Lucrand de acasa? Iată cum să utilizați echipele Microsoft pentru a rămâne conectat

Sunteți brusc forțat să lucrați de la distanță? Dar habar nu ai cum să o faci? Nu vă faceți griji, aici suntem cu un ghid cuprinzător despre cum să utilizați Microsoft Teams.

Microsoft Teams este un jucător relativ nou pe piața de comunicare, colaborare în echipă și videoconferință . Pe măsură ce preocupările legate de confidențialitate și securitate legate de Zoom cresc, pietrele ascunse sunt scoase la iveală.

Mai simplu spus, Microsoft Teams este un instrument care se integrează cu Office 365 și combină abilități precum conferința video, stocarea fișierelor, chatul etc.

Folosind-o, puteți crea documente online de birou, puteți împărtăși idei și expertiză, puteți folosi roboți și face multe altele.

Important este că nici măcar nu trebuie să plătiți pentru a utiliza acest instrument fantastic.

Beneficii – Instrument gratuit Microsoft Teams

• Conversații nelimitate, apeluri audio și video
• 10 GB de stocare de fișiere pentru echipă
• 2 GB pentru fiecare individ
• Se integrează cu aplicațiile Office Online – Word, PowerPoint, Excel, OneNote și alte 140 de aplicații de afaceri
• Poate adăuga până la 300 de persoane la lista de contacte (din cadrul sau în afara organizației)

Notă : Versiunea gratuită a Microsoft Teams este disponibilă numai pentru cei care nu au plătit pentru abonamentul comercial Office 365.

Repere – Microsoft Teams

• Reunește o echipă
• Integrare Office 365
• Personalizați echipele prin intermediul API-urilor și cadrelor bot
• Editați și deschideți fișierele în același timp
• Integrare Azure Active Directory

Nu sunteți convins că doriți să rămâneți la Zoom ?

Iată o comparație rapidă între Microsoft Teams și Zoom

Microsoft Teams VS Zoom
Caracteristică	Microsoft Teams	Zoom
Integrat cu Teams și Office 365	da	Nu
Distribuire a unui fisier	da	da
Întâlnire online	da	da
Chat-uri	da	da
Partajarea ecranului	da	da
Interfață simplă de utilizat	Nu	da
Sigur	da	Nu
Preț	Liber	Liber
Boți fără sfârșit pentru integrarea de funcționalități suplimentare	da	Nu
Videoconferinta	da	da

Prezentare generală – Microsoft Teams

Pentru a începe să utilizați Microsoft Teams, trebuie să vizitați: pagina web Microsoft Teams și să creați un cont. Odată ce aveți un cont, puteți compara atât planurile plătite, cât și cele gratuite și puteți decide ce plan doriți să utilizați. Pe lângă aceasta, puteți descărca și aplicația desktop Microsoft Teams.

Echipe și canale

Acum, după ce aveți Microsoft Team instalat, trebuie să configurați o echipă dând un nume și o descriere. Fiecare echipă are subsecțiuni numite Canale; un canal general este creat automat. Ori de câte ori există o activitate, canalul va fi evidențiat.

File de canal – Fiecare canal are file implicite – Conversații, Fișiere, Note, Servicii de echipă. Dacă doriți, puteți adăuga file proprii.

Conversație – Aceasta este o caracteristică esențială și centrală a Microsoft Teams și funcționează ca un forum de discuții centralizat în care toate comunicările sunt salvate și făcute căutate.

Fișiere – Fereastra Teams vă permite să efectuați diferite sarcini în cadrul ferestrei, cum ar fi conversația cu grupul, ștergerea, descărcarea, copierea, deschiderea unui fișier etc. Acest lucru ajută la evitarea comutării între diferite aplicații.

Note – Această filă duce echipa ta la OneNote. Aceasta înseamnă că puteți edita și vizualiza OneNotes.

Adăugarea de file – Ajută la adăugarea de tablouri de bord Power BI, Planificator, foi de calcul etc.

Meniu – În partea stângă în cadrul Echipelor, aveți diferite opțiuni – Chaturi, Întâlniri, Fișiere și Activitate. Cele mai multe dintre ele se explică de la sine. Vor fi descriși cei care au nevoie de o explicație.

Activități – Afișează ultimele activități efectuate de echipe.

Chat – Oferă istoric complet de chat prin stocarea conversației Skype for Business.

Echipe – Prezentare generală a tuturor echipelor și canalelor din cadrul echipelor.

Întâlniri – Extrage întâlniri din Outlook și permite programarea întâlnirilor.

Fișiere – Vizualizați și căutați fișierul pe OneDrive, OneNote.

Acum că știm despre Microsoft Teams și ce putem obține din el. Este timpul să învățați cum să utilizați Microsoft Teams.

Cum să utilizați Microsoft Teams

Microsoft Teams combină patru funcții esențiale de afaceri într-o singură platformă. Folosind-o, puteți trimite mesaje, vă puteți coordona cu echipele, puteți efectua apeluri vocale/video și, în sfârșit, puteți integra Microsoft 365.

