12 sfaturi pentru a gestiona eficient participanții la Google Meet

Google Meet capătă acțiune pe măsură ce continuă să lanseze actualizări pentru a încerca să concureze cu marile aplicații de videoconferință ale zilei. Cu cea mai recentă actualizare, Google Meet poate găzdui până la 250 de utilizatori (necesită plan Enterprise). Google Meet este, de asemenea , gratuit , dar încă nu aflăm câți utilizatori vor fi permisi în versiunea gratuită și care va fi durata întâlnirilor.

Google Meet este de asemenea dat în judecată în scopuri educaționale, unde a avea un bun grad de control asupra participanților (studenți, știți!) este de o importanță capitală pentru încheierea unei întâlniri de succes. Subliniind acest lucru, iată cele mai bune sfaturi pentru a gestiona participanții la Google Meet în timpul unei întâlniri.

► Cum să utilizați Google Meet din Gmail

Cuprins

• 1. Fixați un participant
• 2. Dezactivați și activați sunetul unui participant
• 3. Eliminați un participant
• 4. Discutați cu participanții în timpul unei întâlniri
• 5. Adăugați participanți la un eveniment
• 6. Adăugați participanți la o întâlnire în curs
• 7. Rămâneți conectat cu participanții în timp ce prezentați
• 8. Creați unități organizaționale (OU)
• 9. Urmăriți-vă conversațiile în timp ce prezentați
• 10. Împiedicați participanții să creeze o întâlnire fără dvs
• 11. Împiedicați participanții să se alăture la o întâlnire după ce plecați
• 12. Permite interoperabilitate

Fixați un participant

Funcția PIN din Google Meet permite utilizatorilor să decidă cine rămâne în centrul ecranului lor, ocupând cel mai mult spațiu. În mod implicit, Google Meet începe o întâlnire video în aspectul „Automat”. Acest aspect permite Google Meet să aleagă cea mai bună opțiune pentru fluxul video al întâlnirii dvs., în funcție de prezentări, vorbitori activi etc.

Cu toate acestea, dacă doriți să păstrați un anumit participant fixat în centrul ecranului, indiferent de aspectul utilizat, puteți să anulați valoarea implicită și să-l „Fixați”.

Odată fixat, acest participant va rămâne evidențiat în centrul ecranului până când este anulat.

Cum să fixați un participant

Pe un PC : plasați cursorul peste miniatura participantului în fluxul video și faceți clic pe pictograma „Fixați”.

Pe un telefon : Transformați telefonul pe orizontală în modul peisaj. Acum atingeți miniatura participantului în fluxul video și atingeți pictograma „Fix”.

Cum să anulați fixarea unui participant

Când fixați un participant, veți primi și pictograma de anulare fixare în locul pictogramei de fixare, pe care o puteți utiliza pentru a anula fixarea participantului.

Dezactivați și activați sunetul unui participant

Gazdele întâlnirii pot dezactiva sunetul altor participanți în timp ce aceștia vorbesc, pentru a crea un flux mai bun. Cu toate acestea, odată dezactivat sunetul, participanții trebuie să activeze singuri sunetul. Aceasta înseamnă că, dacă o gazdă vă dezactivează sunetul, ea nu vă poate activa sunetul, decât dacă vă dezactivați sunetul.

Google afirmă că aceasta este o funcție de securitate pusă în aplicare pentru a împiedica alte persoane (gazdă) să-ți dezactiveze microfonul fără permisiunea ta. Urmați acest ghid pentru a afla cum să dezactivați sunetul unui participant la o întâlnire Google Meet.

Cum să dezactivați sunetul unui participant (ca gazdă)

Dacă sunteți gazdă și doriți să suprimați un participant sau participanți, urmați acest ghid.

Pasul 1: Faceți clic pe numele participantului în banda de film de lângă fluxul video.

Pasul 2:  Faceți clic pe butonul microfonului care apare lângă numele lor. Odată dat clic, microfonul va deveni gri, indicând faptul că participantul este acum dezactivat.

