Cum să compari textul în Excel: 8 metode cele mai bune și fără efort

Dacă aveți de-a face cu o bază de date uriașă într-o foaie de calcul Excel și trebuie să curățați baza de date pentru intrări duplicate, puteți utiliza următoarele tehnici pentru a compara textul în Excel.

Foaia de calcul Excel nu este doar pentru a menține conturi financiare, agende de adrese sau baze de date text. De asemenea, vă poate ajuta să analizați datele pentru a șterge intrările duplicate. În plus, puteți utiliza câteva formule ușoare și funcții logice ale foii de lucru Excel pentru a compara celulele și intervalele de celule pentru a afla valorile specifice pe care le căutați.

Deși puteți parcurge vizual întreaga foaie de lucru pentru valori duplicate sau țintă, este posibil să nu fie metoda ideală atunci când foaia de lucru Excel conține mii de intrări. În plus, diferitele sale funcții de formatare condiționată vă permit să evidențiați automat celulele atunci când detectează valoarea pe care o căutați.

Citiți mai departe pentru a afla cum să comparați textul în Excel. Veți afla, de asemenea, cum compară Excel textul în două coloane folosind Formatarea condiționată. Să pătrundem!

De ce trebuie să înveți să compari textul în Excel?

Ar putea exista infinite motive pentru a efectua o comparare a textului în funcția Excel. Cu toate acestea, următoarele sunt cele mai frecvente cu care vă puteți confrunta în viața personală și profesională:

• Conduceți o afacere și ați creat baze de date Excel separate pentru clienții din toate cele 50 de state ale SUA. Acum, cineva a amestecat numele clienților. Aici, în loc să curățați manual foaia de lucru, puteți utiliza textul comparat în Excel pentru a găsi numele clienților care s-au amestecat între 50 de state.
• Compania dvs. are două baze de date separate pentru adresele pe lista neagră și pe lista albă pentru livrarea de mărfuri din magazinul dvs. de comerț electronic. Un angajat a amestecat adresele. În această situație îngrozitoare, puteți utiliza funcția de comparare a șirurilor Excel.
• Ai creat o listă de cumpărături pentru întreaga lună și ai amestecat lista cu unele produse alimentare pe care le-ai primit luna trecută. Aici, puteți utiliza compararea textului în Excel.
• Dacă sunteți profesor de liceu și trebuie să evaluați automat răspunsurile elevilor în funcție de întrebări, puteți utiliza șirul Excel pentru a compara coloanele și rândurile.
• În scopul promovării afacerii, oferiți coduri de reducere pentru mii de clienți. Acum, doriți să redirecționați clienții care au folosit codurile de reducere pentru a prezenta produse și abonamente premium. Puteți utiliza funcția de comparare a textului Excel în două coloane pentru a potrivi numele clienților care au folosit coduri promoționale din baza de date principală a clienților cărora le-ați trimis e-mailurile promoționale.

Ar putea exista mii de alte motive pentru a compara valori și texte în Excel. Oricare ar fi motivul, veți găsi utile următoarele opt metode pentru Excel compara textul în două coloane:

1. Comparați textul în Excel folosind operatorul Equals

De exemplu, trebuie doar să comparați două coloane de date pentru a vă asigura că aveți toate consumabilele de care aveți nevoie. Aici, puteți potrivi consumabilele solicitate cu cele livrate folosind operatorul de comparare care nu ține seama de majuscule și minuscule Equals.

Astfel, puteți copia datele de referință dintr-o aplicație și le puteți lipi în coloana referințe sau consumabile solicitate. Apoi, puteți importa datele țintă dintr-o altă aplicație și puteți lipi datele în coloana țintă sau consumabile primite.

Nu trebuie să vă gândiți la potrivirea cazurilor și valorilor textelor celulelor, deși importați date din diferite aplicații. Iată cum funcționează comparația care nu ține seama de majuscule și minuscule:

• Copiați și inserați următoarea formulă în celula în care doriți rezultatul comparației:

=A2=B2

• Apăsați Enter și Excel va afișa fie adevărat, fie fals, în funcție de datele de referință și țintă.

