Torne-se um especialista nas reuniões do Microsoft Teams com estas cinco práticas recomendadas

Quanto mais tempo você passa no Teams, mais importante se torna tentar aproveitar ao máximo todos os recursos disponíveis para você dentro do serviço. Aqui está uma olhada em alguns desses recursos e melhores práticas de equipes.

Desfoque seu plano de fundo ou use imagens de plano de fundo:  Isso ajuda a proteger sua privacidade durante as reuniões, colocando ênfase apenas em seu rosto.

Use um fone de ouvido para uma experiência melhor: Isso ajuda a garantir que você obtenha a melhor qualidade de áudio e microfone durante uma reunião.

Agende suas reuniões com o Assistente de Agendamento: Isso garante que você e seus colegas de trabalho estejam na mesma página e que não haja conflitos de agendamento.

Faça anotações de reuniões com o recurso de anotações de reuniões em Equipes: esse recurso integrado de Equipes ajuda a evitar a necessidade de fazer malabarismos entre diferentes programas.

Grave suas reuniões: Com a permissão de seu colega de trabalho, isso permite que você tenha uma cópia da reunião para referência futura.

Agora, mais do que nunca, você provavelmente está gastando mais tempo em reuniões no Microsoft Teams. No entanto, quanto mais tempo você gasta em equipes, mais importante se torna tentar e aproveitar ao máximo todos os recursos disponíveis para você, para que possa ter uma experiência perfeita. Aqui está uma olhada em alguns desses recursos e algumas práticas recomendadas para aproveitar para se tornar um especialista em reuniões no Microsoft Teams.

Prática 1: desfoque seu plano de fundo ou use imagens de plano de fundo

A primeira prática recomendada em nossa lista é a mais óbvia e mais popular na situação atual. Ou seja, usar a capacidade de desfocar seu plano de fundo no Team s ou usar imagens de plano de fundo.

Com essa prática recomendada, você pode ter sua reunião em quase qualquer lugar e disfarçar tudo o que acontece em segundo plano ao seu redor. Na verdade, graças ao recurso, o Teams só vai colocar ênfase no seu rosto e esconder todo o resto. Esteja ciente de que ele usa inteligência artificial e só funciona com humanos. Portanto, você deve ter um pouco de cuidado se seus amigos peludos estiverem no fundo.

Existem algumas maneiras de desfocar o plano de fundo ou usar uma imagem de plano de fundo no Teams. Você pode fazer isso antes da reunião ou durante a reunião.

Antes da reunião, na tela de ingresso, você deseja clicar na caixa quadrada à esquerda de Microfone e alto-falantes do PC abaixo do feed de vídeo. A partir daí, você verá uma opção para Configurações de fundo. Você pode escolher o primeiro, que diz Desfoque. Ou, se quiser um fundo diferente, você pode escolher um da lista. Seu feed mudará para o plano de fundo desejado e, quando terminar, você pode fechar a janela Configurações de plano de fundo com o X.

Para Desfocar seu plano de fundo durante a reunião, clique nos três pontos (...) Na parte superior da janela da reunião. Em seguida, clique em Aplicar efeitos de fundo. Você pode então escolher um da lista e clicar em Aplicar. 

Prática 2: use um fone de ouvido para uma experiência melhor

A seguir, está uma prática que seus colegas de trabalho podem acabar apreciando: usar um fone de ouvido . Com essa prática, você acabará tendo uma chamada de maior qualidade nas equipes. Você não terá que se preocupar se seus colegas de trabalho não ouvirão você ou se você não os ouvirá. Veja como você pode configurar um no Teams.

Para usar um fone de ouvido com o Teams, certifique-se de que ele esteja plugado ou conectado ao seu dispositivo, seja via Bluetooth ou conector de fone de ouvido. Uma vez conectado, você vai querer ter certeza de que o Teams está configurado corretamente para o fone de ouvido. Novamente, há duas maneiras de fazer isso: antes da reunião na tela de ingresso ou durante a reunião no menu.

Antes da reunião, você pode definir as configurações clicando no botão Microfone e alto-falantes do PC abaixo do feed de vídeo. Depois de fazer isso, você verá as configurações do dispositivo pop-up. Certifique-se de consultar as seções de Alto-falante e Microfone. Clique na seta para baixo e escolha seu fone de ouvido na lista de alto-falante e microfone. Em seguida, feche a janela com o X.

