Como gerenciar reuniões no Outlook

Aqui estão nossas escolhas de como você pode gerenciar reuniões no Outlook

Use o Assistente de Agendamento. Esse recurso interno do Outlook pode ser encontrado clicando na guia Página inicial, clicando na seta para baixo ao lado de Novo e-mail e escolhendo Reunião.

Antes de concordar em entrar em uma reunião por e-mail, você pode visualizar rapidamente sua agenda para ver como está seu dia ou semana. Basta passar o mouse sobre o ícone de Agenda para visualizar a agenda mensal.

Abra o e-mail de solicitação de reunião. Você deve ver Aceitar, Provisório ou Recusar. Clique em um deles para permitir que os participantes da reunião saibam seu status e para adicioná-lo ao calendário.

Se você está trabalhando em casa ou agora voltando para o escritório, algo sempre se repetiu ao longo do tempo são as reuniões. Da discussão de tópicos importantes, entrevistas individuais, e muito mais, parte de qualquer negócio ou trabalho envolve reuniões para que todos possam se atualizar e ficar na mesma página.

Porém, quanto mais reuniões você tiver, mais bagunçada sua agenda pode se tornar. Bem, o aplicativo Outlook no Windows 10, incluído no Microsoft 365, facilita o gerenciamento de reuniões. Aqui estão nossas escolhas sobre como você pode gerenciar reuniões no Outlook.

Use o Assistente de Agendamento

Como gerenciar reuniões no Outlook

Nossa escolha número um para gerenciar reuniões no Outlook é usar o Assistente de Agendamento. Esse recurso interno do Outlook pode ser encontrado clicando na guia Página inicial, clicando na seta para baixo ao lado de Novo e-mail e escolhendo Reunião. Você deverá ver uma guia aparecer no topo para o Assistente de Agendamento. Clique aqui.

Olhando para o Assistente de Agendamento, uma área sombreada com barras verticais mostrará os horários de reunião que você deseja. Você pode arrastar as barras para ajustar o tempo. Uma grade também será exibida quando os participantes estiverem disponíveis. Você verá que o Outlook também irá sugerir horários e o número de conflitos para aquela reunião, se houver.

O Assistente de Agendamento ajuda a garantir que todos na reunião estejam na mesma página e que não haja conflitos. Isso bloqueará os horários em que seus colegas não estão disponíveis e até mesmo permitirá que você veja quando as salas de reunião estão ou não disponíveis ao fazer uma reunião.

Visualize rapidamente o seu calendário

Como gerenciar reuniões no Outlook

O próximo passo para gerenciar reuniões no Outlook é usar o Calendário do Outlook a seu favor. Antes de concordar em entrar em uma reunião por e-mail, você pode visualizar rapidamente sua agenda para ver como está seu dia ou semana. Basta passar o mouse sobre o ícone de Agenda para visualizar a agenda mensal. Com a visualização rápida do calendário, você poderá ver sua programação sem deixar seus e-mails.

Depois de passar o mouse sobre o ícone, você poderá ver as próximas reuniões e compromissos da semana. Você também pode ver em quais salas eles ocorrem e em que horários. Se desejar, você também pode selecionar Encaixar o ícone de visualização no canto superior direito do calendário (próximo à barra de rolagem) para encaixar a visualização e fazer com que ela o acompanhe enquanto você lê seus e-mails.

Use o recurso de solicitações de reunião a seu favor

Como gerenciar reuniões no Outlook

Nossa escolha final está relacionada ao recurso de solicitações de reunião no Outlook. Com este, você tem controle total para responder às solicitações de reunião à medida que as recebe, garantindo que você tenha as informações mais atualizadas em seu calendário. Também ajuda a limpar sua caixa de entrada de convites.

Para usar este recurso, você precisará abrir o e-mail de solicitação de reunião. Você deve ver Aceitar, Provisório ou Recusar. Clique em um deles para permitir que os participantes da reunião saibam seu status e para adicioná-lo ao calendário. Se aceitar, você pode editar a resposta antes de enviar, enviar a resposta agora ou não enviar uma resposta. Essas opções ajudarão o organizador da reunião a ter uma ideia melhor de quem está planejando participar. Se você não responder, a pessoa que organizou não saberá se você planeja participar ou não.

Obviamente, você também pode clicar na opção Propor um novo horário para propor um horário alternativo para a reunião. Ou, depois de aceitar, você pode editar a reunião em seu calendário, por exemplo, para alterar a hora, clicando com o botão direito do mouse.

Confira alguns outros recursos também

Embora já tenhamos discutido o aplicativo Outlook no Windows, também existem algumas maneiras adicionais de gerenciar reuniões. Eles cobrem o Outlook para a web e o Outlook móvel. Conforme anunciado em julho , o Outlook na web agora oferece aos usuários mais controle sobre os convites para reuniões, exibindo mensagens, detalhes da reunião, respostas dos participantes e muito mais. O Outlook no Android, por sua vez, mostra as informações que você pode achar relevantes, como e-mails e arquivos, nos detalhes do evento em sua agenda para ajudá-lo a planejar melhor as reuniões. Definitivamente, há mais maneiras de gerenciar reuniões no Outlook, portanto, deixe-nos saber como você gerencia suas reuniões deixando um comentário abaixo.



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