Sfaturi și trucuri pentru desktop Microsoft Teams pentru o mai bună comunicare

Spre deosebire de Skype, Microsoft Teams nu este un instrument ușor. Puteți considera Teams ca fiind o combinație de Slack și Skype. Este un instrument general de comunicare și video-conferință care poate fi personalizat în funcție de nevoile dvs. de afaceri. Este vast și are o mulțime de caracteristici ascunse sub suprafață. Deci, acestea fiind spuse, iată câteva sfaturi și trucuri Microsoft Teams pentru o comunicare mai bună.

Sfaturi și trucuri pentru echipele Microsoft

1. Încețoșare fundal și fundal virtual

Similar cu Skype, Microsoft Teams oferă și o opțiune de estompare a fundalului. Această opțiune este foarte utilă, mai ales când lucrăm cu toții de acasă. Cu toate acestea, spre deosebire de Skype, nu puteți activa permanent „Estoțează fundalul” de acum. Trebuie să o faci separat pentru fiecare apel video. Iată cum activați estomparea fundalului.

În timpul apelului video, faceți clic pe cele trei butoane din extrema dreaptă a barei plutitoare. Din meniul extins, faceți clic pe „ Efecte de fundal ”. Pe pagina de efecte de fundal, veți vedea o grămadă de efecte. Prima opțiune este estomparea fundalului meu . Faceți clic pe el și vă va reporni fluxul video și ar trebui să aveți un fundal neclar.

Pe lângă opțiunea Blur my Background, Teams oferă și fundal virtual. Evident, atunci când le alegeți, vă înlocuiește fundalul original. Dar, de acum, Microsoft vă permite doar șabloanele de fundal furnizate în aplicația Teams. Pentru a afla mai multe despre aceasta, aruncați o privire la articolul nostru dedicat despre fundalul virtual și modul de estompare ale echipelor .

2. Comenzi rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură sunt cel mai util, indiferent dacă aveți de-a face cu Outlook sau Teams. În Microsoft Teams, puteți apăsa „Ctrl+”. în orice moment pentru a vedea comenzile rapide de la tastatură. Cu toate acestea, cele mai importante dintre acestea sunt următoarele.

• Ctrl+E (⌘+E pe Mac ): Accesați bara de căutare
• Ctrl+plus (⌘+plus pe Mac ): măriți
• Ctrl+minus (⌘+minus pe Mac ): micșorează
• Esc: Închide ferestrele pop-up
• Ctrl+G (⌘+G pe Mac ): Accesați orice echipă/canal

3. Comenzi Slash

Similar cu Slack, Microsoft Teams are și comenzi slash . Dar, aceste comenzi slash nu funcționează peste tot. Funcționează doar în bara de căutare cea mai de sus. Pentru a accesa rapid bara de căutare, apăsați Ctrl+E (⌘+E pe Mac ).

O comandă slash pe care o folosesc foarte mult este „/dnd”. După cum sugerează și numele, pornește modul Nu deranja și veți primi doar mesaje urgente de la contactele dvs. prioritare. În mod similar, puteți, de asemenea, să executați „/available” pentru a vă transforma starea la Disponibil. O altă comandă Slash utilă este „/goto”. Vă ajută să treceți rapid la un canal sau la o echipă.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Iată o grămadă de comenzi Slash utile.

• /goto – Accesați o echipă sau un canal
• /call – Sună pe cineva
• /mentions – Vedeți toate chat-urile și activitățile în care sunteți menționat
• /unread – Vedeți toată activitatea dvs. necitită
• /saved – Vizualizați mesajele salvate

4. Mențiuni

Acum, când căutați informații utile într-un canal, este mai bine să citiți lucruri care sunt îndreptate către dvs. Practic, mesajele pe care le-ați menționat. Pentru a ajunge la ele, tastați „/mentions” în bara de căutare. Alternativ, puteți merge la fila Activitate și puteți apăsa pictograma Filtru de lângă opțiunea Feed. Apoi, faceți clic pe cele 3 puncte și selectați „@Mentions”.

