Como obter o máximo do Microsoftofts redesenhado (e renomeado) para fazer

A Microsoft reformulou seu aplicativo de lista de tarefas pendentes para se tornar um sistema de gerenciamento de tarefas abrangente. Para tirar o máximo proveito disso, você pode

Importar listas existentes

Crie e compartilhe listas

Trabalho com tarefas

Use listas inteligentes

To Do é uma das mais novas adições à gama de ferramentas de produtividade da Microsoft. Recentemente, ele adquiriu uma atualização abrangente da interface do usuário após uma série de novos recursos, então decidimos dar uma nova olhada no que ele pode oferecer em 2019.

To Do nasceu da aquisição da Wunderlist pela Microsoft. Embora o Wunderlist ainda esteja operacional hoje, recursos de engenharia foram desviados para Tarefas Pendentes. A Microsoft reconstruiu o aplicativo sobre sua infraestrutura do Office 365, garantindo que ele atenda aos requisitos de conformidade para uso empresarial. Essa arquitetura também permite que o To Do sincronize com e-mails e tarefas no Outlook.

O redesenho do To Do no início deste mês aproximou o aplicativo da linguagem de design do Wunderlist. Há um maior uso de cores e uma atenção mais cuidadosa ao preenchimento entre os elementos da interface. O novo visual, que vem com uma mudança sutil no nome (de To-Do para To Do), indica a crescente confiança da Microsoft no produto.

Começando

O To Do de hoje está disponível em quase todas as principais plataformas. Os aplicativos são oferecidos no Windows 10, macOS, iOS, Android e na web. Além disso, o To Do integra-se a uma seleção crescente de produtos Microsoft. Isso inclui Outlook, Cortana e Microsoft Planner, para que o aplicativo seja capaz de se tornar um hub para todas as suas tarefas.

Para os fins deste guia, usaremos Tarefas em um PC com Windows 10. A maioria das telas é muito semelhante em todas as plataformas, portanto, você não deve encontrar problemas para acompanhar o processo em seu próprio dispositivo.

Depois de baixar o To Do, você primeiro precisa fazer o login. Há suporte para contas pessoais da Microsoft e contas corporativas do Office 365. Usando a tela de configurações do aplicativo, você pode adicionar contas adicionais posteriormente.

Assim que estiver conectado, você chegará à tela "Meu dia" de Tarefas pendentes. Vale a pena reservar um momento para avaliar a interface. Em dispositivos de desktop, o To Do usa uma visualização de dois painéis. Suas listas de tarefas são exibidas à esquerda, enquanto a seção central é atualizada para exibir o conteúdo das listas. Ao selecionar uma tarefa, um painel adicional aparecerá à direita para editar suas propriedades. O layout do celular é muito semelhante, com a navegação escondida atrás de um menu de hambúrguer.

Para acessar a página de configurações do aplicativo, clique na sua foto de perfil no canto superior esquerdo. Selecione "Configurações" no menu suspenso ou "Gerenciar contas" para adicionar e remover contas do Office 365.

Importando tarefas existentes

A tela Configurações permite que você importe suas tarefas existentes do Wunderlist. Isso significa que você pode continuar de onde parou no aplicativo mais antigo. O To Do criará automaticamente listas para substituir suas listas Wunderlist, preenchendo-as com suas tarefas no Wunderlist.

As configurações também permitem que você altere algumas opções fundamentais dentro do aplicativo. Há suporte para tema claro ou escuro e a capacidade de desativar confirmações de exclusão e sons de conclusão.

Mais abaixo, você encontrará um conjunto de botões de alternância para "Listas inteligentes". Estaremos revisitando as Listas Inteligentes mais tarde, mas por enquanto, apenas saiba que é possível evitar que Listas Inteligentes não utilizadas apareçam no aplicativo. O botão de alternância final permite que você controle se os emails sinalizados do Outlook devem aparecer em Tarefas - desabilitar isso removerá a seção "Email sinalizado" da barra de navegação.

Criação de listas

Para criar uma lista, clique no botão "Nova lista" na parte inferior do menu de navegação. Digite um nome para sua lista e pressione Enter. Opcionalmente, você pode adicionar um emoji personalizado para usar como ícone de navegação da lista. Clique no nome da lista no painel central e, em seguida, no botão sorridente para selecionar um emoji.

Tem várias listas relacionadas? Tente criar um grupo. Clique no botão à direita do botão "Nova lista" para criar e nomear seu grupo. Você pode então arrastar listas individuais para o grupo, tornando-as crianças dentro dele. Isso pode ajudar a organizar seu menu de navegação, ocultando listas usadas com pouca frequência.

Opções de lista

Você pode acessar o menu de opções de uma lista clicando no ícone de três pontos no canto superior direito do aplicativo. Você pode ajustar o tema do aplicativo individualmente para cada lista, alterar a ordem de classificação das tarefas ou renomear a lista.

