Como começar a usar o fluxo de trabalho de aprovação do Microsoft Teams (2022)

Hoje, vamos dar uma primeira olhada no fluxo de trabalho de aprovação das equipes da Microsoft, quando você usaria um aplicativo de aprovações? Bem, talvez você tenha uma nova receita de biscoito e precise que o presidente da sua empresa de biscoitos aprove todas as novas receitas. Você pode usar o aplicativo de aprovação para isso. Primeiro, veremos como você pode solicitar e conceder aprovação diretamente no aplicativo e, em seguida, veremos como você pode fazer isso em um bate-papo ou canal. Também veremos como você pode fazer isso fora do contexto das equipes da Microsoft. Digamos, por exemplo, do SharePoint.

Eu quero mostrar a você como você pode obter o aplicativo da aprovação. E há duas maneiras diferentes de acessá-lo no canto inferior esquerdo, ou podemos clicar no ícone de aplicativos assim que ele abrir.

Isso mostra todos os diferentes aplicativos que você pode adicionar às equipes da Microsoft no canto superior esquerdo. Você pode pesquisar aplicativos. Vamos digitar as aprovações aqui no canto superior esquerdo. Vemos um resultado para o aplicativo da nova aprovação. Você pode clicar nele aqui.

Alternativamente, também podemos clicar nas reticências na barra de navegação do lado esquerdo. Você também pode pesquisar aprovações e clicar aqui.

Vamos clicar em Aprovação. Isso abre o aplicativo da aprovação. Se isso for algo que fará parte do seu fluxo de trabalho diário, você também poderá fixar o aplicativo de aprovação para ter acesso fácil a ele. No lado esquerdo, você verá agora um ícone para aprovação. Se você clicar com o botão direito nele. Você pode fixar este aplicativo em sua barra de navegação.

Agora que estamos no app da Approval, vamos reservar um momento para nos orientarmos para a experiência. No lado esquerdo, vemos duas categorias separadas. O primeiro é recebido e aqui posso ver todos os meus pedidos de aprovação, então basicamente as pessoas querem que eu aprove as coisas.

E aqui no lado direito, veja também uma lista de todas essas solicitações no lado esquerdo. Também posso ver todas as solicitações de aprovação que enviei para outras pessoas, então, basicamente, quero que outra pessoa aprove algo para mim.

Acima, há um ícone de hambúrguer. Quando clico nele, ele oculta todas as categorias diferentes e, quando clico novamente, ele mostra todas as categorias no lado direito.

Nesta tabela, posso ver alguns detalhes de alto nível do meu pedido aqui, título, status atual, quando foi criado, quem o solicitou e também para quem foi enviado. Agora você verá na coluna de status que alguns deles estão fechados. Alguns deles precisam de informações adicionais e alguns deles ainda estão pendentes.

Posso aplicar um filtro se, digamos, quero apenas ver o status solicitado. Posso clicar nele para filtrar minha lista agora que filtrou minha lista.

Se eu quiser ver detalhes adicionais relacionados a essa solicitação, basta clicar duas vezes nele.

Isso me mostrará os detalhes e todos os anexos associados a essa solicitação.

Bem, essa é uma visão geral de alto nível da interface de aprovação, mas preciso fazer algum trabalho. Estou trabalhando em uma nova receita de biscoito e quero que nosso presidente a aprove, então descobri o novo aplicativo de aprovações para ver se isso moverá as coisas um pouco mais rápido. No canto superior direito, posso iniciar uma nova solicitação de aprovação. Vamos clicar nisso.

Isso abre uma nova caixa de diálogo de solicitação de aprovação e preencha todos os detalhes da minha solicitação aqui na parte superior. Eu preciso digitar um nome para ser fácil de entender, então, quando a presidente o vir em sua lista, ela rapidamente saberá o que é, então eu criei um novo biscoito, então seja direto. Novos biscoitos, hortelã Sriracha. Em seguida, preciso entrar no aprovador.

E como eu disse antes, eu preciso que nosso presidente aprove, então eu vou digitar o nome do presidente (Patty como exemplo) e espero que ela me dê o aval. Agora, eu também poderia inserir outros nomes. Digamos que eu queira colocar o diretor de nossa empresa. Quando eu insiro pelo menos dois nomes nessa alternância, posso selecionar se quero apenas uma resposta de um dos aprovadores ou de todos os aprovadores.

Agora, neste caso, eu só preciso que Patty assine, então vou remover o diretor por enquanto. Eu também posso digitar detalhes adicionais. Ela provavelmente vai apenas olhar para o título aqui e então decidir se deve ou não seguir em frente apenas com base nisso, mas eu também posso inserir alguns detalhes adicionais caso você queira ler mais sobre isso.

Também posso adicionar um anexo a esta solicitação de aprovação. Acho que anexar uma foto de como esses cookies se parecem realmente ajudará a entender o caso. Clicarei em ADICIONAR Anexo e poderei carregar um arquivo do meu computador quando clicar nele.

