Ghidul suprem pentru eDiscovery avansată O365

Advanced eDiscovery O365 oferă un flux de lucru end-to-end pentru a păstra, colecta, revizui, analiza și exporta conținut care răspunde la investigațiile interne și externe ale organizației dvs. De asemenea, ne permite echipelor juridice să gestioneze întregul flux de lucru de notificare de reținere legală pentru a comunica cu custozii implicați într-un caz.

Acest articol discută pașii necesari pentru a configura Advanced eDiscovery. Aceasta include asigurarea licenței adecvate necesare pentru a accesa Advanced eDiscovery și pentru a adăuga custozi la cazuri, precum și alocarea de permisiuni echipei dvs. juridice și de investigație, astfel încât acestea să poată accesa și gestiona cazurile. Acest articol oferă, de asemenea, o prezentare generală la nivel înalt despre utilizarea cazurilor pentru a gestiona fluxul de lucru Advanced eDiscovery pentru o investigație juridică.

1 licență avansată de ediscovery Microsoft 365

2 Atribuiți permisiuni eDiscovery

3 Configurați Carcasa Advanced eDiscovery

4 Adăugați custozi la cazul Advanced eDiscovery

5 Configurați Căutări

6 Creați un set de recenzii

6.1 Elaborați strategia de revizuire

6.2 Configurați panoul de etichete

7 Configurați înregistrarea activității de audit

8 Setări – Setări de analiză și/sau informații de bază

9 Creați și trimiteți o notificare de suspendare

10 Prezentare generală a locurilor de muncă

11 Export

Licență avansată de ediscovery Microsoft 365

Licențierea pentru Advanced eDiscovery necesită abonamentul adecvat al organizației și licențierea per utilizator.

• Abonament la organizație:  pentru a accesa Advanced eDiscovery în centrul de conformitate Microsoft 365 sau Centrul de securitate și conformitate, organizația dvs. trebuie să aibă unul dintre următoarele:
  • Abonament Microsoft 365 E5 sau Microsoft 365 E5
  • Abonament Microsoft 365 E3 cu supliment de conformitate E5
  • Abonament Microsoft 365 E3 cu supliment E5 eDiscovery și Audit dacă nu aveți un plan Microsoft 365 E5 existent și doriți să încercați Advanced eDiscovery, puteți  adăuga Microsoft 365  la abonamentul existent sau  vă puteți înscrie pentru o versiune de probă  a Microsoft 365 E5 .
• Licențiere per utilizator:  pentru a adăuga un utilizator ca custode într-un caz Advance eDiscovery, utilizatorului trebuie să i se atribuie una dintre următoarele licențe, în funcție de abonamentul organizației dvs.:
  • Microsoft 365: utilizatorilor trebuie să li se atribuie o licență Microsoft 365 E5, o licență suplimentară E5 Compliance sau o licență suplimentară E5 eDiscovery și Audit.
  • Microsoft 365: utilizatorilor trebuie să li se atribuie o licență Microsoft 365 E5. Pentru informații despre cum să atribuiți licențe, consultați  Atribuirea licențelor utilizatorilor .

Atribuiți permisiuni eDiscovery

Pentru a accesa Advanced eDiscovery sau adăugat ca membru al unui caz Advanced eDiscovery, unui utilizator trebuie să i se atribuie permisiunile corespunzătoare. Mai exact, un utilizator trebuie să fie adăugat ca membru al grupului de rol eDiscovery Manager în Centrul de securitate și conformitate. Membrii acestui grup de roluri pot crea și gestiona cazuri Advanced eDiscovery. Aceștia pot adăuga și elimina membri, pot plasa custozi și locații de conținut în așteptare, pot gestiona notificările de suspendare legală, pot crea și edita căutări asociate unui caz, pot adăuga rezultate de căutare la un set de recenzii, pot analiza datele dintr-un set de recenzii și pot exporta și descărca dintr-un Caz avansat eDiscovery.

