simplesmente proteger a linha de transmissão entre seu dispositivo e o servidor do cliente de IM usando apenas um firewall.

A Internet é ampla e cheia de perigos maliciosos que podem prejudicar suas atividades na web, mesmo atrapalhando suas conversas. Os clientes de IM requerem conectividade com redes públicas e, portanto, seus servidores armazenam e processam pacotes de informações de várias redes ao redor do globo. Esse servidor é altamente sujeito a ataques de malware e, por ser acessível em qualquer rede pública, torna ainda mais arriscado confiar neles para fins de segurança. Em qualquer tentativa de hacking bem-sucedida, seus dados ficarão comprometidos e, posteriormente, poderão ser submetidos a uso indevido e atividades ilícitas.

• Para clientes de IM, sua organização seria um produto

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Os aplicativos clientes de IM são executados por corporações e, assim como suas organizações, também possuem um modelo de negócios. Essas empresas usam suas informações de usuário para várias campanhas de marketing e ganham dinheiro em troca de compartilhar essas informações com anunciantes relevantes. Sendo proprietário de uma empresa, nunca se desejaria que suas informações organizacionais fossem tornadas públicas para uma fonte desconhecida ou não identificada.

• Problemas de backup e limitações de transferência

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Em níveis corporativos, toda empresa deseja manter um registro de documentos contendo dados organizacionais importantes. Esses dados são usados ​​como referência em estratégias de negócios futuras. Mas nenhum aplicativo de mensagens jamais forneceria um grande espaço de backup. Além disso, todo aplicativo cliente de IM tem restrições quanto ao limite de caracteres para textos, bem como para o tamanho dos arquivos a serem transferidos. Para uma finalidade organizacional, essas restrições podem ser barreiras de comunicação e compartilhamento de dados.

Na maioria dos casos, uma organização empresarial optaria por um serviço de backup em nuvem separado, além do cliente de IM. Novamente, isso representaria um risco de usar servidores de terceiros. Portanto, seus dados salvos sempre permanecem em um servidor de nuvem externo e você depende dos proprietários do servidor para sua segurança. Portanto, não importa o que você faça, se o cliente de IM que você está usando não for interno, ou seja, criado para atender apenas aos interesses do escritório, sua organização continuará enfrentando esses problemas.

• Suporte ao consumidor?

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Deve haver um ponto de interrogação maior depois disso. Como um usuário individual, enfrentar problemas como perda de dados ou erros de servidor não é grande coisa. Mas, estando em uma organização, esses problemas podem custar uma fortuna. Uma organização certamente não pode perder dados ou lidar com suas tarefas diárias se seu cliente de comunicação desistir. Os servidores de terceiros muitas vezes enfrentam problemas e às vezes até são desligados por suas corporações administrativas por todos os tipos de razões. Agora, boa sorte com os malabarismos entre os especialistas em atendimento ao consumidor, ao mesmo tempo em que prejudica seu trabalho e tempo.

• Ao lado de controle zero: alterações e atualizações frequentes

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Os aplicativos clientes de IM de terceiros têm mais de um usuário. Portanto, existem centenas de outros consumidores de tais aplicativos e todos têm requisitos diferentes. Agora, a empresa proprietária do cliente de IM em questão faria alterações ou atualizações nesse aplicativo, de acordo com as necessidades de sua base de consumidores majoritária. Você, como proprietário de uma empresa, não pode ter certeza se essas atualizações ou alterações atendem aos seus interesses ou não.

Além disso, os termos dos acordos, políticas de privacidade e acordos do usuário costumam ser alterados sem o seu conhecimento. Administrar uma organização sem controle sobre o compartilhamento de dados e a comunicação organizacional é uma tarefa arriscada. Vale a pena esse risco?

• Possivelmente baixa participação de membros

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Por que você precisa de um cliente de mensagens instantâneas para o seu espaço de escritório? Manter todos os membros envolvidos ligados através de uma ferramenta comum e garantir que as decisões e informações organizacionais chegam a todos, sem qualquer discriminação. Agora, existem centenas de aplicativos de cliente de IM por aí. Não é possível que todos os membros da organização usem o mesmo aplicativo cliente de IM. Portanto, alguns deles farão o download desse aplicativo de mensagens instantâneas, no qual não estão interessados. Como não estarão ativamente ativos lá, isso afetaria a participação do usuário.

• Não é só para o trabalho

Quais são os aplicativos de cliente de IM mais amplamente usados; WhatsApp, Google Hangouts, Skype etc.?

Direito?

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Nenhum desses aplicativos bifurca-se entre pessoas oficiais e seus contatos individuais. Se suas conexões pessoais estiverem disponíveis no aplicativo usado por sua organização, elas serão incluídas em sua lista de amigos. Agora, suas conversas pessoais e profissionais estão mescladas, tornando a interface e o gerenciamento da comunicação organizacional uma tarefa complicada.

Com tudo isso dito, é bastante claro que usar um servidor terceirizado global e um cliente de mensagens instantâneas para um uso organizacional completo não é uma boa opção. Como esses aplicativos de cliente de IM são operados por corporações comerciais, é provável que eles nunca atendam aos seus interesses organizacionais com prioridade. Além disso, eles vêm com todas as desvantagens que um servidor fora do local causaria. Ele está sujeitando suas informações ao risco de roubo e abuso, mantém você fora de controle, restringe seus privilégios de transferência de dados e, o mais importante, está compartilhando seus dados com terceiros para seus ganhos comerciais.

Você acha que dessa forma poderá administrar e expandir um negócio seguro no futuro? Com tanta vigilância em suas atividades organizacionais, esses clientes de MI dificilmente o ajudariam a crescer. Portanto, é importante que você, como empresário, encontre uma alternativa que possa resolver seus problemas de uma vez por todas. 

Os clientes de MI internos têm o potencial de substituir os mensageiros de terceiros . Uma vez que são executados em servidores privados e estão livres de qualquer interferência de terceiros, podem ser a melhor alternativa que as organizações modernas podem escolher.