Durante a reunião, você pode mudar para o fone de ouvido clicando nos três pontos (...) Na parte superior da tela e escolhendo Configurações do dispositivo. A partir daí, você poderá escolher as mesmas configurações que descrevemos acima. Quando terminar, feche a janela com o X.

É importante observar que você também pode usar o recurso Fazer uma chamada de teste aqui, para garantir que tudo funcione bem antes de você entrar em uma reunião.

Prática 3: agende suas reuniões

Uma das piores coisas sobre as reuniões é ser puxado para uma no último minuto ou segundo. É por isso que, como prática recomendada, sugerimos agendar e ajustar suas reuniões. Você pode fazer isso com o Assistente de Agendamento no Microsoft Teams. Veja como usá-lo.

Primeiro, clique no ícone Calendário na barra lateral de Equipes. A partir daí, clique na guia Assistente de Agendamento na parte superior. Nessa guia, você poderá agendar uma reunião com base na disponibilidade de seus colegas de trabalho. Você pode adicionar locais, participantes e muito mais. Ao adicionar participantes, seus colegas de trabalho aparecerão como disponíveis indisponíveis ou desconhecidos. O assistente obtém informações do calendário do Outlook do seu colega de trabalho para preencher isso. Você verá uma exibição de programação, mostrando suas reuniões já programadas em roxo. Você também pode percorrer os dias e horas para encontrar o horário certo para todos.

Relacionado a isso, está a capacidade de compartilhar a agenda de uma reunião. Você pode fazer isso para que seus colegas de trabalho e todos na reunião estejam na mesma página. Ao criar uma reunião na Internet, você verá isso na caixa de composição. Você poderá colocar sua agenda aqui, e ela aparecerá no e-mail de convite.

Prática 4: faça anotações da reunião

O que acontece se você estiver no meio de uma reunião importante, mas precisar de uma maneira de fazer algumas anotações? Você acha que teria de usar o Microsoft Word ou outro programa, mas sabia que o Teams também tem seu próprio recurso de anotações de reunião ?

Esta é uma de nossas outras melhores práticas para reuniões em equipes. A razão porque? As anotações são salvas como parte da própria reunião, podem ir a qualquer lugar com você e serão salvas para mais tarde ou para serem compartilhadas com seus colegas de trabalho.

Para usar o recurso, entre na reunião como faria normalmente e clique no botão (...) Mais ações, seguido por Notas da reunião. Você deverá ver uma janela pop-up de notas da reunião. A partir daí, você vai querer clicar em Fazer anotações. Isso lhe dará acesso total a uma barra de ferramentas de formatação, com negrito, itálico, realce e algumas outras coisas que você está acostumado no Microsoft Word. Você também pode criar uma nova seção com o botão (+).

Quando a reunião terminar, você pode acessar suas notas no bate-papo. Deve haver uma opção que diz Mostrar notas em tela inteira. Clique para ver as notas.

Prática 5: Grave suas reuniões (com permissão, é claro!)

O final em nossa lista de melhores práticas é registrar uma reunião nas equipes. Uma das piores coisas nas reuniões é quando você tem que pedir constantemente a seus colegas de trabalho para repetir as coisas continuamente porque você não foi capaz de fazer isso ou fazer algumas anotações. Bem, se você tiver o consentimento de todas as partes nas reuniões, você pode realmente gravar uma reunião ao vivo, conforme acontecer, para garantir que você possa ter uma cópia da reunião para referência posterior.

Para gravar uma reunião, você pode clicar nos três pontos (...) Na parte superior da tela, seguido pelo botão Iniciar Gravação. A partir daí, você verá um aviso de que a reunião está sendo gravada. Você pode ignorá-lo, isso é apenas para a segurança do seu colega de trabalho. Quando a reunião terminar e você estiver pronto para parar, clique no mesmo menu e escolha Parar Gravação.

Quando a gravação for concluída, você receberá um e-mail informando que ela está disponível no Microsoft Stream. Você pode clicar nesse link no e-mail para acessá-lo e até mesmo fazer o download de um arquivo para visualizá-lo off-line.

Confira nossas outras dicas

Embora o foco deste artigo tenha sido algumas das práticas recomendadas para reuniões do Teams, há muito mais para saber sobre o Microsoft Teams. Nos últimos meses, temos nos aprofundado nas equipes. Os tópicos incluem como executar várias instâncias do Teams , como usar Bots , gerenciar notificações e muito mais. Confira nosso hub de notícias aqui para mais informações e deixe-nos saber se você tem algum truque e dicas sobre o Teams deixando-nos um comentário abaixo.