Desde que a maioria de nós mudou para plataformas de videoconferência, as reuniões se tornaram um esforço esmagador para muitos. Os memorandos físicos do escritório foram substituídos por reuniões agendadas e a transição não foi mais fácil para muitos.
Felizmente, o líder das ferramentas de videoconferência, Zoom, oferece muitos recursos fáceis de dominar que tornam a tarefa de agendamento de reuniões muito mais simples. Hoje, daremos uma olhada nas reuniões recorrentes do Zoom e contaremos como ele ajuda no seu dia a dia de trabalho.
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Conteúdo
O que é uma reunião recorrente?
A Zoom tentou ao máximo reproduzir os elementos essenciais da vida cotidiana no escritório. Ele permite que você inicie uma reunião em um piscar de olhos, agende uma para uma data posterior e até mesmo torne-a recorrente.
A última parte - Reunião recorrente - é o assunto com o qual estamos nos preocupando hoje. Para iniciantes, conhecer um termo totalmente novo pode parecer um pouco assustador, mas fique tranquilo, pois não há muito o que fazer para que funcione. Uma Reunião Recorrente significa simplesmente que a reunião seria realizada novamente em uma data posterior, por uma ou mais vezes.
Pense nisso como uma reunião mensal de orçamento - um lugar onde cada contador de sua empresa participa e compartilha suas contagens individuais. Também pode ser uma reunião de planejamento trimestral, o que ajuda a dar uma direção para a empresa para o próximo trimestre.
Quando você torna uma reunião recorrente, o Zoom simplesmente cria muitas ocorrências da mesma reunião nas datas escolhidas. Ele simplesmente copia os dados da reunião original e os cola em outros slots. Você pode definir a duração das reuniões e definir a agenda também, tornando o objetivo da reunião claro para todos os participantes.
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Como configurar uma reunião recorrente em zoom no PC?
Como já discutimos, o Zoom visa tornar a transição mais fácil para os frequentadores normais do escritório, o que resulta diretamente em uma interface de usuário menos confusa e muitas opções. No que diz respeito à Reunião Recorrente, você tem a opção de agendá-la por meio do seu PC ou telefone e também pode escolher entre diferentes clientes do Calendário. Com a pequena introdução fora do caminho, vamos direto ao assunto.
Você precisará do aplicativo Zoom para desktop para começar. Se você não tiver o aplicativo, acesse o portal oficial do Zoom , faça o login com as credenciais necessárias e baixe o cliente desktop. Após a conclusão da instalação, inicie-o e faça o login. Agora, clique na opção 'Agendar'.
Assim que a próxima tela aparecer, simplesmente torne a reunião 'Recorrente' marcando a opção.
Depois de tornar a reunião recorrente, você terá a opção de escolher um calendário. O Zoom aqui oferece três opções - 'Microsoft Outlook,' 'Google Agenda' e 'Outros calendários'.
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Microsoft Outlook
Por muito tempo, o Microsoft Outlook serviu como o aplicativo de calendário padrão para profissionais. É fácil de usar, oferece recursos robustos e pode ser integrado a um cliente de e-mail para uma ida e volta sem problemas. Se você for um usuário do Microsoft Outlook, certifique-se de marcar a opção e clique em 'Agendar'.
Depois de fazer isso, o Zoom iniciará o contato com o aplicativo de desktop e dará a você a opção de definir a reunião como um evento recorrente.
Para fazer isso, clique em 'Recorrência' quando estiver no aplicativo Microsoft Outlook. Você pode definir a hora do compromisso - hora de início, hora de término e duração - alterar o padrão da reunião, escolher quando ela ocorrerá, definir um intervalo de datas para a reunião e muito mais.
Quando estiver satisfeito com sua seleção, clique em 'Ok'. Finalmente, salve a Reunião Recorrente clicando no ícone 'Salvar' no canto superior esquerdo.
calendário do Google
O Google Calendar é um aplicativo de calendário imensamente popular. Ao contrário do Microsoft Outlook, o Google Calendar não requer uma versão desktop para funcionar perfeitamente, já que a versão web pode fazer a tarefa com a mesma eficiência. Para ir ao Google Agenda e concluir o processo, tudo que você precisa fazer é marcar a opção 'Google Agenda' na lista de três itens e clicar em 'Agendar'.
