Sfaturi simple, dar eficiente pentru a vă gestiona e-mailurile

Cu toții primim zeci de e-mailuri. De la manageri la angajații lor, colegi, buletine informative de la diverse servicii la care v-ați abonat și ce nu!

Cernerea unor astfel de date voluminoase de e-mail este o pierdere de timp și energie. De ce să nu reevaluați cum să vă gestionați eficient e-mailurile.

Știați că vă puteți programa e-mailurile cu câteva trucuri simple?

• Scapă de gunoi

Să presupunem că primiți în medie o sută de e-mailuri pe zi, dintre care doar jumătate dintre e-mailuri sunt importante, iar restul sunt „junk”. În cazul în care vă confruntați cu cazuri repetitive de spam/mail-uri nedorite, utilizați fișierele nedorite pentru a capta cea mai mare parte a spam-ului și scanați-l de două ori pe zi, pentru a scăpa de e-mailurile nedorite. Va reduce cu treizeci la sută din mesajele nedorite din căsuța dvs. de e-mail.

Vedeți și:  Cum să utilizați „Asistentul în afara biroului” în Outlook 2016, 2013, 2010 și 365

• Configurați foldere inteligente

Când deschideți căsuța de e-mail, veți observa că o pătrime din e-mailuri sunt oferte speciale, oferte de reduceri, glume redirecționate sau notificări publicitare. Practic, chestii de marketing prin e-mail. Este un truc de vânzări pentru a atrage mai mulți clienți. Deci, prioritizează-ți e-mailurile în subcategorii pentru a menține căsuța de e-mail organizată. Va fi ușor să aflați e-mailuri în caz de urgență sau să ștergeți mai multe e-mailuri împreună.

• Dezactivați toate notificările prin e-mail

E-mailul nu este un mijloc instantaneu de comunicare. Folosim telefoane mobile și mesagerie instant pentru asta. E-mailul este bun pentru companiile în care nu aveți nevoie de un răspuns imediat. Deci, nu permite altora să-ți împiedice munca. Alertele prin e-mail și bipurile vă întrerup concentrarea și vă pot distra în întâlniri și conversații. Opriți vibrația sau stingerea sonoră a telefonului pentru fiecare e-mail nou.

• Dezabonați-vă de la e-mailurile promoționale nedorite

Nu ați dori niciodată să citiți toate e-mailurile publicitare și promoționale. Dezabonați-vă de la cele inutile. Este un proces ușor și rapid. Pentru a vă dezabona la buletinele informative pe care nu le doriți, conectați-vă la contul de e-mail și căutați „dezabonare” în mailerii de care v-ați săturat. Examinați rezultatele căutării și decideți cu ce e-mail doriți să continuați. De asemenea, puteți vizita www.unroll.me și vă puteți dezabona de la buletinele informative pe care doriți să le aruncați la gunoi. Acesta va organiza inbox-ul cu diferite categorii și foldere.

• Programează-  ți timpul pentru a citi și a răspunde la e-mailuri

Primirea unei alerte sau a unei notificări vă face să nu vă concentrați asupra responsabilităților dvs. Deși luarea în considerare a e-mailurilor tale în timpul programat te va ajuta în asistență urgentă, precum și în menținerea și actualizarea calendarului despre întâlniri.
Puteți, de asemenea, să vă redactați e-mailul pentru orice urgență, actualizându-vă numărul de contact și oferind timpul potrivit pentru a vă contacta. Datorită încărcăturii grele, vă puteți verifica e-mailurile în fiecare oră timp de zece până la cincisprezece minute sau vă puteți verifica e-mailul de 3-4 ori pe zi, cum ar fi dimineața după-amiaza și seara.

Citiți și:  Cum să configurați e-mailul în aplicația Outlook pentru Android

• Sortarea e-mailurilor pe categorii

Când primiți o mulțime de e-mailuri împreună, este posibil să uitați să acordați atenție e-mail-urilor importante sau, uneori, le puteți șterge din greșeală fără să citiți. Se întâmplă atunci când primiți toate e-mailurile în căsuța dvs. de e-mail și nu există foldere și categorii sunt disponibile pentru a pune e-mailul în folderele respective. Uneori, când ștergeți mesajele nedorite din căsuța de e-mail, ajungeți să ștergeți e-mailurile legate de serviciu. Cu toate acestea, le puteți recupera din gunoi, dar uneori nu știți dacă ați făcut asta!

Vă poate plăcea și:  Cum să utilizați Outlook cu Gmail

Fiecare are propriul mod de a-și gestiona lucrurile. Aceasta doar o sugestie despre cum să vă gestionați eficient e-mailurile și cum puteți face este simplă. Cu toate acestea, puteți găsi un sistem care funcționează pentru dvs.