Parcurgeți următorii pași pentru a adăuga utilizatori la grupul de roluri eDiscovery Manager:

• Navigați la permisiuni .
• conectați-vă folosind acreditările pentru un cont de administrator din organizația dvs. Microsoft 365.
• Pe pagina Permisiuni, faceți clic pe Manager eDiscovery
• Faceți clic pe Editați grupul de roluri

• Faceți clic pe Alegeți eDiscovery Administrator și faceți clic pe Editare

• Acum, faceți clic pe Adăugați pentru a adăuga un administrator și selectați un utilizator. Puteți face clic pe Eliminare pentru a elimina un utilizator din managerul eDiscovery

• După ce ați terminat, faceți clic pe salvare
• Aceste modificări vor dura câteva ore pentru a se reflecta.
• Pentru mai multe informații despre permisiunile avansate de eDiscovery, vizitați site-ul web Microsoft .

Configurați cazul Advanced eDiscovery

• Navigați la portalul de conformitate Microsoft Purview
• În navigarea din stânga, faceți clic pe eDiscovery, apoi faceți clic pe Advanced eDiscovery .

• Selectați Cazuri din meniul de sus.
• În Cazuri, faceți clic pe Creare un caz pentru a crea un caz nou.

• Pe pagina New eDiscovery Case, menționați un nume și un număr de caz .
• Doriți să configurați setări suplimentare după crearea acestui caz?: Nu, mergeți la pagina de pornire. Voi folosi setările implicite pentru caz pentru moment.
• În formatul de caz, selectați „Nou (recomandat)”

• Faceți clic pe Salvare.

Adăugați custozi la cazul Advanced eDiscovery

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Colecții
• Faceți clic pe + Colecție nouă

• Pe pagina Colecție nouă, menționați un nume și un număr .

• În alegerea surselor de date cu custodie, verificați că Exchange și OneDrive sunt selectate ca surse de date, apoi faceți clic pe Următorul

• Alegeți secțiunea Custode pentru a adăuga utilizatorii în caz

• Pe pagina Alegeți locații de custodie, verificați că Exchange și OneDrive sunt selectate ca surse de date, apoi faceți clic pe Următorul.

• Dacă sunteți interesat să plasați o reținere pe canalul echipelor de la custode, faceți clic pe Adăugați

• Alegeți echipe

• Veți vedea toate echipele la care custodele are acces. Selectați o echipă pe care doriți să o plasați

• Pe pagina Selectați locații suplimentare, faceți clic pe Următorul

• Pe pagina Plasați o reținere pe custozii selectați, verificați că Reținerea este selectată pentru custozi

• Faceți clic pe finalizare

Notă : pe pagina Investigație, faceți clic pe fila Jobs și asigurați-vă că starea jobului de indexare pentru custode este de succes, înainte de a continua.

Configurați căutări

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Căutări , apoi faceți clic pe Căutare nouă

• Introduceți numele și pagina de descriere și faceți clic pe Următorul

• Pe pagina Custode, introduceți numele custodelor sugerați și apoi faceți clic pe Următorul

• Pe pagina fără custodie, faceți clic pe +Adăugați surse fără custodie. Dacă nu, treceți la pasul următor

Notă : poate exista conținut aflat în cutiile poștale și site-uri care nu sunt asociate cu un custode, dar care este relevant pentru caz. Locațiile de conținut în care custodienii cazurilor nu au control administrativ, dar pot fi proprietari ai datelor relevante, sunt cunoscute ca surse de date fără custodie.

• Pe pagina Locații suplimentare, faceți clic pe Următorul

• În pagina Criterii de căutare, faceți clic pe +Adăugați condiții

• Selectați Data

• Configurați data și faceți clic pe Următorul
• În pagina Examinați-vă căutarea, examinați selecțiile, faceți clic pe Trimiteți

Creați un set de recenzii

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Seturi de revizuire și faceți clic pe + Adăugați set de recenzii

• Pe pagina Adăugați set de recenzii, introduceți numele și faceți clic pe Adăugare

Dezvoltați strategia de revizuire

Dacă aveți un volum foarte mare de date, tabloul de bord Advanced eDiscovery vă permite să vizualizați vizual datele de raportare și eDiscovery.

