Cum să criptați eficient e-mailurile Office 365?

Iată ce ar trebui să știți despre criptarea e-mailurilor Office 365 cu Azure Information Protection.

1 Ce este Azure Information Protection?

2 Azure Information Protection Client

3 Criptarea e-mailurilor Office 365: Configurare

3.1 Abonați-vă la Azure Information Protection

3.2 Criptarea e-mailurilor Office 365: Activați

4 Criptarea e-mailurilor Office 365: protecție

4.1 Utilizarea etichetei „Criptare”.

4.2 Utilizarea etichetei „Nu redirecționați”.

4.3 Utilizarea etichetei „Criptare – Protejare”.

5 Protejarea atașamentelor

6 Protejarea unui document non-Microsoft 365 Pro Plus

7 Protejarea unui document Microsoft 365 Pro Plus

8 Gestionarea documentelor protejate

Ce este Azure Information Protection?

Azure Information Protection (uneori denumită AIP) este o soluție bazată pe cloud care ajută o organizație să clasifice și, opțional, să își protejeze documentele și e-mailurile prin aplicarea de etichete. Etichetele pot fi aplicate automat de către administratori care definesc reguli și condiții, manual de către utilizatori sau o combinație în care utilizatorii primesc recomandări.

Client Azure Information Protection

• Pentru a oferi serviciul de criptare a e-mailului, folosim serviciul cloud Microsoft Azure Information Protection și integrarea sa existentă cu serviciul de gestionare a identității Microsoft 365 și suita de software client Microsoft 365 Pro Plus.
• Politicile serviciului AIP și etichetele care definesc colecția de restricții, care urmează să fie atribuite documentelor și e-mailurilor clientului sunt gestionate în serviciul Azure Cloud.
• Pentru a profita de aceste politici și etichete AIP, software-ul client AIP trebuie să fie instalat pe stația de lucru Windows OS. În prezent, doar PC-urile cu Windows 10, precum și stațiile de lucru macOS pot aplica aceste restricții documentelor sau e-mailurilor.

Criptarea e-mailurilor Office 365: Configurare

Pentru a activa și configura Microsoft 365 Message Encryption pentru livrarea securizată a mesajelor, sunt necesari următorii pași:

• Abonați-vă la Azure Information Protection
• Activați OME

Abonați-vă la Azure Information Protection

• Suita Azure Information Protection este un abonament suplimentar pentru Microsoft 365 care va permite utilizatorilor să efectueze câteva funcții foarte utile cu e-mailul lor. De asemenea, se integrează cu SharePoint și OneDrive pentru a acționa ca instrument de prevenire a pierderii datelor.
• Cu AIP, utilizatorii pot semnala mesaje sau fișiere astfel încât să nu poată fi copiate, redirecționate, șterse sau o serie de alte acțiuni comune. Pentru e-mail, toate mesajele care au indicatoare de clasificare specifice sau care îndeplinesc cerințe specifice sunt criptate și împachetate într-un fișier HTML blocat care este trimis destinatarului ca atașament.
• Când destinatarul primește mesajul, trebuie să se înregistreze la Azure pentru a primi o cheie pentru a deschide e-mailul.
• Cheia este legată de adresa lor de e-mail și, odată înregistrat, utilizatorul poate deschide atașamentul HTML și orice atașamente viitoare fără a fi nevoie să se conecteze la nimic.

Din nou, dacă aveți abonamente E3 sau superioare atribuite utilizatorilor dvs., aceștia nu trebuie să aibă AIP. Cu toate acestea, fiecare utilizator care va trimite mesaje cu informații confidențiale în ele va avea nevoie fie de o licență AIP, fie de o licență E3/E5 pentru a face acest lucru.