Explorați Comparați text în Excel folosind operatorul Equals

• Dacă formula arată bine, copiați-o și inserați-o în toată coloana pentru a vă face o idee instantanee despre bunurile primite vs bunurile comandate.

2. Utilizați funcția EXACT pentru a compara textul în Excel

Să considerăm că lucrați la un proiect în care sensibilitatea majusculelor este o considerație importantă atunci când potriviți valorile între coloanele dintr-o foaie de lucru Excel. În acest scenariu, nu puteți utiliza operatorul Equals pentru a compara textul în Excel.

În acest scenariu delicat, puteți utiliza formula EXACT așa cum se arată mai jos:

• Creați un antet de coloană adecvat și introduceți datele de referință în rândurile de sub coloană.
• În mod similar, creați coloana de date de evaluat lângă prima coloană și completați datele în rândurile de mai jos.

Aflați cum să utilizați funcția EXACT pentru a compara textul în Excel

• După ce ați terminat, puneți un semn egal (=) în celula în care doriți un rezultat al comparației, TRUE sau Fales, și introduceți următoarea formulă:

=EXACT(B2,C2) (pentru aceeași foaie de lucru)

=EXACT(Sheet8!B2, Sheet9!C2) (pentru diferite foi de lucru)

• De asemenea, puteți selecta datele de referință sau țintă dintr-o altă foaie de lucru a aceluiași registru de lucru Excel.
• Apăsați Enter și veți obține o comparație rapidă bazată pe litere mari și mici ale textelor date.

3. Comparați textul în Excel folosind formula IF

Să considerăm că doriți să utilizați fie formula EXACT, fie operatorul Equals pentru a compara textul, dar nu doriți să vedeți TRUE sau FALSE ca rezultat al comparației. De fapt, doriți să afișați texte precum Potrivire și Nepotrivită. În acest caz, puteți imbrica oricare dintre formulele de mai sus într-o funcție IF, așa cum este prezentat mai jos:

• Introduceți un semn egal (=) și începeți formula cu IF .
• Apoi, introduceți oricare dintre formulele de mai sus ca provocare logică a funcției IF.
• După provocarea logică, introduceți textul de afișat, cum ar fi Potrivire între ghilimele.

Cum se compară textul în Excel folosind formula IF

• Puneți o virgulă și apoi puneți un alt text pe care doriți să îl afișeze Excel dacă provocarea logică eșuează. În acest caz, Not Matched este înconjurat de ghilimele.
• Astfel, formula finală devine așa cum se arată mai jos:

=IF(EXACT(B2,C2),„Potrivit”, „Nepotrivit”)

4. Utilizați VLOOKUP pentru a compara textul în Excel

De exemplu, trebuie să găsiți numele candidaților pe lista scurtă din Grupa A. Aici, trebuie să potriviți numele din Grupa A cu numele din coloana tuturor candidaților pe lista scurtă.

Aici, puteți utiliza cu ușurință funcția CĂUTARE V pentru a permite Excel să compare textul în două coloane. Iată cum se face:

• Prima coloană a foii de lucru ar trebui să conțină numele din Grupul A.
• În coloana următoare, puteți copia și lipi numele candidaților pe lista scurtă.

Comparați textul în Excel folosind VLOOKUP

• În coloana cea mai exterioară, puteți obține rezultatele comparației care vor afișa numele candidaților care s-au calificat în primul tur.
• Acum, pur și simplu copiați și lipiți următoarea formulă unde doriți o listă de comparație a numelor de grup A din Numele preselectate .

=CĂUTARE V (A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• Pentru a înlocui erorile #N/A cu textul Eșuat, utilizați această formulă menționată mai jos:

=IFNA(CĂUTAREV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),„Eșuat”)

5. Comparați textul pentru a găsi rapid participanții absenți

Să luăm în considerare, ești coordonatorul evenimentului pentru o conferință de tehnologie. Trebuie să comparați participanții cu o listă de persoane înregistrate pentru a trimite certificate numai persoanelor care s-au prezentat la seminar. Iată cum o puteți face folosind VLOOKUP și formula IFNA în care comparați textul dintre două coloane:

• Creați un antet de coloană pentru Registered și puneți numele în rândurile de mai jos.
• În dreapta acestei coloane, creați o altă coloană pentru persoanele care au participat efectiv la seminar.