Chiar înainte de a începe procesul de revizuire, tabloul de bord vă poate ajuta să vă analizați rapid conținutul din setul de recenzii pentru a identifica tendințele sau statisticile cheie și pentru a vă dezvolta strategia de revizuire. Tabloul de bord dinamic este personalizabil, astfel încât să puteți adăuga, elimina și configura widget-uri adecvate cazului dvs. și puteți explora conținutul dvs. prin imagini.

Aici, de exemplu, vreau doar să examinez toate cazurile dintr-un anumit domeniu al expeditorului. Pentru a face acest lucru, voi crea un widget care îmi permite să văd acele date cu o diagramă cu bare. Odată ce creez widgetul, îl pot folosi pentru a mă ajuta să-mi fac căutarea. Aplicând o condiție widget-ului, îmi pot filtra în continuare căutarea, pe care în acest exemplu vreau să o văd doar după domeniul expeditorilor. Odată ce am specificat domeniul, îl pot folosi pentru a-mi crea căutarea și a o salva ca interogare.

• Faceți clic pe Examinare seturi în partea de sus și deschideți setul de examinare a datelor de custodie

• În Rezultate individuale, faceți clic pe Căutare vizualizare profil

• Faceți clic pe +Widget nou , apoi faceți clic pe Creați widget personalizat

• Adăugați titlu și alegeți pivot (domeniul expeditorului) și alegeți tipul diagramei (bară), apoi faceți clic pe Următorul

• Faceți clic pe widget, apoi în colțul din dreapta sus al widgetului faceți clic pe Aplicare condiție

• În pagina derulantă, faceți clic pe un element din tasta widget sau diagrama widget pentru a crea un filtru

• Când ați terminat, faceți clic pe  Salvare ca interogare  pentru a salva condițiile ca o nouă interogare de căutare pentru setul de recenzii

• Închideți  vizualizarea Profil de căutare  pentru a reveni la vizualizarea rezultatelor căutării.

Configurați panoul de etichete

Ca parte a setului de recenzii, puteți configura un panou de etichetare personalizabil pentru a vă organiza conținutul. De exemplu, puteți crea etichete care identifică conținutul ca receptiv sau neresponsiv, privilegiat etc. Ulterior puteți utiliza aceste etichete pentru fluxuri de lucru în aval, cum ar fi redactarea conținutului sensibil numai pe datele etichetate ca „responsive” sau exportați tot conținutul etichetat. „gata pentru export”.

Acest lucru îi ajută pe recenzenți să clasifice și să elimine din timp datele pentru a limita exporturile la cel mai receptiv și relevant set de date. De asemenea, puteți utiliza modele de învățare automată pregătite în prealabil pentru a vă ajuta să identificați conținutul potențial sensibil. Pentru a utiliza modelele, trebuie pur și simplu să adăugați secțiuni de etichete inteligente la panoul de etichete.

• În fila Seturi de revizuire , faceți clic pe setul de examinare a datelor de custodie
• Pe pagina Custodial Data, faceți clic pe Manage Review Set

• Derulați în partea de jos și sub Etichete, faceți clic pe Gestionați etichete

• Pe pagina Date de custodie, Etichete, faceți clic pe secțiunea +Adăugați

• Introduceți titlul și descrierea secțiunii (opțional)

• Faceți clic pe Salvare
• În secțiunea Set de etichete , faceți clic pe elipsa verticală și faceți clic pe butonul de opțiune + Adăugați

• Sub secțiunea Set de etichete, pe noul element de selecție, faceți clic pe câmpul Introduceți eticheta de selecție și tastați Selectare etichetă

• Faceți clic pe Salvare.

Configurați înregistrarea activității de audit

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Surse de date, apoi selectați custozii

• Pe pagina cu detalii de custode, faceți clic pe Vizualizați activitatea custodei

• Dacă este necesar, faceți clic pe Începeți înregistrarea activităților de utilizator și de administrator , apoi faceți clic pe Pornire

• Specificați un interval de date și selectați Căutare pentru a vedea datele recente privind activitatea custodei

Notă : Dacă nu sunt disponibile date, conectați-vă ca custode și deschideți câteva fișiere.

• Faceți clic pe Închidere pentru a închide pagina Activități custode.