Pentru a vă abona la AIP, urmați acești pași:

• Lansați „ Centrul de administrare Microsoft 365 ”
• Accesați lista „ Abonamente ”.
• Faceți clic pe „ Adăugați un abonament ” în colțul din dreapta sus
• Derulați în jos pentru a găsi Azure Information Protection
• Faceți clic pe opțiunea Cumpărați acum și urmați instrucțiunile sau selectați opțiunea „ Începe încercarea gratuită ” pentru a obține 25 de licențe timp de 30 de zile pentru a o încerca înainte de a cumpăra
• Așteptați aproximativ o oră pentru ca serviciul să fie furnizat pe chiriașul Microsoft
• Odată furnizat, puteți trece la următorul pas al procesului.

Criptarea e-mailurilor Office 365: Activați

Această parte s-a schimbat foarte recent. În trecut, activarea Office 365 Message Encryption a necesitat multă muncă Powershell și a așteptat ca acesta să funcționeze corect. MS a schimbat metoda de activare a OME pentru a eficientiza procesul și a facilita lucrul cu acesta.

Iată ce trebuie să faci:

• Deschideți opțiunea Setări în Portalul de administrare
• Selectați Servicii și suplimente
• Găsiți Azure Information Protection în lista de servicii și faceți clic pe el
• Faceți clic pe linkul care spune „Gestionați setările Microsoft Azure Information Protection” pentru a deschide o nouă fereastră
• Selectați butonul Activare de sub „Gestionarea drepturilor nu este activată”
• Alegeți Activați în fereastra care apare

Odată ce ați făcut acest lucru, veți putea folosi  aplicația Client AIP pentru  a eticheta mesajele pentru gestionarea dreptului în Outlook. De asemenea, vor exista butoane și opțiuni noi în Outlook Web App care vă vor permite să criptați mesajele.

Criptarea e-mailurilor Office 365: protecție

Funcția de bază a Serviciului de criptare a e-mailului este de a oferi protecție pentru a împiedica persoanele nedorite să poată citi conținutul e-mailului dvs. în timp ce sunt în tranzit sau în repaus într-o cutie poștală. Pentru a avea acces la conținutul e-mailului dvs., destinatarul trebuie să fie validat. Când utilizați aplicații Microsoft 365 Pro Plus, cum ar fi Microsoft Outlook, acest proces de validare este efectuat în culise și destinatarului nu i se solicită acreditările. În toate celelalte cazuri, destinatarul va fi solicitat să își verifice identitatea.

Folosind eticheta „Criptare”.

• Pentru a aplica criptarea unui e-mail folosind aplicația Microsoft Outlook instalată pe o stație de lucru cu sistem de operare Windows, trebuie doar să selectați eticheta „ Criptare ” din „ Bara de sensibilitate ”, așa cum se arată mai jos:

• Această etichetă „ Criptare ” este accesibilă și din meniul derulant Meniu – Panglica butonului Mesaj „ Protejare ”, așa cum se arată mai jos:

• Odată selectată, bara de sensibilitate va reflecta alegerea făcută și va ascunde celelalte opțiuni. Detaliile permisiunilor atribuite vor fi afișate ca un „ sfat instrument ” chiar sub „ Bara de sensibilitate ” din stânga sus a ferestrei de e-mail, așa cum se arată mai jos:

• Puteți alege să vă modificați alegerea de protecție făcând clic pe pictograma „ creion ” de lângă eticheta aleasă pentru a dezvălui celelalte opțiuni, așa cum se arată mai jos. Această pictogramă creion poate fi folosită și pentru a ascunde alte opțiuni încă o dată.

