Cum să setați mesajul în afara biroului în Microsoft Teams

Dacă plecați în concediu, este o idee bună să setați notificări de absență a biroului pentru lucruri dincolo de e-mail. De exemplu, puteți seta un mesaj „În afara biroului” în aplicația Microsoft Teams și puteți informa pe alții despre indisponibilitatea dvs. Punerea unui astfel de mesaj îi va face pe colegii tăi conștienți de absența ta.

Iată cum puteți seta un mesaj în afara biroului în Microsoft Teams.

Setați în afara biroului în Microsoft Teams

Microsoft Teams pentru Windows și Mac utilizează aceeași interfață de utilizator. Pașii de utilizare a funcției Out of Office pe ambele platforme rămân identici.

Urmați pașii de mai jos pentru a utiliza și a seta mesajul În afara biroului în Microsoft Teams.

Pasul 1: Deschideți aplicația Microsoft Teams pe computer.

Pasul 2: Selectați echipa relevantă din bara laterală din stânga.

Pasul 3: Faceți clic pe fotografia de profil din partea de sus.

Pasul 4: Selectați Setați mesajul de stare.

Pasul 5: Faceți clic pe butonul „Programați în afara biroului” și se va deschide un meniu dedicat în afara biroului.

Pasul 6: Activați Activați comutatorul de răspunsuri automate.

Pasul 7: Setați mesajul „În afara biroului”.

Rețineți că mesajul adăugat va apărea atunci când oamenii încearcă să vă contacteze în Teams sau să vă deschidă profilul. Echipele îl vor trimite ca răspuns automat în Outlook.

Odată ce adăugați mesajul de lipsă de la birou, aveți două opțiuni de ales din același meniu. Să învățăm despre ei.

Trimiteți răspunsuri în afara organizației mele: dacă preferați să trimiteți un mesaj automat persoanelor de contact din afara organizației dvs., faceți clic pe caseta de lângă „Trimiteți răspunsuri în afara organizației mele”. Echipele vă vor permite să alegeți între „Numai pentru persoanele de contact” și „Toți expeditorii externi”.

Puteți seta mesaje diferite pentru contactele dvs. numai din caseta de dialog de mai jos. Dacă doriți să păstrați același mesaj în afara biroului, copiați/lipiți mesajul de sus.

Trimiteți răspunsuri numai într-o perioadă de timp: acesta este o necesitate pentru oricine încearcă să configureze mesaje în afara biroului în Teams. Activați caseta de perioadă și vă va cere să adăugați datele de început și de sfârșit cu timpul.

Să presupunem că ai rămas într-o săptămână. Puteți adăuga date de începere și de sfârșit și puteți specifica ora pentru a programa un mesaj în afara biroului.

Setați Ieșirea din birou din Setările echipelor

Puteți accesa aceeași opțiune din meniul de setări Teams și setați mesajul de plecare din birou.

Pasul 1: Deschideți aplicația Microsoft Teams și faceți clic pe meniul cu trei puncte de lângă fotografia de profil.

Pasul 2: Accesați Setări.

Pasul 3: Selectați General și derulați în jos până în jos.

Pasul 4: Faceți clic pe Program și se va deschide un meniu familiar ca mai sus pentru a stabili starea de plecare a biroului.

Editați în afara biroului în echipe din Microsoft Outlook

Odată ce ați configurat în afara biroului în Microsoft Teams, acesta se sincronizează automat cu e-mailul Microsoft Outlook. Iată cum puteți edita în afara biroului în Outlook și actualizați același mesaj în Teams.

Pasul 1: Deschideți aplicația Microsoft Outlook pe Windows.

Pasul 2: Faceți clic pe Fișier în partea de sus.

Pasul 3: Selectați Răspunsuri automate.

Pasul 4: Veți vedea același mesaj pe care l-ați setat în Microsoft Teams.

Pasul 5: Dacă editați mesajul de lipsă de la birou, aceeași modificare se va reflecta și în aplicația Microsoft Teams.

Setați mesajul de stare în aplicațiile mobile Teams

Nu există nicio modalitate de a seta un mesaj în afara biroului în aplicațiile mobile Microsoft Teams. Cu toate acestea, puteți seta un mesaj de stare normală și îl puteți șterge după un timp stabilit.

Acest lucru este util atunci când sunteți într-o întâlnire sau stați departe de echipe pentru câteva ore. Iată cum îl puteți folosi.

Pasul 1: Deschideți aplicația Microsoft Teams pe iPhone sau Android (ambele folosesc aceeași interfață de utilizare).

Pasul 2: Atingeți pictograma profilului din partea de sus.

Pasul 3: Selectați mesajul Set status.

Pasul 4: Adăugați un mesaj de stare, activați Afișați când oamenii îmi dau mesaje comutați.

Pasul 5: Setați cronometrul pentru a șterge automat mesajul după ora fixată.

Apăsați Terminat în partea de sus, iar persoanele de contact vor vedea mesajul de stare setat ori de câte ori încearcă să vă trimită mesaje în Teams.

Dacă sunteți departe de Microsoft Teams dintr-un motiv anume, puteți utiliza această funcție în loc să schimbați pur și simplu starea Teams în aplicație .

Setați o comunicare clară în echipe

Pare profesionist atunci când setați un mesaj de plecare de la birou în Teams pentru a le informa pe ceilalți despre motivul și timpul posibil pentru a aștepta un răspuns. Rețineți că același mesaj în afara biroului este sincronizat și cu e-mailul Outlook.