Client de mesagerie instantanee (IM) internă: Comunicare organizațională sigură

Comunicarea și interacțiunile semnificative sunt cele care fac o organizație mai eficientă. Fără interacțiunea membrilor, locul de muncă în cauză poate oferi cu greu un rezultat de afaceri favorabil. Cu toate acestea, comunicațiile și schimbul de informații între angajați necesită un mediu, care poate îndeplini scopul unei comunicări organizaționale eficiente, precum și partajarea datelor cruciale și a actualizărilor utile. Mai multe organizații folosesc clienți IM precum WhatsApp și Skype Chat pentru a-și ajuta membrii să comunice individual în grupuri. Cu toate acestea, mulți dintre ei nu își dau seama despre pericolele pe care clienții IM găzduiți pe internet le prezintă unei organizații și despre informațiile asociate partajate pe aceste aplicații client IM terță parte care sunt găzduite pe servere externe.

Pentru a rezolva aceste probleme, este important ca organizațiile să găsească o modalitate de a-și proteja atât datele organizaționale și informațiile angajaților, cât și alte fișiere și informații sensibile pe care le partajează pe clientul lor de chat preferat. Să vedem cum un client IM intern poate fi o soluție mai bună și mai sigură pentru a facilita comunicarea instantanee între membrii dintr-un spațiu de birou.

Cum se deosebesc mesajele instant interne de aplicațiile IM din partea a treia?

Sursa imagine: Canadian Business

Clienții IM terți, cum ar fi Hangouts, WhatsApp și Skype, vă permit să comunicați și să partajați informații, oferindu-vă un mediu de transfer între expeditor și destinatar. Acest mediu este centrele de date ale clientului IM în cauză, în care sunt stocate toate datele și chaturile pe care le partajați în aplicație. Practic, toate fișierele pe care le partajați, strategiile organizaționale pe care le discutați și toate informațiile pe care le transmiteți folosind acel client IM sunt transferate pe serverele clientului IM și sunt stocate acolo sub forma unei baze de date.

Acest lucru expune acele informații în pericol de furt și deturnări. O altă îngrijorare ridicată de mulți recenzori este că datele vor trebui să treacă prin rețelele publice, iar pe internet, nimeni nu poate spune cu încredere că aceste date nu vor fi interceptate de hackeri și guverne indiscrete, care le pot folosi greșit.

Pe de altă parte, aplicațiile client interne, IM funcționează numai pentru spațiul dvs. de birou. Spre deosebire de serverele de aplicații client IM terță parte, mesageria instantanee interne sunt conectate numai la rețeaua dvs. de birou. Aceasta înseamnă că datele partajate între expeditor și destinatar pe astfel de aplicații client IM sunt transmise prin intermediul serverului, care este instalat în locația dvs. de lucru. Acest lucru vă permite să păstrați datele partajate în cadrul organizației dvs. pe un server de încredere, care nu este conectat la o rețea publică.

Trebuie citit:-

Clienții de mesagerie instantanee (IM): de ce nu sunt potriviți... Aplicațiile de mesagerie instantanee sunt peste tot pe web și pe telefoanele noastre mobile, facilitând comunicarea. Dar cât de bine IM...

Cum funcționează clienții IM interni?

Procesul este aproape același cu cel al serverelor client IM terță parte, deși cu diferențe minore. În primul rând, serverul de chat de aici se află în propriul spațiu de birou, în loc de corporația proprietară a unei alte aplicații IM terță parte. Acest lucru vă face pe dvs. sau orice persoană desemnată în administrația IT a organizației dvs., controlor-administrator al clientului dvs. de IM intern. Acum, pentru a utiliza aplicația client IM, utilizatorului în cauză i se va furniza un nume de utilizator și o parolă specifice (care pot fi modificate ulterior).

Odată ce parola este introdusă, serverul intern va încărca direct contul utilizatorului cu lista de membri care lucrează în cadrul organizației, care ar forma lista dvs. personalizată de prieteni în birou. Restul procesului este exact același. Expeditorul scrie un mesaj, care este transmis către serverul intern și apoi este transferat către receptor. Și toate acestea se fac în câteva secunde, astfel încât să nu ajungi niciodată la stăpânirea întregii transmisii, permițându-ți astfel să oferi și să primești răspunsuri imediate.

