Cutie poștală partajată în Office 365: Ghidul definitiv

Mai devreme în această postare , am discutat despre arhiva online din Office 365. Astăzi, vă voi arăta despre cutia poștală partajată în Office 365.

O cutie poștală partajată este o cutie poștală Outlook foarte asemănătoare cu o cutie poștală de utilizator, cu toate acestea, este partajată de mai multe persoane diferite. Acest lucru este grozav pentru o companie pentru a gestiona o mulțime de întrebări ale clienților și pentru a gestiona interogările de proiect. Când un e-mail trimis dintr-o cutie poștală partajată, adresa de la de la adresa de e-mail apare ca o adresă de e-mail a căsuței poștale partajate. În mod similar, un calendar separat este disponibil membrilor cutiei poștale partajate pentru a gestiona întâlnirile.

O cutie poștală partajată nu poate fi accesată de membri fără permisiune și nu are o parolă pentru a le accesa, așa că utilizatorii ar trebui să caute ajutor de la administratori pentru a oferi permisiunea necesară pentru a accesa o cutie poștală. Odată ce ați făcut acest lucru, puteți accesa căsuța poștală prin browser sau Outlook.

Cum se creează o cutie poștală partajată?

Există câteva opțiuni pentru a crea o cutie poștală partajată și acestea sunt Microsoft 365 Admin Center și Powershell.

• Accesați „ Centrul de administrare Microsoft 365 ”
• În navigarea din stânga, selectați „ Teasms & Groups ”
• Selectați „ Cutii poștale partajate ”

• Faceți clic pe „ Adăugați o cutie poștală comună ”

• Introduceți numele căsuței poștale partajate pe care o doriți și adresa de e-mail

• Cutia poștală partajată este creată, dar nu are niciun membru.
• Faceți clic pe „ Adăugați membri la căsuța poștală comună ”

• Faceți clic pe „ Adăugați membri ”

• Căutați utilizatori și adăugați-i în căsuța poștală partajată.
• Faceți clic pe „ Salvați ”

• După ce ați salvat, lăsați timp de o oră să se reproducă. După 60 de minute, încercați să accesați căsuța poștală folosind browser-ul sau Outlook.

Cum se creează o cutie poștală partajată folosind Powershell?

• Conectați-vă la Exchange Online Powershell
• Executați comanda de mai jos.
  New-Mailbox -Nume „Techie Test” -Partajat

• Odată ce acesta este creat, urmați pașii menționați mai sus pentru a adăuga membri și așteptați 60 de minute.

Cum se accesează căsuța poștală partajată în Outlook?

Există câteva moduri de a accesa căsuța poștală partajată în Outlook. Sunt enumerate mai jos.

Opțiunea 1:

• În Outlook, faceți clic pe „Fișier ”
• Selectați „ Setări cont ” -> Setări cont
• Sub fila E-mail, faceți clic pe Modificare , apoi pe Mai multe setări
• mergeți la „ Avansat ”
• Faceți clic pe „ Adăugați ”
• Tastați „ Numele căsuței poștale partajate ”
• Faceți clic pe OK
• Faceți clic pe Aplicare și OK pentru a finaliza adăugarea căsuței poștale partajate.
• Dacă aveți mai mult de 1, puteți adăuga și restul în același timp. Aplicați și OK pentru a finaliza adăugarea căsuțelor poștale partajate.
• Accesul la căsuța poștală partajată va fi reluat și acum veți putea să „ Trimiteți ca ” cutia poștală partajată fără a primi o eroare de nelivrare.

Opțiunea 2:

• Din Outlook 2013 și cele mai recente versiuni, faceți clic pe Fișier -> Faceți clic pe „ Adăugați cont ”
• În ecranul „ Adăugați cont ”, vă va solicita să introduceți o adresă de e-mail. Introdu adresa de e-mail a căsuței poștale partajate.
• Faceți clic pe „ Conectare ” și selectați „ Microsoft 365 ”
• Vi se va solicita să introduceți parola
• Înlocuiți adresa de e-mail a căsuței poștale partajate pe pagina de conectare și introduceți adresa de e-mail și parola .
• Faceți clic pe „ Conectare ” și așteptați 5-10 minute
• Închideți Outlook și lansați-l din nou
• Cutia poștală partajată va apărea în colțul din stânga pe Outlook.

Cum să adăugați un utilizator extern la căsuța poștală partajată?

Cutiile poștale partajate sunt accesibile numai utilizatorilor interni, iar utilizatorii externi nu pot fi adăugați ca membri. Acest lucru se datorează în principal pentru că membrii cutiei poștale partajate necesită un cont Active Directory, ceea ce este imposibil pentru utilizatorii externi.

Cum se transformă căsuța poștală a utilizatorului în căsuța poștală partajată?

Administratorii vor primi o solicitare de a converti o cutie poștală a utilizatorului în cutie poștală partajată sau invers. Acest lucru poate fi realizat folosind Centrul de administrare Microsoft 365 sau PowerShell.

• Accesați „ Centrul de administrare Exchange ”
• În navigarea din stânga, selectați „ Destinatari ” și selectați „ Cutii poștale ”
• Căutați o cutie poștală și deschideți-o.
• Acum, faceți clic pe „Altele ” și faceți clic pe „ Conversie în căsuța poștală partajată ”

De asemenea, putem folosi PowerShell pentru a converti cutia poștală.

Conectați-vă la Exchange Online PowerShell și executați comanda de mai jos. Ar trebui să fii bine să pleci.
Set-mailbox „Introduceți numele sau adresa de e-mail partajată a căsuței poștale” -Type Shared

Dacă preferați să convertiți căsuța poștală partajată în căsuța poștală de utilizator, urmați acești pași.

• Accesați „ Centrul de administrare Exchange ”
• În navigarea din stânga, selectați „ Destinatari ” și selectați „ Cutii poștale ”
• Căutați o cutie poștală și deschideți-o.
• Acum, faceți clic pe „Altele ” și faceți clic pe „ Conversie în căsuța poștală obișnuită ”.

Pentru a converti dintr-o cutie poștală partajată în cutie poștală de utilizator, tipul de cutie poștală ar trebui să fie Regular. Comanda PowerShell este mai jos.
Set-mailbox „Introduceți numele sau adresa de e-mail partajată a căsuței poștale” -Type Regular

Limitări ale cutiei poștale partajate Microsoft 365

Există unele limitări în cutia poștală partajată Microsoft 365 și sunt enumerate mai jos.

• Nu necesită nicio licență și, cu siguranță, este gratuit. În mod implicit, vine cu 50 GB de cotă.
• Dacă a depășit, este necesară schimbul de licență online.
• Utilizatorii licențiați Exchange Online Kiosk nu pot fi accesați.
• Arhiva e-mailurilor nu se poate face.
• Înregistrarea în jurnal nu poate fi acceptată.
• O cutie poștală partajată nu poate avea un nume de utilizator și o parolă , astfel încât utilizatorii nu pot să se conecteze direct la ea. Acesta poate fi accesat numai după ce un utilizator și-a accesat căsuța poștală folosind permisiuni.
• Clienții ActiveSync nu pot fi accesați.

Citește și:

• Cum să rezolvi căsuța poștală partajată afișată ca utilizator de e-mail?
• Cum să programați întâlnirea echipelor din căsuța poștală partajată?

Pentru mai multe informații despre cutiile poștale partajate, consultați site-ul web Microsoft .

Doriți să vă îmbunătățiți experiența Exchange Online pentru o productivitate mai bună? Consultați sfaturile și trucurile menționate aici .

Acum aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.