Găsiți timp pentru întâlniri în Outlook: cel mai bun ghid (2022)

În această postare, voi face o adâncime în ceea ce oferă acest Găsește timp pentru întâlniri în Outlook.

Așa că, fără alte prelungiri, să începem.

1 Ce este FindTime Outlook?

2 Cum funcționează FindTime?

3 Cine poate folosi FindTime Outlook?

4 Cum să utilizați FindTime Outlook?

5 Folosind perspectiva FindTime

6 De ce are nevoie compania dumneavoastră de FindTime?

7 FindTime vs Doodle

7.1 Ce oferă Doodle?

7.2 Doodle 1: 1

7.3 Aplicația Doodle

Ce este FindTime Outlook?

• FindTime Outlook este un program de completare gratuit care îi ajută pe angajați să stabilească un consens pentru cel mai bun moment pentru a organiza o întâlnire.
• Instrumentul chestionează potențialii participanți la întâlnire pentru a determina preferințele lor și clasifică cea mai favorabilă oportunitate de întâlnire disponibilă.
• Odată ce se formează un consens, FindTime poate crea întâlnirea în numele tău și va trimite automat invitații, economisind timp și bătăi de cap.
• Această caracteristică este utilă în special atunci când încercați să programați întâlniri cu persoane din afara organizațiilor.

Cum funcționează FindTime?

• Invitațiile de a vota asupra orelor de întâlnire pot fi trimise la o varietate de adrese de e-mail. Acestea includ Yahoo, Gmail și alți furnizori.
• Cu datele furnizate de utilizatori, FindTime își poate da rapid seama ce zile și orele vor funcționa cel mai bine.
• Programul poate găsi deschideri în programul fiecărei persoane care vor funcționa pentru întâlniri.
• Persoana care trimite invitații poate propune apoi câteva momente selectate pentru întâlnire. Participanții care au primit invitații vor vota cu toții la ora dorită.
• După ce este aleasă o oră de întâlnire, FindTime trimite o notificare fiecărui participant.

Cine poate folosi FindTime Outlook?

• Pentru a utiliza FindTime, este necesar ca persoana sau compania care organizează întâlnirea să aibă Microsoft 365 Apps for Business.
• Poate fi folosit și cu un cont Enterprise care are Exchange Online .
• Este important de știut că destinatarii întâlnirilor programate folosind FindTime nu trebuie să aibă instalat programul de completare.
• Dacă unei persoane i se trimite o solicitare de către cineva care are FindTime, această persoană poate în continuare să voteze orele de întâlnire fără a avea efectiv aplicația. De fapt, nici măcar nu au nevoie de Microsoft 365. Este necesar doar să aibă un e-mail pentru a fi destinatar.

Cum se utilizează FindTime Outlook?

Instalarea este incredibil de ușoară. Tot ce are nevoie o persoană este Microsoft 365 Apps for Business. Poate fi instalat și pe Exchange Online printr-un cont Enterprise. Conform  asistenței Microsoft , este necesar să urmați următorii pași pentru a instala FindTime Outlook web.

Deschideți Outlook și selectați „ Obțineți programe de completare ” din panglica Acasă.

Căutați sau găsiți „ FindTime ” și faceți clic pe Adăugare . Când ați terminat, închideți fereastra Add-in-uri.

Complementul FindTime este acum instalat. Din vizualizările Inbox sau Calendar, faceți clic pe mai multe opțiuni (…) și veți vedea butonul FindTime. Faceți clic pe acest buton pentru a începe.

Pentru a utiliza răspunsul cu sondajul întâlnirii, selectați e-mailul și faceți clic pe mai multe opțiuni și faceți clic pe „ Răspunde cu sondajul întâlnirii ”

Folosind perspectiva FindTime

Puteți selecta opțiunea FindTime atunci când redactați un nou mesaj de e-mail SAU când răspundeți la o opțiune de e-mail existentă.

• Într-un e-mail nou, faceți clic pe mai multe opțiuni (…) și selectați  Nou sondaj de întâlnire  din secțiunea FindTime din panglică din dreapta sus.

