Cum să utilizați căutarea în Outlook pentru a găsi rapid e-mailuri (2022)

În această postare, vă voi arăta cum să utilizați căutarea în Outlook pentru a găsi corect e-mailurile. Vom învăța cum să restrângem criteriile de căutare pentru căutări mai bune în Outlook. Puteți folosi Outlook căutarea cuvintelor din atașamente, căutarea după dimensiunea e-mailului, după dată și multe altele.

Una dintre problemele pe care le am cu Outlook este timpul pe care îl petrec căutând lucruri în trecut, folosesc o structură de foldere pe mai multe niveluri pentru a arhiva e-mailurile pe care doream să le păstrez, dar mi-am dat seama că le organizez, ca pe vremuri, ca un birou de dosare. cu o mulțime de sertare diferite nu este așa cum arată ar trebui să fie folosit, apoi am început să folosesc anumite perspective, dar nu a funcționat așa cum mi-am dorit. Aș primi sute de rezultate înapoi, pe care încerc să le filtrez vizual. Vă puteți imagina frustrarea de acolo. La un moment dat. Îmi dau seama că este mult mai mult de căutat decât să arunci un cuvânt în caseta de căutare și să apeși Enter. El poate găsi exact ceea ce îți dorești. Trebuie doar să știi cum să-l întrebi în modul corect.

Cum se utilizează căutarea în Outlook?

• Microsoft a actualizat funcționalitatea de căutare în 2019 pentru Office 365. Căutarea este acum mai rapidă și căutarea în sine a fost mutată în partea de sus a Outlook în bara de titlu. Acest lucru este acum același pentru aplicația desktop și Outlook pentru Web pentru a utiliza căutarea.

• Doar faceți clic în interiorul căutării cu mouse-ul sau utilizați tasta de comandă rapidă Alt + Q sau Control + E. Aceasta va deschide un meniu drop-down în care Outlook va face câteva sugestii personalizate pe baza activității dvs. recente.
• Nu cred că acest lucru este deosebit de util, dar în cazul în care doriți să repetați o căutare, acest lucru vă poate fi util.
• În trecut, îmi scriam cuvintele de căutare și obțineam sute de rezultate înapoi, dar asta e ca și cum ai conduce mașina doar în prima treaptă de viteză. Va dura o veșnicie să ajungi oriunde.
• Există două moduri în care puteți utiliza căutarea, căutarea instantanee și căutarea avansată. O să vă arăt amândurora.

Căutare instantanee în Microsoft Outlook

Să începem cu căutarea instantanee. Să presupunem că caut ceva cu testul de cuvinte cheie, doar îl introduc în caseta de căutare, apăs, enter și obțin toate rezultatele. Pentru a restrânge rezultatele, pot merge la fila de căutare cu butoane suplimentare.

Îmi pot rafina căutarea pas cu pas. Puteți restrânge sau extinde domeniul de aplicare al căutării dvs. Puteți găsi câmpurile de mai jos.

• Cutia poștală curentă – Valoarea implicită este căsuța poștală. Vă voi arăta mai târziu cum vă puteți modifica implicit dacă este necesar.
• Toate cutiile poștale – Dacă aveți mai multe conturi, poate doriți să extindeți căutarea la toate cutiile poștale.
• Dosarul curent – ​​O altă opțiune pentru a vă restricționa căutarea este să o restrângeți doar la folderul curent. Aceasta înseamnă căsuța de e-mail excluzând subdosarele.
• Subfoldere – Dacă selectați subdosare, includeți inbox și fiecare folder de sub el.
• Toate elementele Outlook - Toate elementele Outlook sunt cât de ample puteți obține. Va căuta în toate căsuțele poștale și nu doar în e-mail, ci și în calendarul și contactele dvs.
• Includeți elemente șterse – Sub rezultate, aveți opțiunea de a include articole șterse în căutarea dvs. În funcție de situația dvs., acest lucru vă poate umfla cu adevărat rezultatele, așa că nu vă recomand asta. În schimb, puteți căuta oricând separat în folderul articole șterse.
• Includeți rezultate mai vechi – Dacă căutarea dvs. returnează ceea ce căutați, puteți selecta includeți rezultate mai vechi.
• De la – Căutarea dvs. poate dura mai mult în acest fel, puteți restrânge cu adevărat rezultatele căutării. Mesajul pe care il caut a fost pentru mine. Pot să dau clic pe de la și să introduc numele expeditorului și să apes pe Enter în acest fel. Acesta caută totul cu cuvântul cheie Excel plus unde utilizatorul este expeditorul.
• Subiect – Pot face clic pe subiect și îl pot adăuga la căutarea mea.
• Are atașamente – știu că mesajul a avut un atașament, așa că selectez are atașamente și poate știu și că cuvântul curs a fost inclus în linia de subiect.
• Categorizate – Dacă vă clasificați e-mailurile, puteți restricționa rezultatele la o anumită categorie cu acest meniu derulant sau v-ați trimite să căutați după destinatari.
• Semnalat – Puteți căuta e-mailurile pe care le-ați semnalat
• Important – Puteți căuta e-mailurile pe care le-ați marcat ca importante. Aceste opțiuni v-au ajutat cu adevărat să găsiți ceea ce căutați.

Căutare avansată în Microsoft Outlook

• A doua metodă este utilizarea căutării avansate. Acum, aceasta este o modalitate mai eficientă și vă va oferi și mai multe opțiuni în loc să restrângeți succesiv căutarea, așa cum am făcut-o în căutarea instantanee. Puteți face totul într-unul singur.
• Pentru a-l obține, faceți clic în interiorul casetei de căutare și apoi faceți clic pe meniul drop-down care va deschide un drop-down cu câmpuri de căutare predefinite.

