Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

După cum sunt sigur că știți acum, ChatGPT este un instrument AI care înțelege și răspunde la întrebări și sarcini bazate pe text într-un limbaj natural.

Puteți folosi ChatGPT pentru Excel pentru a cere tehnologiei AI să explice concepte Excel și să furnizeze sintaxa pentru formule și funcții. ChatGPT poate analiza, de asemenea, datele Excel și poate furniza cod VBA pentru macrocomenzi.

Acest articol vă prezintă exemple specifice de utilizare a puterii ChatGPT pentru a vă ajuta cu orice, de la operațiuni simple la sarcini complexe de analiză a datelor în Excel.

Să începem.

Cuprins

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel

Dacă nu aveți deja un cont (este gratuit!), urmați acești pași. Dacă aveți un cont, derulați în jos, suflecați-vă mânecile și să intrăm în el.

  1. Lansați un browser și accesați platforma Chat .

  2. Faceți clic pe butonul de înregistrare pentru a crea un cont OpenAI.

  3. Înregistrați-vă cu o adresă de e-mail, un cont Microsoft sau un cont Google.

  4. Furnizați un număr de telefon pentru verificare și acces.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Când vă conectați, puteți începe imediat să trimiteți mesaje pentru a primi răspuns. Sunteți plasat într-o sesiune de chat care vă permite să adresați o serie de întrebări chatbot-ului AI.

Cum să întrebați Chat GPT pentru a explica conceptele Excel

Când cereți Chat GPT să explice un termen sau un concept în Excel, începeți întotdeauna sesiunea de chat clarificând că vă referiți la Excel sau la o foaie de calcul Microsoft Excel.

Dacă vă referiți pur și simplu la o „foaie de calcul”, aceasta vă va oferi răspunsuri care includ alte tehnologii pentru foi de calcul , de exemplu, Foi de calcul Google.

Puteți începe sesiunea cu o declarație de genul Lucrez cu Excel”. și pune întrebarea ta în următoarea propoziție.

Pentru a simplifica, folosesc de obicei În Excel , ce este…?” când întrebați despre un concept sau termen. Iată un exemplu:

  • În Excel , care este diferența dintre referințele absolute și relative?”

Rezultatul este o explicație detaliată care explică ambele concepte și oferă exemple despre cum diferă ele.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Nu trebuie să continuați să vă prezentați întrebările în cadrul aceleiași sesiuni de chat. Chat GPT își va aminti că ați întrebat în mod special despre Excel.

Cu toate acestea, când începeți o nouă sesiune de chat (sau vă deconectați și reintrați), nu uitați să spuneți chatbot-ului cu ce tehnologie lucrați.

Cum să utilizați Chat GPT pentru a scrie formule și funcții Excel

Puteți solicita ChatGPT să ofere îndrumări cu privire la o anumită formulă sau funcție Excel pe care doriți să o utilizați în foaia de calcul Excel.

Acesta va explica sintaxa funcțiilor Excel și va oferi exemple de utilizare a acestora. Iată câteva exemple de întrebări:

  • În Excel, ce face funcția COUNTIF?

  • Care este diferența dintre IFNA și ISNA în Excel?

Cu toate acestea, puterea reală cu Chat GPT este atunci când îi cereți să rezolve o anumită problemă. Iată un exemplu pe care l-am întrebat pe ChatGPT:

Foaia mea de lucru Excel are valori în coloana A și coloana B. Cum găsesc valorile care sunt în ambele coloane?

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

După cum puteți vedea din captură de ecran, Chat GPT a furnizat o formulă care utilizează referințele de coloane pe care le-am cerut.

Codul este gata pentru a fi copiat direct în Excel.

Cum să utilizați Chat GPT cu Excel VBA și macrocomenzi

Excel VBA (Visual Basic for Applications) este un instrument puternic pentru automatizarea sarcinilor repetitive și crearea de funcții personalizate.

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a crea macrocomenzi Excel sau sunteți nou în limbajul de programare VBA, Chat GPT vă va ghida prin software și proces.