• Când răspundeți la un e-mail existent, faceți clic pe mai multe opțiuni și faceți clic pe „ Răspunde cu  sondajul întâlnirii ” din secțiunea FindTime din panglica din dreapta sus.
• Când faceți clic pe butonul FindTime („ Sondaj de întâlnire nou ” sau „ Răspundeți cu sondaj de întâlnire ”), FindTime va căuta în calendarul dvs. și în calendarul oricărui alt angajat și va sugera cele mai bune date și ore de întâlnire disponibile.

• Pictogramele de persoane arată dacă sunt solicitați invitați și disponibilitatea acestora

Informații suplimentare:

• Întâlnirile online sunt activate în mod implicit, bifați caseta de selectare Întâlnire online pentru a o dezactiva.
• Când este selectată Întâlnire online, FindTime va programa o întâlnire Microsoft Teams .
• FindTime va folosi oricare dintre acestea a fost setat de organizația dvs. ca canal implicit de întâlnire online.
• Selectați Setări întâlnire și comutați opțiunile ON/OFF.

Selectați  Setări sondaj  și comutați opțiunile  ON/OFF  .

Notă:  În acest moment, puteți șterge în continuare orele de întâlnire selectate selectând  X  din  lista Orelor selectate  .

• Anunțați-mă despre actualizările sondajului: veți primi un e-mail de fiecare dată când un participant votează. Mesajul include starea curentă a sondajului și o opțiune de programare.
• Programați când participanții ajung la un consens : un eveniment din calendar este programat automat dacă toți participanții solicitați au votat în favoarea unei anumite opțiuni de timp. Dacă sunt disponibile mai multe opțiuni, va fi programată cea mai devreme opțiune.
• Păstrați orele selectate în calendarul meu : un eveniment provizoriu este plasat în calendarul dvs. pentru fiecare opțiune de timp pe care o propuneți. Toate reținerile sunt eliminate atunci când întâlnirea este programată sau sondajul este anulat.
• Blocarea sondajului pentru participanți : participanții nu vor putea sugera ore noi sau edita alți participanți.
• Solicitați participanților să își verifice identitatea : pentru a preveni votul anonim, participanților li se va cere să se autentifice înainte de a vota.
• Notificări prin e-mail în limba FindTime : limba în care utilizați FindTime va fi folosită pentru a trimite notificări aferente prin e-mail. În caz contrar, aceste notificări vor fi trimise în limba engleză.

După ce examinați opțiunile și data/ora, faceți clic pe „ Adăugați la e-mail ”.

Orele sugerate vor fi adăugate în corpul mesajului dvs. Acum puteți trimite mesajul.

Pentru fiecare sugestie pe care ați făcut-o, vor fi creați în calendarul dvs. deținători de locuri pentru întâlniri. Odată ce toate răspunsurile sunt primite și ați selectat o dată/ora finală pentru acea întâlnire, toți ceilalți ocupanți ai locului vor fi eliminați automat din calendarul dvs.

FindTime va crea evenimente temporare din calendar intitulate „ HOLD ” urmat de numele întâlnirii. Acestea vor rămâne în vigoare până când toți participanții vor conveni asupra unei ore. După ce toți invitații au convenit asupra unei ore, FindTime va trimite un eveniment final din calendar și va elimina
toate evenimentele cu titlul „ HOLD ”.

Veți primi confirmări și actualizări prin e-mail pe măsură ce destinatarii își trimit voturile. Destinatarii vor primi un e-mail FindTime unde își pot vota:

Puteți verifica oricând starea solicitării dvs. FindTime făcând clic pe „Vedeți starea/orele actualizate” la o întâlnire.

FindTime vă va trimite înapoi un e-mail de confirmare cu butoane pentru a verifica răspunsurile. După ce aveți toate răspunsurile de care aveți nevoie, puteți face clic pe butonul „ Programare ” din e-mail pentru a finaliza întâlnirea și a trimite invitații.

Selectați Editare opțiuni pentru a modifica setările întâlnirii, dacă este necesar.

Notă : Dacă faceți modificări și reintroduceți orele întâlnirii, trebuie să ștergeți manual invitația inițială.