——————–>

Aplicația client IM internă care funcționează pe un server intern conectat la o rețea privată vă permite să vă păstrați datele în pereții locației dvs. de lucru. Dar asta nu este tot ce vă oferă un mesagerie instant intern.
Ce beneficii oferă clienții IM găzduiți interni față de aplicațiile clienților IM de la terțe părți

De ce ar trebui o organizație să folosească un client IM intern față de un mesagerie instant terță parte ușor și gratuit? Iată o listă cu toate punctele plus care te-ar ajuta să înțelegi de ce mesagerii terți, în ciuda caracteristicilor pe care le oferă, nu sunt potriviți pentru organizații:

1. Partajarea informațiilor devine mai sigură

Pachetele de informații pe care le partajați într-o aplicație client IM internă sub forma unei imagini sau a unui document sunt transmise numai prin rețeaua de birou și sunt stocate pe un server acolo înainte de a fi transmise la receptor. Deoarece datele partajate rămân în rețeaua și serverele deținute de dvs. și nu sunt cu o corporație terță parte, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la posibilitatea unui acces neautorizat sau abuz de informații.

Trebuie citit:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp se referă la mesaje text, iar Snapchat vă permite să împărtășiți povești distractive cu prietenii tăi. Iată câțiva profesioniști și...

2. Dvs., în calitate de proprietar, aveți control și monitorizare asupra informațiilor partajate

În calitate de proprietar de afaceri, cu siguranță nu ați dori ca nimeni să manipuleze greșit datele organizaționale sau să partajeze fișiere neautorizate prin chat. Nu puteți presupune nimic în acest sens pe un client IM terță parte; cu toate acestea, folosirea unui mesagerie instant intern care rulează pe un server de birou vă va permite să verificați periodic informațiile și datele care sunt partajate în mod constant prin intermediul aplicației. Acest lucru vă va ajuta să evitați răspândirea discursului instigator la ură și a comunicării lipsite de etică în cadrul organizației.

3. Managementul bazei de date auto-preferat

Sursa imagine: MitchJ

În loc să lăsați baza de date a serverului dvs. strânsă din întreaga activitate a clientului IM către o corporație terță parte, un mesager intern vă va permite să păstrați acea bază de date în sediul biroului. Apoi, puteți solicita personalului dumneavoastră IT să organizeze baza de date conform alegerii dvs., ceea ce ar face, de asemenea, recuperarea și stocarea datelor mai ușor de gestionat. Aceste date organizate pot fi utilizate în continuare retrospectiv pentru a servi intereselor organizaționale în scopuri de cercetare.

4. Vă puteți păstra datele în siguranță cu oricare dintre metodele de firewall preferate

Sursa imagine: The Washington Post

Cu aplicațiile IM terțe, trebuie să depindeți de dezvoltatorii clientului și de proprietarii corporativi pentru securitatea serverelor. O singură defecțiune din partea lor poate duce la o încălcare și vă poate lăsa datele neprotejate și vulnerabile în afara controlului dumneavoastră. Cu toate acestea, un server intern poate fi protejat de orice firewall pe care îl alegeți ca proprietar și poate fi păstrat în siguranță conform propriilor termeni și condiții. Astfel, puteți decide cât de sigur doriți să vă protejați serverele de atacurile malware și spyware.

5. Datele dvs. sunt folosite de dvs

Sursa imagine: Puter Pros

Clienții de IM terți pot utiliza datele dumneavoastră și pot vinde informații obținute de la acestea agenților de publicitate digitale și agenților de marketing pentru a-i ajuta să-și procure consumatorii în schimbul unor comisioane sau plăți directe. Deși o mulțime de astfel de activități sunt interzise de lege, clienții IM se complace în astfel de activități într-o măsură și asta cu permisiunea dvs. (pe care o acordați acceptând termenii și condițiile menționate).

Cu toate acestea, având o aplicație IM internă, cu control administrativ complet, puteți să vă alegeți propriile termeni și condiții și să eliminați toate posibilitățile de utilizare neautorizată și irelevantă a datelor dvs.