Setări – Setări de analiză și/sau informații de bază

Odată ce ați creat carcasa, puteți configura setările cazului în funcție de tipul carcasei și de complexitatea așteptată. Fila Setări este folosită pentru a configura analiza de căutare în cadrul nivelului de caz.

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Setări

• În secțiunea Căutare și analiză , dați clic pe Selectați

• Examinați setările pentru Analytics
• Bifați casetele de selectare și modificați următoarele setări:

Pragul de similitudine pentru documente și e-mail : 70%
Număr maxim de teme : 10

• Derulați în partea de jos și faceți clic pe Salvare

• Faceți clic pe Ieșire .

Creați și trimiteți o notificare de suspendare

Organizațiile sunt adesea obligate să informeze custozii că sunt în reținere legală și trebuie să poată urmări când custozii au fost notificați și când au recunoscut reținerea legală. Organizațiile își pot gestiona acum fluxul de lucru legal în jurul comunicațiilor custode din cadrul Advanced eDiscovery din Centrul de conformitate.

Administratorii pot trimite, colecta și urmări notificări de reținere legală. Puteți personaliza fluxurile de lucru și conținutul notificărilor de suspendare pentru a satisface nevoile organizației dvs.

Puteți completa în prealabil notificări, cum ar fi mementouri și escalade. În timp ce creați aceste notificări, puteți adăuga linkuri pentru a vă asigura că custozii confirmă că au primit aceste informații. Este furnizat un editor de text îmbogățit pentru a crea notificarea de reținere și sunt disponibile variabile care pot fi utilizate pentru a crea notificarea.

Administratorul poate defini dacă aceasta este o nouă emitere, reemitere sau eliberare de reținere pentru comunicare și poate defini conținutul din reținere, precum și poate utiliza variabile comune, cum ar fi numele afișat, linkul de confirmare și multe altele.

• Faceți clic pe fila Comunicații și selectați + Comunicare nouă

• Introduceți numele și selectați un ofițer emitent

• Faceți clic pe Următorul

Notă : Toate notificările de custodie vor fi trimise în numele Ofițerului emitent.

• Creați notificarea de reținere utilizând editorul de text îmbogățit și îmbinați câmpurile. Puteți copia scrisoarea după cum urmează și puteți actualiza câmpurile pentru notificarea de reținere. În editorul de text, evidențiați Înlocuire cu LINK DE CONSULTARE , apoi faceți clic pe butonul Link de confirmare situat în partea de sus a editorului pentru a insera câmpul de îmbinare.

Ține ordinea

Confidenţial

Către: {{DisplayName}}
De la: Office of General Counsel
Data: {{IssuingDate}}

Compania a primit o citație de la SEC care va solicita colectarea și prezentarea anumitor documente ale companiei în legătură cu o investigație privind tranzacțiile privilegiate. Intenționăm să respectăm pe deplin citația și să cooperăm cu ancheta SEC.

Pentru a respecta pe deplin citația SEC, este vital ca toate documentele descrise în atașament (inclusiv documentele pe hârtie, precum și datele și documentele electronice) să fie păstrate și toate distrugerea sau eliminarea de rutină a oricăror astfel de documente sau date, indiferent dacă în conformitate cu politicile oficiale ale companiei sau în alt mod, să fie suspendat până la o nouă notificare. Aceasta include dezactivarea oricăror funcții de „ștergere automată” și asigurarea faptului că benzile de rezervă sunt păstrate și nu suprascrise sau șterse. Dacă aveți o întrebare despre dacă ceva trebuie sau nu păstrat, pe partea de a-l păstra până când consilierul juridic vă sfătuiește altfel.

Această politică se aplică tuturor acestor documente, indiferent dacă sunt păstrate la birou, la depozite în afara amplasamentului sau acasă. Include nu numai documentele formale ale companiei, ci și materiale precum note scrise de mână, schițe, calendare și altele asemenea. În plus, dacă cineva aflat sub supravegherea dumneavoastră are custodia sau controlul asupra unor astfel de documente sau date și nu este listat ca destinatar al acestui memorandum, vă rugăm să-l transmiteți imediat. Dacă știți de alte persoane care ar trebui să primească acest memorandum sau dacă știți despre documente care nu pot fi controlate de noi, care ar trebui păstrate, vă rugăm să notificați imediat {{IssuingOfficerEmail}}.

