Você já perdeu um e-mail importante porque sua caixa de entrada estava cheia de mensagens anteriores não respondidas? A maioria das pessoas já experimentou isso e quase todo mundo conhece a distração de cinquenta e-mails não lidos que exigem sua atenção assim que você abre sua caixa de entrada pela manhã.
De acordo com estudos, os trabalhadores gastam até 28% de sua semana lendo e respondendo e-mails. Isso é mais de um quarto de todo o seu tempo de trabalho. Quanto mais você poderia realizar se não tivesse que lidar com uma enxurrada constante de e-mails?
O que é caixa de entrada zero?
Inbox Zero é um conceito desenvolvido por Merlin Mann, especialista em produtividade. Embora a maioria das pessoas interprete o “zero” no nome como uma referência ao número de e-mails que uma pessoa possui, originalmente ele se referia a quanto tempo as pessoas gastam pensando em e-mails. Se você não tem e-mails, gasta quase zero tempo pensando neles.
Este artigo irá orientá-lo sobre como manter o número de e-mails não lidos em sua caixa de entrada em um mínimo absoluto usando ferramentas disponíveis para você no Gmail, bem como práticas que você pode aplicar ao seu dia de trabalho que o ajudarão a domar o enxame de e-mails que você recebe. ao longo do dia.
Noções básicas de gerenciamento de e-mail
O primeiro passo para melhorar sua produtividade de e-mail é fechar sua caixa de entrada. Pode parecer contra-intuitivo, mas é melhor definir períodos de tempo para ler e responder a e-mails do que endereçá-los assim que chegam. A pesquisa mostrou que os prazos, auto-impostos ou não, melhoram a eficiência e reduzem o tempo gasto em um projeto.
Reserve cinco minutos no início de cada hora, ou talvez vinte minutos no início e no final do dia, para responder a e-mails . Exclua todos os e-mails que são claramente spam . Se um e-mail requer dois minutos ou menos para responder, responda-o primeiro.
Se um e-mail exigir mais tempo para responder, mova-o para uma pasta especialmente designada.
Usando o Gmail para atingir a caixa de entrada zero
O Gmail é o cliente de e-mail mais usado no mundo, mas a maioria das pessoas não percebe o quão versátil é a plataforma. O Gmail está repleto de ferramentas e opções personalizáveis que oferecem um controle tremendo sobre sua aparência. O Inbox Zero se torna muito mais viável quando você aproveita essas ferramentas.
Use estrelas especiais
Todo mundo sabe sobre a capacidade de "marcar" um e-mail clicando no ícone de estrela - mas você sabia que existem 12 estrelas diferentes que podem ser usadas? Clique em Configurações > Ver todas as configurações > Geral e role até ver a subseção Estrelas .
Existem diferentes cores de estrelas, mas também há ícones como um ponto de exclamação, uma seta de avanço rápido, uma marca de seleção, um ponto de interrogação e um i minúsculo. Por padrão, apenas a estrela principal está ativa, mas você pode clicar e arrastar qualquer um dos ícones para a seção Em uso para ativá-los.
Apenas um único símbolo aparecerá no Gmail. Clique várias vezes para percorrer todas as estrelas diferentes que você selecionou. Escolha pelo menos quatro símbolos: a estrela padrão, a estrela vermelha, o i minúsculo e o visto verde.
Configurar várias caixas de entrada e filtros
Você já deve estar familiarizado com várias das guias disponíveis no Gmail: Promoções, Pessoal, Social etc. Navegue até Configurações > Caixa de entrada e, ao lado de Tipo de caixa de entrada, clique na caixa suspensa e selecione Várias caixas de entrada.
Uma nova seção aparece chamada Várias seções da caixa de entrada. Você pode nomear até cinco seções personalizadas para visualizar ao lado de sua caixa de entrada principal, embora duas sejam preenchidas por padrão. Uma seção é para e-mails com estrela, enquanto a outra é para rascunhos. Essas seções são designadas por suas consultas de pesquisa, portanto, você precisará aprender como cada uma das estrelas especiais é chamada para reservar seções para elas.
Estes são os nomes de cada estrela:
O campo de consulta de pesquisa reconhece diferentes operadores, portanto, você pode usar os comandos OU/E para incluir várias estrelas na mesma seção. Ao lado do campo Consulta de pesquisa está o campo Nome da seção . Digite o nome específico que você deseja que o campo seja chamado aqui.