Cum să activați sunetul unui participant (ca gazdă)

Nu poți face asta singur din motive de confidențialitate. Doar un utilizator însuși poate activa sunetul. Așadar, trebuie să îi cereți participantului să-și dezactiveze sunetul.

Cum să dezactivați și să activați sunetul

În calitate de participant, puteți decide dacă doriți sau nu activarea microfonului.

• Pentru a dezactiva sunetul , faceți clic pe butonul microfonului din partea de jos a fluxului video. Butonul va deveni roșu pentru a indica faptul că microfonul este acum dezactivat. Dacă butonul este deja roșu, înseamnă că ați fost dezactivat de o gazdă.
• Pentru a activa sunetul , faceți clic din nou pe butonul roșu al microfonului. Butonul va deveni acum alb.

Notă: Dacă utilizați un telefon pentru a apela la întâlnire, puteți forma *6 pe tastatura dvs. de apelare pentru a dezactiva sau a activa sunetul (în funcție de starea în care se află microfonul) într-o întâlnire.

Eliminați un participant

În aprilie 2020, Google Meet a lansat o actualizare care a permis NUMAI gazdelor/gazdelor întâlnirii să elimine alți participanți dacă doreau acest lucru. Acest lucru a fost din cauza mai multor plângeri cu privire la utilizarea greșită a funcției de eliminare a utilizatorilor.

Cum să eliminați un participant

Pe un PC: pentru a elimina un participant dintr-o întâlnire, mai întâi, faceți clic pe butonul „Înapoi” pentru a reveni la ecranul participantului. Aici plasați cursorul peste numele participantului și faceți clic pe butonul „Eliminați” . 

Pe un smartphone: Selectați participantul și atingeți numele acestuia. Atingeți butonul „Eliminați” .

Odată înlăturați, participanții nu pot participa la apel decât dacă sunt invitați în mod explicit de către gazdă/gazde din cadrul apelului.

Discutați cu participanții în timpul unei întâlniri

În timpul unui apel video, participanții pot trimite mesaje care sunt vizibile pentru toată lumea la apel. Aceste mesaje rămân doar pe durata apelului. Odată ce apelul se încheie, toate mesajele trimise în timpul apelului sunt șterse automat. Utilizați funcția de mesagerie pentru a trimite linkuri, documente Google etc.

Cum să trimiți un mesaj de chat

Pe un computer:  plasați cursorul peste fluxul video și faceți clic pe butonul „Chat” din partea dreaptă sus a ecranului. Aceasta va deschide o bară laterală unde puteți vizualiza și trimite mesaje de chat către grup.

Pe un smartphone:  atingeți butonul „Chat” de sub fluxul video pentru a deschide fereastra de chat.

Notă: Participanții nu pot vedea mesajele care au fost trimise înainte de a se alătura apelului.

Adăugați participanți la un eveniment

Noi participanți pot fi adăugați la un eveniment chiar și după ce acesta a fost creat. Odată adăugat, veți primi o opțiune de a trimite invitații la noile invitații. Dacă alegeți acest lucru, invitațiile vor fi trimise numai participanților adăugați în acel moment, nu întregii liste. Pentru a adăuga noi participanți, urmați ghidul de mai jos.

Pasul 1:  Deschideți evenimentul în Google Calendar. Faceți clic pe butonul „Editați evenimentul”.

Pasul 2:  Sub fila „Invitați” din stânga, începeți să introduceți numele participanților pe care doriți să îi adăugați. Dacă doriți să adăugați un participant folosind ID-ul de e-mail, pur și simplu introduceți ID-ul complet de e-mail și apăsați „Enter”.

Pasul 3:  faceți clic pe „Salvați”. Acum veți primi o fereastră pop-up care vă întreabă dacă doriți să trimiteți invitații noilor participanți.

Adăugați participanți la o întâlnire în curs

Puteți chiar să adăugați noi participanți la o întâlnire în curs, chiar de la întâlnirea în sine. Acești participanți vor primi un link de invitație pe care pot face clic pentru a fi redirecționați către întâlnire.

Urmați ghidul de mai jos pentru a adăuga noi participanți la o întâlnire.