În curând vor urma instrucțiuni detaliate privind procedurile de colectare a documentelor și vor fi concepute pentru a minimiza întreruperea activităților dumneavoastră zilnice de afaceri. Până la furnizarea unor astfel de instrucțiuni, toate documentele și fișierele trebuie păstrate așa cum sunt păstrate în cursul normal al activității.

Citația nu trebuie discutată în afara oricăror discuții necesare pentru păstrarea și conformitatea documentelor sau în comunicările cu consilierul companiei. Nu ar trebui să existe discuții cu terți.

Vă solicităm să confirmați această notificare făcând clic pe linkul de mai jos

Înlocuiți cu LINK DE RECUNOAȘTERE

Dacă aveți întrebări referitoare la această notificare, vă rugăm să contactați {{IssuingOfficerEmail}}

• Odată ce conținutul portalului este creat, faceți clic pe Următorul
• Pe pagina Setați notificări – Obligatoriu, faceți clic pe Editați și creați noi notificări de emitere, reemitere și lansare

Emitere :
Destinatar: Toți custozii
Subiect: Emiterea
notificării reținerii: Aceasta este emiterea notificării reținerii.
{{IssuingOfficerEmail}}

Reemitere :
Destinatar: Toți custozii
Subiect: Reemiterea
notificării reținerii: Aceasta este reemiterea notificării reținerii.
{{IssuingOfficerEmail}}

Eliberare :
Destinatar: Toți custozii
Subiect: Eliberarea
notificării reținerii: Aceasta este eliberarea notificării reținerii.
{{IssuingOfficerEmail}}

Notă : Puteți adăuga un CC\BCC dacă este necesar.

• După ce se creează notificările necesare, faceți clic pe Următorul
• Pe pagina Setare notificări – Opțional , faceți clic pe Următorul. Notificările opționale includ un flux de lucru de memento și escaladare pentru a trimite mesaje recurente custodelor specificati și/sau managerului acestora
• Pe pagina Alegeți custozii pe care doriți să îi notificați, verificați că toți custozii sunt selectați și faceți clic pe Următorul

• Pe pagina Examinați setările, verificați setările și faceți clic pe Trimitere.

Prezentare generală a locurilor de muncă

Orice proces din Advanced eDiscovery care durează mai mult de câteva secunde este creat ca un job. Fila Jobs urmărește starea joburilor care rulează sau au fost finalizate.

• Pe pagina Test 12, faceți clic pe fila Jobs . Faceți clic pe butonul Filtru

• Lângă Tip, selectați elementele de afișat și de ascunde pentru a le expune detaliile

• Opțional : derulați până în partea de jos a filtrelor și repetați afișarea și ascunderea filtrelor aplicate pentru secțiunile Stare și Domeniu .

• Faceți clic pe Aplicare .

Export

În unele cazuri, un avocat sau o altă parte terță poate avea nevoie doar să descarce cinci documente dintr-un caz pentru o anumită depunere și, în acest caz, oferim opțiunea de descărcare.

• Pe pagina Test12, faceți clic pe fila Seturi de revizuire , apoi faceți clic pe setul de examinare a datelor de custodie
• Faceți clic pe meniul derulant Acțiune , apoi faceți clic pe Export

• Introduceți numele Export și faceți clic pe Export

• În A fost creat un loc de muncă! dialog, faceți clic pe OK

• Pentru a urmări starea acestuia, accesați pagina Test12, faceți clic pe fila Jobs

• După succes, selectați jobul și faceți clic pe Export pentru a descărca datele.

Citiți și : Microsoft Cloud App Security: The Definitive Guide

Acesta este modul în care Advanced ediscovery O365 se concentrează pe documentele cheie pentru a lua decizii mai rapide și mai informate.

Acum e rândul tău:

Ce strategie din ghidul de astăzi veți încerca mai întâi? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

Anunțați-mă lăsând un comentariu rapid mai jos chiar acum.