Inbox Zero: tot ce trebuie să știți

Mesaje primite prin e-mail: care este primul lucru care îți vine în minte după ce auzi acest termen? Ei bine, unii dintre voi trebuie să fi început să imagineze o căsuță de e-mail inundată cu mii de e-mailuri promoționale care plutesc deasupra ecranului, nu? Deci, când ați făcut ultima oară efort pentru a vă curăța căsuța de e-mail? O mulțime de e-mailuri continuă să rămână în căsuța noastră de e-mail de ani și ani și, din păcate, nu facem nimic în acest sens.

Vorbind despre gestionarea e-mailului, Inbox Zero este o nouă abordare care urmărește să vă păstreze căsuța de e-mail goală. Și prin gol nu înțelegem că are un număr absolut zero de e-mailuri. De fapt, Inbox Zero este mai mult o strategie riguroasă care gestionează eficient căsuța dvs. de e-mail pentru a vă îmbunătăți și a crește productivitatea. Sună interesant, nu-i așa? Vă întrebați Ce este Inbox Zero și cum se poate obține acest lucru? Nu-ți face griji! Ai venit la locul potrivit. În această postare, vom vorbi despre Inbox Zero și despre orice altceva care se învârte în jurul acestui termen.

Sursa imagine: Help Scout

Să începem.

Ce este Inbox Zero?

Conceptul de Inbox Zero a fost introdus în 2006, de către un expert renumit în productivitate, cunoscut sub numele de Merlin Mann. Când vine vorba de înțelegerea abordării Inbox Zero, mai întâi trebuie să înțelegem că prin Zero în termenul „Inbox Zero” nu se referă la a avea o căsuță de e-mail goală.

Deoarece e-mailurile au devenit unul dintre cele mai puternice moduri de comunicare de-a lungul timpului, aceasta se întâmplă să fie singura sursă de încredere și de încredere a modului în care cineva încearcă să vă contacteze. Fie că este vorba despre clienții dvs. de serviciu sau agenții de marketing promoțional, aproape toată lumea din jur vizează căsuța dvs. de e-mail cu mesajele lor. Imaginează-ți cât de îngrozitor este când deschidem căsuța de e-mail după o vacanță? O mulțime de e-mailuri necitite neîntrerupte ne înghesuie căsuța de e-mail, uitându-se direct prin noi, așteaptă să răspundem. Și cu timpul, numărul de e-mailuri primite crește doar, ceea ce face căsuța noastră de e-mail și mai dezordonată.

Sursa imagine: Kinkread Tech

Deci, ce este mai exact Inbox Zero? Dacă încercăm să o înțelegem în termeni simpli, Inbox Zero este o strategie de gestionare a e-mailului care are ca scop organizarea căsuței noastre de e-mail. Obiectivul final de a avea o Inbox Zero este atunci când nu aveți niciun e-mail necitit în căsuța dvs. de e-mail și toate e-mailurile primesc răspuns corespunzător, citite, etichetate sau orice acțiune necesară este necesară.

Vezi si:-

Cum să gestionați fișierul PST în Microsoft Outlook Microsoft Outlook este un mediu foarte bun pentru a vă sincroniza toate conturile de e-mail într-un singur loc. Stochează toate informațiile...

Cum poate Inbox Zero să ne îmbunătățească productivitatea?

Imaginați-vă că aveți o zi încărcată la serviciu, când aveți o mulțime de sarcini în așteptare de îndeplinit în timpul zilei. Și apoi, de îndată ce vă conectați la contul dvs. de e-mail, vedeți o grămadă de e-mailuri care vă așteaptă să răspundeți. Sigur nu vrei o cireșă pe vârf, nu? Chiar și atunci când veți încerca să vă îndepliniți celelalte sarcini de lucru, acele e-mailuri necitite vă vor continua să vă deranjeze în ceafă.

Urmând o abordare Inbox Zero este lucrul corect de făcut atunci când vine vorba de creșterea productivității. Dacă nu doriți ca productivitatea dvs. să sufere, ar trebui să adoptați strategia Inbox Zero. Luați puțin timp din programul dvs. încărcat și efectuați acțiunile necesare pentru a scăpa de toate acele mesaje de e-mail necitite din căsuța dvs. de e-mail. Iată câteva acțiuni majore prin e-mail pe care le puteți lua pentru a realiza strategia Inbox Zero.

Inbox Zero Strategii

Sursa imaginii: Tech Soup Canada

• Șterge: este e-mailul relevant pentru tine? Nici măcar un Zilch! Atunci ce mai aștepți? Atingeți butonul de ștergere și trimiteți imediat acel e-mail la coșul de gunoi.
• Delegat: E-mailul respectiv are vreo legătură cu tine? Dacă da, atunci răspunde. Și dacă necesită atenția altcuiva, delegați e-mailul imediat, adresându-l persoanei în cauză.
• Arhivă: Există unele e-mailuri care nu necesită atenția dvs. imediată, dar care conțin un mesaj important. Pentru a trata astfel de e-mailuri, cea mai bună acțiune este „Arhivarea”, astfel încât să le puteți accesa în viitor oricând doriți.
• Răspundeți: chiar dacă aveți scurt timp și dacă un e-mail necesită atenția dvs. urgentă, nu întârziați să răspundeți la el. Nu durează două minute din timpul tău pentru a redacta un răspuns, nu? Așadar, de ce să aștepți toată ziua ca să faci asta și să-ți suferi productivitatea? Fă-o imediat!

Concluzie

Indiferent de strategia Inbox-Zero menționată mai sus pe care o veți folosi, cu siguranță vă va permite să obțineți o liniște sufletească. De asemenea, gestionarea e-mailurilor necitite vă va crește productivitatea, deoarece veți avea un lucru mai puțin de care să vă faceți griji în timpul zilei. Sperăm că această postare v-a îndepărtat toate îndoielile cu privire la ce este Inbox Zero și cum se poate realiza acest lucru pentru gestionarea căsuței dvs. de e-mail. Deci, ce părere aveți despre această strategie de gestionare a e-mailurilor? Simțiți-vă liber să vă împărtășiți opiniile și feedback-ul în caseta de comentarii de mai jos.