Cum să partajați sau să colaborați la un document Word cu alții

Căutați o modalitate de a colabora cu alții la un document Word? Dacă da, o puteți face foarte ușor în Word însuși. Caracteristica a fost disponibilă pentru câteva versiuni de Office și funcționează chiar dacă partea destinatară nu are Word instalat pe sistemul său.

Rețineți că, pentru a începe să partajați documente în Word, trebuie să vă salvați documentele în cloud. Nu toate documentele tale, dar cel puțin pe cel care va fi partajat. Aceasta înseamnă că trebuie să configurați mai întâi un cont OneDrive și apoi să vă conectați la contul Microsoft din Word.

Partajați Word Doc

După ce ați configurat corect OneDrive în Word, continuați și faceți clic pe butonul Partajare din partea dreaptă sus a ecranului.

Aceasta va afișa un panou în partea dreaptă a ecranului. Dacă documentul nu a fost încă salvat în cloud, va trebui să faceți clic pe butonul Salvare în cloud .

Aceasta va afișa dialogul Salvare ca , care ar trebui să fie deja setat la OneDrive. Dați un nume fișierului dvs. și salvați-l.

După ce a fost salvat și încărcat în cloud, reveniți la dialogul Partajare și acum veți putea invita persoane să se alăture. Introduceți o adresă de e-mail, alegeți dacă o pot edita sau doar o pot vizualiza și apoi includeți un mesaj opțional.

La capătul de primire, va sosi un e-mail care include un link către documentul stocat în contul OneDrive al părții care trimite:

Când utilizatorul face clic pe link, îl va duce la o versiune de browser a Word numită Word Online, unde documentul poate fi editat.

Faceți clic pe butonul Editați în browser și veți obține interfața familiară cu panglică a programului Word de desktop. Utilizatorul poate edita documentul fără a avea nevoie de Word instalat sau de a avea un cont OneDrive.

Documentul se salvează automat, astfel încât utilizatorul nu trebuie să-și facă griji că încearcă să salveze el însuși documentul. În partea dvs., veți vedea un mesaj pop-up care spune că alte persoane editează documentul și vă întreabă dacă doriți să partajați automat modificările pe măsură ce se întâmplă. Recomand să faceți clic pe Da aici.

Rețineți că nu veți vedea modificările de la alți utilizatori până când nu salvați documentul. Dacă faceți clic pe Fișier, veți vedea un mesaj nou în fila Informații care spune Actualizări documente disponibile .

Continuați și salvați documentul și veți primi un alt mesaj care explică că noile modificări făcute de alții vor fi afișate cu o suprapunere verde.

Faceți clic pe OK și răsfoiți documentul. Orice lucru în verde este ceea ce a fost schimbat sau adăugat de altcineva. În testarea mea, dacă cineva a șters ceva din document, nu arăta nimic în verde.

Rețineți că odată ce salvați documentul, evidențierea verde va dispărea până când se fac noi modificări. Dacă doriți să urmăriți modificările efectuate, ar trebui să activați Urmărirea modificărilor pe document înainte de a-l partaja, altfel este cam greu de spus ce se întâmplă, mai ales dacă mai multe persoane editează documentul.

Mai sus, am activat Urmărirea modificărilor  în fila Revizuire și acum, pe lângă textul evidențiat în verde, am și barele verticale roșii în coloana din stânga. Deoarece ștergerile nu sunt afișate în verde, le puteți vedea doar urmărind modificările. Faceți clic pe linia roșie și vă va afișa conținutul șters în bară.

În general, Word este un instrument excelent pentru a colabora în timp real cu mai mulți autori sau editori, iar aspectul de sincronizare funcționează foarte bine. O caracteristică pe care am observat-o este că atunci când altcineva editează un anumit paragraf, îi împiedică pe alții să editeze acea secțiune până când prima persoană este terminată. Acest lucru asigură că oamenii nu suprascriu aceleași secțiuni în același timp. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. Bucurați-vă!