Há uma última pergunta que precisamos preencher antes que possamos finalizar nossa solicitação de aprovação: se queremos usar respostas personalizadas por padrão. Se deixarmos isso desligado, Patty poderá aprovar o pedido, o que acho que ela provavelmente fará. Ou ela poderá rejeitá-la agora, digamos que queremos dar a ela a oportunidade de usar outras respostas aqui, poderíamos ativar isso e poderíamos dizer, sim, esta é uma ideia fantástica ou podemos ter outra resposta do cliente que simplesmente diz não. Agora, aqui, você está limitado a duas respostas personalizadas.

Se você usar o Power Automate, poderá adicionar ainda mais respostas personalizadas. Mas temos que fazer isso fora das equipes. Mais adiante no post. Eu vou te mostrar como você pode fazer isso. Por enquanto, eu simplesmente quero usar o conjunto padrão, então vou desativá-lo. Vamos em frente agora e enviar nossa solicitação de aprovação.

Agora posso ver no meu set list que tenho um novo pedido.

Mais uma vez, vejo todos os detalhes. Se, por qualquer motivo, eu quisesse cancelá-lo, eu poderia clicar em cancelar solicitação aqui.

Agora, se eu olhar para o status atual, parece que está pendente com Patty. Estou realmente ansioso para ver o que ela acha desta nova receita incrível. Estou agora na conta de Patty e ela tem um monte de pedidos aguardando sua aprovação. Existem algumas maneiras diferentes que ela pode manter-se atualizada sobre o que precisa de sua atenção no lado esquerdo da barra de navegação, vamos clicar em Atividade, o aplicativo de aprovação, Direitos ao Feed de Atividade.

Aqui você vê meu pedido para o novo Cookie Principal Saroja. Patty também pode voltar para a barra de navegação e clicar no aplicativo da Aprovação. E aqui também ela vê a solicitação de aprovação e, por padrão, ela aparece para chamar sua atenção para que ela possa analisar essa solicitação imediatamente. Biscoitos para Homens Sriracha. Oh, isso soa horrível. Eu deveria rejeitar isso imediatamente. Ah, aqui está uma foto. Acho que posso dar uma olhada rápida. Hum. Estes realmente parecem muito saborosos.

Eu provavelmente pelo menos tentar. Quer dizer, nós temos uma cultura de experimentação. Vou deixar alguns comentários aqui. A foto vendeu. Continue. Tudo bem. Vamos aprovar isso.

De volta à minha interface, posso ver minha lista de aromas. Posso ver que Patty revisou a solicitação e parece que ela aprovou esse novo cookie.

Quando clico na solicitação aqui, posso ver que ela acabou de aprová-la agora. Abaixo, parece que ela disse que a foto vendeu. Ainda bem que sei como a Patty funciona. Para criar uma nova solicitação de aprovação, não preciso passar pelo aplicativo de aprovações.

Eu também poderia criar um diretamente por meio de um bate-papo ou de um canal. Configuramos um novo canal para aprovações aqui. Eu poderia iniciar uma nova conversa e ver um ícone na parte inferior aqui para aprovações.

Quando eu clicar nele, você provavelmente notará que há um diálogo. É o mesmo que vimos antes. Vou criar rapidamente uma solicitação de aprovação. Recentemente, criamos um novo manual de benefícios para funcionários e queremos que Patti aprove isso. Preenchi todos os detalhes e estou pronto para ir, então vamos clicar em Enviar aqui.

Agora você vê a nova solicitação de aprovação aparecer na visualização de conversa do canal.

E aqui você tem todos os detalhes associados a esta solicitação. De volta à visão de Patti. Ela pode ver a solicitação e levou um momento para revisar este novo manual de benefícios, e ela não concorda com muitos dos benefícios, então ela vai clicar em Exibir detalhes. Assim como antes, ela pode rejeitar ou aprovar e terá que rejeitar este de volta. Agora, na minha opinião, posso ver que Patty rejeitou o novo manual de benefícios do empregado.

Até agora, criamos todas as nossas solicitações de aprovação diretamente no contexto das equipes da Microsoft. No entanto, você também pode se conectar a muitos outros aplicativos e serviços diretamente ao fluxo de trabalho de aprovação. Desejo conectar o SharePoint ao fluxo de trabalho de aprovação. Aqui estou em um site do SharePoint e temos uma lista de várias ideias fantásticas de marketing. Agora, idealmente, sempre que um membro da equipe vier aqui e clicar em Novo para adicionar uma nova ideia, quero que isso inicie um fluxo de trabalho de aprovação.

Para fazer isso, vamos acessar a automação de energia no portal do escritório . No lado esquerdo, na parte inferior, há um ícone para todos os aplicativos. Isso mostrará todos os diferentes aplicativos aos quais você tem acesso. Vamos clicar no que diz Power Automate. Isso abre automatismos de energia. Se você nunca usou a automação de energia antes, ela permite automatizar processos de negócios conectando diferentes aplicativos e serviços para poder criar nosso fluxo no lado esquerdo. Vamos clicar no ícone que diz criar.

