Como ocultar tarefas do Outlook com uma data de início futura

Quando estiver em uma visualização de tarefa, como uma pasta de tarefas ou a Barra de Tarefas Pendentes:

Clique com o botão direito no plano de fundo da visualização da tarefa.

Clique em "Exibir configurações".

Clique no botão "Filtrar" na janela que aparece. Alterne para a guia "Avançado" no pop-up Filtro.

Clique no menu suspenso "Campo" e escolha "Todos os campos da tarefa"> "Data de início".

No menu suspenso "Condição", selecione "ativado ou anterior".

Digite "Hoje" na caixa de entrada "Valor" e pressione "Adicionar à lista".

Feche as janelas pop-up abertas com o botão "OK".

Com a Microsoft investindo mais recursos em seus aplicativos de gerenciamento de tarefas, nunca foi o melhor momento para usar o Outlook Tasks. Quando combinadas com o Microsoft To-Do, Cortana e OneNote, as Tarefas do Outlook são uma solução extremamente versátil para gerenciar listas, lembretes e sua programação diária - com apenas uma pequena falha.

As tarefas do Outlook têm uma "Data de início" e uma "Data de vencimento", o que permite que você indique quando espera trabalhar em uma tarefa. Em teoria, sua tarefa não é relevante até que a Data de início apareça, portanto, não deve incomodá-lo na interface do Outlook.

Infelizmente, o Outlook normalmente ignora a Data de início - então as tarefas agendadas para o futuro permanecerão visíveis, bagunçando sua lista e tornando mais difícil ver o que é imediatamente acionável. Consertar isso não é intuitivo, mas pode ser obtido com os recursos avançados de filtragem de exibição do Outlook.

Antes de começarmos, é importante observar que você precisará repetir o procedimento a seguir para cada exibição de tarefa do Outlook com a qual deseja usá-lo. Por exemplo, a barra de tarefas pendentes do Outlook, a visualização de tarefas pendentes e as pastas de tarefas individuais são todas visualizações de tarefas distintas que podem ser filtradas individualmente. Portanto, aplicar esse comportamento a todas as visualizações é um exercício de duplicação.

Primeiro, crie uma tarefa com uma data de início no futuro para que você tenha algo com que trabalhar. Você deve ver a tarefa aparecer imediatamente, o que não é particularmente útil, pois ainda não é acionável.

Clique com o botão direito na Barra de Tarefas Pendentes (ou no fundo da visualização com a qual você está trabalhando) e clique em "Configurações da Visualização" no menu que aparece. Na janela pop-up, clique em "Filtrar ..." e alterne para a guia "Avançado" do pop-up Filtro resultante.

Você deve ver que pelo menos um filtro padrão já existe. Conforme indicado por sua lógica, este filtro é responsável por decretar o comportamento padrão do Outlook de ocultar tarefas concluídas, então não iremos mexer nisso. Em vez disso, adicionaremos novos filtros usando as entradas abaixo da tabela.

Comece clicando no menu suspenso "Campo" e navegue até "Todos os campos da tarefa"> "Data de início" no menu que aparece. Isso adicionará um filtro à propriedade "Data de início". Na lista suspensa "Condição", selecione "em ou antes" e digite "Hoje" (sem as aspas) na caixa de entrada "Valor". Por fim, pressione "Adicionar à lista".

Clique em "OK" em ambas as janelas pop-up abertas e você verá que a visualização da tarefa está filtrada para incluir apenas os itens cuja data de início foi atingida. Isso pode muito bem resolver seu caso de uso específico, embora haja mais um problema que você queira resolver.

Atualmente, este filtro também irá ocultar quaisquer tarefas que não tenham uma data de início, o que não é o ideal. Para resolver isso, volte para a janela Filtro conforme descrito acima. Adicione outro filtro na propriedade "Data de Início", desta vez escolhendo "não existe" como condição e deixando o valor vazio.

Agora, ao aplicar os filtros, você verá que a exibição de tarefas exibe as tarefas em que a data de início surgiu, bem como quaisquer tarefas que não tenham uma data de início.

Se você vai se beneficiar dessa mudança depende do seu fluxo de trabalho de gerenciamento de tarefas. Você pode querer que todas as suas tarefas estejam visíveis o tempo todo, independentemente de quando estão agendadas para implementação. Nesse caso, o comportamento padrão do Outlook será satisfatório. No entanto, para fluxos de trabalho mais complexos com várias tarefas abertas, é importante ocultar tarefas que ainda não podem ser acionadas para reduzir a carga cognitiva. Embora esteja longe de ser óbvio, configurar isso no Outlook não é particularmente difícil.

Por fim, é importante observar que essas alterações se aplicam apenas ao aplicativo da área de trabalho do Outlook - outras experiências de Tarefas do Outlook, como o Microsoft To-Do, não têm a capacidade de filtrar tarefas dessa maneira. No entanto, a propriedade Data de início (e todos os outros campos do Outlook) estão disponíveis em todas as tarefas do Outlook, independentemente de como foram criadas.