Ao compartilhar arquivos com colegas de trabalho como parte de sua rotina diária, você pode querer ficar por dentro de quem está fazendo alterações em seus arquivos. Isso pode ser especialmente importante em empresas onde a colaboração remota é a chave para as operações do dia a dia.
Felizmente, se sua empresa for assinante do Office 365 e usar o SharePoint para armazenar arquivos, existe uma maneira fácil de fazer isso. Para se manter atualizado quando seus documentos do SharePoint ou itens em seu site mudam, você pode criar alertas. Neste guia, veremos como você pode fazer isso.
Antes de começar, há algumas observações importantes que gostaríamos de mencionar. Em primeiro lugar, você pode ver diferentes opções sempre que configurar um alerta. Se você for um usuário mais avançado, também pode pular o trabalho manual e automatizar seus alertas com o Power Automate com o conector do SharePoint. Também existem maneiras de ver sua atividade de arquivo em uma biblioteca de documentos sem criar alertas. Com este método, você pode ver as alterações feitas apenas clicando com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta, selecionar o painel de detalhes e verificar a seção de atividades.
Para começar com alertas no SharePoint Online, você vai querer visitar o arquivo, link ou pasta primeiro. Você pode então tocar no menu de reticências ao lado dele e escolher Alertar-me na parte inferior. Você obterá um novo menu na tela.
Se você estiver configurando um alerta para uma pasta ou biblioteca, haverá várias opções. Por exemplo, você pode definir um Título de alerta personalizado na parte superior ou alterar o método de entrega de e-mail para SMS. Você também pode alterar o tipo de alerta. Você será capaz de receber alertas para o seguinte: somente quando novos itens são adicionados, quando os itens existentes são modificados ou quando os itens são excluídos.
Você também pode receber um alerta específico enviado a você sobre se alguma coisa na pasta mudar com base em critérios específicos. Isso inclui: se outra pessoa alterar um documento, se outra pessoa alterar um documento criado por você ou se outra pessoa alterar um documento modificado pela última vez por você. Existem ainda opções para enviar alertas, seja imediatamente ou um resumo diário ou semanal.
Se você acabar mudando de ideia sobre os alertas, poderá cancelá-los facilmente. Para visualizar seus alertas, você pode ir para qualquer pasta ou biblioteca no SharePoint. Em seguida, você pode clicar no menu de reticências no canto superior direito da tela e escolher Gerenciar meus alertas. Você pode então selecionar o alerta que deseja excluir e selecionar Excluir alertas selecionados. Você pode clicar em OK para excluí-lo.
O SharePoint é apenas uma maneira de você ficar por dentro de seus arquivos e colaborar com seus colegas de trabalho. Você também pode colaborar no Word e Excel, usar o novo aplicativo do Office no iOS e Android, bem como experimentar o OneNote 2016 com Outlook. Você tem dicas de formigas para colaboração? Deixe-nos saber nos comentários abaixo e verifique nosso hub de notícias do Office 365 para mais recursos e histórias.
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