Cum să compari textul pentru a găsi rapid participanții absenți

• În a treia coloană, introduceți următoarea formulă:

=IFNA(CĂUTAREV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),„Absent”)

• Copiați și lipiți formula în jos pentru a obține statutul prezent sau absent al persoanelor înregistrate.

Excel va potrivi numele înregistrate din coloana de referință pentru a afișa rezultatele într-o a treia coloană unde doriți numele. De asemenea, formula IFNA va asigura că dacă apare o eroare #N/A, Excel înlocuiește codul de eroare cu textul Absent.

6. Comparați textul în Excel pentru valori parțiale

Să presupunem că trebuie să comparați texte între coloanele A și B, dar nu căutați o potrivire absolută. În această situație, trebuie să utilizați formula FIND așa cum este prezentată mai jos:

• Puneți datele text de referință în coloana A și datele țintă în coloana B.

Cum să utilizați FIND pentru a compara textul în Excel

• În coloana C , introduceți următoarea formulă pentru a găsi și afișa o valoare pentru compararea parțială a textului în Excel:

=GĂSĂ(C2;A2)

Folosiți FIND și ISNUMBER împreună

• Funcția FIND returnează o eroare în care nu poate găsi o potrivire parțială. Am imbricat funcția FIND în cadrul funcției ISNUMBER . Acum formula va afișa TRUE când există o potrivire parțială și FALSE când nu există nicio potrivire.

=ISNUMĂR(GAȚI (C2;A2))

7. Comparați texte sau șiruri de caractere folosind formatarea condiționată

Luați în considerare că vă aflați într-un birou în care sunteți responsabil să examinați toate achizițiile. Obțineți cerințe diferite de achiziție de la diferite departamente ale afacerii. Este de datoria dvs. să vă asigurați că organizația dvs. nu trimite comenzi de achiziție pentru articole duplicat.

În acest scenariu, Formatarea condiționată a Excel poate compara două sau mai multe coloane de date și poate evidenția celulele care conțin valori duplicate. Urmați acești pași pentru a practica acest truc de comparare a textului în Excel:

• Compilați o bază de date cu textele pe care doriți să le comparați.
• Selectați întreaga gamă și faceți clic pe Formatare condiționată din meniul Acasă al panglicii Excel.

Selectați Valori duplicate din opțiunea Evidențiați regulile celulelor

• În lista derulantă, plasați cursorul mouse-ului peste opțiunea Evidențiați reguli pentru celule .

Cum se compară texte sau șiruri de caractere folosind formatarea condiționată

• Vor apărea mai multe reguli pentru celule. Selectați Valori duplicate .
• În fereastra pop-up Valori duplicate, puteți selecta formatul de evidențiere făcând clic pe lista derulantă Valori cu .

8. Comparați coloanele Excel dacă textul 1 este în interiorul textului 2

Dacă trebuie să găsiți un set de texte într-un grup de texte, puteți utiliza funcția CĂUTARE așa cum se arată aici:

• Creați o coloană de texte pentru referință și o altă coloană pentru textele de testare.
• Acum, introduceți următoarea formulă în a treia coloană:

=CĂUTARE(C2,A2)

• Apăsați Enter . Acum, copiați și lipiți formula în celulele celei de-a treia coloane.

Cum se compară coloanele Excel dacă textul 1 este în interiorul textului 2

• Apăsați Enter pentru a obține mai multe rezultate.

Excel va afișa numărul caracterului de unde găsește o potrivire pentru textul de testare în coloana de referință.

Concluzie

Ar putea exista multe alte formule și formule imbricate pentru a potrivi textele între două sau mai multe celule sau coloane în Excel. Dar cele mai simple și mai utilizate metode sunt cele menționate mai sus în acest articol.

Dacă cunoașteți orice altă modalitate intuitivă de a compara textul în Excel, nu uitați să menționați metoda în caseta de comentarii de mai jos. Între timp, puteți învăța  cum să utilizați formula IF-THEN a Excel .