Cum să îmbinați prin corespondență din Excel în Word în 2 moduri fără efort

Dacă vă străduiți să trimiteți e-mailuri sau e-mailuri în bloc clienților și clienților prin personalizarea conținutului fiecărui document, îmbinarea corespondenței vă poate ajuta. Pentru îmbinarea corespondenței, cea mai bună combinație este Excel și Word. Găsiți aici cum să îmbinați corespondența din Excel în Word în două metode simple.

Combinarea corespondenței este cea mai accesibilă formă de automatizare a muncii de birou pe computere desktop și laptop. Trebuie doar să configurați aplicația Microsoft Word pentru a prelua date pentru textele substituent dintr-o bază de date, cum ar fi un fișier Excel pentru un document.

Odată setat, puteți crea scrisori personalizate, plicuri, e-mailuri, directoare, etichete de adrese și așa mai departe cu un singur clic. Dacă înveți cum să faci o îmbinare prin corespondență din Excel în Word, poți crea facturi, facturi lunare, detalii de abonament și multe alte documente oficiale pentru sute și mii de clienți în câteva clicuri.

Învățând cum să faceți o îmbinare a corespondenței în Word din Excel, puteți crea e-mailuri și e-mailuri bogate în date și puteți evita erorile umane care reprezintă un risc atunci când creați astfel de documente manual. Deci, să începem cu metodele de a face o îmbinare prin corespondență din Excel în Word.

Cum să îmbinați prin corespondență din Excel în Word: Metodă manuală

Există două moduri de a face o îmbinare prin corespondență din Excel în Word. Prima este metoda manuală în care adăugați singur textele substituent pentru un document, iar Word face restul pentru restul e-mail-urilor sau e-mailurilor. Aflați pașii pentru îmbinarea manuală a corespondenței aici:

Creați sursa de date pe o foaie de lucru Excel

În primul rând, trebuie să creați o bază de date din care MS Word va prelua date în câmpurile de îmbinare prin corespondență din șablonul de e-mail, e-mail, factură etc. Trebuie să creați baza de date Excel în așa fel încât toate datele referitoare la un destinatar să fie disponibil pe un singur rând.

Puteți separa diferite date într-un singur rând sub diferite anteturi de coloană. Aceste anteturi de coloană vor funcționa ca contrapartidă pentru câmpurile de îmbinare prin corespondență în Word. Puteți crea antetul coloanei după cum doriți acum. Dar mai târziu, trebuie să faceți modificări minore în anteturile coloanelor pentru a se potrivi câmpurilor din Word.

Găsiți mai jos pașii de bază pentru a crea o bază de date pentru îmbinarea corespondenței în Excel. Acest tutorial va crea o factură pentru o afacere mică sau acasă, în care puteți trimite facturi în vrac și facturi lunare către mii de clienți la un preț accesibil, fără a vă baza pe soluții online costisitoare sau agenții terțe:

• Creați un fișier Excel necompletat și redenumiți numele foii în Facturi .
• Trebuie să completați toate datele pentru îmbinare prin corespondență din această foaie de lucru.
• Acum creați elementele pe care doriți să le includeți în documentul de îmbinare prin corespondență ca antete de coloană . Acestea vor funcționa ca câmpuri de îmbinare prin corespondență în Word.
• Introduceți un nume de client și toate celelalte informații asociate sub antetul coloanei respective din același rând. Dacă schimbați rândurile pentru același client, Word nu va putea completa informațiile corecte în documentul îmbinat.

Baza de date Excel pentru îmbinare prin corespondență Excel cu Word

• Pe măsură ce baza dvs. de clienți crește, puteți începe să adăugați nume de clienți noi sub antetul coloanei Client .
• De asemenea, puteți adăuga date noi pentru clienții existenți sau noi sub anteturile de coloană specifice.
• De fiecare dată când actualizați această bază de date, combinarea prin corespondență Word va crea automat un nou document de client pentru clienții adăugați, va omite clienții dacă ștergeți unii și, de asemenea, va actualiza cifrele din document conform informațiilor din baza de date Excel.
• Combinația de corespondență Word nu va importa formatarea numerelor din Excel. Pentru a păstra elemente de formatare a numerelor, cum ar fi zecimale, simboluri valutare etc., trebuie să inserați un cod scurt în anumite câmpuri de îmbinare prin corespondență. Voi menționa codul și trucul pentru a-l folosi mai târziu în acest tutorial.

Asta este! Ați creat cu succes baza de date Excel pentru proiectul de îmbinare a corespondenței. Buna treaba! Să începem să creăm șablonul de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word.

Creați un e-mail sau un e-mail pentru clientul dvs

În primul rând, trebuie să redactați factura de e-mail sau e-mail pe care doriți să le trimiteți clienților și clienților dvs. Scrisoarea trebuie să conțină câteva informații de bază despre dvs., așa cum se arată mai jos. Acestea sunt statice pentru toate e-mailurile și e-mailurile.

