Como chegar à caixa de entrada zero no Gmail

Você já perdeu um e-mail importante porque sua caixa de entrada estava cheia de mensagens anteriores não respondidas? A maioria das pessoas já experimentou isso e quase todo mundo conhece a distração de cinquenta e-mails não lidos que exigem sua atenção assim que você abre sua caixa de entrada pela manhã. 

De acordo com estudos, os trabalhadores gastam até 28% de sua semana lendo e respondendo e-mails. Isso é mais de um quarto de todo o seu tempo de trabalho. Quanto mais você poderia realizar se não tivesse que lidar com uma enxurrada constante de e-mails? 

O que é caixa de entrada zero?

Inbox Zero é um conceito desenvolvido por Merlin Mann, especialista em produtividade. Embora a maioria das pessoas interprete o “zero” no nome como uma referência ao número de e-mails que uma pessoa possui, originalmente ele se referia a quanto tempo as pessoas gastam pensando em e-mails. Se você não tem e-mails, gasta quase zero tempo pensando neles.

Este artigo irá orientá-lo sobre como manter o número de e-mails não lidos em sua caixa de entrada em um mínimo absoluto usando ferramentas disponíveis para você no Gmail, bem como práticas que você pode aplicar ao seu dia de trabalho que o ajudarão a domar o enxame de e-mails que você recebe. ao longo do dia. 

Noções básicas de gerenciamento de e-mail

O primeiro passo para melhorar sua produtividade de e-mail é fechar sua caixa de entrada. Pode parecer contra-intuitivo, mas é melhor definir períodos de tempo para ler e responder a e-mails do que endereçá-los assim que chegam. A pesquisa mostrou que os prazos, auto-impostos ou não, melhoram a eficiência e reduzem o tempo gasto em um projeto.

Reserve cinco minutos no início de cada hora, ou talvez vinte minutos no início e no final do dia, para responder a e-mails . Exclua todos os e-mails que são claramente spam . Se um e-mail requer dois minutos ou menos para responder, responda-o primeiro. 

Se um e-mail exigir mais tempo para responder, mova-o para uma pasta especialmente designada.

Usando o Gmail para atingir a caixa de entrada zero

O Gmail é o cliente de e-mail mais usado no mundo, mas a maioria das pessoas não percebe o quão versátil é a plataforma. O Gmail está repleto de ferramentas e opções personalizáveis ​​que oferecem um controle tremendo sobre sua aparência. O Inbox Zero se torna muito mais viável quando você aproveita essas ferramentas. 

Use estrelas especiais

Todo mundo sabe sobre a capacidade de "marcar" um e-mail clicando no ícone de estrela - mas você sabia que existem 12 estrelas diferentes que podem ser usadas? Clique em Configurações > Ver todas as configurações > Geral e role até ver a subseção Estrelas . 

Existem diferentes cores de estrelas, mas também há ícones como um ponto de exclamação, uma seta de avanço rápido, uma marca de seleção, um ponto de interrogação e um i minúsculo. Por padrão, apenas a estrela principal está ativa, mas você pode clicar e arrastar qualquer um dos ícones para a seção Em uso para ativá-los. 

Apenas um único símbolo aparecerá no Gmail. Clique várias vezes para percorrer todas as estrelas diferentes que você selecionou. Escolha pelo menos quatro símbolos: a estrela padrão, a estrela vermelha, o i minúsculo e o visto verde. 

Configurar várias caixas de entrada e filtros

Você já deve estar familiarizado com várias das guias disponíveis no Gmail: Promoções, Pessoal, Social etc. Navegue até Configurações > Caixa de entrada e, ao lado de Tipo de caixa de entrada, clique na caixa suspensa e selecione Várias caixas de entrada.

Uma nova seção aparece chamada Várias seções da caixa de entrada. Você pode nomear até cinco seções personalizadas para visualizar ao lado de sua caixa de entrada principal, embora duas sejam preenchidas por padrão. Uma seção é para e-mails com estrela, enquanto a outra é para rascunhos. Essas seções são designadas por suas consultas de pesquisa, portanto, você precisará aprender como cada uma das estrelas especiais é chamada para reservar seções para elas.

Estes são os nomes de cada estrela:

• Estrela amarela
• Estrela Vermelha
• estrela laranja
• estrela verde
• Estrela Azul
• estrela roxa
• Yellow-bang (ponto de exclamação)
• Red-bang
• pergunta roxa
• Orange-guillemet (símbolo de avanço rápido)
• cheque verde
• Informação azul (i minúsculo)

O campo de consulta de pesquisa reconhece diferentes operadores, portanto, você pode usar os comandos OU/E para incluir várias estrelas na mesma seção. Ao lado do campo Consulta de pesquisa está o campo Nome da seção . Digite o nome específico que você deseja que o campo seja chamado aqui.

Para atingir o Inbox Zero, é melhor configurar algumas seções específicas:

• Precisa de ação/resposta
• Precisa de Resposta Urgente
• Aguardando resposta
• delegado

Você pode optar por configurar uma quinta seção de acordo com suas necessidades, mas essas quatro cuidarão das tarefas mais básicas. 

Atingindo a caixa de entrada zero

Agora que você alterou as configurações do Gmail, é hora de colocar tudo em ação. Primeiro, defina seus filtros. Digite o seguinte:

Quando você recebe um e-mail, a primeira coisa que deve fazer é decidir se ele requer uma resposta ou se deve excluí-lo. Se o e-mail for spam ou simplesmente não merecer uma resposta, exclua-o imediatamente ou arquive-o. 

Se o e-mail exigir uma resposta e demorar menos de dois minutos, responda. Se precisar de mais de dois minutos, clique uma vez no ícone de estrela . Se o e-mail for urgente e deve ser a próxima resposta, clique no ícone duas vezes para marcá-lo com uma estrela vermelha. 

Depois de responder a um e-mail, se estiver aguardando uma resposta, clique no ícone de estrela três vezes para designá-lo como "Aguardando resposta". Se você receber um e-mail que é melhor tratado por outra pessoa, encaminhe-o para a pessoa apropriada e clique no ícone de estrela quatro vezes para marcá-lo como “Delegado”. 

Escolha quando deseja responder ao seu e-mail e concentre-se em trabalhar apenas nesses horários. Ao estabelecer prazos e definir períodos para lidar com e-mails, você reduz a quantidade de tempo que passa na caixa de entrada para poder se concentrar em tarefas mais importantes. Se você optar por lidar com isso no início da hora, concentre-se em responder primeiro a quaisquer e-mails urgentes e, em seguida, lide com o resto a partir daí. 

Colocando esses métodos em prática, você logo terá controle total de sua caixa de entrada. Se já estiver uma bagunça, reserve meia hora por dia para analisar os e-mails que você já possui e determinar se são importantes ou não. Responda aos que precisam, exclua os que não precisam. 

Pode levar um pouco de tempo, mas filtros , caixas de entrada designadas e outras ferramentas o ajudarão a atingir a Caixa de entrada zero – e você descobrirá quais técnicas melhor o ajudarão a permanecer lá.