Isso nos coloca na tela de criação e há muitos tipos diferentes de fluxos que podemos criar. Queremos criar um fluxo de nuvem automatizado hoje. Basicamente, quando alguém adiciona um novo item ao poder do SharePoint, o automatize detecta isso e inicia o fluxo de aprovação. Vamos clicar neste primeiro ícone. Isso abre um prompt onde posso criar meu fluxo de nuvem automatizado.

Primeiro, preciso dar um nome e chamarei essa ideia de marketing precisa de aprovação. Eu também posso escolher o acionador de fluxos basicamente quando essa ação acontecer, isso iniciará o fluxo agora mais uma vez quando alguém adicionar um item ao sharepoint. Eu quero que ele comece, então selecione este item, mas você pode ver que pode conectar todos os tipos de aplicativos e serviços diferentes para iniciar seu fluxo. Por enquanto vamos escolher quando um item é criado e então clicar em criar.

Em seguida, insira alguns detalhes relacionados ao site do SharePoint. Digite o endereço do site e eu digitarei o endereço do site para nossa equipe de marketing. Depois de digitar isso, também posso selecionar o nome da lista. Quando clico nele, temos duas listas diferentes associadas a este site do SharePoint e quero usar a lista de ideias de marketing e clicar em nova etapa.

Em seguida, escolha uma ação que acontece quando um novo item do SharePoint é adicionado. Posso pesquisar diferentes conectores para aproveitar o fluxo de trabalho de aprovação, basta digitar aprovações e ver o aplicativo de aprovações.

Quando eu clicar nele, verei todas as diferentes ações que podem ser tomadas agora. Quero iniciar e aguardar uma aprovação, então clicarei nesta opção.

Eu poderia entrar no tipo de aprovação. Quando clico nele, posso configurá-lo para o padrão de simplesmente aprovar e rejeitar ou aqui.

Posso selecionar respostas personalizadas, se você se lembrar anteriormente na caixa de diálogo, só podemos inserir até duas respostas personalizadas usando o power automate podemos inserir quantas quisermos aqui quero inserir algumas respostas personalizadas e quero pelo menos uma resposta patty está a ponto de aprovar, então apenas uma pessoa é suficiente Comecei digitando três respostas personalizadas diferentes patty quando ela recebe uma dessas solicitações, ela pode dizer sim, não ou preciso de mais informações aqui. Eu poderia entrar e adicionar mais opções, se quiser, mas estou satisfeito com esses três.

Posso inserir os detalhes da solicitação de aprovação começando com o título aqui. Vou digitar a ideia de marketing precisa de aprovação. Vou inserir dois pontos e, no lado direito, vejo conteúdo dinâmico diferente que pode ser incluído como parte do título que quero incluir, então selecionarei isso e a ideia de marketing aparecerá aqui.

Em seguida, indique a quem eu quero atribuí-lo. Vou atribuir isso a Patty nosso presidente e adicionar outros detalhes, mas por enquanto tudo isso parece bom e clique em salvar.

Eu queria dar um gostinho do que você poderia fazer com a automação de energia dependendo da resposta que Patty escolher. Você pode fazer com que o poder automático execute ações diferentes. Por exemplo, digamos que Patty diga “ sim ” você poderia fazer o Power Automate enviar um e-mail que diz por favor continue com esta ideia de marketing ou talvez Paddy diga que eu preciso de mais informações você pode fazer o Power Automate enviar automaticamente uma mensagem para o solicitante dizendo por favor fornecer mais informações antes que eu possa aprovar, por isso é extremamente poderoso.

Vamos avançar com isso agora que terminei de criar meu fluxo. Se eu quiser ver todos os meus fluxos diferentes, do lado esquerdo, clique em meus fluxos e aqui vejo meu novo fluxo chamado ideia de marketing precisa de aprovação.

Vamos testar isso agora para ver como funciona. Estou de volta ao site do SharePoint e deixe-me clicar para adicionar uma nova ideia. Estou bastante otimista em assar o maior biscoito do mundo. Acho que se assarmos o maior biscoito do mundo, provavelmente teremos muita cobertura da imprensa e isso gerará muito interesse. Estou muito confiante sobre essa ideia, então vou colocá-la de lado e salvá-la.

Agora estou de volta ao modo de exibição de paddy e aqui você vê uma nova solicitação de aprovação com base na minha adição de um item no SharePoint.

Quando Patty clica nisso, ela pode ver todos os detalhes da solicitação de aprovação e uma das coisas realmente legais aqui na parte inferior, vemos todas as opções personalizadas que ela pode escolher sim, não ou preciso de mais informações e todos sabemos cozinhar o maior biscoito do mundo isso é o mais perto que você pode chegar de um slam dunk, então vamos aceitar e enviar.

É assim que o fluxo de trabalho de aprovação das equipes da Microsoft funciona.

Agora quero passar para você:

Qual descoberta do relatório de hoje você achou mais interessante? Ou talvez você tenha uma pergunta sobre algo que eu abordei.

Deixe-me saber deixando um comentário rápido abaixo agora.