• Odată ce o etichetă este setată, o pictogramă „ coș de gunoi ” va fi disponibilă în plus față de celelalte etichete pentru a vă permite să eliminați eticheta selectată și să readuceți „ sensibilitatea ” e-mailului la „ nesetat ”. Vi se va solicita să înregistrați motivul pentru eliminarea etichetei. (Pentru utilizare viitoare)

• Odată setat, e-mailul dvs. va fi protejat dacă se află în dosarul Ciorne înainte de a-l trimite, în dosarul Articole trimise după ce l-ați trimis sau în căsuța poștală a destinatarului. Microsoft Outlook ajută la identificarea acestei protecție utilizând următoarele pictograme:

• Indiferent de protecțiile pe care alegeți să le aplicați, vă păstrați drepturile de „ Control total ” asupra e-mailului. Numai identitățile denumite din câmpurile De la, Către, Cc și Cco vor avea acces.
• Utilizarea selecției „ Criptare ” permite destinatarului să vă redirecționeze e-mailul către alții, care vor avea apoi acces deplin la conținutul e-mailului, fiecare fiind necesar să se autentifice pentru a obține acces. Destinatarii nu vor putea elimina cerința de criptare.

Folosind eticheta „Nu redirecționați”.

Protecția „ Nu redirecționați ” este protecția de bază pentru e-mail oferită de Microsoft. Selectarea acestei protecții va împiedica destinatarii să poată face următoarele:

•  Redirecționați e-mailul către o altă persoană (precum și pentru a preveni adăugarea de noi destinatari în câmpurile „către”, „cc” sau „bcc” atunci când răspundeți)
•   Imprimați-vă e-mailul sau copiați conținutul textului e-mailului în clipboard.

Aceste protecții pot fi setate fie selectând eticheta de sensibilitate: „ Nu redirecționați .”, fie selectând butonul „ Nu redirecționați ” de pe panglica butonului Meniu – Mesaj, așa cum se arată mai jos:

Vă rugăm să rețineți „ Sfatul instrument ” care descrie setul de protecții care apare chiar sub bara de sensibilitate.

ATENȚIE: Este posibil să eliminați accidental protecțiile dorite prin deselectarea butonului „ Nu redirecționați ” din meniu – Panglica butonului Mesaj, așa cum se arată mai jos. Rețineți, de asemenea, că „Sfatul instrument” este eliminat DAR „ Nu redirecționați ”. Eticheta este încă setată. Acest e-mail NU ar fi protejat.

În prezent, nu avem o metodă care să vă împiedice să deselectați butonul „ Nu redirecționați ”, așa că vă rugăm să fiți atenți.

REȚINȚI: Microsoft Outlook permite descărcarea atașamentelor, indiferent de aceste restricții aplicate. Consultați „ Protecția atașamentelor ” mai târziu în acest document.

Folosind eticheta „Criptare – Protejare”.

• Eticheta „ Criptare – Protejare ” este o protecție personalizată pentru e-mail, care adaugă o restricție suplimentară pentru a împiedica destinatarii să poată edita sau modifica e-mailul original.
• Această etichetă trebuie folosită NUMAI atunci când doriți ca destinatarul să aibă drepturi „ Numai vizualizare ” pentru e-mailul dvs. Când răspunde, destinatarul dvs. va fi forțat să atașeze e-mailul original ca atașament la un mesaj nou, deoarece va fi împiedicat să se adauge la firul e-mailului original.
• Această etichetă aplică, de asemenea, restricțiile la imprimare și copiere, așa cum este descris în secțiunea Utilizarea etichetei „Nu redirecționați” de mai sus.

REȚINȚI: Microsoft Outlook permite descărcarea atașamentelor, indiferent de aceste restricții aplicate. Consultați „ Protecția atașamentelor ” mai târziu în acest document.

Protejarea atașamentelor

Clientul Azure Information Protection este NECESAR pentru a decripta și a deschide un document protejat. Un „ cititor ” este deja inclus în software-ul Microsoft 365 Pro Plus pentru sistemul de operare Windows, macOS, iOS și Android. Cu toate acestea, este necesară o aplicație separată pentru a citi documente criptate non-Microsoft Office Pro Plus ( disponibil aici ). Cititorul AIP este disponibil pentru PC, iPhone, iPad și Android.