Șablonul Word pentru cum să faceți o îmbinare a corespondenței în Word din Excel

• Numele dumneavoastră
• Numele companiei dvs
• Adresa companiei dvs
• Sigla companiei (dacă există)
• O linie de semnătură

Faceți îmbinare prin corespondență din Excel în Word

Acum că ați creat șablonul Word pe care veți adăuga câmpuri de îmbinare a corespondenței, să vedem pașii de mai jos:

• Faceți clic pe fila Mailings din panglica Word și apoi selectați Start Mailing Merge .

Creați o combinație de corespondență a mesajelor de e-mail pe Word

• Din  lista derulantă , alegeți tipul de document pe care doriți să îl realizați. Să selectăm Mesaje e-mail .
• Acum, dați clic din nou pe Trimiteri , dar de data aceasta alegeți Selectați destinatari .
• Deoarece doriți să efectuați o îmbinare prin corespondență din Excel în Word, selectați opțiunea Utilizați o listă existentă .

Selectarea tabelului bazei de date de îmbinare prin corespondență din Excel

• Acum, localizați baza de date de îmbinare prin corespondență creată mai devreme pe Excel și selectați foaia de lucru Facturi din caseta de dialog Selectați tabel .
• Acum, ar trebui să vedeți că grupul de comandă Scriere și inserare câmpuri devine activat în meniul panglică Word > Mailings .

Până acum, ați conectat baza de date Excel pentru îmbinare corespondență la Word. În continuare, vom învăța cum să completăm câmpurile necesare în documentul șablon de îmbinare a corespondenței de mai jos:

• Faceți clic pe opțiunea Linie de salut din fila Mesaje și creați linia de salut pe care doriți să o adăugați. Textul substituent „GreetingLine” va apărea.

Creați o linie de salut în combinarea corespondenței pentru Word

• Acum, puteți scrie o declarație menționând plata facturii. Aceasta va fi o declarație statică care va ajunge la toți destinatarii.
• Sub linia de salut, puteți adăuga alte câmpuri de îmbinare a corespondenței, cum ar fi E-mailul utilizatorului «Customer_Email» ; Număr factură: «Număr_Factură» ; Data facturii: «Data_facturii» etc.

Crearea părții superioare a e-mailului de îmbinare prin corespondență pentru facturi

• Apoi, faceți clic pe opțiunea Inserare câmp de îmbinare pentru a începe să adăugați componentele dinamice ale proiectului de îmbinare prin corespondență.
• Comanda Inserare câmp de îmbinare va afișa toate anteturile de coloană disponibile în baza de date Excel pe care ați adăugat-o în documentul de îmbinare prin corespondență. Faceți-vă timp pentru a adăuga câmpurile dorite.

Crearea detaliilor principale ale facturii și a extrasului de închidere pe e-mailul de îmbinare prin corespondență

• De exemplu, puteți adăuga aceste câmpuri de îmbinare: «Services_Line_1» ; «Data_Linia_1» ; «Amount_Line_1» ; «Servicii_Linia_2» ; «Date_Line_2» ; «Amount_Line_2» ; „Suma_Total_”.

Cum să combinați corespondența din Excel în Word manual Întregul șablon de îmbinare a corespondenței

• Acum că ați adăugat toate câmpurile dinamice, vă puteți închide e-mailul adăugând o remarcă de închidere și o linie de semnătură. Din nou, aceasta ar fi o componentă statică.
• Acum puteți face clic pe butonul Previzualizare rezultate din fila Mailings pentru a vizualiza primul document îmbinat.

După cum puteți vedea în previzualizare, suma facturii nu arată moneda sau punctele zecimale. Pentru a rezolva acest lucru, urmați pașii descriși aici:

• Faceți clic dreapta pe câmpul „Amount_Line_1” îmbinare corespondență și faceți clic pe Comutare coduri de câmp .

Modificarea codurilor de câmp de comutare în Word îmbinare corespondență

• Acum, ar trebui să vedeți MERGEFIELD și apoi câmpul.
• Introdu următorul cod așa cum se arată în imaginea de mai sus:

#0,00 USD

• Acum, selectați din nou câmpul, faceți clic dreapta și Comutați codurile de câmp .

Comutați codurile de câmp pentru a formata suma din Excel

• Apoi, consultați previzualizarea pentru a confirma dacă îmbinare prin corespondență importă sau nu formatarea numărului.
• Acum puteți introduce codul de mai sus în alte câmpuri de îmbinare a corespondenței cu numere precum «Amount_Line_2» și «Amount_Total_» .