Ca și în cazul în care creați formule, puteți întreba despre sintaxă și utilizare. De exemplu, puteți întreba cum să tăiați spațiile dintr-un șir de text.

De asemenea, poți cere Chat GPT să creeze macrocomandă pentru tine. De fapt, nu ajunge în registrul de lucru, dar vă va oferi toți pașii de care aveți nevoie.

Iată un exemplu de prompt:

Creați o macrocomandă Excel VBA numită „CalculateSales” care adaugă toate numerele din coloana B și înmulțește totalul cu rata de conversie a monedei din celula C2. Puneți rezultatul în celula D2.

Rețineți că promptul specifică:

  1. Numele macrocomenzii.

  2. Sarcina (adăugați toate celulele) și coloana specifică.

  3. Celula specifică în care ar trebui să apară rezultatul.

Chat GPT începe cu instrucțiuni despre cum să deschideți editorul VBA și să inserați un nou modul pentru macrocomandă. Atunci magia se întâmplă!

Instrumentul vă oferă o macrocomandă completă pe care o puteți copia și lipi în editorul VBA.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

4 sfaturi pentru utilizarea chat GPT pentru macrocomenzi Excel

Iată câteva sfaturi care vă vor asigura că obțineți răspunsul corect de la instrumentul AI atunci când lucrați cu macrocomenzi Excel.

1. Fii specific cu privire la fiecare sarcină și formulă Excel

În exemplul anterior, am cerut Chat GPT să pună rezultatul într-o anumită celulă. Dacă nu aș fi făcut-o, ar crea o macrocomandă care afișează rezultatul într-o casetă de mesaj.

Cu puțină practică, vei învăța să fii foarte specific cu contribuția ta.

2. Împărțiți sarcinile complexe în bucăți mai scurte

Am observat că versiunea gratuită a Chat GPT nu va produce macrocomenzi foarte lungi. În schimb, ieșirea se oprește într-un punct care ar putea fi la jumătatea ceea ce ați solicitat.

Dacă aveți un set complex de cerințe, ar trebui să împărțiți setul în mai multe sarcini. Oferă Chat GPT fiecare sarcină ca un mesaj separat.

Rezultatul va fi mai multe macrocomenzi, dar le puteți combina într-o singură macrocomandă când este finalizată.

3. Furnizați nume de variabile pentru consecvență

ChatGPT a ales numele variabilelor din exemplul de macrocomandă. Sunt perfect rezonabile, dar poate doriți să aplicați un standard de denumire consecvent pentru toate macrocomenzile pe care le scrieți.

În acest caz, puteți oferi Chat GPT un ghid de stil la începutul sesiunii. Iată un exemplu:

„Vă voi cere să creați o macrocomandă Excel VBA. Vă rugăm să prefixați toate numele variabilelor în funcție de tipul lor de date, după cum urmează: int pentru Integer, lng pentru Long, dbl pentru Double, rng pentru Range.”

4. Testați întotdeauna rezultatul

Chat GPT nu este perfect. Este important să rulați macro-ul și să o testați înainte de a o partaja altora, adică includeți controlul calității în fluxul dvs. de lucru.

Dacă rezultatele nu sunt cele așteptate, motivul obișnuit este că ați dat instrucțiuni ambigue. Reveniți la cererea dvs. și faceți din fiecare propoziție o sarcină clară, fără ambiguitate.

Instrumentul mi-a dat ocazional cod care nu a fost compilat corect. Acest lucru se întâmplă atunci când oferă caracteristici și sintaxă noi care nu se aplică pentru versiunea Microsoft Excel pe care o folosesc.

Cum să utilizați Chat GPT pentru analiza datelor

Puteți cere sfaturi ChatGPT despre cum să efectuați anumite sarcini de analiză a datelor, cum ar fi:

Puteți chiar să oferiți instrumentului datele pe care le utilizați.

Să presupunem că aveți o foaie de calcul cu date despre vânzări pentru diferite articole de îmbrăcăminte. Doriți să calculați vânzările pentru toate hanoracele care au vândut mai mult de 10 unități.