Protejarea unui document non-Microsoft 365 Pro Plus

• Documentele non-Microsoft Office pot fi protejate utilizând selecția suplimentară „ Meniu fierbinte ” numită: „ Clasificare și protejare ” găsită făcând clic dreapta pe un document în Windows Explorer, așa cum se arată mai jos:

• Această aplicație (prezentată mai jos) va crea un „ înveliș ” pentru a include fișierul și pentru a adăuga criptare, precum și protecțiile pe care le selectați

• Pentru fiecare utilizare dorită, veți dori să selectați mai întâi eticheta de sensibilitate dorită pentru e-mailul dvs. Această etichetă va fi moștenită de e-mailul dvs. odată ce fișierul dvs. protejat este atașat. Sunt necesare două piese pentru a instala protecțiile dorite: „ Permisiuni ” și „ Identitate ”

„Permisiunile” disponibile pentru a fi acordate sunt:

• Vizualizator – Numai vizualizare
  Această permisiune este echivalentă cu Protecția e-mailului: „ Criptare – Protejare ”
• Revizor – Vizualizați, editați
  Această permisiune este echivalentă cu Protecția e-mailului: „ Nu redirecționați ”.
• Coautor – Vizualizare, Editare, Copiere, Tipărire
  Această permisiune este echivalentă cu Protecția e-mailului: „ Criptare ”
• Coproprietar – Permisiuni complete
• Această permisiune este, de asemenea, echivalentă cu eticheta „ Criptare ”, dar această permisiune oferă utilizatorului posibilitatea de a elimina permisiunile setate ȘI criptarea.
• Numai pentru mine – Această setare nu are nicio valoare pentru trimiterea de documente către alții, dar vă poate ajuta să vă protejați documentele individuale.

Deși nu este recomandat pentru a evita confuzia, este posibil să selectați permisiuni care sunt mai stricte decât eticheta de criptare a e-mailului dorită (de exemplu , permisiunile de document „ Vizualizare – Numai vizualizare ” cu eticheta de protecție a e-mailului „ Criptare ”). Această combinație ar restricționa documentul pentru a preveni vizualizarea de către identități nedorite, precum și ar restricționa destinatarii să copieze, să imprime sau să editeze, în timp ce îi acordă destinatarului toate funcțiile corpului textului e-mailului. Din nou, așa cum am menționat mai sus, acest lucru poate deveni confuz și nu este recomandat.

„Identitate” poate fi setat la următoarele tipuri:

Utilizatori – Aceasta este adresa de e-mail a utilizatorului(i) individual(i) care primește documentul. Aceasta este metoda principală pe care o veți utiliza pentru a identifica cine vă poate accesa documentul.

Grupuri – Aceasta este adresa (adresele) de e-mail din Listele de distribuție cărora le aparțin destinatarii.  Vă rugăm să rețineți : acest lucru va funcționa NUMAI pentru destinatari.

Organizații – De asemenea, puteți acorda acces TUTUROR dintr-un domeniu Active Directory

Identitățile pot fi introduse direct în caseta furnizată sau vă puteți selecta destinatarii din Agenda Outlook (cu condiția ca aplicația Outlook să fie deja lansată și rulată) făcând clic pe pictograma „ carte ”.

Există un al treilea control disponibil pentru protejarea atașamentelor. Puteți seta o dată de expirare pentru permisiunile acordate fie introducând direct data, fie selectând data făcând clic pe pictograma „ calendar ”. Odată atinsă data de expirare, TOATE PERMISIUNILE sunt revocate pentru utilizatorii selectați.

Indiferent de setările de mai sus, păstrați controlul total asupra documentului dvs. Odată ce „ Aplicați ” protecțiile documentului dvs., documentul dumneavoastră este ÎNLOCUIT cu fișierul „ împachetat ” și extensia fișierului este schimbată (numele fișierului modificat manual NUMAI în scopuri de exemplu)

Clientul Azure Information Protection este NECESAR pentru a decripta și deschide acest fișier.