Para atingir o Inbox Zero, é melhor configurar algumas seções específicas:
Você pode optar por configurar uma quinta seção de acordo com suas necessidades, mas essas quatro cuidarão das tarefas mais básicas.
Atingindo a caixa de entrada zero
Agora que você alterou as configurações do Gmail, é hora de colocar tudo em ação. Primeiro, defina seus filtros. Digite o seguinte:
| Consulta de pesquisa | Nome da Seção |
| tem: estrela amarela | Precisa de ação/resposta |
| tem: estrela vermelha | Precisa de Resposta Urgente |
| tem: informação azul | Aguardando resposta |
| tem: cheque verde | delegado |
Quando você recebe um e-mail, a primeira coisa que deve fazer é decidir se ele requer uma resposta ou se deve excluí-lo. Se o e-mail for spam ou simplesmente não merecer uma resposta, exclua-o imediatamente ou arquive-o.
Se o e-mail exigir uma resposta e demorar menos de dois minutos, responda. Se precisar de mais de dois minutos, clique uma vez no ícone de estrela . Se o e-mail for urgente e deve ser a próxima resposta, clique no ícone duas vezes para marcá-lo com uma estrela vermelha.
Depois de responder a um e-mail, se estiver aguardando uma resposta, clique no ícone de estrela três vezes para designá-lo como "Aguardando resposta". Se você receber um e-mail que é melhor tratado por outra pessoa, encaminhe-o para a pessoa apropriada e clique no ícone de estrela quatro vezes para marcá-lo como “Delegado”.
Escolha quando deseja responder ao seu e-mail e concentre-se em trabalhar apenas nesses horários. Ao estabelecer prazos e definir períodos para lidar com e-mails, você reduz a quantidade de tempo que passa na caixa de entrada para poder se concentrar em tarefas mais importantes. Se você optar por lidar com isso no início da hora, concentre-se em responder primeiro a quaisquer e-mails urgentes e, em seguida, lide com o resto a partir daí.
Colocando esses métodos em prática, você logo terá controle total de sua caixa de entrada. Se já estiver uma bagunça, reserve meia hora por dia para analisar os e-mails que você já possui e determinar se são importantes ou não. Responda aos que precisam, exclua os que não precisam.
Pode levar um pouco de tempo, mas filtros , caixas de entrada designadas e outras ferramentas o ajudarão a atingir a Caixa de entrada zero – e você descobrirá quais técnicas melhor o ajudarão a permanecer lá.
O livro Atomic Habits, de James Clear, é um dos livros de autoajuda mais populares do mercado atualmente. Não vamos nos aprofundar muito no conteúdo deste livro, mas neste artigo você aprenderá como utilizar o Google Agenda para agir sobre os principais comportamentos que James destaca em seu livro.
Ao usar uma tabela no Google Docs, você pode estruturar os detalhes do documento para fornecer aos leitores uma maneira mais fácil de acessar e entender as informações que você está apresentando. Em vez de formatar listas ou parágrafos, você pode inserir seus dados em um formato de grade para obter uma aparência organizada e limpa.
Ter uma família hoje é quase tão difícil quanto administrar um negócio. Há recados para executar, um orçamento para manter e compromissos e eventos intermináveis para acompanhar.
Você já se perguntou como sua instalação do Google Chrome parece sempre ficar atualizada e corrigida por conta própria? Isso é feito por meio dos próprios processos incorporados do Google Chrome que acessam os servidores do Google e garantem que seu navegador esteja atualizado e seguro.
Se você mora em uma área propensa a incêndios florestais ou tem um ente querido que mora, o rastreamento de incêndios florestais do Google Maps é uma necessidade definitiva. Você pode ver onde os incêndios estão localizados, quão espalhados eles estão e a quantidade de contenção existente.
O Google Cursive é um dos aplicativos de anotações pré-instalados em muitos Chromebooks com tela sensível ao toque. É um aplicativo de anotações manuscritas relativamente novo do Google, exclusivo do Chromebook.
Você já precisou repetir um vídeo do YouTube repetidas vezes. Talvez você esteja reproduzindo um videoclipe em seu laptop, que está conectado a alguns alto-falantes e precisa que a mesma música seja repetida várias vezes.
