Cum să urmăriți modificările în Excel

Căutați o modalitate de a urmări modificările aduse unei foi de calcul Excel? Există multe cazuri în care trebuie să distribuiți un fișier mai multor persoane și să urmăriți ce modificări au fost făcute. Poate doriți să urmăriți când a fost făcută modificarea, cine a făcut modificarea, în ce celulă a avut loc modificarea și ce date au fost modificate.

Excel are funcții de urmărire încorporate care pot gestiona toate cazurile de mai sus. Puteți revizui cu ușurință toate modificările direct pe foaia de lucru și, de asemenea, puteți accepta sau respinge fiecare modificare. Există câteva puncte de reținut despre caracteristicile de urmărire ale Excel:

Cuprins

• Activarea urmăririi
• Configurați urmărirea
• Vizualizarea modificărilor

1. Activarea urmăririi nu înseamnă că puteți reveni în timp foaia de calcul la o stare anterioară prin anularea modificărilor. Practic este un fișier jurnal care înregistrează totul și atât. Puteți merge manual să vedeți ce date au fost șterse sau adăugate, dar va trebui să faceți singur modificările foii de calcul.

2. Activarea urmăririi nu înseamnă că fiecare modificare pe care o faceți va fi înregistrată. Orice date stocate într-o celulă sunt urmărite, dar alte modificări precum formatarea nu sunt. Alte modificări care nu sunt urmărite includ ascunderea/ascunderea rândurilor și coloanelor, comentariilor și valorilor celulelor care se modifică ca urmare a recalculării formulei.

3. Istoricul modificărilor este păstrat implicit doar 30 de zile. Dacă faceți modificări la o foaie de lucru Excel și apoi deschideți din nou registrul de lucru 45 de zile mai târziu, atunci veți putea vedea istoricul modificărilor pentru toate cele 45 de zile până când închideți registrul de lucru. Când îl închideți, orice istoric al modificărilor mai vechi de 30 de zile va dispărea. Asta înseamnă că data viitoare când îl deschideți, nu veți putea vedea schimbarea pe care ați făcut-o cu 45 de zile mai devreme.

4. De fiecare dată când activați urmărirea, registrul de lucru devine un registru de lucru partajat. Aceasta înseamnă că mai mulți utilizatori vor efectua modificări documentului.

Acum că știți câteva elemente de bază despre cum funcționează urmărirea în Excel, să vorbim despre cum să o activați, să schimbați setările și să urmărim modificările!

Activarea urmăririi

Să mergem mai departe și să activăm mai întâi urmărirea. Deschideți Excel și faceți clic pe fila Revizuire  de pe panglică. În extrema dreaptă, ar trebui să vedeți o opțiune numită Urmăriți modificările  în secțiunea Modificări .

Faceți clic pe butonul și alegeți  Evidențiați modificări . Veți primi o casetă de dialog în care acum trebuie să bifați opțiunea „Urmăriți modificările în timpul editării. Acesta vă împărtășește și registrul de lucru” .

Aveți mai multe opțiuni aici, inclusiv  Când , Cine și Unde . Pentru Când , Toate înseamnă că fiecare modificare va fi evidențiată. De asemenea, aveți opțiunea de a evidenția modificările de la ultima dată când ați salvat documentul, de la o anumită dată, sau modificările care nu au fost încă revizuite.

Dacă bifați  Cine , puteți alege să urmăriți modificările făcute de oricine sau modificările făcute de toată lumea, cu excepția dvs. Opțiunea Unde  vă permite să urmăriți modificările doar pentru o anumită porțiune a foii de calcul. Doar faceți clic pe butonul din dreapta și selectați intervalul de celule pe care doriți să le urmăriți.

În cele din urmă, puteți debifa opțiunea Evidențiați modificările pe ecran dacă nu doriți ca alții să știe că urmăriți modificările. În mod implicit, odată ce începeți urmărirea și această opțiune este selectată, orice celulă modificată va afișa o săgeată mică în stânga sus pentru a indica că a fost schimbată.

De asemenea, dacă faceți clic pe o celulă modificată (cu Evidențiați modificările pe ecran activată), veți obține o mică fereastră pop-up care arată de la ce a fost schimbată valoarea și la ce oră. Dacă deselectați opțiunea Evidențiați modificările pe ecran, acel triunghi negru mic nu va apărea.

Deci, ceea ce puteți face, de exemplu, este să ascundeți modificările de pe ecran nebifând caseta, să trimiteți fișierul tuturor celor care trebuie să-l modifice și, când îl primiți înapoi, mergeți la Urmăriți modificările și verificați din nou . cutia.

Configurați urmărirea

Următorul pas este să aruncați o privire asupra setărilor de urmărire și să le ajustați pentru a se potrivi nevoilor dvs. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Partajați registrul de lucru care se află direct în stânga butonului Urmăriți modificările . Faceți clic pe fila Avansat când apare dialogul Partajați registru de lucru .

Aici puteți modifica numărul de zile pentru păstrarea istoricului modificărilor cu altceva decât 30 de zile. În mod implicit, modificările sunt actualizate atunci când fișierul este salvat, dar puteți face astfel încât să se facă automat la fiecare câteva minute. În cele din urmă, puteți alege cum doriți să tratați conflictele: fie dacă vi se cere, fie pur și simplu lăsați ultima modificare când salvați fișierul să câștige.

Vizualizarea modificărilor

După ce ați activat urmărirea și ați făcut câteva modificări, puteți face clic din nou pe butonul Urmăriți modificările, faceți clic pe Evidențiați modificări și veți observa că caseta Listă modificări pe o foaie nouă nu mai este gri.

Verificați și faceți clic pe OK. Va fi adăugată o nouă foaie de lucru numită Istoric , care vă va permite să vedeți toate modificările care au fost făcute la acel registru de lucru.

La un moment dat, va trebui fie să aprobați, fie să respingeți modificările. Puteți examina toate modificările și apoi alegeți pe care doriți să le păstrați sau să le renunțați.

Pur și simplu faceți clic pe Urmăriți modificările din nou și alegeți Accept/Reject Changes . Selectați opțiunile pentru a alege ce modificări doriți să acceptați sau să respingeți. Dacă doriți să examinați toate modificările, lăsați Când este bifat și asigurați-vă că este setat la Nerevizuit .

Faceți clic pe OK și Excel va începe să vă arate fiecare modificare care a fost făcută și vă va oferi opțiunea de a accepta sau de a respinge . De asemenea, puteți accepta toate sau respinge toate modificările, dacă doriți.

Dacă respingeți o modificare, aceasta va reveni imediat la ceea ce era inițial în acea celulă. Este demn de remarcat faptul că, dacă o altă celulă face referire la conținutul celulei respinse, atunci acea valoare se va schimba și atunci când valoarea celulei la care se face referire revine. Acest lucru poate cauza ruperea formulelor etc., așa că aveți grijă.

Asta e! Acum puteți urmări cu ușurință orice modificări făcute în foaia de calcul Excel folosind această funcție încorporată. Dacă aveți întrebări, postați un comentariu. Bucurați-vă!