• Puteți defini unde să căutați dacă ceea ce căutați are un atașament sau nu.
• Practic, toate opțiunile de căutare pe care le-am văzut pe fila de căutare le găsiți și aici și aveți chiar mai multe opțiuni. De exemplu, cu atașarea conține, puteți căuta direct cuvintele cheie despre care știți că sunt în atașamentul mesajului.
• Să spunem că știu că mesajul pe care îl caut avea un atașament care conține cuvântul Set 1 . L-am pus între ghilimele pentru că vreau o potrivire exactă a frazei. Vom acoperi sintaxa de căutare la sfârșitul articolului, așa că rămâneți cu mine.

• E destul de misto. De asemenea, nu sunteți limitat la câmpurile de căutare predefinite pe care le-am văzut în meniul drop-down. Să revenim la căutarea avansată și să observăm butonul care avea mai multe opțiuni în colț.

• Ajungem la opțiunile de căutare avansată unde putem activa câmpuri de căutare suplimentare. Să presupunem că vreau opțiunea de a căuta în mod specific destinatarii în BCC, bifați caseta BCC și faceți clic pe se aplică. Acum am devenit disponibili pentru căutare. Amintiți-vă aceste opțiuni suplimentare. Ori de câte ori nu găsiți câmpurile, trebuie să vă limitați rezultatele la acum.

Setări și indexare pentru căutare în Outlook

• Să vorbim despre opțiuni și indexare. Ca întotdeauna, în cazul produselor de birou, există câteva opțiuni standard de aplicații pe care ar trebui să le explorăm.
• Accesați fișierul și selectați opțiuni, apoi selectați căutare. Sub rezultate, puteți defini un folder implicit pentru căutarea instantanee. A doua opțiune, puteți alege să includeți elementele șterse atunci când căutați în toate articolele. De obicei, nu activez asta. De asemenea, puteți schimba culoarea de evidențiere. Aceasta este culoarea folosită pentru a evidenția termenii de căutare în rezultatele de sus.

• Avem și opțiuni de indexare. Acesta este un subiect important atunci când vine vorba de căutare. Indexarea vă ajută să obțineți rezultate de căutare mai rapide.
• Nu este relevant doar pentru căutarea Outlook, ci orice căutare pe care o faceți în Windows, în esență indexarea trece prin fișierele dvs., mesajele și orice alt conținut de pe computer. Este catalogarea informațiilor.
• Când căutarea Outlook nu găsește ceea ce cauți sau doar îți oferă rezultate incomplete, indexarea nu funcționează corect.

• Există mult mai multe despre indexare, dar două lucruri importante de reținut. Când facem clic pe opțiunile de indexare, veți obține starea curentă, asigurați-vă că indexarea este completă. Numărul doi, asigurați-vă că perspectiva este inclusă ca parte a indexării. Sub indexarea acestor locații, ar trebui să vedeți Microsoft Outlook. Dacă nu, alegeți modificare și faceți clic pentru a o activa ca ultimă soluție.

• Dacă întâmpinați în continuare probleme cu rezultatele căutării exacte sau indexarea nu se termină, poate fi necesar să reconstruiți catalogul de căutare. Aceasta va reporni indexarea fișierelor dvs. de date.

Sintaxă și operatori de căutare Outlook

• În sfârșit, să vorbim despre sintaxa de căutare. Acum că înțelegem aspectele tehnice ale căutării perspectivelor. Să acoperim câteva elemente de bază despre sintaxa căutării.
• Căutarea Outlook utilizează potrivirea prefixelor. Dacă tastați plus în caseta de căutare, va găsi mesaje care conțin plus plus și plushie, dar nu excel plus sau surplus. De asemenea, nu face distincție între majuscule și minuscule, așa că va găsi plus în cazul corect și plus în alte cazuri.

• Ei bine, am văzut deja că, dacă doriți să căutați o expresie exactă precum setul 1, trebuie să o puneți între ghilimele. Dacă nu, va returna toate variantele.
• Puteți utiliza, de asemenea, operatori logici precum și, sau și nu în căutarea dvs., dar trebuie să utilizați litere mari. De exemplu, dacă căutați Leelah și Garani, va returna articole care conțin atât Lillah, cât și Karijini, dar nu neapărat. În această ordine, Lillah sau Garani vor găsi articole care conțin Lailah, Garani lui Leyla sau orice altă combinație de litere mari și mici. Lillah nu Kirani va găsi toate articolele cu Lillah care nu includ cuvântul Garani.

• Puteți folosi chiar și operatori de comparare, cum ar fi dimensiunea mai mare sau mai mică decât dimensiunea. De exemplu, dacă introduceți dimensiunea mesajului, apoi puneți două puncte și apoi semnul mai mare decât 5 MB în caseta de căutare. Acesta va returna articole care sunt mai mari de cinci megaocteți.

• Destul de misto, nu? Dacă folosesc sintaxa primită mai mare decât să punem în 6 februarie 2021, va returna toate e-mailurile primite după 6 februarie 2021.

Pentru mai multe informații despre sintaxa de căutare și operatori, vizitați site-ul Microsoft .

Așa puteți utiliza căutarea în Outlook pentru a găsi e-mailuri foarte rapid.

Citiți și : Prezentare generală a cutiei poștale de arhivă Office 365

Acum e rândul tău:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.