Ao criar Planilhas Google que outras pessoas precisam preencher, uma lista suspensa pode simplificar o processo de entrada de dados. Você pode extrair os itens de sua lista suspensa de outro intervalo de células ou inseri-los diretamente.
Se o YouTube não estiver funcionando no Chrome, há várias maneiras de corrigir o problema. Veja como corrigir os problemas mais comuns do YouTube no Chrome.
Quando você passa o tempo online, pode ser fácil perder a noção do tempo. Você pode ficar tão concentrado no trabalho ou na pesquisa para a escola que se esquece de outras coisas que precisa fazer.
Google Forms é um aplicativo com muitos motivos para recomendá-lo. É simples de usar, fácil de compartilhar e tem uma interface limpa.
O Google Voice é um dos serviços VoIP (Voice Over IP) mais populares em uso atualmente. Isso ocorre principalmente porque o serviço é gratuito, a menos que você pretenda portar seu número de celular real para o serviço.
O Google Assistant não está funcionando quando você diz "OK Google". Infelizmente, há muitas coisas que podem fazer com que o Google Assistant pare de funcionar.
O Google Maps deve fornecer instruções de voz quando você começa a navegar para um lugar. A navegação por voz é super útil se você precisar manter os olhos na estrada ao dirigir ou andar de bicicleta.
O Modo restrito do YouTube oculta conteúdo potencialmente adulto ou prejudicial que não é seguro para crianças. O recurso também impede que os usuários visualizem ou adicionem comentários aos vídeos do YouTube.
Qualquer pessoa que use o Google Agenda em um computador deve aprender pelo menos alguns dos úteis atalhos de teclado do Google Agenda. Passaremos por atalhos que permitem que você exiba, navegue e trabalhe com seu calendário com mais eficiência.
Você pode fazer login e alternar convenientemente entre várias contas do Google em seu navegador da web. Isso facilita o uso do conjunto de aplicativos e serviços da web do Google com qualquer conta, seja pessoal ou profissional.
Se você escreve praticamente qualquer coisa em seu computador, provavelmente sabe como usar o Google Docs, talvez para trabalho de escritório ou para colaborar em um projeto escolar. O Google Docs oferece uma maneira rápida de compartilhar e colaborar em documentos que você pode acessar em vários dispositivos.
Como corrigir “err_tunnel_connection_failed” no Google Chrome
Você já quis cancelar o envio de um e-mail que acabou de enviar para alguém? O Outlook tem um recurso que permite recuperar seus e-mails depois de enviá-los, mas e se você usar um cliente de e-mail diferente, como o Gmail?
O Chrome, por padrão, não mostra o URL completo. Você pode não se importar muito com esse detalhe, mas se por algum motivo precisar que o URL completo seja exibido, instruções detalhadas sobre como fazer o Google Chrome exibir o URL completo na barra de endereço.
O Reddit mudou seu design mais uma vez em janeiro de 2024. O redesenho pode ser visto por usuários de navegadores de desktop e restringe o feed principal ao mesmo tempo que fornece links
Digitar sua frase favorita do seu livro no Facebook é demorado e cheio de erros. Aprenda a usar o Google Lens para copiar texto de livros para seus dispositivos.
Às vezes, quando você está trabalhando no Chrome, você não consegue acessar determinados sites e recebe um erro “O endereço DNS do servidor de correção não foi encontrado no Chrome”. Veja como você pode resolver o problema.
Os lembretes sempre foram o grande destaque do Google Home. Eles certamente tornam nossa vida mais fácil. Vamos fazer um tour rápido sobre como criar lembretes no Google Home para que você nunca deixe de cuidar de tarefas importantes.
Como alterar sua senha no serviço de streaming de vídeo Netflix usando seu navegador preferido ou aplicativo Android.
Se você quiser se livrar da mensagem Restaurar páginas no Microsoft Edge, simplesmente feche o navegador ou pressione a tecla Escape.
Se a dica de senha do Bitwarden puder ser melhorada, estas são as etapas para alterá-la em menos de um minuto.
Se suas imagens não aparecerem em um Documento Google, o problema pode ocorrer por vários motivos. Aqui estão algumas soluções potenciais
Domine o aplicativo Planilhas Google aprendendo como ocultar e exibir colunas. Você pode fazer isso em computadores e dispositivos móveis.