Pasul 1: faceți clic pe fila „Persoane” din colțul din dreapta sus al ecranului.

Pasul 2:  faceți clic pe „Adăugați persoane” și începeți să introduceți numele persoanei. Dacă doriți să adăugați un participant folosind ID-ul de e-mail, pur și simplu introduceți ID-ul complet de e-mail și apăsați „Enter”.

Ca alternativă, faceți clic pe „porecla” întâlnirii din partea stângă jos a ecranului și faceți clic pe „Copiați informațiile de conectare”. Lipiți informațiile copiate într-un e-mail și trimiteți-le utilizatorilor pe care doriți să îi adăugați.

Rămâneți conectat cu participanții în timp ce prezentați

Nu ți-ar plăcea să fii cu ochii pe studenții tăi în timp ce prezentați? Din păcate, odată ce începeți partajarea ecranului, nu vă mai puteți uita la participanți. Din fericire, Google Meet vă permite să vă conectați pe mai multe dispozitive folosind aceleași date de autentificare. În acest fel, puteți folosi un dispozitiv pentru a prezenta și altul pentru a urmări cursul.

Urmați acest ghid simplu pentru a-l configura.

Pasul 1:  Conectați-vă și începeți o întâlnire pe dispozitiv 1. Faceți clic pe „Prezentare acum” în partea de jos a ecranului și selectați fila/fereastra pe care doriți să o prezentați.

Pasul 2: Folosind un alt dispozitiv (telefon mobil, laptop, tabletă), conectați-vă folosind propriile acreditări. Acum puteți urmări vizualizarea în grilă a grupului. Puteți utiliza aspectul în mosaic (până la 16 participanți) sau puteți utiliza extensia neoficială Google Grid Chrome pentru a obține o vizualizare a tuturor utilizatorilor.

► Cum să rezolvi problema Google Meet Grid View care nu funcționează

Creați unități organizaționale (OU)

Unitățile organizaționale ajută la alocarea diferitelor privilegii diferiților utilizatori. Acest lucru este util atunci când doriți să restricționați utilizatorii care pot crea întâlniri, dezactiva sunetul altora etc.

Crearea și editarea unităților organizaționale necesită privilegii de administrator. Pentru a crea o nouă unitate organizațională, urmați acești pași de mai jos.

Pasul 1:  Conectați-vă la Consola de administrare Google folosind datele dvs. de conectare.

Pasul 2:  Selectați butonul „Setări” și faceți clic pe Director > Unitate organizațională.

Pasul 3:  Faceți clic pe semnul + mic pentru a adăuga o nouă unitate organizațională. Denumiți unitatea și faceți clic pe „Creați”.

Cum să desemnați OU-uri pentru utilizatori

Acum că aveți o unitate organizațională, trebuie să adăugați utilizatori la unitate. Toți utilizatorii adăugați la o anumită unitate vor avea aceleași privilegii. Pentru a adăuga utilizatori la noua unitate organizațională, urmați pașii de mai jos.

Pasul 1: Conectați-vă la Consola de administrare Google folosind datele dvs. de conectare.

Pasul 2:  Accesați fila „Utilizatori” și selectați utilizatorii pe care doriți să îi adăugați la noua unitate organizațională. Odată selectat, faceți clic pe „Mai multe” în partea de sus a paginii, apoi pe „Schimbați unitatea organizațională”.

Pasul 3:  Selectați OU pe care ați creat-o și apăsați „Schimbare”.

Urmăriți-vă conversațiile în timp ce prezentați

Când sunteți pe cale să prezentați într-o întâlnire Google Meet, aveți opțiunea de a partaja întregul ecran, o anumită filă de browser sau o anumită fereastră. Odată ce începe partajarea ecranului, numai fila/fereastra selectată este actualizată în fluxul video. Aceasta înseamnă că, dacă doriți să citiți fila de chat, trebuie să continuați să schimbați între file. Din fericire, există o remediere!

Urmați acest ghid simplu pentru a fi cu ochii pe chat-urile dvs. în timp ce prezentați.

Pasul 1:  Când prezentați, nu partajați întregul ecran. Selectarea fie a unei file de browser, fie a unei ferestre vă oferă mai mult control asupra confidențialității dvs.

