Cum se creează o listă de distribuție în Outlook

Dacă utilizați Outlook pentru a comunica cu colegii dvs., probabil că ați dorit să trimiteți prin e-mail în mod repetat un anumit grup al cărui membru se schimbă des. De exemplu, poate fi necesar să trimiteți un e-mail tuturor reprezentanților serviciului pentru clienți în fiecare zi, dar din cauza cifrei de afaceri mari, lista se poate schimba des.

Puteți introduce manual numele sau e-mailul fiecărei persoane de fiecare dată când trimiteți un e-mail, dar rapid acest lucru poate deveni greoi pe măsură ce grupul devine mai mare. Nu numai atât, dar și riscați să uitați din neatenție pe cineva, ceea ce ar putea duce la o dramă de birou. Aici intervine o listă de distribuție sau un grup de contact!

În cea mai mare parte, termenii „grup de contact” și „listă de distribuție” sunt interschimbabili. Microsoft a început să folosească expresia „grup de contact”, probabil pentru că este puțin mai intuitivă decât „lista de distribuție”. 

Cu toate acestea, există o distincție reală între cele două în organizațiile care folosesc Microsoft 365. Administratorii Microsoft 365 pot converti listele de distribuție Outlook existente în „Grupuri”, care, la rândul lor, oferă membrilor grupului acces la biblioteci partajate și spații de colaborare precum Microsoft . Teams , Yammer și Planner .

În timp ce departamentul dvs. IT controlează probabil listele de distribuție Outlook ale organizației dvs., în special lista de personal de temut și adesea prost întreținută, puteți crea în continuare propriile grupuri de contacte în Outlook . 

Mai jos, vă vom prezenta cum să creați grupuri de contacte în Outlook atât pentru versiunea de browser, cât și pentru aplicația desktop. 

Cum se creează un grup de contacte în Outlook Online

Crearea unui grup de contacte în versiunea de browser a Outlook este ușoară.

1. Conectați-vă la contul dvs. la outlook.com sau selectați Outlook din lansatorul de aplicații dacă sunteți deja conectat la Microsoft 365. Dacă nu vedeți Outlook în lista de aplicații (veți), selectați Toate aplicațiile .

1. În panoul din stânga, sub Grupuri , selectați Grup nou .

1. În fereastra pop-up, dați noului grup un nume și o descriere și selectați Creare . (Dacă organizația dvs. a activat-o, vi se poate solicita să creați o adresă de e-mail pentru grup. În acest caz, pentru a fi ușor de utilizat, încercați să faceți adresa de e-mail identică cu numele grupului.)

1. Acum, adăugați membri la grup. Căutați persoane după nume sau după adresa de e-mail. Selectați rezultatul căutării pentru persoana pe care doriți să o adăugați la grup, iar aceasta va apărea sub „Această persoană va fi adăugată”.

1. Repetați pasul 4 până când ați adăugat pe toți pe care îi doriți în grup. Apoi selectați butonul Adăugați .
2. Selectați Închidere .
3. Trimiteți un e-mail grupului pe care l-ați creat selectând Mesaj nou .

1. În câmpul Către , începeți să tastați numele grupului pe care l-ați creat și selectați-l din lista care apare.

Ușor de zdrobire. Dar ce se întâmplă dacă trebuie să adăugați sau să eliminați persoane din grup? Citește mai departe.

Cum să editați un grup de contacte în Outlook Online

Microsoft a facilitat editarea unui grup de contacte fără a părăsi vreodată Outlook Online. Unii pași pot fi ușor diferiți în funcție de modul în care organizația dvs. a configurat Microsoft 365, dar pașii de mai jos ar trebui să vă ajute acolo.

1. În panoul din stânga, sub Grupuri , selectați grupul pe care doriți să îl editați.
2. În intrarea acelui grup, selectați pictograma Mai multe (trei puncte/elipse).

1. Selectați Setări . (În funcție de modul în care este configurat Outlook pentru organizația dvs., este posibil să vedeți o opțiune pentru a adăuga membri direct din pictograma Mai multe.)

1. În panoul Setări grup care apare în partea dreaptă, selectați Editați grupul .

1. Selectați fila Membri . 
2. De acolo, puteți adăuga membri sau îi puteți șterge din grup selectând pictograma X de lângă intrarea pentru persoana pe care doriți să o eliminați.

1. Dacă ați adăugat membri la grup, selectați butonul Adăugați . În caz contrar, alegeți Închidere .

O altă modalitate de a edita grupuri de contacte în Outlook Online

În funcție de modul în care este configurat Outlook, este posibil să puteți edita și grupuri de contacte urmând acești pași:

1. Accesați secțiunea Persoane din Outlook (în dreapta pictogramei Calendar). 

1. În panoul din stânga din secțiunea Grupuri, selectați Proprietar pentru a afișa grupurile pe care le-ați creat.

1. Selectați grupul pe care doriți să îl editați din listă.
2. Selectați Gestionați membrii grupului .

1. De acolo, puteți adăuga membri sau șterge membri existenți selectând X de lângă o intrare.

Cum se creează un grup de contacte în aplicația desktop Outlook

Crearea unui grup de contacte în versiunea desktop a Outlook este chiar mai simplă decât este în versiunea online.

1. Lansați Outlook și selectați pictograma Persoane din colțul din stânga jos (unde comutați între e-mail, sarcini, persoane și calendar).

1. Apoi, din bara de instrumente, selectați Grup de contacte nou . (Dacă organizația dvs. utilizează Microsoft 365, este posibil să vedeți și un buton Grup nou. În scopurile noastre, vom folosi Grupul de contact nou pentru a facilita e-mailurile de grup.)

1. În fereastra Grup de contact care apare, dați un nume grupului dvs. de contact, apoi selectați Adăugați membri și alegeți de unde doriți să obțineți noii membri. Opțiunile pot include Din contactele Outlook , Din agenda de adrese sau Contact nou e-mail . 

1. Rând pe rând, căutați persoanele pe care doriți să le adăugați la grupul de contacte. Asigurați-vă că intrarea lor este evidențiată și selectați butonul Membri (sau faceți dublu clic pe intrarea lor) pentru a le adăuga. Când ați terminat, selectați OK .
2. Închideți fereastra, asigurându-vă că răspundeți Da dacă vi se solicită să salvați modificările.
3. Acum, când adresezi un e-mail nou, poți introduce numele grupului de contacte în câmpul Către . Grupul dvs. de contact va fi adăugat. Dacă doriți, puteți extinde lista de grup, iar Outlook va înlocui lista cu membrii săi. Fiți avertizat, totuși, nu veți putea restrânge lista din nou.

Grupurile de contacte apar ca intrări în agenda Outlook, așa că le veți putea găsi în acea listă alfabetică.

Cum să editați un grup de contacte în aplicația desktop Outlook

Acum să edităm un grup de contacte existent în versiunea desktop a Outlook.

1. Lansați Outlook și selectați pictograma Persoane din colțul din stânga jos.
2. Găsiți și selectați grupul pe care doriți să îl editați în lista de contacte.
3. În panoul din dreapta, selectați Editați . Acest lucru vă va aduce înapoi unde puteți gestiona grupul adăugând și/sau eliminând membri.

Indiferent dacă utilizați versiunea online a Outlook sau aplicația desktop, merită cu siguranță să vă luați câteva minute pentru a crea liste de distribuție Outlook pe care le veți folosi în mod repetat. Vei fi bucuros că ai făcut-o.