Este menu também oferece uma maneira de mostrar (ou ocultar) tarefas concluídas em sua lista. Finalmente, há itens de menu para fixar um atalho no menu Iniciar ou excluir a lista. Isso removerá todas as tarefas da lista, bem como a própria lista.

Compartilhando listas

Você pode compartilhar listas com outros usuários para facilitar a colaboração. Comece clicando no ícone de pessoa ao lado do botão de opções da lista.

Clique em "Criar link de convite" para obter seu link compartilhável. Forneça o link para as pessoas que precisam de acesso à lista. Eles poderão visualizar, adicionar e editar tarefas na lista. Para gerenciar as opções de compartilhamento no futuro, clique no botão de compartilhamento novamente. Você verá colaboradores adicionados à lista e uma opção para revogar o acesso compartilhado.

Trabalho com tarefas

As tarefas são os objetos mais importantes do To Do. Criar uma tarefa é simples: selecione uma lista e clique em "Adicionar tarefa" na parte inferior da tela. Digite um nome de tarefa e pressione Enter.

Em sua forma mais básica, é só isso. Você pode continuar adicionando tarefas digitando descrições e pressionando Enter. Porém, as tarefas têm muito mais opções disponíveis, então tente clicar em uma para abrir seu painel de detalhes.

Aqui, você pode definir um lembrete, data de vencimento e programação de recorrência para a tarefa. Há um campo de texto para notas adicionais (útil para endereços de sites) e um seletor de arquivos para adicionar anexos.

At the top of the pane, the "Add step" link lets you create a set of sub-tasks. This is useful to create simple checklists within a larger process. For example, you might add "Carpets", "Floors" and "Surfaces" to a "Clean the house" task.

Finally, the small star icon lets you mark a task as important. This will result in it showing up in the "Important" list visible in To Do's navigation menu. Similarly, "Add to My Day" will display the task in the "My Day" list – more on this in the next section...

Using Smart Lists

Smart Lists are To Do's way of describing lists which automatically aggregate tasks from other lists. You can't create Smart Lists but you can choose which ones are displayed, as we saw on the Settings page.

Já vimos duas listas inteligentes: Importante e Meu dia. My Day merece mais explicações, pois é uma forma de o To Do se diferenciar da concorrência.

Em vez de depender inteiramente de datas de vencimento, o To Do oferece a capacidade de selecionar tarefas para trabalhar em cada dia. A ideia é que você revise suas tarefas pendentes pela manhã, adicione algumas a "Meu dia" e depois trabalhe a partir dessa lista. Isso ajuda a evitar que se distraia com tarefas não acionáveis ​​em suas listas.

O To Do é inteligente o suficiente para poder sugerir tarefas para adicionar ao My Day. Você pode ver sugestões aparecerem ao visitar Meu dia pela manhã. Normalmente, o To Do sugere tarefas com uma data de vencimento próxima. Também incluirá todas as tarefas que você adicionou ao Meu dia ontem, mas não conseguiu concluir. Isso ajuda você a voltar rapidamente para onde estava enquanto gerenciava sua carga de trabalho do dia.

Existem atualmente três outras listas inteligentes em Tarefas: Planejado, E-mail sinalizado e Atribuído a mim. O planejado mostra cada tarefa com uma data de vencimento. E-mail sinalizado exibe todos os e-mails que você sinalizou para ação usando o Outlook. Cada e-mail é convertido em uma tarefa normal.

Atribuído a mim, que é específico para contas do Office 365, contém tarefas do Microsoft Planner nas quais você está trabalhando no momento. Isso significa que você pode usar um planejador de equipe e, ao mesmo tempo, manter sua lista de tarefas pessoais. Não há necessidade de alternar entre os aplicativos ao usar o Outlook e o Planner lado a lado.

Microsoft To Do

Este é o final de nosso rápido tour pelo To Do. Como você deve ter visto, o To Do amadureceu e se tornou uma solução de gerenciamento de tarefas cada vez mais abrangente. É repleto de recursos e é capaz de se integrar a grande parte do ecossistema da Microsoft.

Para obter o máximo dele, você precisa usar recursos como Listas inteligentes. São esses toques que elevam o que fazer acima da multidão. No entanto, é igualmente útil como um aplicativo de tarefa simples para uso pessoal - adicionar novos itens leva apenas alguns segundos.

Os maiores ganhos de produtividade do To Do sem dúvida vêm quando combinados com outros produtos da Microsoft. A Microsoft está usando o aplicativo para combinar seus serviços distintos. O To Do está se tornando um hub de produtividade que agrega dados do Outlook, Cortana e Planner. A capacidade de usar o aplicativo em todas as plataformas garante que você sempre possa acessar todas as suas tarefas, onde quer que esteja.

Com suporte para trabalho colaborativo, opções robustas em tarefas individuais e funcionalidade de planejador diário, To Do cresceu e se tornou uma plataforma de gerenciamento de tarefas completa. Ele tem sido capaz de fazer isso ao mesmo tempo em que permanece extremamente simples para começar, então, quaisquer que sejam seus requisitos, o To Do provavelmente pode atendê-los.