Datele arată astfel:

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Iată un exemplu de formulare a sarcinii pentru ChatGPT:

„Am date Excel cu articole în coloana A și vânzări în coloana B. Vreau să calculez vânzările totale de articole care conțin textul „Haoura” și cu vânzări de peste 10 unități. Puneți rezultatul în celula D7. Iată datele:”

Următorul pas este furnizarea datelor instrumentului. Puteți pur și simplu să copiați și să lipiți datele din Excel direct în caseta de chat. Pierzi formatarea excelentă Excel, dar instrumentul înțelege aspectul.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

În acest exemplu, ChatGPT a furnizat ambele:

  • o formulă cu sintaxa completă.

  • răspunsul real bazat pe date.

Analiză complexă a datelor cu chat GPT

Acum că știți cum să furnizați date instrumentului, puteți solicita analize suplimentare.

De exemplu, puteți obține instrumentul pentru a identifica tendințele și modelele. De asemenea, poate genera informații despre datele dvs.

Iată o întrebare ulterioară bazată pe datele despre îmbrăcăminte utilizate mai sus:

Folosind datele pe care le-am furnizat, ce tip de articol are vânzări mai bune: blugi, hanorace sau tricouri?”

Ieșirea mi-a oferit pașii și formulele pe care le-aș putea folosi pentru a obține răspunsul. Cu toate acestea, ChatGPT a mers mai departe și a răspuns la întrebare după cum urmează:

Hanoarele au cele mai mari vânzări totale cu 100 de unități, urmate de tricouri cu 60 de unități și blugi cu 30 de unități. Prin urmare, hanoracele au vânzări mai bune printre cele trei tipuri de articole.

După cum puteți vedea, instrumentul AI a efectuat analize și a oferit perspective și poate face mult mai mult decât să scrie formule Excel!

Desigur, acesta este un exemplu relativ simplu cu un volum mic de date. Cu cât cerințele dvs. de analiză devin mai complexe, cu atât ar trebui să fiți mai explicit cu formularea dvs.

Dacă sunteți nou în Excel, s-ar putea să vă întrebați ce fel de analiză complexă se poate face cu seturi mari de date într-o foaie de calcul. Urmăriți acest videoclip despre utilizarea testelor Chi-Square și apoi folosiți ChatGPT pentru a vă ajuta.

Cum să integrezi Excel și ChatGPT

Până acum, ați învățat cum să utilizați chatbot-ul browserului pentru a răspunde la întrebări și a furniza formule și cod VBA.

Să ne uităm acum la integrarea ChatGPT direct în registrul de lucru Excel. Mai mulți furnizori au furnizat suplimente Excel care vă permit să lucrați cu instrumentul din tabloul de bord al foii de lucru.

Aceste suplimente sunt compatibile cu Excel 2016 și versiunile mai recente. Pentru a examina ceea ce este disponibil, urmați acești pași:

  1. Accesați fila Inserare

  2. Faceți clic pe „Obțineți add-in-uri” în secțiunea Add-in-uri.

  3. Puneți „ChatGPT Excel” în caseta de căutare.

  4. Examinați opțiunile dvs.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Unele dintre suplimente pot necesita plata pentru utilizare.

Depanarea foii de calcul Excel cu Chat GPT

Veți primi ocazional erori atunci când lucrați cu formule Excel, cu toate acestea, Chat GPT vă poate ajuta să remediați problemele.

Solicitarea dvs. pentru Chat GPT ar trebui să includă:

  1. O descriere a ceea ce încercați să faceți sau să realizați.

  2. Formula specifică pe care o utilizați.

3. Conținutul sau valorile celulelor implicate (dacă este posibil).

De exemplu, să presupunem că încercați să scădeți datele în Excel, dar formula dvs. are ca rezultat #NUM! eroare.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Iată solicitarea care obține cele mai bune rezultate de la Chat GPT:

În Excel, vreau să obțin numărul de zile dintre două date. Primesc un #NUM! eroare atunci când utilizați funcția DATEDIF astfel: DATEDIF(B2, C2, „d”). Celula B2 are valoarea „10-Apr-23” iar Celula C2 are valoarea „1-Apr-23”. Vă rugăm să explicați eroarea.