Pasul 2:  Dacă utilizați o aplicație cu fereastră, reduceți aplicația astfel încât să încapă în fereastra Google Meet fără a acoperi coloana de chat.

În mod similar, dacă partajați o filă într-un browser web, mai întâi, separați fila de un nou browser cu fereastră. Acum micșorați browserul, astfel încât să se potrivească în fereastra Google Meet fără a acoperi coloana de chat.

Acum puteți prezenta și urmări coloana de chat pentru întrebări și alte discuții.

Împiedicați participanții să creeze o întâlnire fără dvs

În calitate de gazdă, odată ce părăsiți o întâlnire, utilizatorii pot rămâne în continuare în întâlnire. Dacă setările potrivite nu sunt la locul lor, ei pot chiar reutiliza vechea sală de ședințe fără tine.

Aceasta este o problemă cu conturile educaționale, deoarece profesorii nu ar dori ca elevii să folosească sala cu ei în ea. Primul lucru care trebuie făcut este crearea de unități organizaționale separate pentru profesori și elevi.

Pasul 1: Urmați ghidul de mai sus pentru a crea noi unități organizaționale.

Pasul 2: Odată creat, separați studenții și profesorii în cele 2 OU.

Pasul 3:  În Consola de administrare Meet, selectați „Unitatea de organizație pentru studenți și accesați „Setări video Meet”. Dezactivați opțiunea „Apel video” din partea de jos.

Studenții vor putea în continuare să participe la apelurile video Meet, dar nu le vor putea crea. De asemenea, odată ce toată lumea părăsește o cameră, camera va expira și nu poate fi reutilizată.

Împiedicați participanții să se alăture la o întâlnire după ce plecați

Aceasta este o altă problemă cu care se confruntă utilizatorii. Google Meet permite utilizatorilor să rămână înapoi într-o întâlnire chiar și după ce gazda a plecat. Aceasta se reduce la modul în care a fost creată întâlnirea.

Când începeți o întâlnire, vi se oferă opțiunea de a adăuga o poreclă. Dacă nu adăugați o poreclă și pur și simplu faceți clic pe „Continuați”, Google Meet va atribui automat un PIN întâlnirii dvs. Acest PIN nu expiră atunci când părăsiți o întâlnire.

Urmați acest ghid simplu pentru a stabili o întâlnire care expiră când gazda pleacă.

Pasul 1:  conectați-vă la Google Meet și faceți clic pe „Alăturați-vă sau creați o întâlnire”.

Pasul 2: Adăugați o poreclă la întâlnire și apăsați „Continuare”.

Pasul 3: Trimiteți această poreclă participanților. Trebuie doar să introducă porecla pentru a intra în întâlnire.

Acum, când părăsiți întâlnirea, porecla expiră, iar întâlnirea se încheie cu dvs.

Permite interoperabilitatea

Google Meet acceptă interoperabilitatea cu alte sisteme de videoconferință terță parte, cum ar fi Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business etc., permițând utilizatorilor din aceste servicii să se alăture unei întâlniri video Meet. Funcția de interoperabilitate cere utilizatorilor să descarce și să configureze gateway- ul Pexip Infinity .

Pentru o listă completă a aplicațiilor și dispozitivelor terțe compatibile, consultați site-ul web Pexip.com . Pexip acționează ca o poartă pentru a permite utilizatorilor să apeleze la o întâlnire Google Meet fără a utiliza un client Google Meet.

Pentru a descărca și a afla cum să configurați Pexip, consultați linkul de mai jos.

► Configurați interoperabilitatea pe Google Meet

Deși acest lucru este încă departe de personalizarea altor aplicații de videoconferință, cum ar fi Zoom, este un pas binevenit în direcția cea bună. Google afirmă că își depun eforturile pentru a îmbunătăți experiența Gsuite pentru conturile Education. Sperăm să vedem mult mai mult efort și în conturile de afaceri. 

Ați încercat vreunul dintre aceste sfaturi? Aveți propriile sfaturi? Spune-ne în comentariile de mai jos.