Cum se creează șabloane de e-mail în Outlook (2022)

Această postare explică cum să creați și să utilizați șabloanele de e-mail pe Outlook. Dacă răspunzi frecvent la e-mailuri similare în Outlook, am un sfat grozav pentru tine. Vă puteți salva răspunsurile ca șabloane, astfel încât să le puteți accesa oricând aveți nevoie. În acest fel, în loc să vă scrieți textul de la zero de fiecare dată, puteți economisi timp și puteți utiliza blocuri de text predefinite cu un clic pe un buton.

Lasa-ma sa-ti arat. Există două metode excelente pe care le puteți folosi pentru a răspunde la e-mailuri cu un șablon de răspuns salvat. Primul folosește suplimentul gratuit pentru șabloane, iar al doilea este caracteristica Piese rapide.

Șabloane de e-mail cu suplimentul Șabloanele mele

• Să începem cu șabloanele mele acum. Ceea ce este grozav la șabloanele mele este că sunt stocate în cutia poștală, astfel încât să fie disponibile și atunci când utilizați un alt computer sau căutați pe web.
• În mod implicit, programul de completare pentru șabloanele mele ar trebui să fie activat în Outlook, atâta timp cât aveți un cont de schimb și nu este disponibil pentru conturile POP sau IMAP, puteți verifica dacă aveți programul de completare făcând clic pe Obține suplimente deasupra.

• Sub suplimentele mele, o veți vedea în secțiunea de suplimente care sunt furnizate de Microsoft și este disponibil din 2013 încolo.

• Dacă din orice motiv nu este pornit, îl puteți activa.
• Cum folosiți aceste șabloane pentru a răspunde la un e-mail? Când sunteți în răspuns, veți vedea câteva șabloane și fila de mesaj în panglică până la capăt, faceți clic dreapta pe ea și va deschide panoul de șabloane.
• Va veni cu câteva exemple de răspunsuri. Când treceți cu mouse-ul peste șabloane, veți avea opțiunea de a șterge și de a edita șabloane făcând clic pe plusul de aici, vom crea propriile șabloane.
• Pentru a crea propriul șablon, faceți clic pe plus, atribuiți-i un nume.

• Puteți adăuga textul răspunsului dvs. Nu există opțiuni de formatare pentru șabloane, așa că nu puteți schimba dimensiunea fontului, culoarea sau adăuga link-uri la text, ceea ce, sincer, este destul de limitativ.

• Ce poți face este să scrii un text într-o altă aplicație. Microsoft Word, de exemplu, apoi adăugați toată formatarea de care aveți nevoie și apoi copiați și lipiți textul în șablon.

• În acest fel, puteți chiar să adăugați linkuri la răspunsul dvs. când ați terminat cu un răspuns, faceți clic pe Salvare, care îl va adăuga la șabloanele disponibile.
• Acum doar o atenție, suplimentul My Templates are o dimensiune totală de 32 de kiloocteți pentru toate șabloanele, așa că în cazul în care primiți un mesaj de eroare „Acest șablon este prea mare pentru a fi salvat. Vă rugăm să-l micșorați, apoi încercați să îl salvați din nou.” când încercați să salvați acest lucru, trebuie să reduceți cantitatea de conținut, astfel încât dimensiunea combinată a tuturor șabloanelor să fie mai mică de 32 de kiloocteți. Nu exagera și ar trebui să fii bine.
• Data viitoare când trebuie să răspundeți la un mesaj, faceți clic pe vizualizare șabloane și selectați-l pe cel dorit. Acesta va copia textul în răspunsul dvs.
• Doar două clicuri și gata. Desigur, nu vă limitați doar la utilizarea acestor șabloane pentru răspunsuri. Le puteți folosi și atunci când compuneți un mesaj nou.

Șabloane de e-mail cu părți rapide

Cealaltă opțiune este să folosiți părți rapide, o caracteristică pe care Microsoft a introdus-o în Outlook 2007. Acum, cu părți rapide, puteți stoca practic bucăți de conținut și galerii reutilizabile. Acestea pot include imagini text, tabele și chiar formatare. Iată însă chestia. Sunt disponibile doar local pe computerul dvs. Nu sunt sincronizate automat.

• Pentru a crea un șablon cu părți rapide fie tastați textul dorit, fie utilizați textul dintr-un răspuns existent. Evidențiați partea de text pe care doriți să o utilizați ca răspuns standard, apoi accesați fila de inserare din dreapta în grupul de text, veți vedea părți rapide. Faceți clic pe el și veți obține opțiunea de a salva selecția ca așa-numit bloc de construcție în galeria de piese rapide.

• Puteți da un nume acestei părți rapide cu meniul drop-down pentru categorie. Puteți organiza părțile rapide în grupuri separate prin crearea de noi categorii. Acum, nu am nevoie de asta, așa că o să merg cu generalul. Faceți clic pe OK.

• Data viitoare când doriți să utilizați acest text, când răspundeți la un mesaj, trebuie doar să faceți clic pe Inserați părți rapide și să selectați șablonul dorit.

• O modalitate mai rapidă este să adăugați galeria la bara de instrumente cu acces rapid. Doar faceți clic dreapta pe părțile rapide din panglică și selectați adăugare la bara de instrumente de acces rapid, apoi puteți alege să utilizați completarea automată într-un mod și mai rapid.

• Doar introduceți numele părții rapide. În cazul meu, este test și apăsați F3 și este acolo.

• Nici măcar nu este necesar să tastați întregul nume atâta timp cât este unic. În cazul meu, testul de tastare și apoi F3 este suficient, marele avantaj al părților rapide este că blocurile de construcție nu se limitează doar la text.
• În acest caz, să presupunem că nu avem stoc pentru un anumit articol și dorim să răspundem la solicitările clienților care vin cu un articol alternativ.

• În răspunsul primit, am inclus un text pentru a răspunde la cererea clientului. Am adăugat și o imagine a acestui produs alternativ și a specificațiilor sale, toate salvate convenabil și disponibile cu doar câteva clicuri.

• Dacă faceți clic dreapta pe orice răspuns primit, aveți opțiunea de organizare și ștergere.

• Veți vedea toate blocurile pe care le aveți. Le puteți edita proprietățile, le puteți șterge sau introduce altele noi. Am menționat deja că piesele Quick sunt primite local în computerul tău.

Exportați piese rapide pe un alt computer

Ultimul lucru pe care vreau să-ți arăt cum le poți exporta. Fișierul pe care sunt salvate se numește NormalEmail.dotm

Pentru a găsi locația:

• Deschideți File Explorer/Windows Explorer.
• Tastați „ %APPDATA%\Microsoft\Templates ” în bara de adrese și apăsați Enter.
• Veți găsi fișierul NormalEmail.dotm.
• Acest fișier conține setările pentru orice stiluri pe care le-ați adăugat sau modificat.

• Puteți copia acest fișier în locația de rezervă sau în folderul de șabloane al altui computer sau al utilizatorului când Outlook este închis.

Așa puteți folosi șabloanele de e-mail pe Outlook pentru a economisi timp la compunerea e-mailurilor sau la răspunsul la solicitări repetate.

Pentru a obține mai multe informații, vizitați site-ul web Microsoft .

Acum aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.