Rezultatul de la Chat GPT a remarcat că data de început din exemplu este mai mare decât data de încheiere, care este cauza erorii. Următoarea secțiune a rezultatului a oferit o formulă modificată.

3 probleme ocazionale cu Chat GPT

Chat GPT este o tehnologie nouă și este posibil să întâmpinați unele probleme în utilizarea.

1. Time-out

Lansarea Chat GPT a avut un succes enorm, milioane de oameni s-au înscris pentru a utiliza platforma AI. Din păcate, uneori platforma se luptă să satisfacă cererea.

Când pui mai multe întrebări într-o singură sesiune, chatbot-ul poate înceta brusc să răspundă, se întâmplă.

Încercați aceste soluții pentru a continua să lucrați cu instrumentul:

  • Actualizează-ți browserul.

  • Începeți o nouă sesiune de chat (semnul +).

  • Deconectați-vă complet și conectați-vă din nou.

2. Cele mai recente funcții Excel lipsesc

Lansarea Chat GPT în 2023 s-a bazat pe un grup masiv de informații cu un punct de limită în septembrie 2021. Acesta poate fi actualizat în viitorul apropiat, dar va exista un decalaj până când instrumentul va începe să funcționeze în timp real. .

Acest decalaj înseamnă că Chat GPT nu are informații despre caracteristicile sau funcțiile Excel mai recente adăugate de Microsoft.

Dacă nu sunteți sigur ce poate lipsi, puteți căuta pe site-ul Microsoft Techcommunity cele mai recente anunțuri despre noile funcții Excel.

3. Răspunsuri sau formule incorecte

Chat GPT nu este perfect. Ocazional vă va oferi informații incorecte. Vă poate oferi sintaxă sau soluții care se aplică versiunilor mai vechi de Excel.

Dacă instrumentul vă oferă o formulă care produce o eroare sau rezultate greșite, merită să reformulați promptul sau întrebarea pentru a fi mai clar.

Cu toate acestea, instrumentul vă poate continua să vă ofere același „răspuns” atunci când puneți întrebarea reformulată. În acest caz, nu are rost să continui.

În schimb, îi poți cere o soluție alternativă cu o funcție sau formulă diferită.

3 dezvoltări viitoare pentru ChatGPT și aplicațiile Microsoft

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Integrarea ChatGPT cu Excel este doar începutul unei noi ere în lumea instrumentelor de productivitate bazate pe inteligență artificială.

Pe măsură ce tehnologia continuă să avanseze, atât OpenAI, cât și Microsoft se angajează să îmbunătățească capacitățile ChatGPT și există un potențial semnificativ pentru extinderea și personalizarea în continuare a AI în diferite aplicații.

În această secțiune, vom explora evoluțiile și tendințele viitoare care se așteaptă să modeleze peisajul integrării AI în următorii ani.

1. Îmbunătățiri continue ale capabilităților ChatGPT

OpenAI lucrează la îmbunătățirea capabilităților ChatGPT pentru a oferi un asistent AI și mai puternic și mai eficient pentru utilizatorii Excel. Îmbunătățirile în curs ale ChatGPT se concentrează pe mai multe domenii cheie:

  1. Înțelegerea și procesarea limbajului natural îmbunătățite : capacitatea ChatGPT de a înțelege și interpreta limbajul uman va fi îmbunătățită și mai mult, facilitând interacțiunea utilizatorilor cu AI într-un mod mai conversațional și mai intuitiv. Aceasta include o mai bună recunoaștere a intenției utilizatorului, răspunsuri mai precise și o înțelegere mai largă a diferitelor nuanțe și contexte lingvistice.

  2. Tehnici îmbunătățite de analiză a datelor și analiză predictivă : OpenAI lucrează la echiparea ChatGPT cu metode și algoritmi de analiză a datelor mai avansate pentru a-i permite să ofere informații mai profunde și predicții mai precise. Aceste îmbunătățiri vor ajuta utilizatorii să descopere modele și tendințe ascunse în datele lor, conducând în cele din urmă la o mai bună luare a deciziilor și o planificare strategică.

