Como usar o MyAnalytics no Office 365 para gerenciar melhor seu tempo ao trabalhar remotamente

Para usar o Microsoft Analytics:

Inicie o MyAnalytics no Office.com.

Visualize suas estatísticas em Foco, Bem-estar, Rede e Colaboração.

Trabalhar em casa pode ser um desafio, especialmente quando toda a família está por perto. O gerenciamento eficaz do tempo é fundamental se você pretende passar o dia enquanto mantém um equilíbrio razoável entre a vida pessoal e profissional.

O MyAnalytics da Microsoft é um membro menos conhecido da família Office 365. O MyAnalytics pode fornecer informações que o ajudam a entender como você está gastando seu tempo. Ele rastreia sua atividade e compromissos em outros aplicativos do Office 365 e, em seguida, analisa como você pode melhorar seu foco, bem-estar, rede e colaboração.

O MyAnalytics não está disponível em todos os planos do Office 365 e pode ser desabilitado por um administrador. Se estiver disponível, ele aparecerá no inicializador de aplicativos em Office.com (pode ser necessário clicar em “Todos os aplicativos” primeiro).

A página inicial do MyAnalytics divide suas estatísticas atuais nas quatro seções principais do aplicativo: Foco, Bem-estar, Rede e Colaboração. Ao maximizar sua eficácia em todas as quatro áreas, você pode aumentar suas chances de trabalhar de forma produtiva e, ao mesmo tempo, relaxar e descontrair no final do dia.

Foco

A seção Foco avalia quanto tempo de foco você está obtendo durante o dia. O tempo de foco refere-se ao tempo sem distrações em que você está trabalhando profundamente e com produtividade máxima.

O MyAnalytics identifica seus períodos de foco observando quanto tempo de calendário você tinha, menos os períodos de “Colaboração”. Uma colaboração é contada como qualquer chamada que você fizer, e-mail que enviar ou reunião da qual participe. Os eventos em sua agenda sem participantes não são considerados uma colaboração.

O MyAnalytics exibe um gráfico de barras que mostra quanto tempo de foco você teve no último mês. Se as barras verdes não forem altas o suficiente, você pode estar gastando muito tempo lidando com distrações. O MyAnalytics pode ajudar programando automaticamente um slot de foco de 1-2 horas em seu calendário, garantindo que você tenha o espaço de que precisa para realizar o trabalho.

Bem estar

O bem-estar considera sua vida fora do trabalho. As notificações em tempo real são uma das características distintivas da era digital, mas também podem ser uma das maiores ameaças ao tempo livre.

O MyAnalytics mostra com que frequência você faz horas extras ou responde a um e-mail de trabalho fora do horário. Concluir qualquer “atividade significativa” após o trabalho ou no fim de semana fará com que você perca um de seus “dias de silêncio”.

Trabalhar horas extras regularmente ou verificar seus alertas de trabalho pode contribuir muito para o estresse e o esgotamento. O MyAnalytics pode ajudá-lo a visualizar a quantidade de tempo extra que você está dedicando, o que pode lhe dar uma imagem mais clara de como está se mantendo o equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal.

Rede

A tela Rede mostra como você interage com outras pessoas, seja dentro da sua organização ou externamente. Você pode ver seu relacionamento com os contatos, quanto tempo passa colaborando com eles e quantas pessoas estão ativas em sua rede.

Isso é especialmente útil para vendedores, onde o tamanho da rede pode corresponder diretamente ao sucesso de vendas. De forma mais ampla, ajuda a identificar com quem você está falando, o que é particularmente importante se você for um líder de equipe. Se um membro da equipe não tem estado ativo em sua rede recentemente, pode ser hora de deixar uma mensagem amigável para ver como eles estão progredindo.

Colaboração

A colaboração é a seção final. Ele permite que você veja quanto tempo você gasta em reuniões, no telefone ou respondendo a e-mails.

O MyAnalytics analisa o número de chamadas, e-mails e mensagens das quais você participou no último mês. Você pode usar esses insights para avaliar quanto do seu dia é gasto em colaboração com outras pessoas.

As implicações dessas estatísticas provavelmente dependem de sua função na organização. Um vendedor ou executivo pode muito bem passar muito tempo colaborando com outras pessoas, ao passo que um escritor, designer ou desenvolvedor deve utilizar mais tempo para se concentrar. Lembre-se sempre de que valores “ideais” para um indivíduo podem parecer radicalmente diferentes para outro.

Analisando seus padrões de trabalho

Se você está tendo dificuldades com o trabalho remoto, comece pensando em como você passa o dia. Em seguida, faça login no MyAnalytics e veja seus relatórios. Você pode descobrir que algumas pequenas mudanças, como limitar o tempo que você gasta em e-mails, fazem toda a diferença no aumento da quantidade de trabalho que você realiza.

As seções do MyAnalytics são inerentemente interligadas e é importante encontrar um equilíbrio entre elas. Para maximizar as estatísticas do Focus, você provavelmente precisará de uma redução na Colaboração; no entanto, não é realista eliminar totalmente a colaboração.

Em vez disso, tente considerar - com a ajuda do MyAnalytics - quanto do seu tempo de colaboração é necessário. Uma solução fácil pode ser alocar algumas “horas limite” (como antes ou depois do almoço) para responder aos e-mails, dando a você mais tempo para bloquear a produtividade pela manhã ou à tarde.