Você será redirecionado para a página da web do Calendário em um instante.
Você deverá fazer login com suas credenciais do Google. Depois de fazer isso, o calendário abrirá com os detalhes da reunião do Zoom já definidos. Depois disso, você deve clicar no menu suspenso logo abaixo das opções de data e hora. Lá, você precisa escolher a recorrência da reunião em questão. Existem algumas predefinições - diárias, semanais, mensais e anuais - para você começar, mas você também pode adicionar uma nova programação clicando na opção 'Personalizar'.
Verifique novamente suas escolhas e clique em 'Salvar' para finalizar.
Outros Calendários
Se acontecer de você usar algo diferente do Microsoft Outlook e do Google Agenda, você pode usar esta opção para salvar seus compromissos.
Ao contrário das duas opções anteriores, isso não dispara uma ação invoke e apenas cria um arquivo de calendário ICS local. Você pode abrir o arquivo em seu aplicativo de calendário favorito para realizar o resto do procedimento.
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Como configurar uma reunião recorrente em zoom no celular?
Os usuários de desktop geralmente têm acesso a muitas vantagens extras, mas, felizmente, a capacidade de criar uma reunião recorrente não é uma delas. Você pode facilmente criar uma reunião recorrente tanto no Android quanto no iOS. Ao contrário do PC, aqui, você é levado diretamente para o seu aplicativo de calendário padrão.
Depois de fazer login no aplicativo móvel, toque em 'Agendar'.
Na próxima página, clique em 'Repetir'.
Escolha uma das cinco opções - diária, semanal, semanalmente, mensalmente e anualmente.
Depois de selecionar o quadro de recorrência, você também pode tocar em 'Terminar Repetição' e escolher a data de término da reunião recorrente.
Quando estiver satisfeito com suas escolhas, clique em "Concluído".
Essa ação levaria você ao seu aplicativo de calendário padrão e pediria permissão.
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calendário do Google
Depois de acessar o Google Agenda, toque em 'Mais opções' nas configurações de data e hora. Toque em 'Não se repete' para escolher uma das predefinições - diária, semanal, mensal e anual - ou definir uma programação de recorrência personalizada. Verifique novamente suas seleções e clique em "Concluído".
Microsoft Outlook
Se o Microsoft Outlook for seu cliente de calendário padrão, toque em 'Repetir' e selecione as opções de recorrência. Quando estiver satisfeito com sua seleção, toque no pequeno ícone de marca no canto superior direito. Finalmente, clique em 'Salvar' e saia.
Como deletar uma reunião recorrente?
Mudou de ideia sobre uma próxima reunião recorrente? Não se preocupe, excluir uma reunião recorrente é mais fácil do que você imagina.
PC
Para excluir uma reunião recorrente do seu PC, primeiro, faça o login no cliente de desktop Zoom. Agora, vá para a guia 'Reuniões' para ver a próxima Reunião recorrente. Em seguida, clique em 'Excluir'.
Finalmente, clique em 'Sim' para confirmar. Você também pode recuperar a reunião em até 7 dias após descartá-la.
Móvel
No celular, primeiro acione o cliente Zoom e faça login com as credenciais necessárias. Depois de entrar, vá para a guia 'Reuniões' e localize a Reunião recorrente que deseja excluir.
Toque para ver suas propriedades e clique em 'Excluir'.
Confirme o aviso e clique em 'Excluir reunião'.
Quais são os benefícios das reuniões recorrentes?
Agora que você sabe como definir uma Reunião recorrente, vamos dar-lhe alguns motivos pelos quais você deve começar a colocar suas rotinas em 'Recorrente'.
Em primeiro lugar, agendar uma reunião recorrente é muito mais simples do que fazer o trabalho manualmente repetidamente. Trabalhe um pouco da primeira vez e pare de se preocupar em não conduzir as reuniões na hora certa.
Além disso, as reuniões recorrentes são ótimas para a continuidade. Ele permite que os líderes de equipe mantenham contato com a equipe de solo e estendam a mão quando necessário. Ao garantir o engajamento, é possível melhorar a produtividade de toda a equipe.
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