  3. Încorporarea învățării automate pentru o adaptabilitate sporită la preferințele și sarcinile utilizatorului : există planuri de integrare a algoritmilor de învățare automată în ChatGPT, permițând AI să învețe din interacțiunile utilizatorului și să își adapteze comportamentul în consecință. Acest lucru va avea ca rezultat o experiență de utilizator mai personalizată, deoarece ChatGPT își va putea personaliza sugestiile, informațiile și asistența pentru a se alinia mai bine cu preferințele individuale ale utilizatorului și sarcinile specifice.

Aceste îmbunătățiri continue sunt concepute pentru a se asigura că ChatGPT rămâne în fruntea instrumentelor de productivitate bazate pe inteligență artificială, oferind utilizatorilor o modalitate și mai eficientă și mai eficientă de a-și gestiona datele și de a debloca întregul potențial al Microsoft Excel.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

2. Extinderea integrării AI în alte aplicații Microsoft Office

Succesul integrării ChatGPT cu Excel a deschis porțile pentru extinderea funcțiilor bazate pe inteligență artificială în întreaga suită Microsoft Office.

Investiția de 10 miliarde USD a Microsoft în OpenAI arată că este dedicată încorporării tehnologiilor AI de ultimă oră în alte aplicații Office pentru a crea o experiență de utilizator mai coerentă și mai eficientă.

Domeniile cheie ale integrării AI în alte aplicații Microsoft Office includ:

  1. Colaborare perfectă între Excel, Word, PowerPoint și alte instrumente Office : prin implementarea funcțiilor bazate pe inteligență artificială, Microsoft își propune să îmbunătățească colaborarea între aplicații și să eficientizeze fluxurile de lucru. Aceasta include partajarea și sincronizarea datelor în timp real, legarea documentelor în funcție de context și transferul inteligent de conținut între aplicații.

  2. Șabloane și vrăjitori bazate pe inteligență artificială pentru crearea și formatarea documentelor: există planuri de a introduce șabloane și vrăjitori bazate pe inteligență artificială în Word, PowerPoint și alte aplicații Office. Aceste instrumente vor ajuta utilizatorii să creeze documente și prezentări profesionale cu ușurință, oferind sugestii inteligente pentru aspect, design și conținut, pe baza nevoilor și preferințelor lor specifice.

  3. Căutare mai inteligentă și recomandare de conținut bazată pe comportamentul și contextul utilizatorului : Microsoft lucrează la îmbunătățirea funcționalității de căutare în aplicațiile Office prin integrarea recomandărilor de conținut bazate pe inteligență artificială. Analizând comportamentul utilizatorului, contextul și metadatele documentelor, IA va oferi rezultate de căutare mai relevante și personalizate.

  4. Procesarea limbajului natural pentru editare și corectare avansată : Sugestiile de gramatică vor deveni mai precise odată ce Microsoft extinde utilizarea procesării limbajului natural la aplicații Office precum Word și PowerPoint. Utilizatorii vor dobândi capabilități avansate de editare și corectare, inclusiv verificarea ortografică în funcție de context și chiar generarea sau rezumarea conținutului pe baza intrărilor utilizatorului.

  5. Asistență vocală și dictare: Microsoft explorează potențialul integrării asistenților AI activați cu voce în aplicațiile Office, permițând utilizatorilor să controleze și să interacționeze cu software-ul folosind comenzi vocale. Această caracteristică ar permite editarea hands-free, navigarea documentelor și introducerea conținutului, făcând suita Office mai accesibilă și mai ușor de utilizat.

Odată ce funcțiile bazate pe inteligență artificială sunt integrate în întreaga suită Microsoft Office, utilizatorii se pot aștepta la o experiență mai inteligentă, eficientă și colaborativă, care valorifică întregul potențial al celor mai recente progrese în tehnologia inteligenței artificiale.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

3. Potenţial de personalizare specifică industriei

Integrarea AI în aplicațiile Microsoft Office oferă un potențial semnificativ de personalizare adaptată nevoilor unice ale diferitelor industrii.