De ce are nevoie compania ta de FindTime?

FindTime este ușor de implementat și poate fi folosit de orice tip de angajat. Economisirea timpului și creșterea productivității în aceleași 24 de ore este ceva pentru care fiecare organizație se străduiește. TechRepublic  afirmă câteva motive bune pentru care o companie ar dori să folosească FindTime.

• FindTime este ușor de utilizat.
• FindTime este necesar doar pentru persoana care programează întâlnirea.
• FindTime pune capăt necazului de dus și înapoi dintre cei care încearcă să programeze o întâlnire.
• FindTime stabilește întâlnirea și informează fiecare persoană care este invitată.
• FindTime face parte din Microsoft 365, pe care mulți oameni îl au deja.

FindTime Outlook este un program suplimentar pe care aproape orice tip de afacere, mare sau mică, îl va găsi util. Petrecerea mai mult timp încercând să programeze o întâlnire în loc să participi efectiv la întâlnire va fi de domeniul trecutului cu FindTime.

FindTime vs Doodle

• Cât de des cauți întâlniri în care mai multe persoane au timp? Se simte ca în fiecare zi, indiferent dacă este o întâlnire, o petrecere de companie, o cină sau o vizită privată la cinema cu prietenii.
• Poate fi cu adevărat chinuitor să adunăm mulți oameni împreună, dar știm cum să ne ajutăm reciproc și să lăsăm instrumentele să ne sprijine.
• Cei mai mulți dintre voi probabil ați auzit de  Doodle  sau chiar ați creat singuri sondaje.

Ce oferă Doodle?

• Doodle este serviciul  gratuit de sondaj  pe care probabil l-ați folosit mulți dintre voi, inclusiv eu. Indiferent dacă să faceți o programare sau pentru un sondaj despre cine ar dori să mănânce ce la grătar.
• Sondajele sunt rapid și ușor de creat. Pe lângă întâlniri, după cum s-a menționat, mai pot fi interogate și alte conținuturi.
• Chiar și diferite setări pot fi făcute în continuare, cum ar fi „Dacă este necesar”, adică opțiunea funcționează pentru mine, dar nu este optimă sau poate fi selectată o singură opțiune per participant.
• Sondajul ascuns este, de asemenea, practic, astfel încât numele și votul să fie confidențiale și numai creatorul poate vedea rezultatele.
• Odată ce sondajul este finalizat, puteți transmite linkul și oricine are linkul poate participa la sondaj. Și totul ca un serviciu gratuit. Nici măcar nu aveți nevoie de un cont Doodle – nu-i rău, nu?

La prima vedere, versiunea gratuită nu poate:

• Stabiliți termenul limită – Stabilește termenul limită pentru vot
• Obțineți detalii de contact – Rugați-i pe oameni să-și completeze e-mailul, adresa sau numărul de telefon
• Activitățile tuturor invitaților – Vezi cine mai lipsește sau cine a primit deja și a deschis invitația
• Apoi, puteți trimite și mementouri
• Fără publicitate
• Doodle 1: 1

Doodle 1: 1

Funcția  Doodle 1: 1  este inclusă în cele două versiuni plătite și îți oferă opțiunea de a informa o persoană despre întâlnirile tale gratuite, astfel încât apoi să nu aibă decât să aleagă pe cea care i se potrivește cel mai bine. Fie cu colegi, parteneri externi sau clienți, o întâlnire poate fi aranjată cu doar câteva clicuri.

Aplicația Doodle

Am testat și  aplicația Doodle pentru tine cu contul gratuit  și este foarte ușor să creezi sondaje și acolo. Și o caracteristică plăcută în special pentru uz privat: după crearea sondajului, nu poți doar să trimiți linkul, ci și să folosești WhatsApp sau Facebook Messenger pentru a distribui sondajul.

Pentru a obține mai multe informații despre Găsiți timp pentru întâlniri în Outlook, vizitați site-ul web Microsoft .

Acum aș dori să aud de la tine:

Care constatare din raportul de azi vi s-a părut cea mai interesantă? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.