Cum să utilizați Comparați și combinați documente în Word

Word are două caracteristici cu adevărat utile pe care aproape nimeni nu le folosește vreodată: Comparați documente și Combinați documente . După cum sugerează numele lor, funcțiile vă permit fie să comparați două documente Word unul față de celălalt, fie să combinați două împreună.

Deci, când ați avea nevoie vreodată să utilizați asta? Ei bine, dacă sunteți ca mine, probabil că aveți 20 de versiuni diferite ale CV-ului salvate în diferite locații de-a lungul anilor. Uneori modific ușor un CV pentru o anumită companie pentru a accentua o anumită abilitate sau uneori am adăugat lucruri și am salvat o copie nouă.

Oricum, ar fi bine să văd rapid diferența dintre cel mai recent CV și cele mai vechi, pentru a vedea dacă ar trebui să adaug ceva la cel mai recent sau eventual să elimin. În această postare, vă voi arăta cum puteți utiliza aceste două funcții pentru a găsi rapid diferențele dintre două documente și pentru a le îmbina dacă doriți.

Comparați și combinați documente

În exemplul meu, am vrut să văd care este diferența dintre vechiul meu CV scris în 2007 și cel mai recent actualizat în 2013. Pentru a face acest lucru, deschideți Word, faceți clic pe fila Revizuire și apoi faceți clic pe Compara .

Aceasta va afișa caseta de dialog Comparați documente , unde trebuie să alegeți documentul original și documentul revizuit.

În partea de jos, veți vedea o mulțime de setări de comparație, pe care le puteți lăsa bifate. În mod implicit, va afișa și toate modificările dintr-un document nou, ceea ce este mai bine decât să vă încurcați cu documentele originale sau revizuite.

Se va deschide un nou document cu mai multe secțiuni diferite: o listă derulabilă de revizuiri în partea stângă, documentul combinat care arată toate modificările în mijloc și cele două documente originale în partea dreaptă. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare secțiune.

După cum puteți vedea aici, am șters câteva lucruri și am inserat alte câteva rânduri de text. Dacă faceți dublu clic pe oricare dintre titluri ( Aseem Kishore Inserted sau Aseem Kishore Deleted ), acesta va muta cursorul exact în acea poziție din document.

În centru, veți vedea aceste revizuiri în diferite culori. În mod implicit, orice lucru cu baraj este ceea ce a fost șters și orice lucru în roșu și subliniat este ceea ce a fost adăugat la documentul revizuit. Orice în verde a fost mutat. Locul din care a fost mutat va fi dublu barat verde, iar locul în care a fost mutat va fi dublu subliniat verde, așa cum se arată aici:

În cele din urmă, în partea dreaptă, veți vedea documentul original în partea de sus și documentul revizuit mai jos. Pe măsură ce derulați documentul de sus, cel de jos urmează, astfel încât acestea să fie sincronizate. Totuși, puteți derula pe cel de jos independent de ecranul de sus.

Pe lângă această vizualizare, puteți elimina ambele documente sursă din panoul din dreapta și, în schimb, puteți afișa baloane pentru a vedea cu ușurință modificările. Pentru a vedea ce vreau să spun, mergeți mai departe și faceți clic din nou pe butonul Comparați , apoi pe Afișare documente sursă și, în sfârșit, faceți clic pe Ascundere documente sursă .

Acum faceți clic pe butonul Afișare marcaj de sub Urmărire și faceți clic pe Baloane și apoi pe Afișare revizuiri în Baloane .

În partea dreaptă a documentului, veți vedea acum toate revizuirile cu linii care provin din document. Acest lucru poate face mai ușor să vedeți toate modificările dacă aveți multe dintre ele.

Rețineți că, dacă doriți doar să vedeți diferențele dintre documente, atunci chiar nu trebuie să faceți altceva. Dacă doriți să creați un document final din aceste două documente, puteți face clic dreapta pe orice modificare și puteți alege Accept sau Respinge .

După ce ați terminat, puteți salva noul document cu toate modificările pe care le-ați făcut. Combinați documente este aproape la fel cu Comparați. Dacă alegeți Combina, veți primi aceeași dialog în care trebuie să alegeți documentul original și revizuit.

Odată ce faci asta, vei obține același aspect ca înainte, unde vezi modificările combinate la mijloc. Din nou, textul eliminat este șters, textul subliniat roșu este adăugat și textul verde a fost mutat. Doar faceți clic dreapta pe fiecare modificare și alegeți dacă acceptați sau respingeți fiecare modificare. Când ați terminat, salvați noul document combinat.

În general, acestea sunt cu adevărat utile pentru momentele în care aveți mai multe versiuni ale aceluiași document sau când mai multe persoane editează un document Word și ajungeți cu mai multe documente de combinat într-unul singur. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. Bucurați-vă!