Soluțiile specifice industriei vor deveni din ce în ce mai relevante și mai valoroase pe măsură ce tehnologia continuă să evolueze, stimulând eficiența și inovația într-o gamă largă de sectoare.

Domeniile cheie în care personalizarea specifică industriei ar putea avea un impact includ:

  1. Soluții AI personalizate pentru diverse sectoare : companiile din industrii precum finanțele, sănătatea, producția și retailul pot beneficia de modele AI special concepute pentru a răspunde provocărilor și cerințelor lor unice. Aceste personalizări pot include tehnici specializate de analiză a datelor, perspective specifice industriei și asistență pentru conformitatea cu reglementările.

  2. Integrare cu instrumente și platforme terțe : pentru a oferi o suită cuprinzătoare de soluții bazate pe inteligență artificială, ChatGPT și alte tehnologii de inteligență artificială pot fi integrate cu instrumente și platforme specifice industriei pentru a eficientiza fluxurile de lucru și a îmbunătăți experiența generală a utilizatorului. De exemplu, funcțiile bazate pe inteligența artificială ar putea fi încorporate în instrumentele de management de proiect pentru industria construcțiilor sau în sistemele electronice de evidență medicală pentru furnizorii de servicii medicale.

  3. Dezvoltarea de modele AI specializate pentru a aborda provocările și cerințele unice ale industriei : prin crearea de modele AI adaptate nevoilor specifice ale industriei, companiile pot valorifica întregul potențial al perspectivelor și recomandărilor bazate pe AI. De exemplu, un model ChatGPT conceput pentru industria farmaceutică ar putea ajuta cercetătorii să analizeze seturi de date complexe, să identifice potențiali candidați la medicamente și să optimizeze designul studiilor clinice.

  4. Instruire personalizată și asistență pentru aplicațiile AI specifice industriei : pentru a asigura un beneficiu maxim de pe urma personalizărilor AI specifice industriei, utilizatorii pot avea nevoie de instruire și asistență specializate pentru a integra eficient tehnologia în fluxurile lor de lucru. Acestea ar putea include tutoriale dedicate, studii de caz și îndrumări ale experților pentru fiecare industrie, care le permit utilizatorilor să profite din plin de funcțiile bazate pe inteligență artificială.

  5. Colaborare continuă cu experți din industrie : Pentru a dezvolta și a perfecționa soluții AI specifice industriei, este esențial ca dezvoltatorii AI să colaboreze cu experți din diverse sectoare. Această colaborare va ajuta la asigurarea faptului că modelele AI sunt aliniate cu nevoile din lumea reală și pot aborda în mod eficient provocările unice cu care se confruntă fiecare industrie.

Potențialul de personalizare specifică industriei a tehnologiilor AI, cum ar fi ChatGPT, este vast și ar putea oferi soluții transformatoare pentru o gamă largă de afaceri și sectoare.

De asemenea, companiile pot debloca noi niveluri de eficiență, inovație și avantaj competitiv prin valorificarea puterii AI pentru a aborda provocările și cerințele unice ale industriei.

Cum să utilizați Chat GPT pentru Excel: un ghid pentru începători

Inteligenta artificiala chatbot

Gândurile noastre finale despre ChatGPT pentru Excel

Valorificarea puterii ChatGPT pentru Excel poate revoluționa modul în care utilizatorii interacționează cu foile de calcul și poate îmbunătăți experiența lor generală.

Prin activarea procesării limbajului natural, ChatGPT servește ca un asistent puternic care simplifică sarcinile, crește productivitatea și face analiza datelor mai accesibilă unui public mai larg.

Dar, există un DAR, există întotdeauna un DAR, nu-i așa?

Utilizați ChatGPT pentru a ajuta și a vă extinde, dar nu vă bazați pe el pentru orice. Nimic nu se poate compara cu o învățare și o înțelegere solide, ei bine, deocamdată, oricum.