Cum se creează diagrame Gantt în Microsoft Excel

Diagramele Gantt sunt o modalitate populară de a ține evidența proiectelor, în special pentru echipele care trebuie să țină cont de durata unei sarcini. Folosind o diagramă Gantt în mod eficient, vă puteți asigura că diferitele sarcini nu interferează între ele și chiar puteți determina când ar trebui să se termine una pentru ca alta să poată începe. 

Există mai multe moduri de a realiza diagrame Gantt, dar în acest articol vă vom arăta cum să faceți unul într-un program pe care probabil îl aveți disponibil: Microsoft Excel. Deși probabil că nu va depăși software-ul personalizat atunci când gestionați un număr mare de sarcini, pentru proiecte mici este o alternativă perfectă.

Cum se creează diagrame Gantt în Microsoft Excel

Lucrul frumos despre crearea unei diagrame Gantt în Excel este că probabil deții deja o copie a foii de calcul și știi cum să o folosești. Dacă nu, vă recomandăm să consultați tutorialul nostru Excel . Cele mai recente versiuni de Microsoft Excel (folosim Office Online pentru acest ghid, deși puteți obține și Office 365 gratuit ) au un șablon Gantt inclus, așa că haideți să aruncăm o privire rapidă la asta înainte de a vă arăta cum să vă creați propriul dvs. .

Șablon Microsoft Excel Gantt

Înainte de a începe să construiți o diagramă de la zero, vă rugăm să rețineți că există un șablon Gantt inclus în Excel. Dacă utilizați Office Online, acesta este unul dintre registrele de lucru disponibile în ecranul de start al Excel

Șablonul diagramă Gantt este destul de bun. Puteți introduce datele într-un tabel, care apoi exportă automat datele într-o diagramă cu bare inversată. Vă recomandăm să vă jucați puțin cu el pentru a vedea ce este posibil cu diagramele Excel Gantt. Cu toate acestea, șablonul este puțin inflexibil, așa că dacă nu funcționează pentru dvs., atunci va trebui să vă construiți diagramele Gantt de la zero.

Realizarea propriei diagrame Gantt

1. Dacă doriți ca lucrurile să fie exact așa cum vă place, va trebui să începeți cu un registru de lucru gol. Pentru a face acest lucru, selectați butonul nou registru de lucru necompletat din bara de sus - este tot în stânga - și așteptați să se încarce. După ce ați terminat, vi se va prezenta o foaie de calcul goală.

1. Înainte de a putea crea diagrama Gantt, trebuie să reuniți câteva date. În scopuri ilustrative, vom pretinde că avem cinci sarcini și le vom numerota de la 1 la 5. Acestea intră în coloana A. În coloana B, adăugați niște date de început fictive la patru sarcini - asigurați-vă că celulele sunt setate să accepte date. În sfârșit, în coloana C, setați durata fiecărei sarcini în zile. 

Dacă doriți, puteți adăuga, de asemenea, o dată de încheiere în coloana C, apoi scădeți automat datele și ca durata rezultată să fie afișată în coloana D. Cu toate acestea, doar în scopul configurarii diagramei Gantt, data de început și durata sunt suficient.

1. Cu datele gata, următorul pas este să creăm o diagramă stivuită bazată pe data de începere a sarcinilor noastre. Pentru aceasta, trebuie să selectați toate datele din tabel, de la A1 la C6, apoi selectați inserare în partea de sus a paginii (citiți totul despre realizarea graficelor în Excel ). 

1. Bara de instrumente se va schimba într-un număr de opțiuni grafice, trebuie să mergeți la opțiunile grafice și să faceți clic pe săgeata în jos. Va apărea o listă lungă de opțiuni, sub bare alegeți bara stivuită . Asigurați-vă că nu o alegeți pe cea numită bară stivuită 100%, deoarece aceasta nu va funcționa.

1. Microsoft Excel se va pune la lucru și o nouă diagramă va apărea în mijlocul ecranului. Acesta este începutul diagramei dvs. Gantt, deși încă nu sunteți acolo.

1. În primul rând, probabil că va trebui să redimensionați fereastra (am făcut deja asta în exemplul de mai sus), apoi să redenumiți diagrama făcând clic pe caseta cu titlul diagramei . În timp ce ești la asta,. De asemenea, eliminați legenda din partea de jos a diagramei - unde scrie data de începere și durata - selectând-o și apăsând tasta Ștergere de pe tastatură.

1. Apoi, trebuie să reordonați diagrama. În acest moment, sarcina 5 este în partea de sus și sarcina 1 este în partea de jos și trebuie să fie exact invers. Pentru a remedia acest lucru, faceți clic dreapta oriunde pe diagramă și selectați Format în caseta de dialog care apare.

1. O nouă bară de activități se va deschide în partea dreaptă a ecranului, numită „Grafic”. Din toate opțiunile, alegeți Axa verticală .

1. În meniul care se deschide, bifați caseta de lângă setarea care spune categorii în ordine inversă . Asta ar trebui să pună sarcina 1 în top în diagramă.

1. Făcând acest lucru, mai rămâne un singur pas, și anume eliminarea părții albastre – care reprezintă data de începere – a barei din diagramă. La urma urmei, într-o diagramă Gantt îți pasă doar de durata sarcinilor; bara albastră tocmai iese în cale.

1. Pentru a scăpa de el, faceți clic dreapta pe oricare dintre barele albastre. O altă casetă de format va apărea; apasă-l. Încă o dată, veți avea panoul din dreapta deschis. De data aceasta, totuși, trebuie să facem clic pe intrarea pentru seria „Data de începere”.

1. În acest meniu, faceți clic pe elementul care spune Umplere , apoi în meniul mare de culori care apare, mergeți până în jos și selectați Fără umplere .

Cu asta, diagrama Gantt este gata. Casetele portocalii (le puteți recolora folosind comanda de umplere dacă doriți) arată când se lucrează la o anumită sarcină. 

Diagrame Gantt în Excel

Ar trebui să fie suficient pentru a începe să vă creați propriile diagrame Gantt. Deși șabloanele pe care le oferă Excel - ca să nu mai vorbim de software-ul personalizat de management al proiectelor - sunt probabil o opțiune mai bună dacă intenționați să gestionați multe sarcini, utilizarea unei opțiuni homebrew ca mai sus ar putea fi mai bună dacă țineți evidența unui număr mic de sarcini sau doriți să adăugați o aromă ușoară prezentărilor.