6. Nicio problemă de spațiu, până când nu epuizați la baza dvs

Sursa imagine: IBI Times

Fiecare aplicație client IM are un spațiu limitat în cloud dedicat unui anumit cont. Mai mult decât atât, fie trebuie să optați pentru servicii cloud și web de la terți, fie să plătiți pentru spațiu suplimentar. Însă, când vine vorba de clienții IM interni, spațiul este limitat doar dacă decideți să nu îl extindeți. Serverele au hard disk-uri dedicate instalate în interiorul lor. Pentru a permite stocarea mai multor date pe server, puteți avea întotdeauna mai multe unități dedicate sau unități cu spațiu pe disc mai mare instalate pe server. În acest fel, puteți avea întotdeauna din ce în ce mai multe jurnale de chat stocate pe serverul dvs. de chat fără probleme de a plăti pentru spațiu suplimentar.

Trebuie citit:-

Cele mai bune 10 instrumente de comunicare în echipă - Colaborarea în echipă... Dacă, de asemenea, credeți că „lucrarea în echipă este importantă pentru succesul tuturor afacerilor”, atunci începeți să utilizați instrumente de comunicare de grup și...

7. Control asupra modificărilor din aplicația IM

Corporațiile terțe ar putea lua în considerare interesul general al consumatorilor în timp ce efectuează modificări și actualizări la clienții lor IM. Cu toate acestea, deținerea unei aplicații client IM internă vă permite să aveți autoritate completă asupra politicilor de utilizator, actualizărilor și limitărilor sale. Puteți seta toate acestea în funcție de cerințele afacerii dvs. și ale scopurilor organizaționale și, prin urmare, codificați mesagerul în cauză în conformitate cu realizările intereselor dvs. de afaceri. Acest lucru înseamnă că nu există upgrade inutile, funcții nedorite (în funcție de utilizările dvs. de afaceri) și lipsa de termeni și politici restricționați ale acordului de utilizare.

8. Dedicat numai pentru uz organizațional

Un client IM intern ar fi ceva care ar funcționa numai pe sistemele de birou. Deoarece va fi conectat la servere și rețele de birou, nu se poate folosi de la distanță pentru nicio comunicare personală. Acest lucru vă va permite să aveți o aplicație client IM dedicată separată pentru comunicarea dvs. de afaceri și organizațională, care ar fi, de asemenea, instalată în mod obligatoriu în fiecare computer utilizat. Fiind limitată la sistemele de birou și lista de prieteni care cuprinde doar membri ai organizației, aplicația client IM în cauză ar fi complet dedicată numai comunicărilor dvs. de afaceri și partajării de informații și nu ar exista interferențe ale contactelor personale și ale comunicării personale pe un IM de afaceri. aplicația.

9. Participare completă

O aplicație internă pentru client IM ar stabili un mediu de comunicare comun între membri, care ar fi accesibil din sistemele alocate. Mai mult, ar fi separat de aplicațiile de chat terțe accesate de la distanță și, prin urmare, ar fi deschis numai pentru comunicații de birou. Astfel, ar fi folosit de toți membrii în mod obligatoriu, deoarece acesta ar rămâne singurul loc pentru a aduna toate actualizările organizaționale și a se înțelege cu colegii colegi.

Cu viteza de comunicare în creștere rapidă, mesageria instantă este o modalitate importantă de a obține un birou conectat. Permite grupului de lucru să comunice unul cu celălalt instantaneu, să partajeze date și fișiere, să obțină răspunsuri și răspunsuri aproape imediat. Acestea fiind spuse, este important să ne amintim că cursa pentru viteză nu înseamnă că facem compromisuri cu privire la securitatea și sfințenia datelor organizaționale. Există mai multe consecințe ale utilizării unui serviciu terț, cel mai important dintre ele fiind faptul că sunt deținute și controlate de o terță parte!

Organizațiile vor trebui să se conecteze la rețele publice, să acceseze servere terțe, pentru comunicațiile lor interne. Având în vedere preocupările tot mai mari de confidențialitate și securitate și atitudinea laxă a acestor furnizori terți de servicii de comunicații, este imperativ să alegem mediul potrivit pentru comunicarea internă. Încercați un client de mesagerie instantanee auto-găzduit astăzi!