Puteți evidenția datele importante în șablonul de e-mail acum. Combinația de corespondență Word va include formatarea în toate celelalte documente pe care le creați în acest proiect de îmbinare a corespondenței.

S-a terminat îmbinarea în Word

Odată gata, faceți clic pe Terminare și îmbinare > Editare documente individuale > Toate în caseta de dialog Îmbinare înregistrări . Faceți clic pe OK pentru a crea toate documentele îmbinate pentru fiecare client din baza de date Excel.

Aflați cum să combinați prin corespondență din Excel în Word manual

Combinația de corespondență Word va crea un document nou cu e-mailurile îmbinate. Deci, trebuie să salvați fișierul separat sau să trimiteți e-mailuri imediat.

Cum să îmbinați corespondența din Excel în Word: Expertul pentru îmbinare prin corespondență

A doua modalitate de a face o îmbinare a corespondenței este prin utilizarea vrăjitorului de îmbinare a corespondenței din Microsoft Word. Cu toate acestea, aceasta este o metodă dificilă. Trebuie să modificați baza de date sursă în Excel în funcție de câmpurile de îmbinare prin corespondență disponibile în Word. Iată ce trebuie să faceți pentru a încerca îmbinarea automată a corespondenței în Word:

• Creați șablonul de document Word și apoi faceți clic pe Mailings > Start Mail Merge > tipul de document pe care doriți să îl produceți.

Interfața cu utilizatorul pentru Expertul de îmbinare a corespondenței pas cu pas

• Apoi, faceți clic din nou pe Start Mail Merge și apoi selectați Pas-cu-Step Mail Merge Wizard .

Al doilea pas al îmbinării corespondenței în Expertul de îmbinare a corespondenței

• Instrucțiunile vor apărea în șase pași în panoul de navigare din dreapta al Word.
• Trebuie să efectuați sarcina afișată la primul pas și apoi să faceți clic pe Următorul: document de pornire pentru a urma expertul.

Cum să îmbinați prin corespondență din Excel în Word: Întrebări frecvente

Cum îmbin automat datele din Excel în Word?

Puteți îmbina automat datele în Word din Excel utilizând caracteristica de îmbinare a corespondenței Word. Pentru aceasta, trebuie să aveți cu dvs. fișierul Excel. Apoi, creați un nou document Word și începeți să vă scrieți e-mailul sau e-mailul. În locurile în care trebuie să importați valori din Excel, faceți clic pe câmpul Insert Mail Merge și adăugați valoarea necesară.

Înainte de a face acest lucru, trebuie să adăugați baza de date Excel mergând la Mailings > Select Recipients > Use an Existing List și alegeți fișierul Excel. Odată ce creați manual documentul șablon, finalizați îmbinarea corespondenței și Word va crea automat toate celelalte e-mailuri sau e-mailuri pentru destinatarii respectivi.

Cum creez o îmbinare prin corespondență din datele Excel?

Puteți crea o îmbinare prin corespondență din datele Excel așa cum faceți de obicei pentru o nouă listă de contacte sau contacte din Outlook. Dar, pentru a utiliza datele dintr-o foaie de lucru Excel, urmați acești pași:

• Salvați fișierul Excel și șablonul de îmbinare a corespondenței Word pe stocarea locală.
• Deschideți fișierul Word și faceți clic pe Mailings.
• Acum, alegeți opțiunea Selectați destinatari și faceți clic pe Utilizați o listă existentă.
• Acum navigați la unitatea în care există fișierul Excel, selectați-l și apoi faceți clic pe Deschidere.
• Asta este! Ați conectat cu succes fișierul Excel pentru îmbinare prin corespondență.

Care sunt cei șase pași ai îmbinării corespondenței?

Conform Expertului de îmbinare a corespondenței pas cu pas, următorii sunt cei șase pași pentru îmbinarea corespondenței în Word:

• Selectați tipul de document, cum ar fi scrisori, plicuri, directoare etc.
• Selectați documentul de pornire, cum ar fi documentul curent sau documentul existent
• Selectați destinatari dintr-o listă existentă (Excel), contacte Outlook sau o listă nouă
• Scrie-ți scrisoarea
• Previzualizează-ți scrisorile
• Finalizați îmbinarea

Concluzie

Acum știți cum să combinați corespondența din Excel în Word, urmând fie metoda manuală, fie vrăjitorul Word Mail Merge. Încercați oricare dintre metode, în funcție de documentul de îmbinare a corespondenței, de baza de date și de gradul de personalizare de care aveți nevoie.

Nu uitați să comentați mai jos dacă cunoașteți alte metode fără efort despre cum să faceți o îmbinare a corespondenței în Word din Excel. De asemenea, v-ar putea dori să știți  cum să imprimați etichete din Excel utilizând îmbinarea prin corespondență MS Word  și  îmbinare comentarii și modificări din mai multe documente .