5. Notificări

În mod implicit, Microsoft Teams vă va trimite o notificare pentru fiecare lucru nenorocit. De exemplu, Slack nu vă trimite notificări pentru mesajele de canal decât dacă sunteți menționat în ele. Dar, Microsoft Teams trimite o notificare de banner, precum și un e-mail pentru aceeași. Pentru a o dezactiva:

• Faceți clic pe pictograma profilului din colțul din dreapta sus și faceți clic pe Setări
• În meniul pop-up de setări, navigați la fila Notificări

Pe pagina de notificări, veți vedea acțiunile care pot fi întreprinse pentru fiecare tip de notificare. Practic, există 3 tipuri de acțiuni pentru o notificare: Banner și e-mail, Banner și Afișează numai în feed. În timp ce primele 2 se explică de la sine, alegerea celei de-a treia sugerează că aceste notificări vor apărea numai în fila Activitate.

De exemplu, Microsoft Teams, în mod implicit, vă va trimite un e-mail, precum și o notificare de banner atunci când sunteți menționat într-o echipă sau un canal. Deși nu am o problemă cu notificarea bannerului, nu-mi place să primesc e-mailuri pentru toate aceste mențiuni. Prin urmare, le-am transformat doar la „Banner”.

6. Boți și aplicații

Microsoft Teams vă permite să aveți un număr nelimitat de aplicații și boți în echipa dvs. În cazul în care nu știți, roboții și aplicațiile fie oferă funcționalități suplimentare Microsoft Teams, fie vă ajută să vă integrați cu alte platforme. Unele dintre aplicațiile utile pe care le puteți utiliza sunt următoarele.

• Polly – organizați sondaje în cadrul întâlnirilor
• RememberThis – setați mementouri pentru firele de chat în cadrul Teams
• Mio – Chat cu persoane de contact Slack și WebEx
• Zoom – susține conferințe de grup

Avem un articol dedicat celor mai bune aplicații Microsoft Teams , care abordează în profunzime instalarea și caracteristicile acestor aplicații. Puteți trece prin el pentru mai multă claritate.

7. Schimbați tabla albă

În timp ce vorbim despre aplicațiile terță parte, iată o altă importantă - Freehand. Acum, tabla albă din Microsoft Teams este de bază și este limitată doar la cerneală. Dacă folosiți mult tabla albă pentru modele de programare Sprint, modele wireframe, prototipare, storyboarding video, etc, ar trebui să încercați tabla albă Freehand by Invision. În comparație cu MS Whiteboard, oferă mai multe forme precum dreptunghi, linii și cercuri.

Freehand poate fi folosit și în timpul unei conferințe video în locul tablei albe a echipelor. În plus, puteți prezenta chiar și tabla albă Freehand fără a ține un apel video. Îl folosim des pentru a crea un scenariu pentru introducerea videoclipului nostru de pe YouTube.

Integrați  Freehand prin InVision

8. Cititor imersiv

Cititorul immersiv al popularului browser Edge este integrat și în Microsoft Teams. Cititorul imersiv nu ar fi o caracteristică foarte utilă, dar modul de citire cu voce tare pe care îl obțineți este benefic. Pentru a ajunge la modul cititor imersiv, faceți clic pe cele 3 puncte de deasupra unui mesaj și faceți clic pe Cititor imersiv.

Odată ce intrați în modul cititor imersiv, veți vedea un buton „Play” în partea de jos. De îndată ce îl lovești, acesta va recita întregul mesaj pentru tine. Îl folosesc des pentru a citi articolele și scripturile trimise către mine în Teams.

Cuvinte de încheiere

O mulțime de alte funcții, cum ar fi ID-urile de e-mail ale canalului și al echipei, înregistrarea întâlnirilor în cloud, intercomunicarea Skype funcționează numai dacă aveți un cont Microsoft 365. Pentru mai multe probleme sau întrebări referitoare la Microsoft Teams, anunțați-mă în comentariile de mai jos

Citește și: Slack vs. Teams: Ce instrument de comunicare și colaborare să folosești