Como usar o Microsoft Planner para controlar as tarefas ao trabalhar remotamente

Como usar o Microsoft Planner para controlar as tarefas ao trabalhar remotamente:

Crie um plano.

Crie depósitos para representar estágios de um processo.

Crie tarefas e arraste-as entre os baldes para ilustrar o progresso.

O Microsoft Planner é um sistema de gerenciamento de tarefas no estilo Kanban voltado para equipes ocupadas e trabalhadores remotos. O Planner pode ajudá-lo a organizar, atribuir e rastrear tarefas quando você não pode discuti-las pessoalmente.

O trabalho do planejador ocorre em “planos” que estão vinculados aos Grupos do Office 365. Quando você cria um novo plano, ele cria automaticamente um novo grupo (a menos que você adicione o plano a um grupo existente). O grupo existe como qualquer outro no Office 365 - terá seu próprio site do SharePoint, bloco de notas OneNote e outros recursos.

Isso pode parecer complicado no início, mas ajuda a potencializar algumas das integrações avançadas do Planner. No uso diário, você não deve se preocupar muito com o modelo de grupo subjacente. Você pode usar a interface do Planner para criar planos e adicionar usuários a eles, sem se envolver no gerenciamento de grupos do Office 365.

Planos e tarefas

Faça login no Planner em tasks.office.com e clique em “Novo plano” no menu de navegação à esquerda. Dê um nome ao seu plano e escolha se deseja torná-lo público ou privado. Os planos públicos são automaticamente visíveis para todos em sua organização.

As tarefas dentro dos planos são organizadas em uma estrutura Kanban colunar. Eles são representados como listas verticais (“baldes”) de cartões que são exibidos horizontalmente em sua tela. Você pode adicionar quantos baldes forem necessários.

Para criar uma tarefa, clique em qualquer intervalo e digite um nome para a tarefa. Opcionalmente, escolha uma data de vencimento e atribua a tarefa a um usuário. Em seguida, aparecerá como uma tarefa para que eles concluam.

Depois de criar uma tarefa, você pode clicar nela para expor mais opções. Isso inclui a capacidade de adicionar notas, listas de verificação, comentários e anexos. Você também pode indicar a prioridade de uma tarefa e o andamento atual.

O lado direito do painel permite que você selecione os rótulos codificados por cores para adicionar à tarefa - eles aparecerão no cartão de volta na tela do quadro. Clique em qualquer rótulo para alterar seu nome. Os rótulos ajudam a distinguir entre diferentes tipos de tarefas.

Usando o Planner

Não há uma maneira definida de usar as opções disponíveis. Para equipes menores, uma configuração simples pode ser suficiente, com os baldes “To do”, “Doing” e “Done”. Você pode arrastar os cartões de tarefas entre os baldes para criar uma visão geral clara do progresso.

Equipes maiores com um volume maior de tarefas podem se beneficiar de uma abordagem mais estruturada. Planos que representam um processo linear podem incluir um balde para cada estágio do processo (como "Design", "Desenvolver", "Testar" e "Liberar" para desenvolvimento de software, ou "Planejar", "Gravar", "Editar" , “Revisão” para escrever). Você pode então usar a opção “Progresso” nos cartões para indicar o status de conclusão.

Para obter mais informações sobre as tarefas, você pode usar os recursos analíticos integrados do Planner. Clique na guia “Gráficos” na parte superior da tela para obter um detalhamento visual de seu plano. Isso relata o status da tarefa, intervalo e prioridade, para que você possa ver claramente como o trabalho está progredindo. A guia Programação oferece uma visão de calendário que permite ver quando o trabalho está planejado para ser concluído.

Este artigo deu a você uma visão geral de alto nível dos conceitos básicos do Planner. Temos guias mais detalhados disponíveis sobre recursos específicos, caso você queira saber mais. O Planner se destaca na substituição de quadros brancos internos cobertos por colunas de notas adesivas. Você pode obter uma visão rápida de suas tarefas, o que mantém todos informados, mesmo em equipes de trabalho remoto distribuídas.