O Dropbox pode não ter o brilho do Microsoft Office ou do Google Drive. Mas você pode transformá-lo em um local de trabalho ágil nas nuvens. Os terabytes de armazenamento mantêm seus arquivos seguros, mas e se você precisasse de um documento para juntar tudo?
O Dropbox Paper é a ferramenta de colaboração de documentos que pode ajudá-lo a criar uma base de conhecimento completa. Os modelos são uma ajuda extra para ajudar a iniciar o seu trabalho.
Os modelos do Dropbox Paper, como todos os modelos, são blocos de construção pré-construídos que economizam tempo. Você também pode transformar qualquer documento em um modelo com um único clique. Então, vamos explorar os dois processos e apreciar como o Dropbox os tornou fáceis.
Como escolher modelos de papel pré-projetados no Dropbox
O Dropbox tem uma boa escolha de modelos pré-projetados. Esses modelos são adequados para indústrias e seus requisitos do dia a dia. Alguns modelos, como os modelos de notas de reunião, são versáteis e padrão em qualquer coleção de modelos. Você pode escolher um modelo e adicionar seu próprio conteúdo ou até ajustar o design para atender às suas necessidades.
Veja como iniciar um documento com um modelo.
1. Abra o Dropbox Paper .
2. Na tela inicial, vá para a direita e, em vez de clicar em Criar novo documento , selecione Criar com modelos .
3. Uma janela suspensa é aberta e exibe uma escolha de três modelos padrão (Brainstorm, Nota de reunião, Plano de projeto). Você pode optar por usar qualquer um dos modelos com um único clique nas miniaturas e iniciar seu documento.
4. A janela do modelo exibe todos os modelos. Clique na seta suspensa ao lado de Todos e você pode filtrar os modelos que possui ou aqueles compartilhados com você por seus colaboradores. Todos os modelos que você criar também aparecerão aqui.
5. Como todos os modelos, este documento também é apenas um projeto. Você pode personalizá-lo de acordo com suas necessidades alterando quaisquer campos, cabeçalhos ou texto de espaço reservado. Depois de terminar o documento, mova-o para uma pasta designada.
O Dropbox também possui uma Biblioteca de modelos de papel com uma seleção bem categorizada de outros modelos. Pesquise o que você deseja, passando pelas categorias. Clique na miniatura do modelo que deseja e escolha Usar modelo para iniciar seu documento.
Como fazer seu próprio modelo a partir de um documento em branco
Você pode transformar qualquer documento em branco em um modelo. Faça o layout do documento e formate-o com as ferramentas fornecidas pelo Dropbox.
Formatar um modelo do Dropbox Paper é o mesmo que formatar um documento. Você pode adicionar tabelas, cronogramas, mídia, blocos de código etc. ao seu modelo. Você pode até adicionar texto de espaço reservado que pode atuar como rótulos para descrever o que outra pessoa pode preencher nos campos ou espaços em branco. Lembre-se, o Dropbox salva todas as alterações automaticamente.
Em seguida, abra o menu Mais (os três pontos horizontais) no canto superior direito e clique em Modelo no menu suspenso.
O modelo é criado e um cabeçalho de modelo de edição aparecerá no topo da página. Depois de fazer o modelo, quaisquer alterações feitas nele não afetarão o documento original.
Você pode até adicionar texto de espaço reservado selecionando o texto clicando no ícone de texto no menu de formatação.
Dica: Você também pode considerar o documento To-Do e transformá-lo em um modelo. A tarefa fica oculta até você clicar no botão Mostrar tarefas no canto superior direito. Depois de exibi-lo, você pode trabalhar nele como um documento normal e até mesmo torná-lo parte de outro documento. Mas, para torná-lo mais útil, faça alterações nele e transforme-o em um modelo.
Por exemplo, você pode transformá-lo em uma lista de verificação que pode ser usada para revisar um documento ou projeto. Claro, você também tem a opção de usar o modelo de lista de verificação da equipe na biblioteca.
Editando modelos de papel do Dropbox
Você só pode editar os modelos que criou. Se você deseja editar um modelo compartilhado criado por outra pessoa, crie um documento a partir do modelo. Em seguida, crie um modelo para fazer sua própria cópia.
Mas agora, e se nenhum dos modelos integrados atender às suas necessidades? O Dropbox Paper facilita a criação de seus modelos com apenas alguns cliques.
Compartilhando um modelo de papel do Dropbox
Compartilhar um modelo ajuda todos os membros da equipe a partir da mesma base. Passe o mouse sobre o modelo que deseja usar e clique no ícone de edição (parece um lápis). Clique em Compartilhar .
Você também pode convidar colaboradores para trabalhar em um novo modelo com você. O fluxo de trabalho é o mesmo de qualquer documento compartilhado antes de você criar o modelo.
Crie modelos de papel do Dropbox a partir do aplicativo móvel
Você não precisa estar preso à área de trabalho. Use o aplicativo móvel dedicado do Dropbox Paper para criar e gerenciar seus documentos em movimento. O processo é o mesmo.
1. Abra o Dropbox Paper no iOS ou Android .
2. Na tela Procurar , clique no sinal de mais na parte superior e escolha um modelo na lista que aparece na tela.
Ainda existem algumas limitações no aplicativo móvel. Você ainda não pode acessar a biblioteca de modelos. Além disso, o método para “modelar” um documento está ausente. Felizmente, o Dropbox o incluirá nas próximas iterações do aplicativo.
Dropbox é mais do que armazenamento em nuvem
O Dropbox é um destino preferido nas nuvens. Economize tempo e esforço com a ajuda dessas dicas para usar o Dropbox com mais eficiência . A sutil elegância do Dropbox Paper prova que ele está evoluindo para um conjunto completo de produtividade. Escrever seus documentos ou colaborar em seus arquivos é apenas uma maneira de usar o espaço que você tem.
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