Cum să creați un flux în Microsoft Teams și de ce ați putea dori să vă ajutați să rămâneți productiv

Cu Power Automate și Microsoft Flow, puteți crea anumite „Fluxuri” pentru a vă ajuta să vă urmăriți afacerea și pentru a vă spori productivitatea. Iată cum.

Configurați aplicația Power Automate pe Microsoft Teams instalând-o din catalogul de aplicații din bara laterală din partea stângă a Teams

După configurare, veți fi direcționat la pagina principală din Power Automate. Faceți clic pe butonul Flux nou. Apoi, alegeți unul care se potrivește cu Microsoft Teams.

Asigurați-vă că vă conectați conturile la Flow, pentru a-l lumina verde

Continuați și urmați instrucțiunile de pe ecran, apoi faceți clic pe Creați flux

Fluxul se va completa în echipe și va apărea în lista de pe pagina principală Power Automate

Ați dorit vreodată să primiți o notificare cu privire la activitățile care se desfășoară în interiorul echipelor cu privire la documentele încărcate, semnarea formularelor sau chiar sarcinile finalizate în Planificator? De obicei, poate fi necesar să verificați fiecare dintre aceste aplicații Microsoft 365 în mod individual pentru a vă pune la curent cu lucrurile. Cu toate acestea, cu Power Automate și Microsoft Flow, puteți crea anumite „Fluxuri” pentru a vă ajuta să vă urmăriți afacerea și pentru a vă spori productivitatea. Astăzi vă vom arăta cum puteți face acest lucru.

Adăugarea Power Automate la echipe

În primul rând, va trebui să adăugați Power Automate la Microsoft Teams pentru a continua. Pentru aceasta, faceți clic pe secțiunea Aplicații din bara laterală Echipe. De acolo, căutați Power Automate. Apoi, alegeți aplicația Power Automate care se deschide și alegeți butonul violet de adăugare. Dacă doriți fluxuri într-un anumit canal sau într-o întreagă echipă pentru toți utilizatorii, puteți alege săgeata în jos și puteți alege Adăugați la echipă, dacă aveți privilegiile de a adăuga o automatizare pentru toată lumea. După ce ați terminat, ar trebui să vedeți aplicația Power Automate deschisă în bara laterală din Teams.

Crearea unui flux premadat, „popular” în echipe

În continuare, ar trebui să fiți condus la o opțiune filtrată care să vă afișeze numai fluxurile și șabloanele Microsoft Teams. Puteți filtra la alte fluxuri, dacă doriți, făcând clic pe butonul de filtrare de lângă butonul Căutare fluxuri (dar mai multe despre asta mai târziu.) Oricum, ar trebui să observați și câteva șabloane populare pentru Fluxuri în echipe. Acestea sunt șabloane pre-realizate de Microsoft, pe care le puteți activa cu doar câteva clicuri, nu este necesară codificarea!

Ne vom concentra mai întâi pe acestea, deoarece acestea sunt cele mai populare și ne ajută să abordăm unele dintre cele mai frecvente nevoi de notificări în echipe. Iată o listă de mai jos, dar rețineți că puteți vedea o listă a tuturor fluxurilor Teams alegând să vedeți toate șabloanele Teams în partea de jos a aplicației Power Automate. În general, oricare dintre Fluxurile din lista Echipe va fi direct configurat, având nevoie doar de câțiva pași simpli.

• Notificați o echipă atunci când este trimis un răspuns nou pentru formulare
• Când starea unei activități din Planificator se modifică pentru a se finaliza, anunțați un canal
• Anunțați o echipă atunci când un element nou este creat într-o listă SharePoint
• Salvați un mesaj în OneNote
• Creați un articol de lucru dintr-un mesaj
• Notificați o echipă când o nouă sarcină este adăugată la o placă Trello
• Notificați o echipă atunci când starea unui element de lucru se modifică în Azure DevOps
• Anunțați o echipă când se declanșează o alertă în PowerBI.

Dacă Fluxul pe care îl doriți este în această listă, faceți clic pe el. Veți primi un mesaj popup, care vă permite să îl configurați. De exemplu, folosim Fluxul pentru modificări de sarcini în Planificator. De obicei, ar trebui să vedeți o casetă care vă permite să denumiți fluxul. Apoi, sub aceasta, va fi o listă de conectări (sau conectori) de care veți avea nevoie. Asigurați-vă că vă conectați la fiecare, apoi faceți clic pe continuați și urmați instrucțiunile de pe ecran. În cazul nostru, va trebui să configurăm și să alegem ID-ul grupului Planificator, ID-ul planului, echipa echipelor și apoi Canalul pentru a continua.

Când ați terminat, puteți alege Creați flux. Și atunci ar trebui să vedeți un mesaj popup care să spună că fluxul dvs. de lucru a fost creat. Acum apare în lista Fluxurilor pe pagina principală Power Automate! Și va rula automat de acum înainte.

Crearea altor fluxuri personalizate în echipe

Datorită Power Automate, nu vă limitați doar la Fluxuri tematice către echipe. Dacă doriți, puteți crea și alte fluxuri. Puteți comuta la acestea făcând clic pe butonul Filtrare din partea de sus a ecranului, lângă caseta de căutare și alegând Toate șabloanele. Apoi, priviți în stânga pentru a alege o categorie. Pașii vor fi aceiași, necesitându-vă să vă conectați și să vă conectați conturile, așa cum am făcut mai sus.

Dacă sunteți un utilizator mai avansat, puteți crea, de asemenea, un flux gol, pe cont propriu, fără a urma un șablon. Faceți clic pe fila Creare din Power Automate, apoi alegeți să creați din gol. De acolo, veți vedea o listă de declanșatoare și acțiuni. Veți vedea, de asemenea, câteva teme, sub Toate. Alegeți tema, pentru a filtra declanșatorul și acțiunile.

Apoi, alegeți un declanșator, urmând instrucțiunile de pe ecran. După ce declanșatorul este terminat, configurați acțiunea urmând instrucțiunile și expertul de pe ecran. Fiecare flux are un set diferit de instrucțiuni, dar este destul de simplu de înțeles. Apoi puteți testa fluxul făcând clic pe butonul Test din partea de sus. De asemenea, puteți verifica fluxul pentru erori alegând și Verificatorul de flux. Când sunteți gata, faceți clic pe Salvare și Fluxul dvs. va fi pus în acțiune.

Verificarea și ștergerea fluxurilor

Acum că v-ați creat Fluxurile, le puteți șterge cu ușurință sau le puteți edita. Pur și simplu deschideți aplicația Power Automate în echipe făcând clic pe (...) Din bara laterală, apoi făcând clic pe fila Acasă. De acolo, ar trebui să vedeți o listă a fluxurilor dvs. Puteți muta mouse-ul spre extrema dreaptă și faceți clic pe cele trei puncte din listă și apoi alegeți Editare sau Ștergere pentru a șterge Fluxul. Mai important, puteți verifica, de asemenea, Istoricul rulării pentru a vedea cum funcționează, a devenit necinstit.

Doar începutul posibilităților nesfârșite!

Crearea fluxului în echipe cu putere automată este doar începutul posibilităților. Microsoft are o platformă cunoscută sub numele de PowerApps, care vă permite să creați propriile aplicații personalizate pentru afacerea dvs. utilizând șabloane similare. Puteți afla mai multe despre asta aici . Și nu uitați, verificați hub-ul nostru Microsoft 365 pentru mai multe știri și informații.