1. Lansați Microsoft Teams

Puteți utiliza Microsoft Teams direct dintr-un browser sau puteți descărca o aplicație desktop (Mac sau PC) sau pe un dispozitiv mobil (Android și iOS).

În acest scop tutorial, vom folosi o versiune de browser. Deoarece are aceeași funcționalitate, nu te vei confrunta cu o problemă atunci când îl folosești ca aplicație desktop sau smartphone.

Pentru a utiliza echipe, accesați https://teams.microsoft.com/start

Aici, veți primi o opțiune de a vă înscrie gratuit. Vă puteți crea un cont Microsoft în acest moment sau vă puteți conecta folosind unul existent.

Cu toate acestea, dacă utilizați deja versiunea pentru afaceri a Microsoft Office 365, veți avea instalat Teams.

Odată autentificat, vi se va întreba scopul pentru care îl veți folosi, cum ar fi prieteni, afaceri, familie etc. Fiecare opțiune personalizează profilurile în consecință, dar funcționalitatea fundamentală rămâne aceeași.

Deoarece majoritatea dintre noi lucrăm de acasă din cauza COVID-19, vom opta pentru opțiunea „Pentru muncă”.

Acum, să creăm prima echipă.

2. Creați o echipă

Pentru a crea sau a vă alătura unei echipe, faceți clic pe secțiunea Echipă > Alăturați-vă sau Creați o echipă. Dacă echipele publice sunt deja create, le veți vedea, faceți clic pe el. Cu toate acestea, dacă doriți să vă alăturați unei echipe speciale, puteți introduce un cod.

În acest exemplu, vom alege opțiunea Creați o echipă.

Acum, puteți decide dacă echipa va fi făcută publică, privată sau la nivelul întregii organizații.

• Echipa publică poate fi folosită de oricine
• Privat este numai pe invitație
• La nivelul întregii organizații adaugă automat pe toți cei din afacere

Odată ce te-ai hotărât asupra tipului, echipa ta care dorește să creeze, în continuare trebuie să-i denumești și să dai o descriere.

3. Adăugarea de echipe

Puteți adăuga persoane în echipe în mai multe moduri. Dar cel mai simplu mod este să trimiți un link prin e-mail. Odată ce receptorul dă clic pe el, acestea vor fi înscrise automat. Alternativ, puteți adăuga adrese de e-mail direct în Teams sau puteți importa nume, adrese de e-mail din Outlook, Persoane etc.

Odată ce oamenii sunt conectați, îi veți vedea pe lista de echipe și puteți primi membrii și activitatea lor.

În mod implicit, are o subsecțiune General numită Canale. Puteți adăuga unul dintre aceste canale și puteți începe să interacționați cu altele.

4. Adăugați un canal

Pentru a crea un canal, dă-i un titlu, o descriere. Puteți decide să-l păstrați standard sau privat. Dacă doriți să aveți o conversație privată, puteți alege o opțiune privată.

Odată creat canalul, puteți încărca fișiere, adăuga postări și interacționa cu membrii echipei.

5. Conversații pe canal

Conversarea pe un canal standard, nu este privat; este ca o discuție tare. De exemplu, dacă i-ați trimis un mesaj lui Jim, toți cei din conversație îl pot vedea. Dar numai Jim va fi alertat pentru a se putea concentra asupra mesajului. În plus, dacă doriți, puteți răspunde unui canal chiar și atunci când nu este menționat.

6. Chat video

În partea de jos a panoului din dreapta, veți vedea cea mai importantă opțiune: Meet. Seamănă cu o cameră video și scrie Meet Now.

Pentru a iniția un chat video, faceți clic pe această pictogramă. Puteți să dezactivați sunetul, să dezactivați videoclipul, să partajați fișiere, să afișați participanții. De asemenea, puteți partaja desktopul sau puteți utiliza o funcționalitate de tablă albă.

7. Gestionarea canalelor

Te poți înscrie și părăsi orice canal. Dacă vă alăturați unui canal și nu îl găsiți potrivit, îl puteți șterge. Înainte de a decide să-l ștergeți, amintiți-vă că, odată ce faceți acest lucru, vor fi șterse toate conversațiile, înregistrările și orice altceva legat de canalul respectiv.

Cu toate acestea, dacă există fișiere atașate, acestea vor fi păstrate pe Sharepoint.

8. Adăugarea de funcționalități

De exemplu, am explicat doar funcționalitatea de bază. Cu toate acestea, puteți adăuga diverse funcții și integrări la echipe, cum ar fi calendarul, pentru a programa întâlniri și a rămâne informat.

De asemenea, vă puteți conecta la o gamă largă de produse terțe, cum ar fi Zoom, Trello, KUDO etc.

Asta a fost; folosind acești pași simpli, poți folosi Microsoft Teams și poți colabora cu membrii echipei tale. Nu numai asta, dar vă puteți exprima chiar și folosind autocolante, emoji, GIF-uri. Sperăm că veți încerca Microsoft Teams. Odată ce îl utilizați, vă rugăm să ne împărtășiți experiența dvs.