Dicas simples, porém eficazes para gerenciar seus e-mails

Todos nós recebemos muitos e-mails. De gerentes a seus funcionários, colegas, boletins informativos de vários serviços que você assinou e quais não!

Peneirar esses dados volumosos de e-mail é uma perda de tempo e energia. Por que não reavaliar como gerenciar seus e-mails de forma eficaz.

Você sabia que pode programar seus e-mails com alguns truques simples?

• Livre-se do lixo

Vamos supor que você receba em média cem e-mails por dia, dos quais apenas metade dos e-mails são importantes e o restante é 'lixo'. Caso você esteja enfrentando ocorrências repetitivas de spam / lixo eletrônico, use arquivos indesejados para capturar a maior parte do spam e faça uma varredura duas vezes ao dia, para se livrar de e-mails indesejados. Isso reduzirá trinta por cento do lixo da sua caixa de entrada.

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• Configurar pastas inteligentes

Ao abrir sua caixa de entrada, você notará que um quarto dos e-mails são ofertas especiais, ofertas de descontos, piadas encaminhadas ou notificações de publicidade. Basicamente, coisas de marketing por e-mail. É um truque de vendas para atrair mais clientes. Portanto, priorize seus e-mails em subcategorias para manter a caixa de entrada organizada. Será fácil descobrir e-mails em caso de emergência ou excluir os vários e-mails juntos.

• Desligue todas as notificações de e-mail

O e-mail não é um meio de comunicação instantâneo. Usamos telefones celulares e mensagens instantâneas para isso. O e-mail é bom para empresas onde você não precisa de uma resposta imediata. Portanto, não permita que outras pessoas atrapalhem seu trabalho. Alertas de e-mail e bipes interrompem sua concentração, podem desviá-lo em reuniões e conversas. Desligue a vibração ou apito audível do telefone a cada novo e-mail.

• Cancelar inscrição de e-mails promocionais indesejados

Você nunca gostaria de ler todos os e-mails publicitários e promocionais. Cancele a assinatura dos desnecessários. É um processo fácil e rápido. Para cancelar a assinatura de newsletters que você não quer, faça login em sua conta de e-mail e procure 'cancelar' nas correspondências de que você está farto. Revise os resultados da pesquisa e decida com qual e-mail deseja continuar. Você também pode visitar www.unroll.me e cancelar a assinatura dos boletins informativos que deseja eliminar . Ele irá organizar a caixa de entrada com diferentes categorias e pastas.

• Agende  seu tempo para ler e responder ao e-mail

Receber um alerta ou notificação o faz perder o foco em suas responsabilidades. Embora considerar seus e-mails no horário programado irá ajudá-lo no atendimento urgente, bem como ajudá-lo a manter e atualizar sua agenda sobre as reuniões.
Você também pode redigir seu e-mail para qualquer emergência, atualizando seu número de contato e fornecendo um horário adequado para entrar em contato com você. Devido à carga de trabalho pesada, você também pode verificar seus e-mails a cada hora por dez a quinze minutos ou verificar seu e-mail de 3 a 4 vezes ao dia, como de manhã à tarde e à noite.

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• Classificando e-mails por categoria

Quando recebem muitos e-mails juntos, você pode esquecer de prestar atenção aos e-mails importantes ou às vezes pode excluí-los por engano sem ler. Acontece quando você recebe todos os e-mails em sua caixa de entrada e não há pastas e categorias disponíveis para colocar o e-mail nas respectivas pastas. Às vezes, quando você apaga o lixo eletrônico da sua caixa de entrada, acaba apagando e-mails relacionados ao trabalho. No entanto, você pode recuperá-los do lixo, mas às vezes você não sabe se fez isso!

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Todo mundo tem sua própria maneira de lidar com suas coisas. Esta é apenas uma sugestão de como gerenciar seus e-mails de forma eficaz e como fazer isso é simples. No entanto, você pode encontrar um sistema que funcione para você.