Protejarea unui document Microsoft 365 Pro Plus

Documentele Microsoft Office pot fi protejate din cadrul aplicației Office. Ca și în cazul Microsoft Outlook, panglica butonului Acasă găzduiește meniul derulant al butonului „ Protejare ”. Acest lucru permite ca „ Permisiuni personalizate ” să fie aplicate documentelor Office. Aplicarea unei etichete de sensibilitate va face ca Outlook să aplice aceleași restricții de permisiuni oricărui e-mail la care este atașat documentul.

ATENȚIE: Veți dori să selectați eticheta de sensibilitate ÎNAINTE de a vă atribui permisiunile personalizate. În caz contrar, selectarea după aceea a etichetei va SUPRASSCRIE și va aplica NUMAI „ permisiunile ” impliciteale etichetei, permițând ORIGUI să decripteze documentul.

Ca și în cazul „ Protejarea unui document non-Microsoft 365 Pro Plus ” de mai sus, veți dori să vă protejați documentul identificând „ identitatea ” persoanei autorizate să interacționeze cu documentul și „ permisiunile ” pe care doriți să le acordați. Opțiunile pentru permisiuni și procesul de atribuire a identității folosesc practic aceeași interfață grafică de utilizator ca atunci când „ Protejarea unui document non-Microsoft 365 Pro Plus ”.

Vă rugăm să rețineți : Odată protejat și salvat, rețineți că tipul fișierului NU SE SCHIMBA :

Va trebui să salvați documentele Office în formatul lor nativ. Dacă încercați să salvați fișierul într-un format „ compatibil ”, restricțiile pe care le-ați configurat vor fi eliminate.

Odată salvat, veți vedea acum o nouă bară de informații care vă avertizează asupra faptului că documentul are acum acces restricționat.

Gestionarea documentelor protejate

Odată ce protecțiile sunt setate pe un document, puteți „ Urmări ” vizualizările acelui document, precum și posibilitatea de a „ Revoca ” accesul la documentul dumneavoastră. Pentru un document Microsoft Office, puteți accesa această funcție din aplicația Office.

Pentru un document non-Microsoft Office, puteți accesa această caracteristică fie făcând dublu clic, fie făcând clic dreapta pe document în Windows Explorer.

Ambele vor lansa browserul dvs. web și vă vor duce la centrul de urmărire a documentelor AIP .

De aici puteți:

• Consultați Rezumatul interacțiunii documentului dvs. de către destinatari
• Listați cine v-a vizualizat documentul și data la care a fost vizualizată
• Examinați cronologia interacțiunii cu documentul dvs
• Setați setările de notificări pentru a vă alerta când cineva încearcă să interacționeze cu documentul dvs
• Revocați accesul la documentul dvs., astfel încât acesta să nu mai fie accesibil de către un destinatar

De asemenea, puteți exporta aceste statistici într-un fișier CSV.

Utilizatorii Mac au sarcina suplimentară de „ Verificarea acreditărilor ” înainte ca opțiunile lor de protecție să fie preluate din serviciile Microsoft Office 365 Cloud .

Odată setat; pentru a elimina sau modifica protecția, trebuie să setați selecția „ Fără restricții ” sub butonul Protecție.

Pentru a seta protecții pentru un document Microsoft 365, utilizați butonul „ Restricționați permisiunea ” din meniul „ Revizuire ”.

Selectați opțiunea de meniu „ Acces restricționat… ” pentru a acorda accesul personalizat dorit.

Utilizați butonul „Mai multe opțiuni...” pentru a seta permisiunile de imprimare și copiere.

Felicitări! Acum știți cum să criptați e-mailurile Office 365 cu Azure Information Protection. Dacă mai aveți întrebări, vă rog să-mi spuneți.

Doriți să vă îmbunătățiți experiența Exchange Online pentru o productivitate mai bună? Consultați sfaturile și trucurile menționate aici .

Aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.